[其它模板]第五章 excel.ppt

第5章 电子表格Excel * 2 本章内容 学习要点 * 3 5.1 Excel概述 定义：Excel是专门用于表格数据处理的软件。 具体用途： u表格输出 u图表输出 u快速计算（公式、填充） u数据处理（排序、筛选、分类汇总） * 4 Excel 2003界面 工作区 工作表标签 数据编辑栏 * 5 5.2 表格的操作及格式化 * 6 5.2.1 几个基本概念 2.工作表 sheet1、sheet2、sheet3 ，由行、列组成的表格。 列 A,B.,IV(256)； 行 1,2.65536。 1.工作簿 系统默认由3张工作表组成一个工作簿，最多255张。 扩展名为.XLS。 3.单元格 行和列的交叉，表格的最小单位。 5.2.2 工作表的操作 1 切换工作表 单击工作表标签，将工作表切换到当前活动的工作表，如果没有显 示，单击标签栏上的左、右三角按钮来进行查找切换。 技巧：Ctrl+Pagedown与Ctrl+PageUp快速切换到下一张或上一张工 作表 * 7 2 插入工作表 在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命 令，在弹出的对话框中选择【工作表】即可 * 8 3 删除工作表 在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令 * 9 4 移动、复制工作表 在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移 动或复制工作表命令，弹出对话框 单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作 表要移动到的位置即可。 如果选择“建立副本”选项，则表示复制工作的操作。 * 10 5 重命名工作表 方法一：在“工作表标签”栏上，右键单击要重命名的工作表标签 ，然后单击“重命名”，选择当前的名称，然后键入新名称。 * 11 方法二：在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行 编辑修改状态，对表标签进行重命名。 6 多表的选择 若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现 ； 若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。 7 更改标签的颜色 在表格的上方，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择工作表标 签颜色命令 * 12 * 13 在输入数据之前，首先要选定输入数据的单元格或区域。 单个单元格的选定：单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单 元格。 连续单元格区域：单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直 至选定最后一个单元格。 所有单元格的选定：单击行号与列号相交处的“全选按钮”。 不连续单元格区域：单击一个单元格，按住Ctrl键，再单击其它单元 格 5.2.3 选定单元格或区域：(演示） 选定整行或整列 单击行号可以选定对应行，单击列号可以选定对应列，借助于 “Shift”键和“Ctrl”键可以选定连续或不连续的多行或多列。 * 14 15 5.2.4 单元格、行、列基本操作 1 移动单元格 单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可 完成对单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移 动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。 * 2 复制单元格 利用复制/粘贴命令菜单 提示：提示：在执行移动单元格的过程中，按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会 出现一个“+”号，这时可以完成对单元格的复制操作。 * 16 只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或 在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【清除内容】命令。 3 清除单元格 * 17 4 单元格的清除与删除 要删除单元格，则在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】 命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击【确定】按钮。 * 18 5 插入单元格、行、列 选中欲插入单元格、行或列的附近位置，单击鼠标右键，在弹出的快 捷菜单中选择【插入】命令。 选中某行插入行： 在当前行上插入一行 选中某列插入列： 在当前列左插入一列 * 19 6 删除单元格、行、列： 选中待删除的单元格、行或列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选 择【删除】命令。 * 20 调整行高：将光标移动到行号中间的分隔线上，此时鼠标变成 单击 鼠标左键向上(或向下)拖动,即可调整单元格的行高。 7 行高和列宽 * 21 选择多列（或多行）单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中 单击选择【隐藏】命令，即可隐藏单元格的列（或行）。 8 行、列隐藏 行 的 隐 藏 与 列 的 隐 藏 方 法 相 同 。 * 22 要恢复单元格的显示，可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格， 然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，即可重新 显示被隐藏的单元格。 9 行、列取消隐藏 * 23 选择单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格 格式】菜单选项，如图： 10 单元格属性的设置 * 24 5.3 输入数据 * 25 数 据 常量 公式 文本 数值 日期时间 包括汉字、英文字母、 数字、空格及其他键盘 能输入的符号 09及、E、e、 $等特殊符号 如1986/08/17 以“”开头 注意：文本自动左对齐，数值、日期自动右对齐。 5.3.1 分类 数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容。 提示：提示：默认情况下，输入数据后，按Enter键，将确认输入并切换到下方的单 元格。按Tab 键，可切换到右方的单元格；按鼠标或键盘上的方向键，可灵活 选择下一个数据输入的位置 * 26 修改数据： 直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容，会替换原单 元格中的内容。 修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成 “”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修 改的文字，然后输入新的内容。如下图： * 27 请同学打开Excel,将工作簿命名为“数据练习”，在Sheet1工作表中输入上 面数据，字体为宋体12号，建立表格。 * 28 “数据练习”涉及到的知识点 数据输入 文本输入、数值输入、分数、日期 格式化表格 字体、对齐方式、行高及列宽、边框、底纹设置 页面设置 文件/页面设置、打印预览 * 29 5.3.2 数据输入注意事项 格式化的先后顺序： * 30 5.3.3 手动输入数据 1输入文本 1）超长文本的显示 2）数字作为文本 若要将输入的数字作为文本表示，可用以下3种方法。 v 在数字前加半角的单引号“”。 v 在输入的数字前加等号“=”，再用双引号将数字括起来即可。 v 将单元格设置为“文本”格式，再输入数字。 v 如身份证，电话号码 技巧：单元格中数据强制换行 按Alt+Enter键 * 32 2.输入日期时间 输入日期：要按“年/月/日（年-月-日）”的格式 输入时间：要按“时:分 am（pm）”格式【时间和字母之间要空格 】，当然也有其他输入格式：时:分:秒 时:分 时:分:秒 am（pm） 技巧：Ctrl+;插入当前日期 Ctrl+Shift+;插入当前时间 3输入数值 输入分数：要输入分数，需要在其前面输入整数部分 如：“0 1/5”(整数部分和分数部分的中间有一个空格)。 使用千位分隔符：数字间加入逗号作为千位分隔符。 如：“7,357,542” 使用科学计数法：输入很大或很小的数值 如：输入“123456789012”系统显示“1.23457E+11” 超宽度数值的处理：数值宽度超过单元格宽度，显示#号 负数：1）直接输入负号“-”；2）在数字两边加括号，如（4）。 小数：以“.”开头。数值前自动补“0” * 33 * 34 5.3.4 特殊输入数据 1. 同时在多个单元格中输入数据 1）选定要输入的单元格区域 2）输入数据 3）按下Ctrl键不放并回车 2. 