采购部年度工作计划.doc

*有限公司2012年采购部年度工作计划编制： 张利玲 批准：部门目标及任务（一） 工作目标1、 供货及时性：到货及时率达100%。2、 采购成本控制：平均单台采购成本降价率9.6%，争取12%。3、 合同签订率：年度供货合同签订率98%。4、 健全配套网络：配套厂家环保、性能件100%通过iso9000体系认证，其他件60%以上通过iso9000认证5、 队伍建设：培育一支廉洁奉公，专业精通，积极向上、忠于企业、具体凝聚力、战斗力的采购队伍。原材料检测合格率（%）100成本降低率（%）3采购计划完成率（%）98(二） 主要工作任务1、配套网络建设：配合项目部做好供方考评工作，达到有效控制降低采购成本、提高产品质量的目的。2、采购内部管理：进一步完善采购管理程序，加强工作流程的执行力度，明确岗位职责，促进采购各环节间的互相监督作用，确保整个采购过程得以正常有效运行。1）采购计划管理：严格按月度评审的生产计划，结合安全库存量编制月度采购需求计划（包括临时增加计划、售后服务配件计划）。2）订单管理：月度采购订单由各采购经办人审核，经采购部经理批准后发放各供应商，并由各采购员做好到货跟踪记录工作，月底由帐务核算科内务员统一整理采购订单并装订归档。3）帐务管理：严格按财务管理制度做好入库入帐的监督审核管理工作，做到帐务处理有据可依，票据管理规范有序，杜绝管理混乱，数量重复现象的发生，避免公司资金流失。4)根据集团hr考核体系严格实行工作绩效考核，结合采购岗位的特殊性，调整考核制度，细化考核内容，采用公平、公正、透明的考核原则，充分调动发挥各岗位人员的工作能动性。5)坚持“以人为本”的原则，采用“内训外聘”的方式提高采购队伍整体素质。3、成本控制管理：成立核价小组，严格实行核价制度，树立“人人抓成本”的观念，采用报价、比价、核价等方式，确保采购成本控制在资金范围内四、 机 构 设 置采 购 部(经理) 直管项目部采购专员郑州分公司采购部专员采购管理科(科 长)五、 人力配备及培训计划1、人员配备：本年度计划定编人，其中：采购经理：1人 副经理：2人采购管理科人：采购管理科科长2人 机械组4人 原辅材料16人 电器组4人 内勤管理2人 核算帐务科人：帐务核算科科长1人 票务员1人 内务档案员4人采购开发科 人：开发组1人 商务谈判组2人 内务档案员2人2、部门主要干部配备： 采购部经理 采购科科长 4、培训计划序号培训时间地 点参加对象授课方式培训内容培训目的责任部门12012-12公司会议室全体采购人员讲 座合同法掌握合同法采购部22013-01公司会议室全体采购人员讲 课质量管理提高质量意识采购部32013-02公司会议室全体采购人员讲 课产品工艺流程掌握成本构成采购部42013-03公司会议室全体采购人员讲 座采购成本控制提高成本意识采购部52013-04公司会议室全体采购人员讲 课商务谈判技巧提高谈判能力采购部另：参加公司组织的相关培训总结：年度、半年度2012年2013年上半年（1） 主要完成的工作：如完成郑州项目部前期物资的采购工作（2） 目标实现程度，与上个测量周期的比较，与同期的比较（3） 工作中差距（4） 下一步的工作重点完成基础数据的整理：建立采购工作流程的编制做好a项目部前期采购工作的策划采购管理控制程序：质量体系中的程序文件采购计划、订单、合同、验证记录成立材料采购小组选择供应商签订采购合同物资采购实施采购n材料进场验收验证/复试入库退货材料成本核算物资验收统计分析、改进供应商管理n材料需用计划材料采购计划库存审批y采购计划采购计划文件yyn考察供应商进入合格供应商名录发布名录重新评价保持合格供应商资格注销n资格评审y供应商管理规定：按公司实际进行编写潜在供方的选择、供方准入、批准、淘汰、付款、沟通合格供方名录、绩效评价记录、体系评价记录、供方沟通记录基础数量记录采购部经理岗位职责1、 主持采购部的全面工作。2、领导采购部门按部门的工作职能做好工作。3、根据项目营销计划和施工计划制订采购计划，并督导实施。4、制定本部门的物资管理相关制度，使之规范化。5、制定物资采购原则，并督导实施。6、做好采购的预测工作，根据资金运作情况，材料堆放程度，合理 进行预先采购。7、 定期组织员工进行采购业务知识的学习，精通采购业务和技巧， 培养采购人员廉洁奉公的情操。8、带头遵守采购制度，杜绝不良行为的产生。9、 控制好物资批量进购，避开由于市场不稳定所带来的风险。10、监控项目物流的状况，控制不合理的物资采购和消费。11、进行采购收据的规范指导和审批工作，协助财会进行工程的审核 及成本的控制。12、完成上级交办的其他任务。采购员、采购经理、采购总监岗位职责1 严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。2 确保每月的发票正常收回。3 凡与经销产品相关的厂家代理资质、培训计划、促销政策、奖励、 返点、厂家资源的掌握、价格体系更新等必须做到了如指掌，落实到人。4 要积极主动配合业务部门做好每个项目方案，并与业务部门达成共识。5 采购要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低采购成本，对 供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。6 密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、 快速、及时供货。7 严格执行合同管理规定，要按时签订，不得延误，并在第一时间 将合同传递给与项目相关的人员。