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精品文档秘书学课本章节复习资料秘书学第一章综合辅导第一章 秘书活动的沿革 简答与论述： 1秘书活动是人类社会发展到一定历史阶段的必然产物，是行政管理活动的重要组成部分。 秘书活动的产生必须具备以上两个基本条件： 一是社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件； 二是文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件。 2我国古代秘书活动产生于何时？ 我们认为，我国古代秘书活动起源于原始社会末期部落联盟的昌盛时期，即黄帝至禹时期，约距今四千五百年至四千一百年之间；从狭义的范围看，它起源于黄帝时期，即距今约四千五百至四千四百年之间的龙山文化晚期。 3我国原始社会末期秘书活动的特征是什么？ 我国原始社会末期秘书活动的特征有以下三个： 一是，它伴随原始组织公务管理活动和借助文字使用应运而生； 二是，它服务于原始组织、首领和先民们； 三是，它的工作范围还不广泛，没有具体分工，工作方法亦简单粗糙，但在首领指挥公务活动中，却起到了重要的助手作用。 4我国古代的秘书机构的概况是怎样的？ 我国古代最早的秘书机构产生于商朝。西周的秘书工作，在殷商的水平上有所创新和提高。战国时期，各诸侯大都有史官，但史官的职责、地位起了重要变化。秦汉时期，在中央和地方各级行政机关中都设有负责秘书工作的机构或人员。魏晋南北朝时期，为统治阶级服务的秘书工作从未间断。隋唐时期的秘书工作有了更大的发展。宋代的秘书工作由枢秘院落与中书省分掌。元朝、明朝的秘书工作也有长足的发展。清朝的秘书工作发展到中国封建社会的高峰。 5我国古代秘书活动的基本特点有哪些？ 我国古代秘书活动的基本的特点： 一是，秘书活动历史悠久。它作为一种辅助管理活动，伴随着行政管理活动特别是领导活动的产生而产生，并随着社会生产力的发展而发展。 二是，秘书机构变动频繁。它基本上与国家机构的演进同步发展。 三是，秘书人员选拔较严。担任秘书工作的要接受政治、文化、吏能、年龄、体貌等方面的考察。对秘书素质有很高的要求。 四是，秘书制度比较完备。草创于先秦，确立于秦汉、发展于魏晋南北朝，成熟于唐宋，完备于明清。它保证了统治阶级国家机器的正常运转。 6我国古代秘书工作的主要制度有哪些？ 我国古代秘书工作的主要制度有： 文书工作制度；档案工作制度；保密工作制度；信访工作制度；印章管理制度；工作报告制度；办事责任制度以及参谋言谏制度等八项。 7我国古代对秘书人员的素质要求是很高的。其中以唐代和清代的要求最具典型和代表性。 对于我国近代的秘书活动，清代末年的秘书机构及其演变要有一个大体的了解，对我国近代秘书活动的基本特点：半封建半殖民地资本主义特性、改革成为近代秘书活动发展的主流、由古代秘书体制向现代秘书体制过渡的产物，也要有一个基本认识 我国现代的秘书活动，包括：国民政府的秘书活动、新民主主义革命时期的秘书活动、新中国成立以后的秘书工作。 秘书学第二章综合辅导第二章 秘书人员 基本概念： 狭义的秘书，是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。 广义的秘书，是指在领导者身边或中枢机构工作，并以办文、办会和承办领导者交办之事为主要辅助任务的专门人员。 公务秘书，是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。 私人秘书，是在私有企业、外资企业、民办社团、专业户和个体户，以及社会各界各流那里担任秘书工作的雇佣人员。 通用秘书，是在我国党政机关办公厅（室）担任秘书工作的公职人员。 行业秘书，是在不同行业中担任专业秘书工作的人员。 个人秘书，是辅助某位领导人的秘书，而不是辅助领导群体的秘书。 简答与论述： 1狭义的秘书，指的是文字秘书、领导者的机要秘书和个人秘书，以及经常参与政务活动的秘书。广义的秘书，统称为秘书人员，一般由四部分人组成：一是具有某种职务的秘书人员，二是秘书工作者，三是机要人员，四是秘书首长。 2公务秘书具有以下特点： （1）从所有制上看，公务秘书所在的组织一般为公有制单位，包括全民所有制和集体所有制单位； （2）从人事制度上看，公务秘书的录用、考核、晋升、奖惩和福利待遇等，均由国家统一管理； （3）从经济来源上看，公务秘书的劳动报酬，一律由国家或集体支付。 3私人秘书具有以下特点： （1）从所有制上看，私人秘书所在的组织一般为私有制单位，其经济成份为私营经济和个人经济； （2）从用人制度上看，私人秘书的任用、升迁、奖惩和福利待遇等，通常由用人单位决定，但要受国家人事部门的宏观管理； （3）从经济来源上看，私人秘书的劳动报酬，均由聘用者个人支付。 4秘书的层次划分，一是组织级别上区分；二是从辅助功能上区分；三是从职位分类上区分。 