办公软件应用技巧--Word.ppt

办公软件应用技巧 主讲：董爱美 email： 办公地点：实验楼北楼516 办公电话：89631355 word使用技巧 1快速定位到上次编辑位置 用word编辑文件时我们希望，当下次打开一 word 文件时，光标会自动定位到上一次存盘时 的位置。不过，word却没有直接提供这个功能 ，但是，当我们在打开 word 文件后，如果按下 shift+f5键您就会发现光标已经快速定位到你上 一次编辑的位置了。 小提示：其实 shift +f5的作用是定位到 word 最后三次编辑的位置，即 word 会记录下一篇文 档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下 shift+f5键，并在三次编辑位置之间循环，当然 按一下shift+f5就会定位到上一次编辑时的位置 了。 word使用技巧 2快速插入当前日期或时间 有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的 末尾插入系统的当前日期或时间，一般人 是通过选择菜单来实现的。其实我们可以 按alt+shift+d键来插入 系统 日期，而按 下alt+shift+t组合键则插入系统当前时间 ，很快！ word使用技巧 3快速多次使用格式刷 word 中提供了快速多次复制格式的方法 双击 格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再 次单击格式刷或按下esc键即可关闭格式刷。 4快速打印多页表格标题 选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题 行重复”复选框，当你预览或 打印 文件 时，你就 会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个 技巧的前提是表格必须是自动分页的。 word使用技巧 5快速将文本提升为标题 首先将光标定位至待提升为标题的文本， 当按alt+ shift +键，可把文本提升为标 题且样式为标题1，再连续按alt+shift+ 键，可将标题1降低为标题2、标题3标 题9。 word使用技巧 6快速改变文本字号 word 的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英 文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然 已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报 或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就 有些麻烦了。其实，我们完全也可以快速改变文本的字 号：先在word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工 具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改 变您的字体大小。而且这个技巧在excel中同样适用。 小提示：其实，还有快速更改 word 文本字号的方法： 选中文字后，按下ctrl+shift+键，以10磅为一级快速 增大所选定文字字号，而按下ctrl+shift+ )、减号(-)、圆点号()、三角号()等项目符号 时，并在后面跟一个空格或制表位，接着输入文本，可 把文本格式应用为项目符号列表。但同时需要选中“列表 样式”项。 提示:另一种“列表样式”使用方法的设置与“内置标题样式 ”和“其他段落样式”大致相同，但需将其级别链接到标题 样式。应用此功能后，将对文档中所有使用标题样式的 文本套用列表样式中的各级符号。 word使用技巧 4.选中“自动套用格式并逐项审阅修订”，单击“确 定”按钮，打开审阅修订的对话框。 提示:如果选择“自动套用格式”项，单击“确定”后 ，将套用normal模板中的格式对文档进行更改。 5.单击“样式库”按钮，在“样式库”对话框中的“模 板”列表中选中“套用样式”模板，单击“确定”按 钮，返回前一对话框。 6.单击“全部接受”按钮，将全部接受修订;单击“ 全部拒绝”按钮，将全部拒绝修订;单击“审阅修订 ”按钮，可逐项审阅修订并应用或拒绝修改。动 画中单击“全部接受”，接受修订并将格式套用到 文档中。 word使用技巧 “自动套用格式”选项卡中其他选项功能介绍 1.“直引号替换为弯引号”：将 (#34;)替换为成对的(“)或(”)，将(#39;)替 换为成对的()和()，每一对(#34;)前面需要有一个空格 2.序号(1st)替换为上标：选中此项，可把文档中的1st、2nd、3rd等序数的st、nd、 rd部分设置为上标，1st、2nd、rd前需加一空格。 3.“分数(1/2)替换为分数字符”：把1/2，1/4、3/4等分数替换为单个字符。但如果分数 不在段首时，前面需加空格;如果后面还有字符，分数后也需加一个空格。 4.“连字符(-)替换为长划线()”：选中此项，word 将把两个连续的减号转换为长划 线 5.“*加粗*和_倾斜_替换为真正格式”：选中此项，word 将把用一对星号“*”括起来的 文本加粗显示，把用一对下划线“_”括起来的文本倾斜显示。