浅析科研档案管理的思路

1 / 5 浅析科研档案管理的思路 一、科研档案管理中存在的问题 (一 )建档意识淡薄 很大一部分科技人员在实际工作中 ,由于对档案归档意识较差 ,对档案重视度不高 ,这就导致在档案收集和归档工作中存在许多不完善的地方 ,特别是对于相关的科研资料 ,由于不放心 ,所以不交给档案管理人员进行整理 ,不主动配合档案管理人员的工作 ,对档案管理工作的顺利开展带来了一定的难度。 (二 )档案形成周期长 ,缺乏连续性和完整性 无论是哪一个行业的科研档案 ,由于受制于行业的特点 ,通常情况下科研工作周期相对都较长 ,这就导致工作中形成不同的载 体的资料持续的时间也较长 ,再加之科研人员具有较强的流动性 ,这就导致科研档案资料往往较为分散 ,连续性和完整性较差。 (三 )档案管理人员主动服务意识不强 长期以来档案管理工作都不受重视 ,这也导致当前档案管理人员待遇不高 ,而且地位低 ,在工作中缺乏积极性 ,也不主动进行专业知识的学习 ,对工作缺乏热情 ,服务意识较差 ,不仅影响了档案工作的正常开展 ,而且不利于档案的开发利2 / 5 用。 (四 )档案管理方式落后 随着社会的快速发展 ,档案的数量越来越大 ,但相对于档案管理方式和手段则仍处于较为落后的状态 ,档案检索水平较低 ,部分档案 检索工作还采用手工方式来完成 ,不仅检查速度较慢 ,而且准确程度不高。档案信息化建设缺乏力度 ,由于投入不足 ,从而导致现代化的档案管理技术设备缺乏。 (五 )编研工作开展不够 档案编研属于创造性的劳动 ,是档案服务的更高层次形式 ,直接关系到档案的开发和利用。目前我国多数单位在档案编研上还处于较低的水平 ,需要进一步对编研工作进行深度开发 ,以便于促进档案更好的利用。 二、科研档案规范化管理思路 (一 )完善相关规章和制度 在档案法基础上 ,同时还要与本单位的实际情况有效结合 ,从而对档案管理制度进一步完善 ,使科技人员 能够对档案有一个正确的了解和认识 ,明确档案形成的各种要求 ,这样就能够在科研过程中有意识对归档材料进行收集和整理 ,并对与要求相符的档案材料及时进行上缴 ,确保档案的完整性 ,也使案卷的质量能够得到保证。同时档案管理人员还要对科研材料的归档情况进行定期检查 ,及时对没有及时归档的材料进行提醒和督促 ,这样通过科研人员与档案管理人员的共3 / 5 同努力 ,有效的确保了科研档案的规范性、科学性和完整性。 (二 )规范农业科研档案工作程序 (1)规范原始档案收集内容 在档案管理工作中 ,档案材料的收集是做好档案工作的基础和关键。科研档 案管理人员应根据科研档案的特点 ,归纳、总结原始档案收集内容 ,向科技人员发放“科研档案归档范围表” ,要求课题研究人员严格按照要求执行 ,随时将他们在科研活动中的原始记录、进展情况、总结等材料按计划分阶段积累收集 ,并按规定及时整理移交档案室 ,以保证所收集到的原始档案材料统一、规范、标准、科学。 (2)规范档案整理方法 档案整理的基础工作包括的范围很广 ,从档案材料的鉴定、整理、分类、立卷到编目、检索、库房存放、保护等。这些基础工作是否扎实、规范 ,直接影响到科研档案的利用。档案管理工作者可根据各分支学科的不同特点 ,以及本单位研究机构的设置情况分门别类进行整理、立卷、登记、归档。这样便于查询者方便地找到所需的材料 ,也便于档案管理人员编辑加工 ,进行二次开发利用。 (3)规范档案开发利用方式 第一 ,编制各级各类目录 ,丰富检索手段 对于归档的材料要及时编制目录和全宗介绍 ,向本单位和外界报道介绍库藏情况 ,开展科技信息交流 ,或为实行科技4 / 5 成果的有偿转让编制成果简介、文摘等 ,引导人们索取科研档案的信息资源。 第二 ,通过口头或直观方式宣传报导科技成果 宣传方式多种多样 ,如利用课题申报、成果鉴定等活动作口头宣传 ;利用科技信息 发布会宣传科技成果 ;举办科研档案展览 ,直接地展示科研档案信息或以复印件形式进行交流 ;出版一些科技成果方面的内部刊物 ;借助报刊、图书等出版刊物将档案转化成文章或其他形式加以发表 ,使农业科研成果、先进技术和管理经验传至全国各地。 第三 ,加强安全保密工作 科研档案的安全保密工作尤其重要 ,它不仅指实体的保存 ,更重要的是信息的安全。必须建立严格的保密制度 ,涉及一项科研成果的有关人员必须遵守、签定有关协议 ;档案应指定专人保管 ,控制使用权限 ,追踪档案利用情况等 ;秘密的科研档案要建立备考档案。 (三 )加快推动管理方式 现代化的实现 当前我国处于信息时代 ,档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势 ,各单位都加快了档案信息化建设工作 ,相关科研单位在档案管理工作中已经建立了功能齐全的科研档案数据库 ,利用有效的方式来对科研档案进行永久记录和保存。同时也加快了科研档案有偿信息服务工作的开展。科研档案管理现代化的实现 ,要求档案管理人员要具有较高的专5 / 5 业技能和综合素质 ,能够熟悉掌握计算机相关知识 ,从而在实际工作中利用计算机进行快捷和高效的操作。 三、结束语 科研工作是加快我国科学技术水平提升的关键所在 ,而科研档案规范化管理对科研技术的 继承和总结具有非常重要的意义 ,有利于更好的促进科学技术的进步和发展 ,是实现档案管理现代化的重要