5在不同级别组织中工作的秘书，可依次区分中央秘书层、地方秘书层和基层秘书层：根据秘书辅助功能的影响程度，可将秘书区分为辅助决策层、行政执行层和技术操作层；根据职位分类，秘书可分为高级公务员层、中级公务员层和初级公务员层。 秘书学第三章综合辅导第三章 秘书工作 基本概念： 狭义的秘书工作，是指秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内劳动。 广义的秘书工作，是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务，而在一定范围内的劳动。 简答与论述： 1秘书工作可进行多种分类，这些分类是： （1）按辅助对象的分类秘书工作和秘书性工作； （2）按照工作态势分类程序性秘书工作和非程序性秘书工作； （3）按照主动程度分类跟随性秘书工作和主体性秘书工作； （4）按照业务范围分类通用性秘书工作和专业性秘书工作。 2秘书工作的作用有：参谋助手作用、沟通协调作用、督促检查作用。 3秘书主要有以下几个方面的工作： （1）文字工作；（2）文书工作；（3）信息工作；（4）协调工作；（5）督查工作；（6）信访工作；（7）议案和提案工作；（8）保密工作；（9）会议工作；（10）接待工作；（11）随从工作；（12）值班工作；（13）印信工作；（14）通讯工作； （15）其他工作。 4新时期秘书工作的指导思想是：围绕党的基本路线，搞好“三个服务”，即围绕“以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放”，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。 5新时期秘书工作在工作方式上出现了“四个转变”，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。 6新时期秘书工作的内涵加深，秘书工作的外延拓宽，秘书工作的内容有了新发展：即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。 7新时期秘书工作在管理模式上的发展是秘书工作的“三化”。即规范化、制度化和科学化。各项工作都要符合规定的标准；各项工作都要共同遵守明确的规定；各项工作都要按照客观规律办事。 8新时期秘书工作在办公手段上的发展，集中表现在办公手段的现代化，就是把计算机技术、现代通讯技术、系统科学和行为科学知识应用于办公室的工作，使办公室的业务处理实现电子化、机械化和自动化。 9秘书工作的新趋势是：延展化趋势、智能化趋势、高效化趋势 、社会化趋势。 10秘书工作的原则有：准确原则、及时原则、严谨原则、同步原则和保密原则。 秘书学第四章综合辅导第四章 秘书机构 基本概念： 秘书机构（狭义），是指秘书担任文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要等业务部门。 秘书机构（广义），是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。 秘书制度，是指秘书工作制度和秘书管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即惯例）秘书制度。 此外，还有中枢机关、管理、管理职能、组织、机构、制度等。 简答与论述： 1秘书机构具有哪些特点？ 秘书机构在机关的特殊地位和辅助性质，使其具有以下特点： 一是辅助功能的综合性；二是的处位置的中枢性；三是组织关系的封闭性。 2秘书机构的作用。 秘书机构就其自身而言，大体上发挥着以下三种作用：一是组合作用；二是枢纽作用；三是过滤作用。 3秘书机构过滤作用的主要表现有哪些？ 秘书机构的过滤作用，主要表现在三个方面： 首先，要善于区分事务的轻重缓急； 其次，要分清政策性问题与业务性问题； 第三，要学会挡驾、善于婉言推辞无须领导者亲自处置的事宜。 4秘书机构设置应遵循的原则是什么？ 秘书组织应遵循的原则是： 一是统一原则；二是精简原则；三是效能原则；四是适应原则。 5秘书机构的设置为什么遵循统一、精简、效能、适应等原则？ 秘书机构作为机关的内设机构，它是一个完整统一的群体。因此，秘书机构的设置，必须坚持统一原则。 遵循精简的原则，不仅可以节省开支，减少消耗；而且有利于工作的运转，工效的提高；同时还能够防止互相推诿，人浮于事。 遵循效能的原则，一是可以加快秘书机构的运行，提高秘书工作的效率；二是可以增强秘书机构的功能，提高秘书工作的质量。遵循适应的原则，可以使领导者工作起来得心应手，最大限度地满足其工作需要。 6我国秘书机构的组织模式有哪几种？各有哪些长处和不足？ 我国秘书机构的组织模式，从现状看大体有三种： 一是因人分设制；二是因事分设制；三是混合分设制。这几种机构模式各有长处与不足。 此外，本章还有以下基本问题： 秘书机构的布局方式及它们的优缺点；如何进行秘书队伍的建设：秘书工作制度及其包括的内容；秘书管理制度及我国的秘书管理制度包括的内容；秘书机构改革的内容等。 