同时在多个工作表中输入数据 1）按住Ctrl键，选定多个不连续的工作表（或按Shift健，选多个不 连续的单元格） 2）在其中一个工作表中选定单元格，输入数据 3）按下Ctrl键不放并回车 5.3.5 自动填充数据 * 35 步骤： 选定区域。（同一行或列） 将鼠标指针移到单元格区域的填充柄上，指针呈现黑 十字，按下鼠标左键向填充数据方向拖动。 填充规则 纯字符、纯数字、公式 复制 文本与数字混合 文字不变，数字递增 存在等差关系 自动填充等差值 月份 自动递增 竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。 自动填充操作步骤: * 36 5.3.6 使用填充命令填充数据 如果要实现复杂的填充操作，可以使用填充命令: 编辑/填充命令“填充”子菜单 * 37 练习： 将“数据练习”文档中的编号一列自动向下填 充至数字9； 在C26、D26、E26、F26中分别输入“123”、 “你好”、“一月”、“编号1”，向下填充十行。 在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪 费时间，而且容易造成数据输入错误，为此， Excel提供了填充和自动填充 功能，可帮助用户快速输入此类数据 单击编辑填充菜单命令，弹出如图所示子菜单： * 38 课堂练习 在“数据练习”工作簿中Sheet1工作表中，在书2（套） 右侧插入两列，分别为书3（套）和书4（套）。 在新增的两列中输入数字。 *39 5.4 使用公式和函数 5.4.1 公式输入 公式的特点是以“”开头，由常量、单元格引用、名 称、函数和运算符组成。 * 40 5.4.2 运算符分类 数学运算符：、/、 比较运算符：、=、 文本运算符：& 例如 “北京&上海” 例如 ： * 41 函数运算符运算符 单元格引用常量 5.4.3 如何输入公式 J 步骤 1.选定要输入公式的单元格； 2. 输入“”； 3. 输入公式； 4. 按Enter键或 按钮。 * 42 * 43 1 单击此 单元格 2 输入公式 =C3+D3-E3 3 单击 此按钮 函数是Excel中预先编写的公式，可以对一个或多个值执行 运算，并返回一个或多个值，合理的应用函数可以简化和缩 短工作表中的公式。 函数结构 * 44 5.4.4 函数 1. 函数输入 有两种方法：粘贴函数法和直接输入法。 粘贴函数的步骤： 1）选定要输入函数的单元格； 2）插入/函数或单击“常用工具栏”上的“粘贴函数”按钮 ， 打开“粘贴函数”对话框。 3）选择函数类型，选择函数名称； 4）单击“确定”，出现函数参数输入对话框； 5）在参数框中输入常量单元格引用或区域； 6）单击“确定”。 *45 2.使用函数 函数与公式的输入方法相同，用户可以直接在“编辑栏”中输入Excel 内置函数。 1 单击 此单元格 2 单击 此图标 3 设置 函数类别 4 选择所 需函数 5 单击此 按钮 7 单击此 按钮 6 设置函 数参数 插入单元 格的函数 * 46 3. 常用函数 * 47 1) 左字符串函数 功能：提取字符串左边的指定字符。 格式：LEFT（ text ，num_chars） LEFTB( text ，num_bytes) 字符串 字数 字节数 说明：1）参数num_chars，全角中文与半角英文/数字全占一个字长 2）参数num_bytes，全角中文占两个位，半角英文/数字占一 个位 例如： * 48 注：为了演示看， 省略了“=”号 * 49 2) 右字符串函数 功能：提取字符串右边的指定字符。 格式：RIGHT（ text ，num_chars） RIGHTB( text ，num_bytes) 字符串 字数 字节数 说明：1）参数num_chars，全角中文与半角英文/数字全占一个字长 2）参数num_bytes，全角中文占两个位，半角英文/数字占一 个位 例如： * 50 注：为了演示看， 省略了“=”号 * 51 3. 中间子字符串函数 功能：从来自某字符串的第几个字开始，取得指定字数的子字符串。 格式：MID（ text ，start_num，num_chars） MIDB( text ，start_num，num_bytes) 字符串 字数 字节数 第几个字开始 说明：1）参数num_chars，全角中文与半角英文/数字全占一个字长 2）参数num_bytes，全角中文占两个位，半角英文/数字占一 个位 * 52 例如： 注：为了演示看， 省略了“=”号 4) 计算字符串长度函数 * 53 功能：按指定次数复制字符串的内容。 