医院收费系统软件普遍存在的问题及建议.docx

医院收费系统软件普遍存在的问题及建议李阁1冯少萍2 1广州市肿瘤医院 2中山大学北校区财务科摘要医院收费系统是医院收入核算体系的枢纽，是医院财务管理的核心内容之一，对于医院的财务核算及财务监督起着举足轻重的作用。由于现不少医院的收费系统都存在各种 各样的问题，影响了医院财务核算的顺利进行，也削弱了财务监督的力度。笔者对三九、石 龙、惠通等收费系统存在共性问题进行分析，并提出改进建议，供同行参考。关键词收费系统 验收试运行 验算 设计医院收费系统是医院收入核算体系的枢纽，良好的医院收费系统对于保护医院资产的安全完整、提高工 作效率，加强内部监督控制起着重要的作用。笔者通 过对十几家省、市、区级医院、职工医院及乡镇卫生 院的审计调查, 发现部分医院在收费系统设计方面存在 以下几个方面的问题：系统无法处理并打印所有收费收 据、电脑收据的记账金额数与公费医疗的记账单上的金 额不一致、未能准确计算出病人的欠费并预警、未能 按会计制度要求正确编制各种汇总报表、报表合计不准 确、系统不能生成应收各公费医疗单位的汇总报表、 系统无押金及应收住院病人医疗费的明细账等。笔者认 为这些问题的存在影响了会计核算的准确性，削弱了财 务监督的力度，影响了医院的管理，必须加大力度进 行改革。 1 医院收费系统普遍存在的问题及造成的不利影 响1.1 电脑无法准确计算所有情况病人的费用并打印 收据。 1.1.1 部分医院现行门诊收费系统只能按各类病人 自负的百分比自动计算公费记账和自负金额并打印收据， 但无法对公医办规定的某些自负比例较高的药品进行计 费更无法打印收据。1.1.2 部分医院收费系统无法处理超限额病人的费 用情况。门诊及住院病人都存在病人的某项费用超过公 费医疗限额标准的情况，电脑无法自动将超标部分自动 归入病人的自负金额，同时将限额以内部分记入公费医 疗记账范围。1.1.3 部分医院收费系统缺乏特殊项目的处理程序。 当发生没有收费代码的大宗收费项目比如：集体体检时， 电脑无法输入并打印收据。由于上述几类问题的存在造成了部分手工收据存 在，导致手工分类汇总住院病人及门诊病人收入汇总表 的情况，增加了收费环节、收入审核记账环节、奖金 核算环节、稽核环节等工作量，影响工作效率，也影 响了报表的准确性。1.2 部分医院电脑收据的记账数与应收各公费医疗单位的记账单的记账数不相等。电脑软件往往为了收费工作的方便将收费收据中的 现金数进行了凑整（只取到角位），同时也对收据的记账 数进行了一定的调整，造成公费医疗的记账数与处方或 检查单的一定百分比不一致的情况，最终导致各收据的 记账合计数与公费医疗报表上的记账单记账合计数不相 等，给往来账款的监控带来了一定的困难。1.3 部分医院的收费系统生成的报表不能满足明细 账记账的需要。由于电脑无法自动生成财务明细账需要的分类汇总 表，门诊收入和住院收入的分类汇总表与医院会计制度 的分类标准和类别不一致。门诊收入未能按：西药、中 成药、中草药、挂号、诊察、检查、治疗、手术、化验、 护理和其他进行分类汇总。住院收入未能按：西药、中 成药、中草药、床位、诊察、检查、治疗、手术、化验、 护理和其他进行分类汇总。造成会计记账和审核时必须 根据财务会计的要求重新手工进行分类汇总，手工工作 量大，工作效率和工作的准确性都有不同程度的降低。1.4 部分医院的部分报表合计不准确。 门诊计价日缴费报表、门诊收入分类汇总表、住院收入分类汇总表、注销押金报表、预收押金报表、在院 病人未结算报表等报表合计不准确，甚至存在不同时点 汇总出同一时期指标的总数时差异较大的情况。给收费、 会计、稽核、审计、电脑系统维护人员都带来了不必要 的麻烦，大量的手工验证使得各岗位人员都处在大量的 超负荷的工作中，同时也影响财务数据的准确性。1.5 部分医院的收费系统无法生成各公费医疗单位 的月度汇总报表和本院职工的月度汇总报表，有些能生 成这样的报表但与实际情况不相符。这类情况的出现造成不得不人工编制各种报表，既 增加了工作量又不便于同电脑数据核对，准确性和效率 都有所降低。1.6 不能追踪住院病人押金明细账表及应收在院病 人医疗费明细账表的生成。病人押金和应收在院病人医疗费是医院两个重要的 往来账款，按医院财务制度规定必须定期将此类明细账医院财会同会计总账核对以保证账账相符。但一些医院的收费系统中只有该类科目借方或贷方发生额的明细汇总表以及 期末余额的明细汇总表，没有追踪到各个病人的明细账 页。