TS16949：2009程序文件如何才能编制好.doc

ts16949：2009程序文件如何才能编制好程序文件的编制原则一、 符合性1. 符合公司的发展要求体系的建立是为公司的发展服务的，一般也是先有公司的管理活动，才有以后的贯标行动，所以标准推行和程序文件的编制一定要符合公司的发展要求。切忌拿来别的公司样本生吞活剥，而不加以扬弃，造成文件和实际需要两张皮，影响到程序文件的使用。2. 符合标准、法律法规以及顾客的特殊要求ts16949：2009相较于iso9001:2008增加了很多新的内容，这需要在文件中体现出相关内容，以便今后能遵照执行。同时法律法规对一个企业的正常发展甚至生存赿来赿具有重要作用，产品质量不好只是少量产品的问题，适用的法律法规未识别出，则会造成成批性的退货索赔。识别/评审/确定后的法律法规编写入相关管理文件、技术文件是保证法律法规贯彻执行的重要手段。顾客特殊要求是顾客除ts16949：2009和产品技术要求以外的要求，在编制程序文件时可以将顾客的特殊要求编写进出，可以保证顾客的特殊要求。二、 系统性1. 程序文件要覆盖到标准的要求既然是推行的ts16949：2009技术规范，编制的文件就要反映其要求，而不能有 所遗漏，当然技术规范中规定可以删减的要求除外。2. 程序文件间的协调统一程序文件编制时，文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，这需要 程序文件编制的策划部门在文件编制前就应策划好，发给文件的编制部门，并对编制出的文件进行审核把关。针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。当发现有的小过程与现有文件不一致时，应由文件策划部门统一协调，将相关内容放于最合适的程序文件中，而文件编写部门不要自行删减或增加内容。3. 由系统到细节、要考虑异常流情况程序文件的编制可以分析过程入手，做出乌龟图和流程图，进行讨论后再编写具体的条文，本着从粗到细、从系统到细节的方针进行。而不能抓住了细节在整体结构上出现了遗漏。在编制中要考虑到每个过程的异常流的管理要求，如采购过程中有在非合格供方处的特别采购，不合格品管理中有特采，设备验收中有验收不合格等异常情况，这些都要在文件中交待清楚，明确定义其范围、管理要求和管理权限。4. 前后文呼应程序文件的前面将设备分类a/b/c三类，后面中要考虑三种类别设备怎样进行管理，前面将产品设计分为两类，后面要交待清楚这两类的管理有什么不同。不要前面说的张三，后面说的却是李四，造成文件不知所云，文件也就失去了指导意义。三、 先进性 1. 程序文件要贯彻先进的管理理念质量管理的八项基本原则学习理解是有必要的，但是只有写入文件中才能更好的执行。在编制文件中要遵循pdca原则，策划、行动、检验及改进环节都不能缺少，这样编制出的程序文件才对过程管理有指导意义。程序文件也应体现“以顾客为中心”，这包括内部顾客和外部顾客。当面对外部顾客时要尽量对公司自身提出要求，而尽量少麻烦顾客，如顾客满意度调查公司的调查表要清晰明了、便于填写，同时一些相关的活动要体现出为顾客服务的思想，发出调查表后要跟踪或回访来达到满意的调查效果。面对内部顾客要主动上交要求的资料，而不是由内部顾客来提要求，这样工作就好开展。如进行员工满意度调查时，人力资源部就是各部门的内部顾客，调查表发出后各部门要主动按要求完成，并及时上交人力资源部，这样即省时间工作关系也理顺了，若是要人力资源部跟催，会增大人力资源部的工作量，也会使各部门失去了工作的主动性。当然其它管理原则也应在程序文件中体现。2. 程序文件来源于管理现状又要高于管理现状程序文件要尊重公司的管理现状，不是对现状的简单描述，而是既要面对现状又要高于现状，最终以标准要求和公司的发展要求为准绳。