但如果“*”或“_”不在段 首，则需在前面加空格;如后面还有字符，在后面也需加一个空格。 6.“internet及网络路径替换为超级链接”：选中此项，word自动将网络路径和 internet路径自动转换为超级链接，即在该路径的文本变为蓝色并带下划线。当单击 该超级链接时，word将启动网页浏览器链接到指定的网页。 word使用技巧 7.“段落开头空格采用首行缩进”：选中此项后，当在段首键入半角空 格(至少2个)或全角空格时，word 自动将这些空格应用为缩进格式 。缩进形式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进等;同时还需选定“其他段 落样式”项。 8.“匹配左右括号”：键入“(”、“”或“”后，无论后面用其他哪种的 括号，均可更正为与前面括号匹配的类型。 9.“删除中文和西文文字之间不必要的空格”：删除中西文间的空格， 因为word能够自动调整中西文文字间的距离。 10.保留“样式”：选中此项，word自动为文档套用的样式将保存在 文档中，可以单击“格式”工具栏中的当前样式列表框来查看文档已 经应用的样式。 11.“纯文本型wordmail文档”：选中该选项后，word 将自动给以 wordmail方式打开的无格式电子邮件信息设置格式。其中word自 动将wordmail信息中internet地址的格式设置为超级链接。 word使用技巧 15.用厘米作word宽度单位 在word中，窗口默认标尺为2、4、638，这一数字 表示什么意思呢？采用的单位是厘米？英寸？磅？其实 都不是。它是以字符为单位的，也就是说在“宋体”“五号 字”的格式下，每行可输入约38个中文字符。 不过这样的标识，对我们却没有太大的用处，尤其在制 表、作图时，字符单位更是阻碍我们精准作图，很不直 观，所以有必要将标尺修改成以厘米作为单位。具体操 作方法如下： 从“工具”菜单中，打开“选项”对话框，选取“常规”标签 ，界面下方有一个“度量单位”选择框，大家可不要被已 填好的“厘米”蒙骗了，在它下面有一个已经勾选的“使用 字符单位”选择项，现在把这个小方框中的钩去掉，点击 “确定”后，返回word界面看看，原来标尺上的2、4、 638，已经变成了以厘米为单位的1、2、314等 数字了。 word使用技巧 16.单元格数字小数点对齐 选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的 某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格 ，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“ 制表位”对话框。 在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方 式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择“无”。 然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不 需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删 除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的 数字小数点就会自动对齐。 word使用技巧 17.段落对齐 一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2 个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结 束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命 令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项 卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效 果，设置“度量值”为“2”确定即可。 如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设 置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐” word使用技巧 18.巧设“列”距 在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行 距” 功能设置文本每行的间隔距离，但这 里没有列距的设置选项。 如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文 本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在 “文档网络” 选项卡的“网格”中选择“文字 对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字 符个数，例如“20”这样就可增加文字之间 的距离，变相增加列距。 word使用技巧 19.轻松应对word表格 我们的word文档中经常会有各种各样的表格。