企业职工档案管理中存在的问题和对策.docx

企业职工档案管理中存在的问题和对策 张明琴企业职工档案是由职工管理部门和用人单位在职工招聘、培训、考核、奖惩、晋级、任免等工作中形成的 有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表 现、工资福利、参加社会保险以及工作变动等情况的原 始记录，是历史地、全面地考察职工和依法维护其权益 的重要依据。然而，随着我国社会主义市场经济的建立 和不断深化，企业职工档案管理却越来越弱化，企业建 档意识淡薄、职工档案管理不规范、职工档案缺失甚至 遗失时有发生，这既无法保障职工合法权益，也影响了 企业的稳定和发展。因此，做好企业职工档案工作尤为 重要。有劳动合同书或解除劳动合同证明书。3、部分企业职工档案管理混乱。如，有的企业资不 低债、倒闭或停产后，人力资源部门关门，档案管理人 员失业，职工档案无人过问和管理，造成职工档案遗漏 遗失严重。（二）原因探究及分析1. 现行职工档案管理体制与经济发展不相适应。 实行市场经济以后，新兴经济成分组织，如民企、三资 企业、乡镇企业、区街企业、私营企业等，没有相应的 政策明确赋予其对企业职工档案的管理权限。另一方 面，作为改革开放的探索之一，打破档案对人才流动的 束缚，人事和劳动部门对机关事业单位辞职辞退的专业 技术和管理人员的档案、对从国营单位流向新兴经济组 织的专业技术和管理人员的档案、对自由职业、自费出 国、从事个体经营、工商户雇用、待业的大中专毕业 生等人员的档案开展了人事代理和档案代理工作。因 此，在现行体制下，职工档案主要保管在用人单位、代 理机构以及个人手中，属于多头管理和分散保管，存在 档案缺失及丢失的隐患。如，当地人才交流中心管理当 地、外地大中专毕业生职工档案，用人单位管理固定工 身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方 式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工 管理带来诸多麻烦，不利于维护职工个人利益，不利于 劳动力合理有序流动。2. 档案意识淡薄。企业及个人不重视职工档案的 作用，不及时添加档案材料，不具备档案保管权限的企 业私自存放职工档案，个人自带档案及弃档现象时有发 生。甚至有的企业为达到控制职工的目的而扣押职工档 案，使调离的职工无法办理调动手续，造成人走多年、一、 企业职工档案管理中存在的问题及原因分析（一）存在的问题1. 部分企业没有建立职工档案。目前，我街道新开 工或扩建的规模以上企业民营、外资企业达500多家， 当地及外来职工人数已达20多万，由于多种原因，近一 半的企业没有建立职工档案，职工技术职称及技能无法 确定，养老医疗等待遇无法享受，职工合法权益无法 保障。2. 部分企业职工档案不齐全、不准确。如，档案记 载的职工姓名与其身份证的姓名不一样、招工登记表填 写的年龄与实际年龄不相符，等等。究其原因，有以下 几种可能：一是企业在招用职工时，没有立即为其建立 档案，故缺少招工登记表等材料；二是企业虽然建立了 职工档案，但没有把职工的定职定级表、劳动技能鉴定 表等材料及时归档，致使不少个人材料遗漏遗失；三是 国有、乡（镇）企业改制后，不与职工签定劳动合同， 对辞退的老职工也没有终止或解除合同，致使档案中没36shangdong archives业务 ye wu jian she 山东档案 2013.1建设档案还在原单位的屡见不鲜。3. 企业职工档案管理人员业务水平和综合素质不 能完全适应职工档案工作发展的需要。有些职工档案管 理人员业务不熟、责任意识不强，导致职工档案越管越 差，越管越少。如，对归入职工档案的材料没有认真核 查和甄别，致使档案材料中的记载错漏百出，给劳动保 障部门办理职工失业、养老、退休等手续增加了很多 困难。4. 职工档案保管条件太差，影响了职工档案的安 全。职工档案管理的软硬件配备较差，达不到安全保管 要求，部分企业职工档案还存放在木箱或纸箱里，防 盗、防火、防潮、防蛀等安全问题得不到妥善解决，装 进袋子、锁进柜子的现象较为普遍。5. 从全国范围来讲，缺乏统一的标准和要求。全国 各地对职工档案转入、转出要求不一，使得档案转递程 序不顺畅，流转过程繁琐甚至部门之间出现衔接漏洞时 有发生，导致非本单位职工档案因无法正常转递而大量 沉淀，随着时间的推移和企业的关停并转，这些沉淀档 案极有可能成为死档，这也是职工档案丢失或遗失的主 要原因。