这样制定出的程序文件才能在一段时间内都能指导管理活动，这可能通过在文件中进行描述来达到，也可以通过每年的经营计划来达到。四、 标准化1.文件格式的标准化1）程序文件名称应明确说明相关过程及其特点，如：“管理评审管理程序”、“顾客满意管理程序”、“数据统计与分析管理程序”等。程序文件编号可以统一用qp来编号，使人一看就知道是程序文件，其编号顺序可以先是cop过程的程序文件再是mp过程的程序文件最后是sp过程的文件。体现了过程的类别和层次，便于识别管理。2） 程序文件编排格式的标准化为便于规范组织程序文件编制，程序文件建议采用如下统一的结构格式：（1） 目的（2）适用范围引用的标准及文件（3）名词术语（4）相关职责 （5）作业内容 （6）相关文件 （7）相关表单 （8）附件3）编制内容的标准化文件编制中可以参照乌龟图的要求，则文件编制会很成功。过程的输入是什么 ，输出是什么，用什么方式，谁来做，用何程序、方法，用何指标衡量等。2.文件用词用语相关定义的标准化程序文件的用语要进行统一，使文件的推行中能明确统一的定义和要求，因为程序文件由不同部门编写，这样就有可能造成用语习惯的不一致，如有的用“品质”，有的用“质量”；有的地方用“不良品”，有的地方用“不合格品”；等等，都要进行用语的统一。五、 简明化1. 流程要短，可以减少流程的时间和差错能在一个部门完成的尽量安排在一个部门内完成，减少流转、等待、交流等环节，若流程和部门职责相矛盾，则可以修改部门职责，可以体现一切通过流程来管理的思想，而部门职责也是化在流程中来实现的。可以用ie的方法对流程进行策划和优化，要懂得流程优化产生的效益要远大于生产过程中的优化。2. 用词简练 文字简练，不要用太长的句子，若一个句子表达了几个意思，可以用序号将其分开，让阅读者一看就知道说了几个意思，同时易学易懂，避免了含糊不清。避免产生二义性的词句。如“负责标准化项目”这句话就有两个理解，一个是负责标准化的项目，非标准化的项目不负责，一个是负责对项目进行标准化。3. 使用表单要简单表单是程序文件不可缺少的部分，由于使用量大，对表单进行好的设计对节省时间减少差错意义更大，首先表单要尽可能简化，能用一张表单就不要用两张，即可以减少用纸，又可以减少记录的存储；其次要求填写的内容应简单明了，初学者也可以很快能正确填写；最后减少去除不必要的签字审批环节，记录用的表单只要一个填写人签名即可，不需要审核批准，重要的报告可以有相关人审核，完成后需要按照报告执行的可以有批准。减少一个签字就会减少不必要的时间浪费，不能指望通过审核批准来检查出错误，而要通过能力培养使填写人少犯错误，同时减少审核批准也是一种授权，也有助于员工提高责任心和荣誉感。程序文件的编制要求 一、明确编制要求1.收集标准、法律法规和顾客的特殊要求 收集标准、法律法规和顾客的特殊要求以及公司的方针目标经营宗旨等，确定文件 编制的依据和应遵守的大原则。2.公司旧有文件的审查组织原有管理标准、规章和制度等文件，按ts16949的要求对原有管理文件进行清理和分析，有用的可以借鉴或改写，无用的进行删除，和标准相抵触的变更，按程序文件内容及格式要求进行改写。二、确定编制计划根据体系的总体策划，确定公司的过程及需要编制的文件，对照已有的多种文件，确定哪些文件重写，哪些文件改写以及哪些文件需完善，形成程序文件编制计划，明确编制的责任部门和参与评审部门，由管理者代表审核，总经理批准。三、文件编制培训文件策划部门组织文件编写人员进行文件编写的培训 ，确保文件编写人员明确标准要求和程序文件编写要求，具有文件编写的能力。四、组织编制初稿 程序文件的编写一般由该过程的主管部门负责，也可以邀请和过程紧密相关的部门人员参与。 五、相关部门讨论修改文件初稿完成后先交给文件策划部门，由其进行总体审核，确保文件的系统性满足要求。再由文件编制部门组织相关部门对文件进行评审，一般过程要求的输入部门和过程结果的接收部门都要参与。六