那么在编 辑的过程中，就会不可避免地要对这些表格进行拆分、 合并、删行等各种各样的修改。那么，掌握以下的小技 巧，对于我们轻松应对word表格定有帮助。 一、拆分和合并表格 合并表格：只要把鼠标定位于两个表格中间的空行，按 下“delete”键将空行删除，那么这两个表格就会自动合 并成一个。 拆分表格：只要把鼠标定位于要成为第二个表格首行的 那一行，然后点击菜单命令“表格/拆分表格”就可以了。 如果您觉得这个操作还不够简单的话，那么在定位鼠标 之后，按下“ctrl+shift+enter”快捷键，立刻可以把表格 一分为二。 如果您希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示 ，那么只需按下“ctrl+enter”快捷键就行了。 word使用技巧 移动指定行 有时候表格就要完工了，忽然发现某一行的位置应该上 调几行或下移几行。此时我们应该如何处理？在新位置 插入空行，再将原来行的内容复制到此处，再删除原来 行？这个方法不是不行，但是实在是太罗嗦。其实，将 鼠标定位于要移动的行中任一单元格，然后在按下 “shift+alt”键的同时，再按下小键盘上的向上的方向键 “”，呵呵，看到了没有，鼠标所在的行及其内容就会自 动上移，按下“”则下移，移到合适的位置松手即可。这 一招简单很多吧？ 如果要移动的是多行，那也不要紧。只要我们先选中要 移动的行，然后再按下“shift+alt”和向上（向下）方向 键就可以了。 此外，一直按下去，这些指定的行甚至可以移出表格， 成为一个新的表格。如果要从某一表格中“抽”出部分行 作为新表格，这无疑应该是最简单的方法了。 word使用技巧 20.word公式编辑器 公式编辑器的安装 “公式编辑器”不是office默认安装的组件，如果 要使用它，重新安装，在“office工具”中选择“公 式编辑器”，从选项中选择“从本机运行”，继续 进行安装就可以将“公式编辑器”安装成功了。 启动公式编辑器 需要编辑公式时，单击“插入对象”命令，打开 “对象”对话框，在“对象类型”中找到“microsoft 公式3.0”，选定后，单击确定按钮，在文档中 就插入了公式编辑窗口，此时文字与公式处于混 排状态，如果你勾选了“显示为图标”前的复选框 ，在文档中插入的是“microsoft公式3.0”的图标 。 word使用技巧 双击图标，可打开一个独立的“公式编辑器”程序窗口， 此程序窗口与word程序窗口是相互独立的，在编辑公式 过程中若想编辑文字，直接切换到word程序窗口进行编 辑即可，不需关闭“公式编辑器”程序窗口，给编辑文档 带来了很多方便。 在“公式编辑器”程序窗口中编辑完公式后，单击“文件 更新”命令，或者按f3键，文档中的公式即被更新，若直 接关闭了“公式编辑器”程序窗口，也可完成更新操作。 小技巧：每次插入完一个公式，都要重新启动“公式编辑 器”(是不是觉得有点麻烦?)，想不想在工具栏上给“公式 编辑器”安个家建立“公式编辑器”按钮呢? 单击菜单“工具自定义”命令，在“自定义”对话框中的“ 命令”选项卡中选中“类别”下的“插入”项，然后在“命令” 下找到“公式编辑器”，按下左键将它拖动到工具栏上放 下即可。以后只要单击这个按钮就可以启动“公式编辑器 ”了，方便多了吧! word使用技巧 21.打印实用技巧二则 一. 打印文件直接装订逆序打印 相信使用word打印过长篇文档的朋友一定都清楚，打印 完成后的装订一直是个麻烦事儿，因为文件由打印机打 出时，第一页肯定会在最下面，装订之前总要费时费力 的把纸张按顺序排好。 1. 在word中调出欲打印的长篇文档，点击“工具”菜单 “选项”命令，弹出“选项”对话框 2. 点击“打印”标签，勾选上其中的“逆页序打印”复选框 ，确定 3. 这时，当我们再去点击打印按钮时，打印机便会以从 后向前的顺序打印文档，而这样出来的文件就可以直接 用于装订了。 【小提示】 逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效 果，而打印预览时仍会以正常页序显示，这点请大家注 意 word使用技巧 二、文件内容我先知晓打开预览 办公室的电脑中一般都保存着为数众多的文档， 当我们打算调用其中的一份文件时，必须一个一 个打开后才能知道里面的内容，效率很低。其实 ，我们也可以通过word的“打开预览”功能快速 获知文件的内容。 1. 在word中点击“文件”菜单“打开”命令 2. 此时，一个预览区会出现在窗口右侧，而当我 们点击某个文件时，它的内容便会自动显示在预 览区了。 word使用技巧 22. word 防止格式被改 word 2003的“保护文档”功能有了较大的改观， 除沿袭了以前版本的修订保护、批注保护、窗体 保护之外，还新增了对文档格式的限制、对文档 的局部进行保护等功能。先看看设置文档的格式 限制功能来保护文档格式。 1. 单击“工具”菜单中的“保护文档”命令，进入“ 保护文档”任务窗口。 2. 在“保护文档”任务窗口中，选中“限制对选定 的样式设置格式”复选框，单击“设置”按钮 word使用技巧 3. 在弹出的“格式设置限制”对话框中勾选“限制对选定的 样式设置格式”，然后在对话框中选择需要进行格式限制 的样式，并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选 框 4. 