电子档案管理系统软硬件更新及对策

1 / 5 电子档案管理系统软硬件更新及对策 一、电子档案管理的技术更新 (一 )电子档案裁体的寿命 纸质档案单位面积上存储的信息量很少 ,当今的信息存储技术 ,可以将一幅详细地图中的成千上万个信息存储在小小的一张光盘上 ,这无疑是技术上的一大进步。但是 ,当存储载体的记录信息能力高速增长时 ,存储信息的新型载体的寿命却不如纸质。手工纸的手稿可保存上千年 ,而电子档案载体的寿命非常短。磁带最多只有十多年 ,而光盘生产厂商的承诺至多也没有超过 100 年。另外 ,纸张的损坏很易被发现 ,电子档案载体的损坏只能由设备来检验。影响电子档 案保存寿命的另一个重要因素是将来的设备可能无法读出今天记录在载体上的信息内容。 (二 )电子计算机的技术更新 除载体的自然损坏外 ,影响信息存取的还有设备和软件问题。在数字世界里 ,技术设备与存储载体紧密联系在一起 ,高密度的信息存储必须依赖于复杂的电子设备和有关的软件 ,而这些设备及软件总是在随着技术的进步而不断地更新 ,一旦硬件或软件被淘汰 ,其记录在存储载体上的信息将无法读取。例如 ,盘的寿命比其他新型数字存储载体寿命都长 ,2 / 5 然而最初给它记录信息的电子计算机系统 ,可能早已更新换代多少次了 ,这就使得 上的信 息可能无法读取。 档案馆主要是保存永久档案 ,有的几十年后才能对外开放。几十年后不但载体可能自然损坏 ,其读取设备可能早就更新换代多次了。环境技术的生命周期对于电子档案的保存提出了严重的挑战 ,数字技术的软硬件一旦过时 ,厂家就可能不再提供该产品 ,没有相应的软硬件平台信息就无法读取。这是电子档案管理人员必须面对的现实。 (三 )信息的真实性 电子档案存储载体存在的另一个严峻问题 ,是数字信息可以不留痕迹地被修改。档案馆提供给用户的电子档案信息是否准确可靠 ,也是对电子档案管理提出的另一挑战。 二、电子计算机软硬件 技术过时的对策 电子档案管理在技术上有三个大问题 :存储载体不耐久 ;读写信息的电子计算机软硬件技术过时 ,电子信息内容的真实性。 电子档案存储载体的寿命一般都超过了读写它的电子计算机软硬件技术生命周期 ,使得载体寿命相对于软硬件技术过时而言 ,显得并不十分重要。世界上几乎没有一个厂家可以保证 ,它生产的电子计算机硬件和软件不会过时。技术过时使得各种信息的寿命受到威胁 ,几乎都不安全。下面列举几种对策方法也只能作为参考。 3 / 5 (一 ) 再生性技术保护 这里所说的再生性技术保护 ,是指将技术过时的存储载体上的信息适时地转移 到纸张或缩微品上 ,不再使用电子计算机软硬件读取。这种方法为长期保存信息提供方便并避免软硬件技术过时带来的任何麻烦 ,对于电子计算机技术人员来说 ,这可能是最希望采取的方法。但却存在几个现实问题 :一是有些信息无法转移到纸张或缩微胶片上 ,如声音信息、超文本信息、多媒体信息等 ;二是上述信息即使可以转换 ,也必将失去它原有的风格和能力 ,如将电子档案的文本格式信息转移到稳定长久载体上 ,使之具有寿命长、人的眼睛可直接阅读 ,不受软硬件技术过时的限制等优点 ,但却失去了数字化的传递与使用的灵活性。因此 ,这种方法适用于利用率很低的电 子档案。 (二 )建立电子计算机技术档案馆 建立一个过时的电子计算机技术档案馆 ,收集技术过时的电子计算机软件、硬件 ,提供利用 ,读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。例如 ,收集过时的磁带驱动器和过时的操作系统。这种方法要广泛收集保管过时技术的全套硬件与软件 ,还必须保持操作这些过时技术的某些技能。由于设备的老化 ,原生产厂家不再生产这些设备的备件 ,存储载体在不断损坏等原因 ,使得代价十分昂贵 ,不是档案部门自己力所能及的可以采取的措施。 4 / 5 (三 )拷贝和迁移 拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据 ,防止由于存储 载体理化性能变化引起的信息丢失。这应该成为档案馆管理电子档案的一种基本方法。这只是常规的管理工作 ,而不能解决电子档案由于软硬件技术过时引起的长期保管问题 ,解决这个问题的可供考虑的方案是迁移。 将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境上的复制称为迁移。迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程 ,这个过程使得信息在将来也可以被存取。迁移意谓着基于字符的数据 ,可以从一个存取载体转移到另一个存取载体上 ,以进行数字信息的保护 , 即便是纯文本的电子文件也是如此。 三、信息真实性的对策 档案馆保管电子 档案 ,可能经常要进行数字信息的大量存取。用户要求被存取的信息是真实的。存储载体损坏的复制与软硬件技术过时的迁移 ,不能只保证信息存取的实现 ,而更要保证被存取信息的原始性、真实性。保证被存取的信息是原始的、真实的 ,是对电子档案管理的又一个挑战。 电子文件很容易被改变或巧妙地处理 ,被修改的电子文件很容易在网络上广泛传播 ,而出现多个难辨真伪的版本。而纸质文件稍有变动就可觉察出来 ,如通过文本页数、版式、字迹、装订纸张的变动等区别真伪。电子档案的改变就难以5 / 5 通过表面现象察觉到。事故、有目的信息更新与蓄意破坏都可以导致电 子档案内容的改变。事故有时是不可预见的 ,电子档案在传递与操作过程中 ,由于疏忽而使数据丢失 ;在网络传递或网络更新过程中偶发性故障 ,电子计算机存储器或磁盘故障 ,均可造成数据丢失。蓄意破坏则是故意去改变网络上信息内容。 为确保文献的原始性 ,即保证输出信息的真实性 ,可以用某种方法固定文本或文献 ,这种固