浅析新形势下档案管理工作的规范化1

1 / 5 浅析新形势下档案管理工作的规范化 1 档案这个词汇很早就在我国出现了 ,在商朝它被叫做“册” ,在周代的时候它被叫做“中” ,在汉朝及魏晋时期它被叫做“文书”或者“文案”等 ,正真被叫做“档案”则是清朝以后的事情了。以前 ,人们对档案的管理主要是借助文字和图表等资料 ,这种方式花费的人力和物力是非常巨大的。随着网络技术的出现和发展 ,人们在对档案进行管理的时候也逐渐实现了信息化和无纸化 ,一方面工作效率得到了极大的提高 ,另一方面也使管理方式越来越规范了。 一、档案管理的实际情况 企业和单位在对档案进行管理的时候 ,只有 持有严谨的工作态度和系统的管理方法 ,才能使工作人员的组织结构得到正常运转。然而 ,目前大多数企业和单位对档案管理的重要性并没有充分的认识 ,甚至忽略这项工作 ,觉得对档案进行管理是一项可有可无的工作 ,其实意义不大。尤其是有些企业里负责管理档案的工作人员 ,他们没有职业道德 ,更不会主动学习档案管理的相关知识 ,甚至抱着混日子的态度工作 ,以至于失职、懒散的现象时有发生 ,这对档案管理的工作是十分不利的。因此 ,只有提高档案管理人员的素质和能力 ,提升他们的思想觉悟 ,才能使档案管理更加规范。而且 ,这也是目前各个企业和单位在对档案 进行管理时迫切需要解决的2 / 5 问题。 二、档案管理的意义及其存在的问题 1、意义 如今 ,档案管理在企业和单位中的地位已经变得越来越重要了 ,逐渐成为了部门工作的组成部分 ,对于员工的综合素质和能力更起到了标尺的作用。档案的作用有很多 ,比如真实的记录一个历史事件、证明某件事情是否正确 ,它还是人们内心世界最有力的见证。而要使档案的这些作用有效的发挥出来 ,必须对管理工作加以规范化。比如 ,某些企业或者单位的管理者在进行决策的时候 ,可以把档案所反映出来的以往的业绩当做依据 ,从而使决策变得更合理。又比如 ,某些企业或者个人想 要和别的企业合作 ,就能够通过档案对对方企业的财务状况、人员构成等方面的情况加以了解 ,从而决定是否和对方合作。 2、存在的问题 (1)档案管理的发展比较缓慢。我国经济正在飞速的发展着 ,百姓的生活水平也得到了极大的提高 ,群众对档案管理的关注度也越来越高了 ,相关的机构对于管理的基础设计也在不断的进行完善。然而 ,和社会的经济发展比起来 ,档案管理的发展比较缓慢 ,无法满足我国创新体系所提出的要求。 (2)管理档案的人技术水平比较低。新的时代背景下 ,我国在档案管理领域出现了一个极为严重的问题 ,即没有复合型3 / 5 高端人才。 尤其是在网络信息技术高度发展的今天 ,由于我国负责管理档案的人员不知道该对如何进行信息化管理 ,所以档案管理发展被极大的制约了。随着时代的发展 ,科技的进步 ,档案管理逐渐的脱离了靠纸质和声像记录的方式 ,随之又出现了很多的新型的载体 ,这就对档案管理人员提出了新的要求 ,他们在学习专业知识的同时 ,还要学习新的技术 ,并将二者相融合 ,只有这样才能对档案进行更好的管理。 三、如何使档案管理更加规范化 (1)必须要引进现代化的技术。随着现代化技术在多个领域的广泛应用 ,大家在日常工作中存在的不足得到了很大的改善 ,这其中也包括 档案管理工作。现代化技术促使管理工作的效率得到了大大的提高 ,也改变了传统的工作方式。因此 ,在对档案进行管理的时候 ,引进现代化技术关系着管理水平是否能得到提高。比如 ,在条码技术被广泛应用之后 ,对粘贴条码的程序进行严格的规范 ,可以使存储档案的行为也具有规范性 ,还能够使查阅的速度更加快捷 ,从而提高整个工作效率。随着档案管理工作的不断发展 ,企业或者单位对这方面的工作也提出了更高的要求 ,所以在这个过程中融入信息技术就成了必然的结果。 (2)提高管理者的素质。在 21 世纪 ,各行各业的工作人员都面临了新的挑战 ,只有不断的 学习才能使他们适应时代的要求。对于从事档案管理的工作人员而言 ,他们也面临了行4 / 5 业发展所带来的新的挑战。比如 ,随着现代化技术的广泛应用 ,某些档案管理者因为安于现状、停滞不前 ,变无法适应这个行业的新业务。所以只有通过不断的学习和培训 ,然后提高自身的综合素质以及业务能力 ,才能使档案管理更加规范化。在实际工作的时候 ,管理者要意识到现代化技术的重要性 ,然后要尽快学会如何操作各种软件 ,提升自己的管理能力。 (3)改进档案管理的形式。在这个信息化的时代 ,管理档案的工作人员必须要改进档案管理的形式 ,积极地革新传统的利用方式 ,对现代化技术的优势要有充分的认识。随着时代的的变化和信息化技术的应用 ,档案信息的数量也随之增加 ,同时各种类型的文献或者情报也在不断的丰富着。在对这些数量庞大的信息进行管理的时候 ,管理人员必须用规范化的手段进行整理和加工 ,从而使信息共享的程度最大化。在信息化的背景下 ,在利用档案的过程中最好和企业内部的信息化平台进行整合 ,设立一个专门的数据库系统对档案进行管理。然后 ,设定好每一个权限级别 ,让每个人都能轻而易举的获取档案中的信息 ,从而促进管理工作的发展。 四、结语 在这个新的时代背景之下 ,要促进档案管理工作 的不断发展 ,就要对这项工作进行规范化建设。负责管理档案的人要不断的参加各种培训和学习 ,提高自身的综合素质和业务能5 / 5 力 ,改进传统的管理方式。在如今 ,档案信息已经成