点“确定”按钮，会弹出一个警告对话框，点击“是”按 钮 比如，我们在“格式设置限制”对话框中取消了对“标题1 样式”的勾选，确定后，在弹出的警告对话框中单击“是” ，这样凡是应用了标题1样式的区域格式将会被清除掉， 而其他格式则保留。 5. 在“保护文档”窗口中单击“是，启动强制保护”。 6. 在“启动强制保护”对话框中的“新密码(可选)”框中键入 密码，确认该密码后点“是”即可启动文档格式限制功能 。 word使用技巧 23. “加密”word文档 文字与背景一色 我们可以在word文档中将自己的文字颜色与背 景颜色设置成同样的颜色，一般就是将文字颜色 设置成白色。选中要保密的文字，右键点击并执 行“字体”命令，在“字体颜色”中设置为白色，点 击“确定”后便可。 自动“隐藏文字” 如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法 比较小儿科，你可以试试“隐藏文字”功能，首先 同样是选中要保密的文字，然后右键点击并执行 “字体”命令，在“字体”选项中，勾选“隐藏文字” 复选框后单击“确定”按钮即可 word使用技巧 “加密”word文档 文字藏于图片下 经过上述设置，我们要保密的文字已经比 较安全了，现在我们再来一招。输入自己 要保密的文字后，执行“插入图片”命令 插入一张可以迷惑人的大图片，然后在 word中双击此图片打开“设置图片格式”对 话框，在“版式”标签页中选择“浮于文字上 方”。现在，你就可以在word中将这张图 片拖放到你要加密的文字上方。 word使用技巧 24.去除默认的输入法 打开选项窗口，点击其中的“编辑”选项卡 ，去除最下面的“输入法控制处于活动状态 ”前的对号，点击确定。 重新启动word后，就会发现微软拼音不会 一起启动了。 word使用技巧 25.翻译文字 先要安装好字典库，连线上网，通过网上 资源翻译。 选择准备翻译的文字，然后点选word菜单 栏“工具”“信息检索”；界面右边将出现“ 信息检索”版面。 在“搜索”栏选择“翻译”，再在“翻译”栏选 择“将”哪国语言“翻译为”哪国语言，结果 马上就会显示出来。要快速翻译下一个词 ，可以按住alt键不放，然后点选生词。 word使用技巧 26.快速显示文档中的图片 如果一篇word文档中有好多图片，打开后 显示比较慢。但我们打开文档时，快速点 击“打印预览”按钮，图片就会立刻清晰的 显示出来，然后关闭打印预览窗口，所有 插入的图片都会快速显示出来了。 word使用技巧 27.给图片注解文字 选定要添加说明的图片，单击鼠标右键， 在快捷功能菜单中选“题注”，以打开题注 窗口；然后在“标签”栏选择“公式”、“表格 ”或“图表”；最后在“题注”栏输入注解文字 ，再点“确定”按钮结束。此时，注解文字 会自动显示在图片下方。注解文字可以随 时更改，如改变字体大小，或者删除等等 。 word使用技巧 28.制作水印 word2003具有添加文字和图片两种类型水 印的功能，而且能够随意设置大小、位置 等等。 在word菜单栏点击“格式”“背景”“水 印”。在“水印”对话框中选择“文字水印”， 然后在“文字”栏选择合适的字句，或另外 输入文字;或在“水印”对话框中选择“图片 水印”，然后找到要作为水印图案的图片。 最后按“确定”，水印就会出现在文字后面 。 word使用技巧 29.自动更正错误词组 可以通过word2003自动更正写错的词组。比如“ 为虎作伥”容易写成“为虎做伥” 依次点击“工具自动更正选项”菜单，在弹出的 “自动更正”窗口中选择“自动更正”标签项，在下 面的替换文本框中输入“为虎做伥”，然后在替换 为文本框中输入“为虎作伥”，点击确定。 这样以后如果在文章中再次输入“为虎做伥”的时 候，word就会自动更正为“为虎作伥”。 用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或 是成语添加到自动更正中，让你的word识别词 组能力更强、更智能化。 word使用技巧 30.轻松统计文档字数 打开word文档，然后依次点击“工具字数统计 ”菜单，就可以清楚的看到这篇文档的统计信息 也可以通过打开文档属性窗口，接着选择“摘要” 标签，然后点击“高级”按钮，这时也可以看到该 文档的详细统计信息。 但是需要统计多篇文档的总字数，这样一篇篇的 统计，也就太慢了，效率也很低。可以先打开其 中任意一篇文档，然后依次点击“插入文件”菜 单，然后把其它文档全部插入进来，合并成一篇 文档，然后再点击“字数统计”菜单项，就可以轻 松的查看所有文档的总字数了。 word使用技巧 31.一版多页显示 先按“预览打印”图标，或点击“文件”“打印预 览”，word将处于“预览”模式；在工具栏上单击 鼠标右键，选择“常用”。 这时，word的菜单栏下一排会出现“常用”工具 栏。再在工具栏上右击鼠标，选择“自定义”，进 入自定义设置状态； 现在，将“打印预览”工具栏上的“多页”按钮拖到 “常用”工具栏上。关闭“自定义”窗口，再关闭“ 预览”模式； 以后，点击word“常用”工具栏上的“多页”按钮 ，就可以选择一页显示多少个版面了。 word使用技巧 32.