机关档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成地各种门类和 ....doc

机关档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成地各种门类和载体地全部档案，为本机关各项工作服务，为党和国家积累档案史料。具体包括：对机关文书部门和业务部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。 接收和保管本机关各部门交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用。定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导。贯彻执行党和国家档案工作的法律法规，提高档案工作的现代化管理水平及办理领导交办的其它有关的档案业务工作。1、全宗指南（介绍）全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明，是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。 全宗指南通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。 第一部分 全宗构成者沿革简介 简介主要包括：立档单位名称(含更改名称)、组建情况、成立时间；地点、性质、任务、职能、隶属关系、所辖区域；内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况；经历的重大事件、执行的特殊任务及机构变化情况等。 第二部分 全宗内档案内容和成份介绍 这部分是全宗指南的核心，直接关系到整个全宗指南的编写质量，编写时应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚、方便利用。 档案内容和成份介绍主要包括：档案的来源、产生时间、数量；档案的内容、成份、可靠及完整程度；整理、鉴定、利用、编研情况；编制检索工具的种类与用途；档案是否遭受过损失或销毁，受损原因，时间、受损档案的具体内容，数量等。 介绍的方式一般有以下三种： 按问题介绍。以档案内容为主线，把档案内容分成若干问题，组成章节体系。每一问题要有确切的题目，题目下介绍属于该题的档案有关内容。主要适合按问题分类整理的全宗。 按组织机构介绍。以组织机构为主线，把立档单位的组织机构名称作题目，按一定顺序，分别介绍各组织机构的档案情况。主要适合按组织机构分类整理的全宗。按档案形成时期介绍。把全宗内的档案按立档单位工作活动的历史阶段立题介绍。主要适合于在不同时期机构、职能有重大变化的立档单位所形成的全宗。 介绍的方法多数采用一般介绍与重点介绍相结合的方法，即对有的档案内容及案卷作综合、概括性介绍，对重要的，能反映立档单位主要工作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷作重点详细介绍。第三部分 全宗指南的辅助材料 为便于全宗指南的使用，可编制一些辅助材料，如人名、地名索引，目录、注释，立档单位和全宗历史参考材料目录等。辅助材料的编制应视具体内容而定，需要则编。2、组织沿革组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等方面变革情况的编研资料。组织沿革的内容大致有以下几项：机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况；机关的性质、任务、职权范围和隶属关系；机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况；机关领导人的任免情况；机关名称的变更、印信的启用与作废，机关办公地点的迁移等。组织沿革可采用以下几种体例：编年法。即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织概况。它的优点是有关该组织的材料按年度集中，便于按年度查核。系列法。即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。它的优点是能比较系统地揭示各组织机构或各方面的发展脉络。阶段法。即根据机关发展变化的特点划分为若干个历史阶段，在每个阶段中再分别记述各方面的情况。这种方法吸收了前两种体例的优点，兼顾了时间和系列纵横两个方面的适当结合。上述三种体例，各机关可根据实际情况加以选用。