秘书学第五章、第六章综合辅导第五章、第六章 秘书职能（上）、（下） 基本概念： 秘书职能，是秘书活动的任务、职责、作用和效能的总称。 辅助决策，是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。它包含决策前、决策中和决策后的秘书工作，即决策过程中的各种辅助行为。 （秘书学中）的沟通信息，即秘书机构同有关组织或领导者之间的信息传递与反馈，以求得共同的理解和认识。 协调，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。 决策（广义）、决策（狭义）、受托、审理、核查、协商、处理；广义的秘密、狭义的秘密、保密、国家秘密等。 简答与论述： 简述辅助决策的过程；决策准备、制定、审定、执行等阶段的步骤；辅助决策的意义、原则，决策各阶段的秘书活动；秘书在辅助决策中应遵循的若干原则； 协助管理的特点、原则，管理、计划、指挥、控制中的秘书活动，督查工作的性质、任务与范围，督查的方法。 秘书学中的沟通信息、沟通信息的作用、秘书机构沟通信息的五大特征，沟通信息的原则、信息处理的意义，秘书如何对信息进行处理等。 简述协调活动的要素，秘书协调的意义，秘书协调的范围，协调工作的程序，秘书协调工作的方法。 秘书与保密的异同，秘密的类型，正确认识国家秘书的法律定义，国家秘密的范围在法律中是怎样规定的？国家秘密的等级的规定，保密工作的意义，保密工作的方针、工作纪律，秘书机构的保密范围，保密的特点。 秘书学第七章综合辅导第七章 秘书资格 基本概念： 秘书资格，是秘书人员从事秘书职业活动的条件和身价。 职业道德，是对从事一定职业的人的特殊道德要求。 秘书职业道德，是在秘书职业活动中所必须遵循的、与秘书这一特定职业相适应的行为规范，它是社会道德在秘书职业活动中的具体表现，是长期秘书职业时间的产物。 知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识进行学习和选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的相互协调的知识系统。 秘书的素质体系，是秘书的德、才、学、识等构成的一个相互联系、相互制约、相互渗透的辩证统一体。 秘书的心理素质，是指秘书在心理过程和个性心理特征方面表现出来的稳定心理特点的总和。 简答与论述： 秘书为什么要特别注重职业道德修养，新时期对秘书职业道德提出了怎样的要求？如何看待秘书的职业道德规范，秘书的职业道德规范包括的内容，秘书的职业道德修养及应注意的问题； 秘书的知识构成、能力及能力与知识的关系，秘书的知识结构以及怎样才能建构和优化秘书的知识结构，实现秘书知识体系的最佳整体效应呢？为什么说秘书能力是称职秘书的必备条件，秘书应具备的基本能力有哪些？秘书表达的要求、管理能力的体现，如何提高自己的办事能力，秘书的操作能力主要体现在哪些方面？ 为什么说秘书必须具备良好的心理素质？秘书心理素质的内容？ 秘书应具备怎样的动机和兴趣？怎样的情感和意志？秘书良好的意志品质的基本要求有哪些？ 秘书在培养自己良好的气质修养的同时，应具备怎样的性格特征？秘书为什么要有良好的心理健康状况？秘书心理健康是怎样获得的等？ 秘书学第八章综合辅导第八章 秘书工作方法 基本概念： 秘书工作方法，是秘书人员在执行工作任务时所采用的途径、方式和手段的总称，它回答的是秘书“如何做更有效”的问题。 调查，是人们通过各种方法和手段了解客观实际情况，获得感性认识的活动。调查是研究的前提和基础，是秘书工作最基本的方法之一。 研究，是用理性方法整理感性材料，探求事物的本质和规律的活动。研究是调查的发展和深化。秘书工作属于脑力劳动，因此，研究方法是秘书工作的基本方法之一。 随机参谋法，就是根据领导工作发展变化的情况，随时向领导者提出意见和建议。 受意，是指秘书接受和领会领导意图。 请示，是指秘书在工作中有疑难无法处置时，向领导者请求指示；无权处理时，向领导者请求批准。 报告，是指秘书向上级领导反映情况，提出建议，或应领导要求作出汇报。 挡驾，是指对领导者不必要参与的事务性活动由秘书出面阻挡或谢绝。 简答与论述： 1秘书工作的辩证方法指的是： 按领导意图办事与发挥主动性的辩证统一；业务分工与相互配合的辩证统一；事务性工作参谋性的辩证统一；对领导负责与对群众负责的辩证统一；保守秘密与信息共享的辩证统一。 2秘书的基本工作方法有： 秘书的基本工作方法有：调查方法，研究方法和参谋方法。 调查方法包括：典型调查法、普遍调查法、抽样调查法、个案调查法、直接调查法和间接调查法； 研究方法包括：比较方法、类比方法、分析方法和综合方法； 参谋方法包括：随机参谋法、预测性参谋法、比较式参谋法、完善式参谋法、求同式参谋法、求异式参谋法和鉴戒式参谋法。 3秘书掌握研究方法，可以提高秘书工作的预见性、主动性和创造性，充分发挥秘书工作的参谋作用。常用的研究方法有：比较方法、类比方法、分析方法和综合方法。 