加载稿纸 到微软网站（ /downloads/details .aspx?familyid=6730ff58-875d-4772-a3b3- 3895de9c0b2f&displaylang=zh-cn）上下 载稿纸加载项，安装后在word2003的“格式”菜 单下就可以看到“稿纸设置”命令，选择后在设置 对话框“启用稿纸隔线”，然后我们设定每格的尺 寸、网格样式、网格颜色、纸张大小等，确定后 word中的就自动应用稿纸样式，文字被放到稿 纸的每个格子上。 word使用技巧 33.添加书签 用word2003添加书签时，要注意“书签名称”不 能有空格，例如“bookmark”应改为“book mark”。在要添加书签的地方单击鼠标左键，然 后在word菜单栏上点击“插入”“书签”。在“书 签”窗口中，先在“书签名”一栏输入名字，再点 击“添加”按钮。 以后，要找到书签记录，同样先在菜单栏点击“ 插入”“书签”，打开“书签”窗口。选择某个书 签名称后，点击“定位”按钮就会回到上次没有看 完的地方。 word使用技巧 34. word制作名片法 制作单张名片 新建一个文档，单击菜单“插入对象”，弹出“对象”对 话框，选择“microsoft word 图片”类型。接着单击“文 件页面设置”，在弹出的“页面设置”对话框中将“纸型” 选项卡中的“纸型”项设为“自定义大小”，然后输入纸张 大小为宽度“8.8cm”、高度“5.5cm”（5cm也可以）。在 右侧“预览”部分可以看到单张名片的版式已经出来了 点击切换到“页边距”选项卡设置界面，设置上、下、左 、右页边距、装订线均为数字“0”。点击“确定”按钮返回 到word编辑状态后，根据需要设计好名片的内容和样式 后单击“文件关闭（c）文档”菜单项。 word使用技巧 制作十张名片的定位框 新建一个文档，依次点击“文件页面设置”菜单 项，在弹出的对话框中设置“纸型”选项卡中的“ 纸型”项为“自定义大小”，其中的“宽度”为 19.5cm；高度为29.7cm。接着依次点击“工具 信函与标签”菜单项，在弹出的对话框中点击“标 签”选项卡中的“选项”按钮 信函与标签设置 在随即进入的对话框中，设置“标签产品”为 “avery a4和a5幅面”，“产品编号”为“l7413名 片”，设置完毕完点击“确定”按钮返回上一步。 返回到上一步后点击“新建文档”按钮。这样在 word中就出现了十个相同大小的框。 word使用技巧 “邮件合并”技巧四则 “邮件合并”是word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技 术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介 绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧， 希望能帮你提高办公效率。 1用一页纸页纸 打印多个邮邮件 利用word“邮邮件合并”可以批量处处理和打印邮邮件，很多情况下我们们的邮邮件很 短，只占几行的空间间，但是，打印时时也要用整页纸页纸 ，导导致打印速度慢，并 且浪费纸张费纸张 。造成这这种结结果的原因是每个邮邮件之间间都有一个“分节节符”， 使 下一个邮邮件被指定到另一页页。怎样样才能用一页纸页纸 上打印多个短小邮邮件呢？ 先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节节符（b）全部替 换换成人工换换行符（l）（注意此处处是小写英语语字母l，不是数字1）。具体做 法是利用word的查查找和替换换命令，在查查找和替换对话换对话 框的“查查找内容”框 内输输入“b”，在“替换为换为 ”框内输输入“l”，单击单击 “全部替换换”，此后打印就可 在一页纸页纸 上印出多个邮邮件来。 word使用技巧 “邮件合并”技巧四则 2一次合并出内容不同的邮邮件 有时时我们们需要给给不同的收件人发发去内容大体一致，但是 有些地方有区别别的邮邮件。如寄给给家长长的“学生成绩报绩报 告 单单”，它根据学生总总分不同，在不同的报报告单单中写上不 同的内容，总总分超过过290分的学生，在报报告单单的最后写 上“被评为评为 学习标习标 兵”（如图图1右），而对对其它的学生， 报报告单单中则则没有这这一句（如图图1左）。怎样样用同一个主 文档和数据源合并出不同的邮邮件？这时这时 就要用到“插入 word域”。在邮邮件中需出现现不同文字的地方插入“插入 word域”中的“ifthenelse(i)”。以“学生成绩报绩报 告 单单”为为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾， 单击邮单击邮 件合并工具栏栏中“插入word域”，选择选择 下级级菜单单 中的“ifthenelse(i)”，在出现现的对话对话 框中填入信 息，单击单击 “确定”按钮钮。 word使用技巧 “邮件合并”技巧四则 2一次合并出内容不同的邮邮件 有时可根据需要在图2的两个文字框中写入不同的语句。 这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 word使用技巧 “邮件合并”技巧四则 3共享各种数据源 邮邮件合并除可以使用由word创创建的数据源之外 ，可以利用的数据非常多，像excel工作簿、 access数据库库、query文件、foxpro文件内容 都可以作为邮为邮 件合并的数据源。只要有这这些文件 存在，邮邮件合并时时就不需要再创创建新的数据源， 直接打开这这些数据源使用即可。