8 负责客户部项目执行中与技术部、财务部的协调及结算信息的传递。9 综合调配公司库存资源，订货时必须要了解当前库存情况，在有 库存的情况下要以先出库存为主。10 负责门市产品选型、市场导向、宣传资料。11 组织本部门员工业务培训12 树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。一采购经理（主要职责）1.负责公司采购工作及部门工作，规避由于市场不稳定所带来的风险。2.根据项目营销计划和施工计划制订采购计划，报副总经理批准后组织实施并督导，按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。3.调查、分析、评估目标市场和各部门物资需求及消耗情况，熟悉供应渠道和市场变化情况，确定需要和采购时机。4.完善公司采购制度，制定并优化采购流程，控制采购质量与成本。5.审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。6.每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。7.监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。8.监控项目物流的状况，控制不合理的物资采购和消费。9.制订部门的短、中、长期工作计划，编制并提交部门预算，协助财会进行审核及成本的控制。10.进行采购收据的规范指导和审批工作，根据资金运作情况，材料堆放程度，合理进行预先采购。11.组织对供应商进行评估、认证、管理及考核， 与供应商建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。12.负责部属人员的思想、业务等方面的岗前在岗培训和教育，并组织考核。2、 采购助理（主要职责）1. 协助配合经理的部门工作，负责公司采购工作。包括询比价、签定采购合同、验收、评估及反馈汇总工作； 更新、完善、创新采购工作和流程。2. 采购订单的跟进与验收工作。3. 进行原材料等其他公司和客户所需的物品筛选、检查、采购、发货及质保工作。4. 熟悉和掌握各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。直接负责检查 购进物资是否符合质量要求。5. 监督采购物品的系统性，录入各类有关采购的物品信息，编制各类采购文件和 工艺，并适时更新修改并作一定的补充，归档形成系统化管理。6. 积极与各部门进行沟通，及时了解需求情况，较好的控制成本，创造公司最大 利润。工作及责任：采购方面1.协助配合采购主管的部门工作，更新、完善、创新采购工作和流程； 2.进行原材料等其他公司和客户所需的物品筛选、检查、采购、发货及质保工作。3.监督采购物品的系统性，录入各类有关采购的物品信息，编制各类采购文件和 工艺，并适时更新修改并作一定的补充，归档形成系统化管理。4. 积极与各部门进行沟通，及时了解需求情况，较好的控制成本，创造公司最大 利润。其他方面5. 协助并执行公司日常管理事务，检查、督办、协调公司有关决议、文件、指示 的执行情况，并将有关信息及时汇总报告给相关人员； 6. 完善公司采购系统的管理规章制度，督促修改、规范公司各部门的规章制度； 7. 弘扬公司企业文化，对外对内宣传工作，宣导企业精神，加强各部门团队建设， 贯彻实施公司理念； 8. 起草、传达采购部相关文件或备忘录，协助并组织公司各种活动和会议，并做 培训和考核；9. 维护公司日常办公秩序和办公环境， 协助完成办公用品与其他物品的采购、 维护和管理。10. 除了上述本职工作，当公司发生需要各部门协作的任务或工作时，公司利益 至上，必须服从公司安排，与各部门人员共同完成任务或工作。采购部管理制度一、总则1、为规范公司日常采购工作，特制定本制度。2、本制度适用于公司的日常采购活动。二、采购原则1、严格执行询议价程序 物品采购，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。2、采购会审、合同会签制度 物品采购，必须有相关部门参与，调研汇总各方意见，经高管审核后生效。3、职责分离 采购人员必须参与货物和服务的验收，采购货物质量、数量、交货等问题的解决，应根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。4、一致性原则 采购人员采购的物品或服务必须与采购计划单所列要求规格型号、数量相一致，在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购计划单以参考。5、廉洁制度 所有采购人员必须做到：（1）、自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。（2）、加强学习，提高认识，增强法治观念。（3）廉洁自律，不能向供应商伸手。（4）、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（5）、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。（6）、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新货品及市场信息。三、采购程序1、供应商的选择（1）、供应商必须证照齐全，具有相关资质。