4参谋就是代人出主意。秘书的参谋活动，是以秘书人员为主体，以所在管理系统的领导 者为对象，以辅助领导者的科学决策与管理为目标，以出谋献策为手段，进而影响领导行为的过程。参谋职能是秘书工作的基本职能之一，因此，参谋方法也是秘书工作的基本方法之一。秘书人员必须了解参谋机理，明确自己的参谋范围，确定正确的参谋方向，客观评估自己的参谋势能。还必须坚持参谋原则，摆正自己的位置，做到只谋不断；要有全局观念，站在领导者的角度思考问题，提出建议；要力争超前参谋，避免放“马后炮”；要处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在此前提下，采取灵活多样的参谋方法。 参谋的具体方法有：随机参谋法、预测参谋法、比较式参谋法、完善式参谋法、求同式参谋法、求异式参谋法和鉴戒式参谋法。 5领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。正确接受和领会领导意图是对秘书人员的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。要正确接受和领会领导意图，就要： 从把握领导工作的热点上领会领导意图；从把握领导思想的闪光点上领会领导意图；从不同角度捕捉和领会领导意图；从把握领导个性特点中领会领导意图；从把握领导意图的实质上领会领导意图。 从不同角度捕捉和领会领导意图，是指： 一要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据； 二要善于以主要领导人的思想为主线，多方面吸收其他领导人的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图。 领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图、总体工作意图和具体工作意图之分。无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。为此应注意：对明示性意图，要坚决照办；对暗示性意图，要心领神会；对非确定性意图，要补充完善；对确定性意图，要如实贯彻；对总体工作意图，要始终遵循；对具体工作意图，要灵活执行。 6秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅作主张，更无决策之权，因此，在工作中必须多请示。多请示，既是以对秘书工作纪律的要求，又是防止秘书工作出现差错和失误的重要保证。因此， （1）请示的对象要选准； （2）请示的内容要单一； （3）请示的形式要灵活； （4）请示的时机要适当； （5）请示的态度要谦恭。 7报告的目的是便于领导了解情况，掌握进程。报告是秘书工作的一项制度，是秘书向领导负责的必要手段，也是领导者指导秘书工作的途径之一。因此， （1）报告的内容要客观真实； （2）报告的方式要灵活多样； （3）报告要区分不同对象； （4）报告的时机要恰到好处； （5）报告的语言要简明扼要。 8秘书要为领导者合理挡驾 秘书是领导者时间的有效管理者。秘书为领导者合理挡驾，目的是为领导者创造一个良好的工作环境，使领导者摆脱各种事务干扰，集中时间和精力思考和决定重大问题。秘书的挡驾包括：来访挡驾、电话挡驾、事务活动挡驾。 秘书学第九章综合辅导第九章 文书管理 基本概念： 文书，是指能表达某种意思，用于处理各种事物，并具有一定体式的书面材料。 公文，是指能表达某种意思，用于处理公共事务，其体式是由国家统一规定的文书。 文件，是指具有法规性、指导性和知照性，并印有固定版头的那一部分公文。 文书、公文、文件三者是既有联系又有区别的概念，它们之间是包含与被包含的关系。由小到大的关系顺序是：文件公文文书。 广义的文书管理，是指对文书制发、传递、办理和保管等全过程的管辖与处理 狭义的文书管理，是指对文书在保管阶段的管辖与处理。秘书学所研究的，应是广义上的文书管理。 简答与论述： 1文书管理的基本原则是： （1）准确无误文书运转的各个阶段和每个环节，必须完全符合行文标准和行文制度，做到正确、规范、合乎实际。这是一种质量要求。 （2）及时迅速文书在整个运转过程中，必须视文书的紧急程度，急件急传，急件急办，及时传递，及时处理，做到不积压，不拖位，不扯皮，不推诿。这是一种效率要求。 （3）安全保密要求文书从形成到终止，必须严守保密纪律和保密制度，自觉维护党和国家的安全与利益，以保证文书特别是秘密文件的安全运转，做到该保的保住，不该保的公开。这是一种可靠性要求。 （4）集中统一文书管理在领导、机构、人员和制度等方面，必须实行统一领导、统一编制和统一管理，即统一由机关办公部门和秘书机构集中管理，做到上下一致，业务对口。这是一种管理组织的要求。 （5）党政分开文书管理特别是行文，必须按照各自的隶属关系和职权范围办事，禁止政府向党组织发布指示性文件，做到党要管党，政要管政，党政分开。这是一种政治上的要求。 