需要注意的是： 在使用excel工作簿时时，必须须保证证数据文件是数 据库库格式，即第一行必须须是字段名，数据行中间间 不能有空行等。这样这样 可以使不同的数据共享，避 免重复劳动劳动 ，提高办办公效率。 word使用技巧 “邮件合并”技巧四则 4.筛选筛选 与排序 用邮邮件合并帮助器中的“查询选项查询选项 ”，可以 筛选记录筛选记录 有选择选择 地进进行合并，也可以在 合并的同时对记录进时对记录进 行某种排序。工作时时 记记住它们们，可以提高你的办办公效率。 word使用技巧 怎样样在 windows 中输输入汉汉字的省略号 “”? 有人把省略号输输成“”甚至“。 。”。其实实你只要切换换到任一种汉汉字输输入 法，再切换换到标标点符号输输入状态态(ctrl+.)， 按组组合健 shift+6 (6 为为字母键键上方的数字 键键)就可正确输输入省略号“”了。 word使用技巧 q:怎样输入“”(如“二年”)? a:许多人输入年月日时，将“二年”输成“二000年”“ 二零零零年”“二ooo年”。其实可以这样输入： 对于智能abc输入法和全拼输入法：调出输入法的状态 条，鼠标右键单击小键盘图标，选“特殊符号”，会弹出 小键盘，在“t”键位会有符号“”，单击输入。 对于微软拼音输入法：调出输入法的状态条，鼠标右键 单击小键盘图标，选“选软键盘”-“特殊符号”，会弹出小 键盘，在“t”键位会有符号“”，单击输入。 其实最方便的是：在智能abc输入法下输入 i0 (小写字母 i 和数字 0)即可。 word使用技巧 q:在智能 abc 输输入法中快速输输入“年月日 ”? a:如果要输输入“二年一月二日”，可直 接键键入“i2001n1y2r”。如果要输输入“二 一年十月十二日”，可直接键键入 “i2001nsys2r”即可。这样这样 不仅仅快，而且 会输输入正确的“二年”字样样。 word使用技巧 q:怎样样在表格的上方写文字? a:用 word 制作了一个表格，表格抵到了 页页面的最上部，想在表格上方写标题标题 ，但 光标标定位不到表格的上方，怎么办办呢? 将光标标定位到表格左上角的格子中，回车车 即可。 word使用技巧 q:怎样样快速统计统计 文档中文字的行数、字数 ? a:用 word 打开该该文档，选选“文件属性 统计统计 信息”即可。其中“字数”为汉为汉 字字数 ，一个标标点符号、2 个英文字符都按一个 字数计计算。 word使用技巧 q:取消 word 的项目编号 a:在 word 的行头输入“1、”，它会 自动在下一行加上“2、”的项目编号。 为了取消这种自动项目编号，可以按退格 键取消“2、”。但“1、”的项目编号仍 然存在，也就是说“1、”仍然不可选。为了 彻底取消 word 的自动项目编号，可在出 现“2、”时按“ctrl+z”即可。 word使用技巧 更改程序设置 助你快速记忆word快捷键 1. 打开word 2003软软件 2. 执执行“工具”菜单单“自定义义”命令， 然 后在弹弹出的设设置窗口中点击击“选项选项 ”按钮钮。 3. 勾选选箭头标识头标识 的“在屏幕提示中显显示快 捷键键”复选选框后点击击“关闭闭”按钮钮即可 其实，word默认的快捷键并不很全，而每 个 人的使用目的又不相同，如果您经常使用的 功能没有预设快捷键那该怎么办呢？ word使用技巧 word已经经提供给给我们们一个自设设快捷键键的 功能了。依然在选项选项 窗口中，点击击“键盘键盘 ” 按钮钮，会弹弹出一个快捷键设键设 置窗口，如果 我们们需要给给当前这这个功能“filenew”(意思 是新建一份文件)设设置一个快捷键键，就可以 直接将光标标定位于“请请按新快捷键键”一栏栏， 然后直接按动动快捷键就行了，最后点击“指 定”按钮，新的快捷键即可生效。 word使用技巧 word文档损损坏了？六种方法可以挽回数据 一、自动恢复尚未保存的修改 word提供了“自动恢复”功能，可以帮助用户找回程序遇到问题 并停止响应时尚未保存的信息。实际上，在你不得不在没有保存工 作成果就重新启动电脑和word后，系统将打开“文档恢复”任务窗格 ，其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。 文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的 操作，其中：“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件；“已恢 复”是指在恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已 保存的文件。 “文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对 已恢复的版本进行比较。然后，你可以保存最佳版本并删除其他版 本，或保存所有打开的文件以便以后预览。不过，“文档恢复”任务 窗格是word xp提供的新功能，在以前的版本中，word将直接把自 动恢复的文件打开并显示出来。 word使用技巧 二、手动打开恢复文件 在经过严重故障或类似问题后重新启动word时，程序自 动打开任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没 有打开，你可以自行将其打开，操作步骤如下： 1. 