房地产开发公司档案管理制度.doc

签发人：行政管理制度 编号：佳和地产2013 人字007号编制：行政人事部审核：批准：发布日期：2013年12月1日实施日期：2013年12月1日档案管理制度总 则第一条 为了规范全公司的档案管理，充分、合理利用档案资料为公司服务，特制订本管理制度。第二条 本办法所称的档案，是指在生产经营和管理活动中形成的、具有查考、保存价值的各种文件（纸制和电子）、图表、音像、实物等不同形式的历史记录。第三条 公司分子公司档案室是公司档案管理的职能部门，负责公司档案管理制度的制定、检查、落实。档案的分类和对应保管部门第四条 各业务部门是档案的直接使用和管理部门，负责管理在本部门存放的档案资料。各部门存放的档案应做到分类科学、目录齐全、内容完整、便于查找。第五条 档案的分类和对应存放、管理部门。1. 证照原件、各种财务资料、税务资料存放在公司财务中心或分子公司财务部；人事档案存放在公司人事部。2. 各类政府批文、项目前期的可行性研究资料、前期规划设计中的有关项目的原始资料存放在公司行政人事部。3. 有关工程的各类图纸、技术资料、工程合同，由工程部门负责保管。4. 有关工程合同、协议、审批表原件交与财务部、档案室留存，业务部门只留复印件。对于机要档案的处理按保密制度中第二条有关规定执行。档案收集办法第六条 文件存档部门要指定专人负责档案管理工作，各部门负责人及分子公司分管副总是档案管理的责任人。第七条 档案存档部门统一建立电子档案，专人负责，方便查阅。档案目录定期交与档案室，以便其他部门员工查阅。第八条 归档的文件材料应完整、准确、系统；文件书写和载体材料应能耐久保存；文件材料整理符合规范；归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。第九条 各部门必须定期对计算机数据进行光盘刻录或硬盘备份，并详细填写计算机数据备份表。第十条 备份标准：以计算机意外损坏、人员变动都不会影响数据的使用为标准进行分类备份。第十一条 备份要求：硬盘备份要与原数据放在不同的磁盘上或不同的电脑上；光盘备份一式两份，一份部门内部保存，一份交公司档案管理人员保存。第十二条 公司高管及监督部门有权定期进行检查。档案的借阅与归还办法第十三条 各部门因工作需要，查阅（借阅）不在本部门存放的档案时，先到档案室或分公司行政部门查阅档案目录，借阅经办人填写档案借阅申请单，经中心主任签字后到存档部门借阅。重要的档案（如土地合同）借出时，须报请总经理批准。第十四条 档案借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料，情况特殊者可填写档案资料续借申请单，主管领导签字后续借。借用重要档案（如各类政府批文、证照原件等）当日必须归还，其他档案资料借用时间不得超过七天。若到期不能归还，又未办理续借手续，档案管理人员有权催还，借阅人不得擅自复印。档案遗失的处理第十五条 丢失政府下达的重要文件者，应主动去政府部门补办文件，同时应承担补办手续费和影响、拖延他人办事的损失费。若丢失文件者补办不齐若文件丢失，给企业造成重大经济损失者，依据绩效考核管理规定有关条例处罚。第十六条 丢失技术变更单或其他单据，造成企业经济损失者，处以企业损失费用的罚款。档案的保存期限和销毁第十七条 档案的保管期限除政府有关法令或本公司其它规章制度特定者外，一律按下列规定办理：1. 永久保存：企业章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；企业年度经营计划和总结；年度财务报表；重要技术资料；不动产所有权状及其它债权凭证；人事资料；大型活动的图片、音像资料；其它核定应永久保留的文件。2. 十五年保存：会计凭证（其他财务档案的保存期限按国家相关规定执行）；其它经核定须十五年保存的文件。3. 五年保存：期满或解除的合同、协议；完工后的项目方案；其它经核定须五年保存的文件。4. 一年保存：部门工作计划和总结；完成后的部门请求报告；无长期保存必要的文件。5. 企业的规章、制度由公司行政部视其有效期予以保存。第十八条 档案销毁1. 超过保存期且无保存价值的档案应给予集中销毁。2. 须销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表，经公司相关部门负责人及总经理核准，报董事会批准后方可销毁。3. 部门内部档案由部门经理报总经理核准后销毁；机要档案由总经理报董事会核准后销毁；其它档案由公司行政部分管领导报总经理核准后销毁。4.