2文书管理的程序分为四个阶段、24个环节，是对文书运转的总体而言。在实际工作中，并非每一份文件都要经过全过程，而且互有交叉和重复。 这四个阶段是制发阶段、传递阶段、办理阶段和保管阶段。 这24个环节是：交拟、拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印和发文；以绝密文件的传递为例，它包括接收、封发、押运、接送；收文、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、办复；清退、立卷、归档、销毁和移交等环节。 3文书撰写是秘书工作的一项重要任务。 4秘书的文书撰写的本质属性表现为辅助性，即秘书人员为辅助领导者撰写文书所采取的从属性行为。 受文书撰写辅助性的制约，秘书的文书写作活动从总体上看；具有以下重要特征： （1）撰写动机的受命性； （2）脑力劳动的群体性； （3）思维形式的抽象性； （4）表达方式的兼容性； （5）成文过程的程序性。 此外，在语言的运用上，文书撰写还应注重文书语言的庄重性，尽量选用能够体现准确、平实、简练和得体等语体风格的书面语言。 5如何正确认识文书写作活动的各个具体特征。 秘书学第十章教学辅导第十章 会议组织 、本章内容 会议组织概述；会议组织的程序和会议工作的要求。 二、基本概念 1.会议，指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。 2.会议预案，是会议的筹备方案。 3.会间调度，指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。 三、基本问题提示 1.会议成立的基本条件：有组织；有领导；商议事情；集会。 2.会议构成的要素：会议名称、会议时间、会议人员、会议组织、会议主题等。 3.从最本质的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是领导活动的有效手段。会议组织的作用是： （1）会议是社会民主的表现方式。作为一项聚众议事的活动，会议本身就有着民主的内涵。每个与会者都代表着一定数量的社会公众。会议本身又赋予与会者充分发表自己观点、见解的权力，因此会议成为社会民主的有力表现形式。 （2）会议是领导活动的有效手段。各级领导机关制定政策、布置工作、调查情况、统筹协调、宣传动员等活动的开展，都离不开会议。从控制论的观点看，领导活动是由收集信息、制定决策、监督控制、反馈调节等构成的一个环闭系统，在这个系统中的每一个环节，都可借助会议的独特作用。 4.良好的会议组织工作，可以实现以下具体的功能： （1）决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。 （2）执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以都署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。 （3）沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。 （4）协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。 （5）监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督功能的实现往往离不开会议，如各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。 5.会议预案包括的内容有：会议名称、会议主题、出席人员、会议工作班子及其职责分工、选择与布置会场、会议的其他活动。 6.大中型会议的工作机构通常有： 一般说来，大中型会议在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有： （1）秘书组（处）。负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。 （2）资料组。负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。 （3）组织组。负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。 （4）宣传组。负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录影等工作。 （5）后勤组。负责会议票证准备，会场布置，会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。 （6）保卫组。负责重要会议的安全保卫工作。 7.大中型会议，需要提前准备的会议文件有： （1）开幕词； （2）闭幕词； （3）工作报告； （4）交流材料； （5）领导讲话； （6）会议须知或会议手册 8.