组织沿革通常由标题、序言（或编辑说明）和正文组成。编写时应注意：内容全面，材料翔实。结构合理，脉络清晰。组织沿革可用文字，也可用图表的形式, 最好是图文并茂。通常对历史沿革，主要职能任务等用文字叙述、机构人员变化用图表。注明时间断限。3、大事记大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生重大事件和重要活动的编研资料。大事记的名称比较灵活，有称大事年表、大事纪要、大事编年、大事辑要、纪年、日志等。大事记有叙述和表格式两种表达形式。采用叙述式，可将大事记记载详细；采用表格式，则较简练的记载大事，具体编制时，可根据需要选择。大事记一般采用编年体，按照年、月、日依次排列大事。第一、大事记的编写内容 大事记的内容主要由大事记述和大事时间两部分组成。 大事记述是大事记的核心部分。一般说，凡是涉及全局性的事件，重要活动、典型事件，以及对工作和历史发展有重要影响的事件，均应列为大事，具体应做到：一要立足于本地区、本系统、本单位的工作活动；二要根据本单位的性质、任务及主要职能活动来选择大事、要事；三要突出本地区、本单位的特点，注意选择反映一定时期的中心工作和任务的大事、要事。在选择和确定大事时，要注意选用确属重大事件的材料，把握一定的时空范围，事件特点及相互关系。大事具体范围有：有关路线、方针、政策、法律、法令、规章制度的制订、贯彻和实施。如发布重要文件，发布本地区、本机关的重大决定和规划、领导的重批示和讲话等。有关重要会议和重大政治活动。如各种代表大会（党代会、人代会、政协代表会、共青团、妇联、工会等代表大会，机关、企业的联工代表大会等），重要的表彰会议、工作会议、学术会议等。有关地区或机构的组织沿革。如行政区划和地名、体制的变更，机构的设立、撤销、合并，机关隶属关系和职能范围的变化、主要领导人的任免。有关各条战线的重大变革和成就。如重要的经济活动与文化活动，生产和经营上的重大发展，科学技术方面的新成果，基本建设主要项目的开工和竣工情况，教育、卫生、管理等方面的新举措及成效等。有关外事与外贸。如重要的出访、来访活动，涉外协议、合同的签订等。事故、特殊事件等。主要包括本地区、本机关的重大灾害、重大事故、重大案件以及各种突发事件、特殊事件、新生事物等。大事时间是大事记的重要部分。任何一个事件，都是在一定的时间内发生、发展、结束的。因此，对每一件大事，必须准确记载年、月、日，特别重大事件时间应更准确，重要历史事件应标明年号、朝代。如有的大事查不出确切时间，应加以考证或留在以后补充。第二、大事记的编写要求大事记是使历史再现的严肃工作。因此，编写大事记要坚持历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史、尊重事实，维护历史的本来面目，客观地加以记述。具体要求是：观点正确，取材真实；文字简洁，简明扼要；只记史实，不加评述。4、基础数字汇编的编写基础数字汇集是以数字的形式，反映某地区、某专业系统、某单位或某一方面工作历年基本情况的参考资料。 基础数字汇集有综合性、专题性两种体例。综合性基础数字汇集，即系统地综合某地区、某专业系统、某单位全面情况的基础数字。就一个地区而言内容包括自然环境、行政区划、人口、民族、土地、地矿、农、林、牧、副、渔、工交、宣传、文、教、卫、财政、金融等方面数据。就一个单位而言内容包括机构编制、固定资产、劳资、经济、物资、福利、基建、设备、产品、生产经营、教育等方面数据。专题性的基础数字汇集，即系统地记载或反映某一方面或某个专题的基本情况的基础数字。 基础数字汇集大多按年编写，一年一续，一般采用表格形式，兼附文字、图形。 基础数字汇集编写是一项严肃的科学性工作，要求认真负责，一丝不苟；数据集中完整，准确无误；类项规范系统，符合逻辑；形式灵活多样，方便利用。5、专题、会议、产品及科技成果等简介的编写（1）专题简介的编写专题简介是以文字叙述的形式，简要地记述和反映某一方面的工作，生产或其他社会现象，自然现象的产生、发展变化情况的参考资料。 专题简介包括的内容和专题的名称很多，各单位可根据本单位工作职能，工作任务来选择专题编写。专题简介有反映各类代表会、重要工作会、专业会的，如：历次党代会会议简介、全市计划工作会议简介等。有反映单位主要工作，专业职能活动的，如历年工作发展基本情况、历年水灾情况汇编、地区矿产资源分布、大案、要案汇集、地方病防治情况、教育改革成果汇集、五好家庭事例汇集、市场调查报告集锦、安全事故情况汇集、档案利用实例汇集等。 专题简介的编写要尊重历史事实，坚持实事求是，客观地加以汇述。具体要做到观点正确、取材真实；文字精炼，简明扼要。