格式： LEN（text ） LENB（ text ） 字符串 说明：1）在以字数为参数，全角中文与半角英文/数字全占一个字长 2）在为字节数为参数，全角中文占两个位，半角英文/数字占 一个位 注：为了演示看， 省略了“=”号 5) 比较字符串函数 功能：比较两个字符串是否相同，区分大小写不同，返回TRUE或FALSE 格式：EXACT（text1 ，text2） * 54 字符串 注：为了演示看，省略了“=”号 6)返回两个日期相差的年、月、日DATEDIF函数 功能：计算机两个日期间相差的年、月、日天数 格式： DATEDIF(start_date,end_date,unit) * 55 开始日期 结束日期 返回形式 说明：1）结束日期大于开始日期 2）unit返回形式有：y（年数）、m（月数）、d（天数） 7)返回工作日NETWORKDAYS函数 功能：返回两个时间之间的工作日天数（工作日天数不包括周末与专门指定的） 格式：NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays) * 56 开始日期 结束日期 一个或多个日期可选区域 8)返回日期是星期几WEEKDAY函数 功能：计算某个日期是星期几 格式：weekday(serial_number,return_type) * 57 日期返回值类型的数字 说明 ： return_type返回的数字 1或省略1（星期日）到7（星期一） 21（星期一）到7（星期日） 30（星期一）到6（星期日） 9) 进行与计算AND函数 功能：对指定参数的逻辑值进行与计算 格式：AND（logical1,logical2,） 说明：1）logical1,logical2是1255个逻辑值或表达式 2）参数必须是逻辑值或包含逻辑值的数组和引用 3）如果数组或引用内含有文字或空白单元格，则忽略其值 4）如果指定的单元格区域内包含非逻辑值，则返回值#Value * 58 10) 对逻辑值求反NOT函数 功能：对参数值求反 格式：NOT(logical) * 59 是一个可以得出逻辑值或表达式 11) 进行逻辑或计算OR函数 功能：对指定参数的逻辑值进行或计算,当一个为真返回真。 格式：OR(logical1,logical2,) 说明：1）logical1,logical2是1255个逻辑值或表达式 2）参数必须是逻辑值或包含逻辑值的数组和引用 3）如果数组或引用内含有文字或空白单元格，则忽略其值 4）如果指定的单元格区域内包含非逻辑值，则返回值#Value * 60 12) 按条件返回值if函数 功能：是执行真假判断，根据指定的条件计算结果为true或false 格式：if(logical_test,value_if_true,value_if_false) * 61 条件：真或假 条件为真时的取值条件为假时的取值 练习：某公司将员工的工龄工资从原来的每年10元调整为按工 龄情况计算，计算标准为：工龄在15年（含5年）之内的增加 60元，在510年（含10年）之内的增加80元，在1015年（含15 年）之内的增加100元，15年以上的增加180元。使用IF函数嵌 套可以完成工龄工资的计算。 数据清单见实例文件/工资计算 =if(B215,C2+180,if(B210,C2+100,if(B55,C2+80,C2+60) * 62 * 63 13)计算数值之和SUM、SUMIF函数 功能：返回某一单元格区域中所有数值之和。 格式：SUM(number1，number2，) 数值参数，包括逻辑值，文本表达式，区域或引用 * 64 功能：按指定条件对指定单元格内的数值求和。 格式：SUMIF(rang，criteria，sum_rang) 用于条件判断的单元格区域 由数字、逻辑表达式组成的判定条件 求和单元格区域或引用 * 65 14) 向下取整INT函数 功能：返将数字向下舍入到最接近的整数。 格式：INT(number) 数值参数 * 66 15) 四舍五入ROUND函数 功能：将数值按指定位数舍入。 格式：ROUND(number，number_digits) 数值参数小数位数 * 67 16) 求余MOD函数 功能：计算两个数相除后的余数，结果的正负号与除数相同。 格式：MOD(number，divisor) 被除数除数（不等于0） 课堂练习 在“数据练习”工作簿中Sheet1工作表中书4（套）右侧加入 两列，输入“总计”“平均”。利用函数算出张明的总计书本 数和平均书本数。 利用公式自动填充功能将总计和平均两列中其余数值自动填充 。 *68 5.4.5 单元格的引用 *69 相对引用 绝对引用 混合引用 公式复制时，单元格的地址自动调节。 用列号和行号组成：B3 公式复制时，单元格的地址不变。 用到“$”，如$B$5 相对引用和绝对引用混合使用。如 $A2 ， 指列号绝对引用，行号相对引用。 * 70 1.相对引用 公式和函数中的单元格相对引用可随公式位置的改变而改变。如C1单 元格中包含公式“=A1+B1”，复制C1至C3，则C3单元格公式变为 “=A3+B3”