发送会议通知的一般要求是： 会议召开之前都要发出通知，有的会议要发请柬或邀请书。无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。 会议通知的标题由召开会议的单位、会名、文种构成； 正文要写明为何开会、会名、会期、报到时间与地点，开会时间与地点、参加人员范围、入场凭证、接站及行车路线、需携带材料和其他要求等要素。 9.会中工作的主要内容有： （1）签到； （2）接待； （3）会议记录； （4）编写会议简报； （5）会间调度； （6）组织选举工作； （7）安排会间生活。 10.一次会议选举的一般程序为： （1）宣布参加选举的人数和选举内容； （2）通过会议选举办法； （3）通过监票人、总监票人的名单； （4）核实出席会议参加选举的人数； （5）检查票箱； （6）分发选票； （7）填写选票； （8）宣布投票顺序和进行投票； （9）宣布开箱清点选票，报告收回选票数； （10）宣布选举是否有效； （11）进行计票（出席会议人员可休息）； （12）宣布选举结果。 11.会后工作包括的内容： 在会议的结束阶段，秘书人员要做的工作有： （1）清理会议文件对会议文件及时回收、整理或立卷归档，确保文件的安全和保密； （2）离会与送别秘书要做好购、送车船票，送与会者及时踏上归程的工作，对于个别需要暂留的，则要帮助安排好食宿等事宜。 （3）撰写会议纪要会议纪要是通过对会议记录进行整理、组合和概括，准确反映会议精神和议定事项，以使与会单位共同遵守、执行的公文，具有较强的规定性和约束力。 （4）会议工作总结秘书班子要对会务工作进行及时、认真地总结，以肯定成绩，找出不足，利于做好以后的会议秘书工作。总结的情况应向有关领导和上级机关进行汇报。 12.会议工作的要求有： 会议特别是大中型会议，责任重大，内容庞杂，头绪繁多，对秘书人员提出了很高的要求。 （1）准备要充分； （2）组织要严密； （3）服务要周到； （4）安全要保证； （5）会风要改进。 13.改进会风： 当前，不少会议的会风存在着比较严重的问题，亟需改进。 会风中存在的主要问题有： （1）会议过多过滥的现象十分严重，会议的思想作风和工作作风令人担忧。 （2）会期过长，规模过大，规格过高； （3）借开会之名进行吃喝玩乐，铺张浪费，甚至滥发财物； （4）会议纪律松懈，迟到、缺席现象普遍； （5）会议内容空乏，搞形式主义、作表面文章； （6）议而不决，决而不行，行而不查。 以上种种，大大妨碍了会议的成效，必须予以重视并加以改进。 改进会风的途径包括： （1）树立正确的会议观念，倡导开会中的务实精神和负责精神。 （2）建立健全会议的法规制度，破除形式主义，力戒官场习气，注重会议成效，实现会议工作的科学化、规范化和制度化。 （3）变革会议的方式和手段。从方式上可多采用现场办公会、对话会、午餐会、限时发言开会、站着开会等方式；从手段上，可多借助广播、电视、电话、计算机等现代化通讯手段开会。 秘书学第十一章教学辅导第十一章 商务谈判 一、本章内容 商务谈判概述；商务谈判中的秘书工作；秘书授权谈判的注意事项。 二、基本概念 1.谈判，是人们为了改变相互关系、交换意见、取得一致而相互磋商的一种行为，也是一个直接影响各种人际关系、对参与谈判的各方产生持久利益的过程。 2.商务，也称为商事，是指一切有形与无形资产的交换或买卖事宜。并非任何一种买卖行为都可以成为商务行为，它必须是经法律认可，以社会分工为基础，以提供商品或劳务为内容的盈利性的经济活动。 3.商务谈判，是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议与争端，取得各自经济利益而进行的磋商活动。 4.谈判方案，即谈判计划，它是谈判者在谈判前对谈判的目标、内容、步骤等所作的预想性的安排。 5.谈判议程，是谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。 三、基本问题 1.商务谈判的基本要素： （1）商务谈判的主体，即参与谈判的当事人； （2）商务谈判的客体：谈判的内容和议题； （3）商务谈判的目的：达到预期的效果； （4）商务谈判的结果：提高工作效能，不做无效劳动。 2.商务谈判的特点： （1）参加谈判的自愿性； （2）谈判方法的灵活性； （3）谈判结果的互利性，以寻求一个对双方都有利的结果。 3.商务谈判准备阶段中的主要秘书工作： （1）广泛搜集资料； （2）组织谈判班子； （3）拟定谈判方案。 4.对谈判人员素质的要求： （1）思想品德：要忠于职守、忠诚可靠、廉洁奉公； （2）知识和能力：广泛的知识面和深厚的专业知识，有良好的倾听、推理、判断和语言表达能力，有效运用所掌握的知识和资料； （3）气质和性格：要沉着冷静、坚忍不拔、富有幽默感并注重礼节仪表且落落大方、风度优雅。 5.谈判方案的制定和写作要求： 总体上要重点突出，简明扼要，富有弹性。 