(2)会议简介的编写会议简介是是利用会议档案材料，扼要介绍各机关、团体、专业部门、企业事业单位召开的一些重要会议的过程和内容，反映出每一次会议的基本情况的的一种专题参考资料。会议简介的种类有党代表、人代表、政协会、工代会、团代会、妇代会简介，以及这些会议的全体会议或常委会议简介，还有重要的专业会议简介等会议简介的作用是便于机关领导及有关部门系统了解历次会议的情况，为再次组织会议和总结经验时作参考。 各种会议的主题内容和形式不同，编写简介也应因会制宜，因会而异，会议简介的内容包括：会议名称、届次、会议召开的起止时间；出席会议的代表和列席代表的人数及其所代表的范围；会议的主要任务；会议的主席团组成情况及会议主要议程会议形成的决议、决定和讨沦、选举结果的情况；会议的历史意义与功绩；会议期间遇到意外的情况等。会议简介可根据会议的具体内容，采用表格与文字叙述式，表格式即用表格的形式将历次会议的内容编入表格里，按会议的的先后次序编排成册。叙述式就是用文字将历次的内容叙述清楚，将会议的先后编制成册。文字叙述形式灵活，会议内容需详则详，需略则略，不受束缚。 编写会议简介是一项政治性、科学性、技术性很强的工作，它可以起到宣传、贯彻会议精神和指导工作的作用，为系统地研究各机关、团体、专业部门、企业事业单位的发展积累史料，也能为今后再次召开有关会议提供借鉴。在编写时要求，分别编写，连续不断；结构完整，层次分明；内容全面，重点突出；文字简练，评述准确；实事求是，秉笔直书。(3) 产品简介的编写产品简介，是根据产品档案的内容编制的一种向用户宣传产品用途、性能、技术指标等的参考资料。 产品简介的内容一般包括：产品名称、产品的型号、规格、性能、特征；产品的用途、适用范围、使用特点、质量状况；产品制作过程中一些可以公开的技术数据、鉴定结果、获奖情况、用户反馈意见；产品的生产厂家、地址、参考价格、联系电话等，有条件的可附上产品和获奖证书等有关照片。 产品简介一般采用文字叙述的形式，要求每种产品编写一份简介，然后汇编成册。产品简介汇编的编排，可以产品型号为分类原则，按从大型产品到小型产品、从元器件到配套产品、从复杂产品到简单产品的顺序排列，但要注意系列产品的成套性。(4)科研成果简介科研成果简介是档案部门根据科研成果档案编写而成的一种系统的参考资料。它可为利用者使用科技成果档案提供简明、系统的资源信息，也可供单位之间的科技成果交流、转让使用。 科研成果简介的主要内容：科研成果的名称；科研依据，即由谁定的题，哪一级下达的计划；主要参加人员及成员的简要情况；研制时间和过程，即从何日定题至何时鉴定；其间遇到的难题以及解决难题和技术攻关的状况，采取的措施等；鉴定情况，包括鉴定的时间、级别、参加鉴定成员及其简要情况，鉴定评价结果；成果应用和推广情况，包括取得的社会效益和经济效益等；档案材料的归档情况，是否齐全，整理质量如何，档案存放地点等。 科研成果简介一般采用文字叙述形式，要求每个项目编写一份简介，然后按一定规律汇编成册。 (5)基建工程项目简介的编写基建工程项目简介是档案部门根据基建档案编写而成的一种系统的参考资料。它可为利用者了解本单位基本建设的情况提供档案信息，也可为本单位领导、工程技术人员进行新的基建项目的决策，设计、建设提供系统的参考。 基建工程项目简介的主要内容：基建工程项目名称、代号；建设依据，由谁定的和竣工时间；工程投资情况与工程造价；占地面积与建筑面积；建筑特点，包括建筑物总高度、层数、基础和主体结构、内外装修等；实耗钢材、水泥、木材情况；工程建设负责人、设计、施工单位与责任人等；工程质量评价结果；档案材料归档情况，是否齐全完整，整理质量如何、档案存放地点等。 基建工程项目简介一般采用文字叙述的形式，每个项目编写一份简介，然后按照工程性质、重要程度、建设时间等进行编排汇编成册。6、档案利用实例汇编的编写：档案利用实例汇编是将利用档案后产生了经济效益或社会效益的典型事例集中起来汇编成册的一种参考资料。 每个典型事例的主要内容：利用档案的时间、地点；利用档案的目的；利用档案的内容、成份、数量、人次；利用档案所产生的经济效益和社会效益；对效益突出的作出正确评价，利用科技档案效益明显的要用开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定进行计算。 每个典型事例要取材真实，文字精练，简明扼要，注明来源。然后将事例按一定规律汇编成册。7、发文汇集的编写发文汇集，是发文机关（或单位）将其每一年或一年度的发文，全部集中在一起，按发文顺序号排列起来，汇集成册（卷）的文件汇编。它是一个机关（或单位）所有自制文件的组合总汇，反映、揭示机关（或单位）的职能活动。