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文档简介
文件编号fb-hr-m-006版次0/a所属部门人力资源部制度名称文件管理制度页 数2页一、为使公司的各类文件制度更有效地落实执行,使各项文件资料的管理统一化,制订本文件管理制度。二、文件种类1. 内部文件:管理制度、作业流程、工作职责、组织体系、各类通知通告等。2. 外部文件:政府法律法规文件、当地政府的临时发文、其它相关联公司来文来函。三、文件编号1. 公司名:fb2. 部门代码:用两个大写英文字母表示(各部门代码如下有所示);部门英文名称代码总经办jeneral managet officejm营运部operantion departmentod管家部house keepinghk人力资源部hr&administration depthr财务部financial deptfd后勤部back of the housebh工程部maintenance departmentmd餐饮部food and beveragefa营销部sales and marking deptsd楼面部front of the housefh前厅部front office fo3. 文件类型代码:用一个大写英文字母表示;文件资料类型代码文件资料类型代码管理制度m通知通告等杂类文件n作业规范、表格t培训类文件p4. 文件编制时间的年、月:统一标准0101;5. 文件的顺序号:其它类文件以月为单位文件按01,制度类等以月为单位按001;举例:制度类编号:fb-hr-m-006,表示前海湾人力资源部管理文件类第六份。通知通告等文本与作业规范、表格类编号:fb-hr-n-060916,表示前海湾人力资源部通告类文九月份第十六份。6. 制度类文件需注明版次:文件的版次用分数表示,分子表示第几次发行,分母表第几版;分子用阿拉伯数字表示,从0开始,分母用26个字母子表示。文件第一次发行版为a版,第二次发行为b版,依此类推.如:0/a表示a版第一次发行,1/a表示a版第一次改版发行,0/b表示,依此类推.四、文件格式1. 台头:对外文件采用有前海湾图标的台头,统一样式,电话以部门专用电话为准。2. 文件标题:各种文件中,文件标题均使用黑体小四号字,加粗。3. 正文字体:各级标题均用序号区别。正文为宋体小四号字。段落首行缩进两个字符。4. 行距与段落:文件全文行距设置为单倍行距。段落与段落间空一行。5. 页面设置:页边距上/下设置为1厘米,左/右为2厘米。6. 页眉页脚:对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左 “前海湾健康水会”,靠右 “xxxx管理文件fb-hra-006”或“xxxx部xx(根据需要分类,如会议等)文件”,通知、通告类文件均需要编号;页脚格式均为“第x页,共x页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字,页眉带格式线。7. 通知、公告类及对外发文格式:使用有“前海湾健康水会”字样的统一抬头打印,标题字体为黑体四号,正文及落款用四号宋体。(格式附后)五、文件的密级:分绝密、机密、秘密三级。一类:绝密,只限承办人;二类:机密,只限部门内部;三类:秘密, 只限公司内部。六、文件资料的急级:分加急、急、普通三级,按以下标准处理:一类:加急,限在半个工作日内完成;二类:急,限在一个工作日内完成;三类:普通,限在二个工作日内完成;四类:特殊要求在其它栏中标注。七、文件的发送与接收 1. 公司任何跨部门的内部发文、需公告的发文及对外发文,经部门负责人审核后,需由总经理核准后才可发文执行。2. 属公司制度规定、决定决议、作业流程、标准书或其它重要性文件资料,需发送公司各相关部门及分部,发送方要在发文审批表填写好相关事项,经总经理审批后执行。文件的接收方要在发文/收文签收表上核实签收,抄送分部可电话确认由主办人代签。此类文件需加盖公司对内公章或人力资源部章发送相关部门。3. 会议记录或属公司内部各部门之间的各类通知及公告栏各类通知,发文部门可不需填写发文/收文签收表,由收文方在原件背面上统一签收。4. 各部门需在公司公告栏上张贴的公告通知类资料,原件由发文部门存档,复印件由人力资源部统一张贴及收回。张贴时限统一为一周。5. 对外向政府部门发文由人力资源部发送。6. 文件接收指定接收人的由指定人员接收,若未
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