文字的表达，要用高度概括的语言加以表述，使谈判者在头脑中留下深刻印象；内容上，既要有明确具体的要求，又不可事无巨细、面面俱到，要考虑到各种不可控的随机因素和无规律可寻的事项，以利谈判人员根据实际情况灵活调整。 6.谈判方案主要包括： 谈判主题和目标；谈判议程；谈判时间和地点；物质准备。 7.商务谈判进行阶段的环节有： 摸底环节；讨论讨价环节；达成交易环节。 8.达成交易环节应做好如下工作： 最后的总结；最后的报价；签订书面协议。 9.秘书在受权谈判中应注意的事项有： 把握自身的双重角色；制定谈判策略；提高自身素养。 10.常用的商务谈判的策略有： 针对目标的策略；针对手段的策略；针对纠纷的策略；时机性策略；方法性策略；方针性策略等等。 运用策略应注意的主要问题是： 策略的选择和运用不可生搬硬套而要力求理解通晓，融会贯通，灵活机动。 11.商务谈判者除通晓谈判业务知识外，还要提高以下几方面的素质： 思想品德素质；心理素质；语言素质；交往素质。 秘书学第十二章教学辅导第十二章 信访工作 一、本章内容 包括信访工作的原则和制度，信访工作的基本程序和要求。 二、基本概念解释 1.信访：是人民来信和来访的简称。具体指公民,法人和其他组织采用书信,电话,走访等形式,向行政机关或其他社会组织反映情况,提出意见,建议和要求,依法应当由有关行政机关或组织处理的活动。 2.信访工作：是有关组织或部门对来信来访进行分析研究,调查核实,恰当处理的一系列活动。 三、基本问题提示 1信访工作构成要素有：信访人；受理者；信访方式；信访意愿；信访结果。 2信访工作具体任务是：受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访问题；定期综合研究人民群众来信来访中反映的重要情况和问题，及时向有关领导部门和负责人反映，以作为决策的依据，并提出解决问题的意见和建议；按照分级负责、归口办理的原则，向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责督促、检查。对下级的处理信访问题的结案报告进行审查；协助党政领导机关检查本地区、本系统的信访工作，及时发现和解决问题，并组织经验交流，进行业务指导，推动信访工作的开展。 3信访工作的意义是：信访工作是联系群众的重要纽带；工作是民主监督的重要保证；信访工作是安定团结的重要措施；工作是反馈信息的重要渠道。 4信访工作的基本方针是：联系群众信访工作的出发点；广开言路信访工作的基本要求；满足群众的正当要求信访工 5信访工作的原则是：调查研究、实事求是的原则；按政策、法规办事的原则；思想疏导的原则；分级负责、归口办理的原则；及时、就地依法解决问题的原则。 6信访工作的制度都有：登记制度；呈阅制度；交办制度；转办制度；催办制度；回告制度；审查结案制度；复信制度；信访归档制度。 7根据信访条例，信访工作基本程序是：信访；受理；办理。 8信访工作对信访人的要求有： (1)信访人采用走访形式提出意见、建议和要求的，应当到有关行政机关设立或者指定的接待场所提出。走访不得围堵、冲击国家机关，不得拦截公务车辆。 (2)多人反映共同意见、建议和要求的，一般应当采用书信、电话等形式提出；需要采用走访形式的，应当推选代表提出，代表人数不得超过5人。 (3)信访人应当如实反映情况，不得捏造、歪曲事实，不得诬告、陷害他人。 (4)信访人应当遵守信访秩序，不得影响国家机关工作秩序，不得损害接待场所的公私财物，不得纠缠、侮辱、殴打、威胁接待人员，不得携带危险晶、爆炸品以及管制器械进入接待场所。 9试论信访工作中的受理。(略) 10试论信访工作中的办理。(略) 秘书学第十三章教学辅导 第十三章 接待工作 一、本章内容 接待工作概述；接待工作的程序和方法；接待礼仪。 二、基本概念解释 1.接待，即接洽招待，是指对来访客人给予相应的礼遇。 2.礼仪，是人们在长期生活实践中形成的约定俗成的一种行为规范，它是社会文明的标志，也是人际交往的准则。 3.接待规格，即对来宾的礼遇规格。 4.称谓，是人际名分的标志，是社会角色的代符。 三、基本问题提示 1.接待活动的要素有：一是来访者，这是接待的对象；二是接待者，这是接待的主体，包括秘书人员、有关领导和其他参与接待的工作人员；三是来访意图，这是来访者企望达到的目的；四是接待方式，这是接待者根据来访者情况而确定的接待规格、程序、方法等。 2.接待工作的要求有：一要热情大方；二要细致周到；三要确保安全；四要俭省节约；五要内外有别。 3.接待工作的一般程序（主要步骤）：收集来宾情况，判断来访用意；拟定接待方案；准备接待材料；组织双方活动；处理善后工作。 4.简述秘书人员接待上级领导机关来人的方法。 接待上级领导机关来人的方法，主要是： （1）根据领导的指示，秘书人员可以参与接待工作。如果领导需要，秘书人员可以谈某些具体情况，补充领导所谈内容。但不可在这种场合下，对整个工作和重要问题做出估价、分析，不可在这种场合下评论本单位工作的优劣。 （2）在本单位领导不在而上级领导又要求秘书介绍情况或答复询问时，秘书人员一定要端正态度，认真对待，一丝不苟。对所询问的情况、问题，要进行实事求是的汇报，对那些不了解、不清楚的事宜，不可含糊其词、敷衍了事，更不能生编硬造，主观臆断。对上级领导交代的任务和指示，秘书要仔细听阅，记录在册，待领导归来时一一汇报。 （3）对于上级机关一般工作人员来访，秘书人员也要一视同仁，热情接待。如果对方是联系一般业务问题的，秘书人员可以根据有关规定予以处理。如属政策性问题或重大事件，则必须请示领导后才能作出答复或处理。 5.交谈的礼仪要求有：态度真诚；表情自然；语调适中；体态得当；倾听认真。 秘书学十四章教学辅导第十四章 事务处理 一、本章内容 事务处理概述；值班事务；印章管理；电话的使用；电报、电传、传真。 二、基本概念解释 1.事务，是指行政管理中除政务以外的、具体的、一般的日常公务活动，如办文、办会、值班、接待、印章管理等。 2.政务，是指行政管理中涉及全局性、长远性的高层次公务活动，如行政决策、行政指挥、行政监督、行政立法等。 3.狭义的事务，是指与领导活动有关的一切日常工作，包括决策、计划、组织、指挥、监督等活动中的各项事务。 4.广义的事务，还包括机关后勤服务的内容，如车辆、财务、房产、食堂、物品、环境等管理。 三、基本问题提示 1.事务处理的特点是：广泛性；重复性；智能性。其作用是：组织有效运转的重要条件；协助领导决策的重要途径；发挥参谋作用的重要前提。 2.秘书值班的主要功能有： 秘书值班是秘书事务处理中不可缺少的重要内容，其主要功能有： （1）联络。秘书值班涉及面广，信息量大，要承接上级指令、下级汇报与请示、各种来访者等，是联络上下左右、沟通四面八方的桥梁和纽带。 （2）过滤。值班室还是一个组织的“总漏斗”，发挥着过滤、鉴别、筛选的作用。一是可以对各种信息和事务进行整理造册，分出轻重缓急，予以恰当处理；二是对于来访者，可以视情况或婉言谢绝，或安排约见，或直接引见，而不是来者不拒、有求必应。 （3）应急。应付紧急情况，处理突发事件，也是秘书值班的重要功能。一旦遇到紧急情形，值班的秘书人员要及时向领导者汇报请示，有时在领导者批示前就要果断采取应急措施。 3.值班工作制度有：岗位责任制度；请示报告制度；交接班制度；保密制度。 4.使用印章：印章一般指定由秘书部门统一管理，由专人具体负责使用。 使用印章须经领导人批准并进行登记，使用的原则是： （1）盖印时要均匀用力，注意端正，使盖出的印章清晰美观。 （2）正式公文在文末落款处盖章。带存根的公函或介绍信则要盖两处印章：一处盖在公函连接线上，一处盖在单位落款处。 （3）在落款处加盖的印章要“骑年盖月”，以示庄重、严肃，并防止他人作弊。 5.接打电话应做好如下工作： （1）拿起话筒。电话铃声一响，就应立即去接，不可拖延。接电话时还应顺手备好笔纸，以记录重要内容。 （2）通话。拿起话筒后，应主动自报家门。若对方没有通报自己的身份，则要客气地询问清楚，然后向对方请教事项。通话时要认真倾听，理解对方的发话，不清楚的地方要及时提出疑问。重要的电话应作记录，记完后要向对方复述校对。拿起话筒后就不能继续与办公室内的人交谈，如果需要离开话机片刻，要向对方致歉说明。对于寻找本单位领导人的电话，既不能简单地说“他不在”，也不能马上答应“他在，我给你去叫”，要首先问明对方身份，征询领导人意见，再作适当答复。 （3）结束通话。通话结束前，应询问对方是否有别的事情，然后再挂上话机。若对方还要坚持讲无关内容，则可找适当借口礼貌地结束通话。 秘书学第十五章教学辅导第十五章 领导者日常活动安排 一、本章内容 领导者日常活动安排概述；领导事务活动安排的内容和方法；领导商务旅行安排。 二、基本概念 1.会见，领导人接见外宾或内宾，并作简短的交谈，一律称为会见。 2.会谈，是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。 3.庆典仪式，是庆祝典礼和各种组织仪式的合称，是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式。 4.商务旅行，指企业领导者为开展商品生产和经营业务而进行的旅行活动。 三、基本问题 1.领导者事务活动的特点：繁杂性；经常性；具体性；临时性。 2.领导者事务活动安排的原则有： （1）统筹兼顾，有急有缓； （2）围绕中心，突出重点； （3）力戒排场，求真务实。 3.根据领导人事务活动的特点，秘书部门应如此安排领导人的活动： 从领导人事务活动繁杂性的特点出发，要求秘书部门和秘书人员在安排领导人事务活动时应统筹兼顾，分清主次，有急有缓；围绕领导工作的中心，突出一个时期的工作重点；严格把关，力戒形式主义，发扬求真务实的优良作风。 从领导人事务经常性的特点出发，要求秘书部门和秘书人员要把安排领导人的事务活动作为自己的重要职责，列入秘书工作的议事日程，作为一项经常性的工作，提前掌握情况，精心制定计划；合理安排协调，考虑周到细致；认真组织实施，保证领导人活动的