发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。根据机关档案业务建设规范规定和湖南省档案工作规范化管理标准中有关规定，机关档案部门都应编写发文汇集。发文汇集作档案编研资料管理。1）发文汇集的内容和作用：单位发文主要有两个方面的内容：一是编有文号的“红头文件”；二是没有编号的文件材料。发文汇集的作用：一是全面反映了本机关的主要职能活动以及文件的数量与类型，便于本机关频繁利用的客观需要和文件统计工作；二是发文汇集便于按文号、时顺、文种检索；三是发文汇集是一种档案副本，可以代替档案功能，利用保护档案原件；四是机关档案按规定向地方档案馆移交后，发文汇集任然可以留存本单位长期使用。2）发文汇集的编排方法：一是时顺编排法。将一个年度的全部发文一律按时间顺序排列；二是文号编排法。“即先将有发文号的文件依文号顺序排列”；三是文种编排法。发文量大的立档单位，除“红头文件”按文号编排汇集成册外，还可以将一年的会议文件，简报、规章制度、布告公告、合同协议、总结汇报等有关种类的文件单独汇编成册。比如政府办，县委办就需要这样做。四是对无发文号的档案文件，依其产生的时间先后赋予档编号”；五是遵循发文号在前、档编号续后的顺序，取大体相等份数（100页左右）的档案文件，依此分存若干卷夹里，组成保管单位”；六是在每一案卷封面上书写全宗名称、起止发文号或档编号、第二套、年代、件数；3）编制发文汇集时，以下几个问题要注意把握：一是本单位与若干个单位联合发文，尽管发文字号是其他单位的，但该文件仍是本单位印发的文件，应列入发文汇集的组编范围。二是本单位草拟的反映其主要职能工作的，且需要以上级党委和政府名义下发的文件，是上级党委和政府制发的文件，而不是本单位的文件，不应列入其发文汇集的组编范围。三是本单位针对其他单位请示的批复，是本单位正式印发的文件，应列入发文汇集的组编范围。但由于其他单位的请示文件与该批复联系较为密切，不宜分开，所以档案室（馆）应将请示与批复作为一份文件编入发文汇集。四是本单位制发的无发文号的文件，是该单位发文的有机组成部分，如果“汇集”中不收这些文件，会使一个单位发文的完整性受到破坏。因此，这些文件应编入发文汇集。但因这类文件的构成比较复杂，而且单位往往会对其进行处理，如一些专题会议形成的领导讲话、工作报告、典型材料，通常在会后以正式文件的形式印发，即使不再正式发文，有的会出专题会议文件材料汇编。又如，“情况反映”、“参阅件”、“快件”、“工作通讯”等简报类材料，单位会按期汇集成册，一般不与发文汇集装订在一起。鉴于此，建议档案室（馆）在维护单位发文的完整性的前提下，对这类文件的组编范围和标准进行具体的分析。五是在组编发文汇集时，发文机关（或单位）对其每一年或一年度的发文，应先将有发文号的文件依文号顺序排列，对无发文号的文件依其产生的时间先后赋予档编号，遵循发文号在前、档编号续后的顺序，组织保管单位。六是发文汇集不宜过简，也不宜过杂。“汇集”过简，即只片面地收入有发文号的文件，排斥无号文件，影响机关发文的完整性；“汇集”过杂，只要是机关的发文，一概收编成册，主次不分，杂乱无章，人为造成档案资料不必要的大量重复，导致文件档案两不分。、专题文件汇集专题文件汇集是将一个专门问题的所有文件汇集成册，全面、系统地反映该问题文件数量和内容的一种档案副本。专题文件汇集可作档案编研资料保存。专题文件汇集的编辑方法是：选定本单位或社会各界特别需要利用的，而且平时利用频繁的档案为专题，将这一专题的各年、各级、各类文件的副本或复制件汇集起来，按“级别时间”的顺序排列编目，装订成册。档案馆、室都要根据利用需要，编辑专题文件汇集，以便全面、系统提供利用专题档案和更好地保护这些专题档案原件.（四）档案的统计及几种表格的填写 1、档案工作统计台帐? 档案统计，是指用表册、数字等形式，揭示馆藏（室藏）档案和档案工作情况的数量关系及发展的规律性。档案统计工作的内容概括起来主要有以下几项：? （1）档案工作规范化管理情况；? （2）档案工作人员情况；? （3）档案工作用房情况；? （4）档案保管和保护设施；? （5）室藏档案资料情况；? （6）档案数字化情况；? （7）检索工具情况；? （8）参考资料情况；? （9）档案资料利用情况。2、单位基本情况登记表3、人名索引人名索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的人名及其简要情况著录下来，向利用者提供以人名为线索的一种查找性检索工具。人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引，这里主要介绍专题性人名索引的编写。