一旦明细汇总表与医院的财务总账不一致时查找原 因非常烦琐困难。1.7 电脑无法真正反映在院病人的欠费情况。 电脑无法按照各收费项目的公费限额和公费比例自动调整病人收费清单，更无法将病人的押金数额与自费 部分比较统计出病人的欠费情况。增加了管理病人费用 的难度。 1.8 收费系统在收费时不能根据药房药品的库存数 实行收费预警，造成病人缴费后药房无药的情况时有发 生，给患者带来了麻烦，同时也影响医院的信誉。2 医院收费系统存在这些问题的原因剖析2.1 设计方面：软件工程师是电脑软件专家，在 设计收费软件时大多数医院没有收费部门和财务部门的 参与。软件工程师虽然对收费系统有一定的了解但不是 财务方面的专家，没有医院收费、会计核算及监督方 面的经验，更没有医院财务管理的经验，缺乏对收费 系统的通盘考虑，缺乏数据的筛选、公费医疗的管 理、记账单的数据计算、往来账款的管理等方面的经验 。 在医院收费系统的开发过程中，财务部门管理者参与的程度太弱，甚至有部分管理者不熟悉系统的流程 和功能，也不从费用处理、公费医疗管理、财务核算 和监督的角度提出自己的需要。财务部门不能根据自己 的实际情况提出敢于公费医疗的分类核算原则、公费医 疗的记账原则、项目超标问题的处理方法、不同药品 不同的记账比例的处理方法、医院收入分类汇总方法、 医疗收入明细账的科目设置、医院具体的选择性会计政 策、公费医疗的报表设置、会计科目的具体对账方 法、药品的出入库价格选择原则等方面的具体要求。 软件工程师只能凭着自己的理解设置各类明细账和各类 报表，造成两个主要账户应收在院病人医疗费和预收病 人押金只有余额没有发生额，当发生总账与明细账不符 时，查找原因非常困难。同样地，软件工程师只能根 据自己对收费系统、公费医疗、财务监督和核算等的 理解进行系统设计以满足收费、公医管理、费用项目 分类、财务核算和监督等的需要，造成收入会计必须 人工进行分类汇总，财务主管、总监、审计、稽核 等人员也只能手工进行审核，加重了工作负荷，降低 了工作效率。2.2 使用部门参与验收的程度较弱。 使用部门才是信息软件的真正使用者，有义务参与验收，同时也只有这些使用部门参与验收才能及时发 现收费、药品发放、财务核算和监督等方面出现的各 种问题并予以及时解决。单纯性由医院信息部门通过试 运行和试验算来验收，既加重了信息部门的负担，也增加了发现实际运行中问题的难度，延缓了软件完善的进程。 2.3 没有一定的试运行和验算期。验收实验只是人 为地设置一些可能情况让系统通过。在验收实验的设计 过程中验收人员所考虑的情况往往受设计时的基本思路 的限制，且同设计要求相似。设计时未能考虑到的实际 情况验收时同样考虑不到，没有一定的试运行和验算期 造成软件在运行时出现诸多问题，给实际工作带来了诸 多不便。 2.4 没有专门的人员对软件进行验算。虽然有些医 院设置试运行期，但由于收费人员、药剂人员和财务人 员的超负荷工作，没有时间对所有数据进行手工核对和 验算，致使验算流于形式，达不到验算应有的效果。2.5 软件培训不到位。软件投入使用前没有对相关 人员进行良好的培训，致使使用过程中出现多处基本操 作错误或基本功能误用的情况，导致不按规程操作的错 误，最终导致对软件公司的依赖和费用的上升。3 对良好的收费软件系统的体会及建议3.1 建议各相关部门积极主动参与设计。软件设计 不仅仅是信息部门的工作，它与各部门密切相关。各使 用部门必须高度重视，在调查研究的基础上根据自己的 岗位职责和相关的法律法规对软件设计提出切实可行的 设计要求。这样软件设计人员才有明确的设计要求可依， 信息部门才有明确的验收和维护标准可依，软件的效果 才更好。 3.2 建议各使用部门积极主动参与验收。信息软件 的验收工作需要各使用部门的配合。软件验收不仅仅是 信息部门的责任，更是各使用部门的责任。使用部门更 清楚自己的需求。只有经使用部门有效测试各汇总表准 确无误各功能都达到要求的软件才能投入正常使用。3.3 建议在验收实验成功后设 3-6 个月的试运行和 验算期。软件的试运行是非常重要的，有助于发现验收 实验时未能发现的问题。在此期间各主要使用部门最好 安排专人对软件的试运行进行手工验算，并同软件工程 师、信息管理人员一道解决出现的问题。最好在确保试 运行能顺利通过的情况下再投入正式运行。3.4 重视软件培训。建议医院软件公司在软件设计 成功后将软件如何运用进行培训，不仅要进行基本操作 培训而且要将对软件的管理维护的方法进行培训（比 如：如何根据通用表格的设计筛选过滤生成需要的各种