（2）、对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售、采购部门对供应商定期进行评估和审计。（3）、在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。（4）、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。2、采购程序（1）、日常及其他零星物品的申请，由各使用部门应认真填写采购计划单后报采购部上级部门统一申请。对于较大数额物品的申请需要由总经理审批，最后交采购部门采购。（2）、采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调财务及使用部门共同完成，报总经理审批。使用部门负责采购物品的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核，行政部门负责合同风险条款的审查。采购部门负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。（4）、采购过程中发生变化时，需求部门应及时出具采购变更申请，由主管领导签字确认后交采购部执行。（5）、行政部负责接收报告的出具。3、付款程序（1）、采购部根据合同约定的付款方式及付款时间向上级主管部门提出申请，各主管签字，后附入库单，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。（2）、发票：付款时必须索要发票，核对发票形式（普票或增值税发票）内容是否和合同约定一致，确认后交给财务部核销。四、违约处理 （1）、货物出现延期后，采购部应及时通知相关部门。（2）、货物出现质量问题后，由使用部门提出意见，报部门经理，交采购部处理。采购部接到意见后，将情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况及时报给供应商，要求供应商换货或退货。（3）、采购部与供应商协商不成的，或造成损失的，由财务部核算损失，采购部负责追索。追索不成，由法院裁决。五、审计监督 在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，必须有相关部门参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。 六、绩效与评估 1、制定采购绩效评估的目的，包括以下项目：确保采购目标之达成；提供改进绩效之依据；作为个人或部门的奖惩参考。作为升迁、培训的参考；提高采购人员的士气。 2、采购绩效评估的指标 采购人员绩效评估应以“5r”为核心，即适时、适质、适量、适价、适地，并用量化指标作为考核之尺度。21时间绩效由以下指标考核时间管理绩效：停工断料影响工时；紧急采购（如空运）的费用差额。22质量绩效由以下指标考核质量管理绩效：进料质量合格率；物资使用的不良率或退货率。23数量绩效呆滞物资金额；呆滞处理损失金额；库存金额；库存周转率。3、采购绩效评估的方式。 采用目标管理与工作表现考核相结合之方式进行。31绩效评估说明目标管理考核占采购人员绩效评估的70%；工作表现占绩效评估的30%；两次考核的总合即为采购人员之绩效，即：绩效分数=目标管理考核*70%+工作表现考核*30%32目标管理考核规定公司制定年度目标与预算；采购部根据公司营业目标与预算，提出本部门次年度之工作目标；采购部各级人员根据部门工作目标，制定个人次年度之工作目标；采购部个人次年度之工作目标经采购部经理审核后，；依据kpi目标管理项目逐月对采购人员进行绩效评估；kpi目标管理项目依个人自填、主管审核的方式进行。33工作表现考核规定依公司有关绩效考核之方式进行，参照员工绩效考核管理方法；工作表考核由直属主管每月对下属进行考核，并报上一级主管核准。34绩效评估奖惩规定依公司有关绩效奖惩管理规定给付款绩效资金；视公司整体工资制度规划而定；年度考核分数在80-90分之间者，应加强职位训练，以提升工作绩效。采购部绩效考核办法 1：总则 1.1 制定目的: 为提高采购人员的士气,提升各项采购绩效,特制定本办法. 1.2 适用范围: 本公司采购人员之绩拦酪辣景旆炖? 1.3 权责单位: (1) 总经理室负责本办法制定、修改、废除等起草工作。 (2) 总经理负责本办法、修改、废除之核准。 2：采购绩效评估办法 2.1 采购绩效评估的目的 本公司制定采购绩效评估的目的，包括以下几项： (1) 确保采购目标达成. (2) 提供改进绩效之依据. (3) 作为个或部门的奖惩参考之一. (4) 作为升迁、培训的参考。 (5) 提高采购人员的士气。 2.2 采购绩效评估的指标 采购人员绩效评估应以“5r”为核心，即适时、适质、适量、适价、适地，并用量化指标作为考核之尺度。 2.2.1 时间绩效 由以下指标考核时间管理绩效: (1) 停工断料,影响工时. (2) 紧急采购(如空运)的费用差额. 2.2.2 品质绩效 由以下指标考核品质管理绩效: (1) 进料品质合格率 (2) 物料使用的不良率或退货率. 2.2.3 数量绩效 由如下指标考核数量管理绩效: (1) 呆料物料金额. (2) 呆料处理损失金额. (3) 库存金额. (4) 库存周转率. 2.2.4 价格绩效 由如下指标考核价格管理绩效: (1) 实际价格与标准成本的差额. (2) 实际价格与过去平均价格的差额. (3) 比较使用时之价格和采购时之价格的差额. (4) 将当期采购价格与基期采购价格之比率同当期物价指数与基期物价指数