在“常用”工具栏上，单击“打开”按钮； 2. 在文件夹列表中，定位并双击存储恢复文件的文件夹 。对于windows 2000/xp操作系统，该位置通常为“c： documents and settingsapplication datamicrosoft word”文件夹；对于windows 98/me操作系统，该位置 通常为“c： windowsapplication datamicrosoftword”文件夹 ； 3. 在“文件类型”框中单击“所有文件”。每个恢复文件名 称显示为“自动恢复保存file name”及程序文件扩展名； 4. 单击要恢复的文件名，然后单击“打开”按钮。 word使用技巧 三、“打开并修复”文件 word 提供了一个恢复受损文档的新方法，操作 步骤如下： 1. 在“文件”菜单上，单击“打开”命令； 2. 在“查找范围”列表中，单击包含要打开的文件 的驱动器、文件夹或internet位置； 3. 在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件 夹； 4. 选择要恢复的文件； 5. 单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开 并修复”。 word使用技巧 四、从任意文件中恢复文本 word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器，可以用来从任意 文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本，操作步骤如 下： 1. 在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡； 2. 确认选中“打开时确认转换”复选框，单击“确定”按钮； 3. 在“文件”菜单上，单击“打开”命令； 4. 在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本”。如果在“文件类型”框 中没有看到“从任意文件中恢复文本”，则需要安装相应的文件转换器。安装 方法不做赘述； 5. 像通常一样打开文档。 此时，系统会弹出“转换文件”对话框，请选择的需要的文件格式。当然，如 果要从受损word文档中恢复文字，请选择“纯文本”，单击“确定”按扭。不 过，选择了“纯文本”，方式打开文档后，仅能恢复文档中的普通文字，原文 档中的图片对象将丢失，页眉页脚等非文本信息变为普通文字。 word使用技巧 五、禁止自动宏的运行 如果某个word文档中包含有错误的自动宏 代码，那么当你试图打开该文档时，其中 的自动宏由于错误不能正常运行，从而引 发不能打开文档的错误。此时，请在 “windows资源管理器”中，按住shift键， 然后再双击该word文档，则可阻止自动宏 的运行，从而能够打开文档 word使用技巧 六、创建新的normal模板 word在normal.dot模板文件中存储默认信息，如果该模板文件被损坏，可 能会引发无法打开word文档的错误。此时，请创建新的normal模板，操作 步骤如下： 1. 关闭word； 2. 使用windows“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令找到所有的 normal.dot文件，并重新命名或删除它们。比如，在windows xp中，请 单击“开始”，再单击“搜索”，然后单击“所有文件和文件夹”，在“全部或部 分文件名”框中，键入“normal.dot”，在“在这里寻找”列表框中，单击安装 word的硬盘盘符，单击“搜索”按钮。 查找完毕，右键单击结果列表中的“normal”或“normal.dot”，然后单 击“重命名”命令，为该文件键入新的名称，例如“normal.old”，然后按 enter键； 3. 启动word 此时，由于word无法识别重命名后的normal模板文件，它会自动创建 一个新的normal模板。 word使用技巧 在word中输入特殊符号的四种方法 方法一：特殊符号法。执行“插入特殊符号 ”命令，打开“特殊符号”对话框(如图)，切 换到相应的标签(如“单位符号”等)下，即可 选择输入一些特殊符号了。 word使用技巧 方法二：符号栏法。 通过执行“视图工具栏符号栏”命令， 展开“符号栏”工具栏(如图)，也可以快速输 入一些特殊符号。 word使用技巧 方法三：插入符号法。 执行“插入符号”命令，打开“符号”对话 框(如图)，通过设置“字体”和“子集”可以查 找到大量的特殊符号，进行选择输入。 word使用技巧 方法四：软键盘法。 打开任意一种中文输入法，右击输入法状 态条右侧的小键盘，在随后弹出的快捷菜 单中，选择需要的符号菜单项(如“俄文字 母”等)，打开相应的软键盘(如图)，选择输 入即可。 word使用技巧 word中一次性插入多个相同的图图片(符号) 我们在用word编辑一些专业文档时，常常要在文档中插 入一些相同的图片(符号)，如果用“插入图片来自文 件”命令来输入就太麻烦了。