酒店管理制度文件管理制度.doc

文件编号fb-hr-m-006版次0/a所属部门人力资源部制度名称文件管理制度页 数2页一、为使公司的各类文件制度更有效地落实执行，使各项文件资料的管理统一化，制订本文件管理制度。二、文件种类1. 内部文件：管理制度、作业流程、工作职责、组织体系、各类通知通告等。2. 外部文件：政府法律法规文件、当地政府的临时发文、其它相关联公司来文来函。三、文件编号1. 公司名：fb2. 部门代码：用两个大写英文字母表示（各部门代码如下有所示）；部门英文名称代码总经办jeneral managet officejm营运部operantion departmentod管家部house keepinghk人力资源部hr&administration depthr财务部financial deptfd后勤部back of the housebh工程部maintenance departmentmd餐饮部food and beveragefa营销部sales and marking deptsd楼面部front of the housefh前厅部front office fo3. 文件类型代码：用一个大写英文字母表示；文件资料类型代码文件资料类型代码管理制度m通知通告等杂类文件n作业规范、表格t培训类文件p4. 文件编制时间的年、月：统一标准0101；5. 文件的顺序号：其它类文件以月为单位文件按01，制度类等以月为单位按001；举例：制度类编号：fb-hr-m-006，表示前海湾人力资源部管理文件类第六份。通知通告等文本与作业规范、表格类编号：fb-hr-n-060916，表示前海湾人力资源部通告类文九月份第十六份。6. 制度类文件需注明版次：文件的版次用分数表示，分子表示第几次发行，分母表第几版；分子用阿拉伯数字表示，从0开始，分母用26个字母子表示。文件第一次发行版为a版，第二次发行为b版,依此类推.如:0/a表示a版第一次发行,1/a表示a版第一次改版发行,0/b表示,依此类推.四、文件格式1. 台头：对外文件采用有前海湾图标的台头，统一样式，电话以部门专用电话为准。2. 文件标题：各种文件中，文件标题均使用黑体小四号字，加粗。3. 正文字体：各级标题均用序号区别。正文为宋体小四号字。段落首行缩进两个字符。4. 行距与段落：文件全文行距设置为单倍行距。段落与段落间空一行。5. 页面设置：页边距上/下设置为1厘米，左/右为2厘米。6. 页眉页脚：对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左 “前海湾健康水会”，靠右 “xxxx管理文件fb-hra-006”或“xxxx部xx（根据需要分类，如会议等）文件”，通知、通告类文件均需要编号;页脚格式均为“第x页，共x页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，页眉带格式线。7. 通知、公告类及对外发文格式：使用有“前海湾健康水会”字样的统一抬头打印，标题字体为黑体四号，正文及落款用四号宋体。（格式附后）五、文件的密级:分绝密、机密、秘密三级。一类：绝密，只限承办人；二类：机密，只限部门内部；三类：秘密， 只限公司内部。六、文件资料的急级：分加急、急、普通三级，按以下标准处理：一类：加急，限在半个工作日内完成；二类：急，限在一个工作日内完成；三类：普通，限在二个工作日内完成；四类：特殊要求在其它栏中标注。七、文件的发送与接收 1. 公司任何跨部门的内部发文、需公告的发文及对外发文，经部门负责人审核后，需由总经理核准后才可发文执行。2. 属公司制度规定、决定决议、作业流程、标准书或其它重要性文件资料，需发送公司各相关部门及分部，发送方要在发文审批表填写好相关事项，经总经理审批后执行。文件的接收方要在发文/收文签收表上核实签收，抄送分部可电话确认由主办人代签。此类文件需加盖公司对内公章或人力资源部章发送相关部门。3. 会议记录或属公司内部各部门之间的各类通知及公告栏各类通知，发文部门可不需填写发文/收文签收表，由收文方在原件背面上统一签收。4. 各部门需在公司公告栏上张贴的公告通知类资料，原件由发文部门存档，复印件由人力资源部统一张贴及收回。张贴时限统一为一周。5. 对外向政府部门发文由人力资源部发送。6. 文件接收指定接收人的由指定人员接收，若未