专题性人名索引，是以馆(室)藏全部档案或若干全宗档案为著录对象，按单份文件将某一专题涉及到的人名都著录下来，组成任免、奖惩、职称、离退休等专题人名索引，以满足利用者需求，达到查找准确、迅速的目的。人名索引条目的排列方法一般采用姓氏笔画排列法，即按照姓氏的首字笔画数，从少到多排列，当姓氏首字相同时，可依据姓名第二个字的笔画数多少进行排列。也可采用汉语拼音，四角号码等方法排列。人名索引编写方法：姓名：填写所需编制的某人物姓名 序号：填写该人物文件材料的顺序号年度、月日：填写涉及某人的文件形成年度及具体日期内容摘要：填写文件材料标题主要内容（如任免为副局长） 文件责任者：填写文件材料的制发机关目录号(分类号)：填写原文件所在案卷的目录号（件为单位整理、无目录号的文书档案，这里改成保管期限）案卷号：填写原文件所在的案卷号（以件为整理单位的这里改成盒号）页 号：填写原文件所在案卷页号（以件为整理单位的这里改成件号4、文号索引文号索引是指将档案馆(室)藏永久、长期保存的档案根据文件不同字、号分类著录下来，向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。文号索引以不同年代，不同全宗的档案为著录对象，将永久、长期保存的档案中有文件文号的部分先按相同字分开，再在同一字中按号顺序排列编制成规范表格，排列成有关文号信息的目录，以满足利用者需求，达到查找准确，迅速的目的。文号索引编写方法：年度：填写文件的形成年度文件字号：填写文件的发文字、号月日：填写文件的具体形成日期保管期限：填写文件材料是永久还是长期保管文件题名：填写文件材料的标题目录号(分类号)：填写原文件所在案卷的目录号(分类号)案卷号：填写原文件所在的案卷号（以件为整理单位的这里改成盒号）页 号：填写原文件所在案卷页号（以件为整理单位的这里改成件号）5、专题目录专题索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的重要的、利用多的内容简要著录下来，向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。一般单位应该编制2种以上档案专题目录。 专题索引以不同年代、不同全宗的档案为著录对象，将档案中涉及的重要内容(会议记录、机构设置、干部任免、奖惩、各类统计资料等)分别编制成规范表格排列成有关专题信息的目录，以满足利用者需求，达到查找准确、迅速的目的。专题索引编写方法：索引内容：填写某个专题的名称。例：“会议记录”“干部任免”等 序号：填写某个专题先后顺序号 文件责任者：填写文件材料的制发机关文件题名：填写文件材料的标题发文日期：填写涉及某个专题的文件形成年度 发文字号：填写文件的发文字、号 全宗号：填写档案馆给该立档单位的代号目录号(分类号)：填写涉及某个专题案卷的目录号(分类号) 案卷号：填写涉及某个专题案卷的案卷号 页号：填写原文件所在案卷页号（以件为整理单位的这里改成件号）? 备注：填写须要说明的内容 专题索引编制完后，为了便于检索每个专题，一般要求在专题索引前编制专题索引目录，将所索引专题的内容和在索引中的具体位置做出说明。专题索引目录编写要求：序号：填写专题在索引中的先后顺序索引内容：填写每个索引专题的内容所在页号：填写每个专题在索引中的位置6、档案利用效果登记表7、档案接收移交登记薄8、温湿度测量登记表9、档案销毁清册10、档案查阅登记表11、档案借阅登记表(五)建立档案室管理规章制度? 1、立卷 归 档 制 度? 2、档案工作人员岗位职责? 3、档案库房管理制度? 4、档案室安全保卫制度? 5、档案资料查阅利用制度? 6、档案 保 密 制 度(六)建立全宗卷：1、全宗卷是什么？它包含哪些内容？全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷，实质上是档案管理活动中所形成的“档案”，是档案管理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。全宗卷是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案，档案馆在管理上应单独存放并实施集中统一管理，可按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。档案室在管理全宗卷上宜用档案盒单独存放，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内的一个案卷对待，应该