建议大家用“替换”功能吧： 先用“插入图片来自文件”命令，插一个图片(符 号)到文档中，然后在其他需要插入图片(符号)的地方输 入一个字母(我用五笔输入法，就用字母“z”吧)，等整篇 文档录入完毕后，选中上述图片，执行一下“复制”操作 ，再按下“ctrl+h”组合键打开“查找与替换”对话框，在“ 查找内容”框中填入字母“z”，在“替换为”框中输入“c”( 字母“c”为小写)，按“全部替换”按钮，即可将全文的字母 “z”一次性替换为剪贴板上的图片(符号)了。 注意：如果需要替换成不同的图片(符号)，需要在文档中 用不同的字母表示，然后分别替换。 word使用技巧 使用word 2003缩略图功能快速浏览长文档 在word 2003中，可以使用缩略图功能快 速查看长文档多页的布局，当需要在较长 的文档中寻找某些元素时，使用缩略图窗 格能够节省用户的宝贵时间。使用缩略图 窗格还能够快速定位到文档中的某一页。 在word 2003中，现在“普通视图”、“页面 视图”、“阅读版式视图”和“大纲视图”这四 种视图中都支持以缩略图形式查看页面。 word使用技巧 在这四种视图中，都可以通过选择菜单命令“视 图缩略图”来打开缩略图窗格，它会出现在 word窗口的左边。 缩略图窗格让用户可以同时查看多页的整体布局 ，例如，在普通视图中如果想查看哪些页上添加 了页眉或页脚，可以打开缩略图窗格来查看，这 样会非常快速方便地找到。缩略图窗格的另一个 非常有用的技巧是，如果想跳到长文档的某一页 ，可以直接在窗格中单击该页的缩略图。 缩略图窗格可以用拖动的方式改变大小，移动鼠 标指针到缩略图窗格右边缘，当指针变为左右方 向的双向箭头时，按下左键拖动即可调整大小。 而如果双击这个边缘，就会关闭缩格图窗格。 word使用技巧 同一篇word文档设置多个不同的页眉页脚 如果在word文档中创建了页眉、页脚，那 么在默认情况下，一篇文章从头到尾的页 眉页脚都是一样的。但有时，我们还需要 根据不同的章节内容而设定不同的页眉页 脚。有的朋友将不同的章节分别保存成不 同的文件，然后再分别给每个文件设定不 同的页眉页脚，操作起来很麻烦。有更简 单的方法：在文章中插入不同的分节符来 分隔。 word使用技巧 下面以一份网络工程投 标计划书为例向大家介 绍具体的操作方法。 在本例中将首页页眉设 为“网络中心机房施工部 分”，从第2页开始再按 具体的章节内容分别设 为“机房装修设计”、“配 电系统设计” 等不同 的页眉内容。具体操作 步骤如下 1. 用word打开投标书标书 文件。如图图所示 word使用技巧 2. 此时时先不要急着设设 置页页眉，而是将光标标 分别别定位于每个需要使 用新页页眉的位置，然后 执执行“插入”菜单单“分 隔符”命令，如图图所示 。选选中“分节节符类类型” 中的“下一页页”选选框后 点击击确定按钮钮，并以 此为为例对对整份文件进进 行分节处节处 理。 word使用技巧 3. 等整个文 章分好节节以 后，就可以 点击击“视图视图 ” 菜单单“页页眉 与页页脚”命令 进进入页页眉编编 辑辑模式了。 如图图所示， 按要求输输入 好首页页页页 眉 。 【小提示】 请请注意图图3中 红红框位置的 变变化 word使用技巧 4. 然后再从“页页眉与页页 脚”工具栏栏中点击击“显显 示下一项项”按钮钮，跳转转 到下一节节的页页眉处处， 如图图所示。细细心的朋 友一定会发现发现 ，此时时 的页页眉处处已和图图3有所 不同，不仅节码仅节码 由第1 节变节变 成了第2节节，而且 右上角也多出了一个“ 与上一节节相同”的字样样 。 此时时，我们应该们应该 点击击 页页眉与页页脚工具栏栏中 的“链链接到前一个”按 钮钮切断第2节节与前一节节 的页页眉内容联联系，然 后再输输入第2节节的页页眉 “机房装修设计设计 ”。 word使用技巧 5. 剩下的操作以此类类推，每完成一个章节节 的页页眉后就点击击一下“显显示下一项项”和“链链 接到前一个”按钮钮，再对对下一章节进节进 行设设 置，直到完成整个文章的编编排。 这这种方法操作快速，而且所有的页页眉均保 存在同一个文件中，也方便进进行存档。同 时时，页页脚也支持这这种多级设级设 定，具体操作 方法与页页眉相似，本文不再赘赘述。 word使用技巧 word共支持4种分 节节符，分别别是“下 一页页”、“连续连续 ”、“ 奇数页页”和“偶数页页 ”，它们们之间间有什 么区别别呢 “下一页”:是指插 入一个分节符后， 新节从下一页开始 。 word使用技巧 “连续”:是指插入一个分节符后，新节从同 一页开始。 word使用技巧 “奇数页”或“偶数页”:是指插入一个分节符 后，新节从下一个奇数页或偶数页开始。 word使用技巧 word表格实现选择录实现选择录 入 例如制作一份明细表，在这个表格中，部门、职称、学历和 级别等几项内容是需要重复输入的，我们利用word提供的 下拉型窗体域即可轻松实现表格内容的选择录入。具体设置 步骤如下 首先在word中根据需要设计好表格，将固定不变的内容 输入到表格中。 将鼠标移到指定位置（例如“职称”下面的单元格），单 击“视图工具栏窗体”命令，弹出“窗体”工具栏，单 击“下拉型窗体域”按钮。 小提示：单元格中插入窗体域后，会显示出灰色底纹， 在按下“窗体域底纹”按钮时会显示阴影。该窗体域底纹 只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，这些 效果并不会被打印出来。 word使用技巧 （3）双击单元格中的窗体域底纹，弹出“下拉型窗体域 选项”对话框。在“下拉项”