职工合法权益方面还将扮演重要角色和发挥重要作用，因此，用人单位、职工档案管理机构以及职工个人都应 该充分认识职工档案的重要性，提高加强和规范职工档 案管理的自觉性和责任感。2. 完善法规体系，理顺管理体制 随着市场经济的建立和深化，原有的企业职工档案管理工作规定（劳力字199233号）已经不能 适应社会发展和新型劳动力市场的需求。如，企业职 工档案管理工作规定（劳力字199233号）第五 条规定：“职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职 能机构管理。实行档案综合管理的企业单位，档案综合 管理部门应设专人管理职工档案”。第六条规定：“职 工失踪、逃亡、合理流动或出国不归者，其档案由原所 在单位保管，也可由当地劳动行政部门代为保管”。上 述对企业职工档案管理资质的规定带有浓重的计划经济 时 代 的行政色彩，这在市场经济比较完善的现今已不 合时宜。再比如，全国各地对职工档案转入、转出要求 不一，导致档案异地转递格外不顺畅。正是由于没有明 确的规定或既有规定但操作性不强，才导致职工档案存 在这样那样的问题。因此，制定与市场经济相适应的职 工档案管理办法已迫在眉睫。笔者愚见，对“企业职工档案管理资质”的界定， 可以从企业职工档案管理工作本身寻找要件。基本的要 件应有四个方面，专职人员、专门场所、管理制度、管 理系统。每一个方面都应有最基本的要求，如专职人 员，不仅是要求有专门从事职工档案管理的人员，有关 人员还必须经过企业职工档案主管部门的业务培训并获 得相应的岗位培训合格证书。专门场所，应达到库房面 积、“三室分离”、“七防”等有关基本要求的底线。 管理制度，应建立健全职工档案的收集、归档、管理、 利用、转递、保密等一系列工作制度。对不具备管理职 工档案条件的企业和希望进行外 包的企业，应 委托人 社系统中的相关部门代理。对“职工档案转递”的规 定，应从全国统一的角度出发，对转递的职责、方式、 程序等做统一的明确要求，以避免各地各行其是、各行 其政。总之，国家人社部门、国家档案行政管理部门应联 合制发职工档案工作有关的法规及业务标准，明确职工 档案管理相关部门、人员的分工及职责，建立健全新时 期职工档案法规体系。唯有如此，才能从源头上解决职二、规范企业职工档案管理的对策和设想1. 加强宣传，提高认识 企业职工档案是职工学习、工作、参加保险等情 况的原始记录，是职工接续社会保险、享受各项福利待 遇的重要依据，涉及到每个职工的切身利益。在市场经 济不断深化的新时期，职工档案的作用已经覆盖了社会 的各个角落，而不仅仅是局限在企业本身。职工档案的 内容已不再是侧重职工政治历史情况、工资审批晋级等 方面，而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医 疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放,签定、解除 劳动合同等方面。对职工个人而言，人事档案管理部门 可以据此为员工办理护照、港澳通行证的政审手续；提 供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会 保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄； 根据档案中从事有毒、有害工作的年限推算提前退休年 龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统 筹；依据档案进行工资调整；出具与人事档案有关的证 明材料等等。总之，在今后一段时期内，职工档案在维护企业和shangdong archives37业务 ye wu jian she 山东档案 2013.1建设档案编研为档案文化建设服务之探析 徐晓屏社会主义先进文化的蓬勃发展，让历来“详于政事而略于文化”的档案部门出现了档案文化建设的热潮， 也为档案编研工作的发展带来了新的机遇。工作，让各类特色档案进馆。（二）档案编研成果即档案文化产品的“软件”内 容各级档案部门要充分发挥自己的地域优势，深入挖 掘、开发馆藏地域特色档案资源，通过出版图书、举办 展览等形式，编研出有价值的、人民群众喜闻乐见的档 案文化产品。同时要寻求各种平台把馆藏档案由静态转 化为动态，推介出去，让公众广泛利用，在实践中不断 积累和发展自身的文化特色。一、档案编研工作是档案文化建设的重要内容档案文化建设包括“硬件”与“软件”两方面主要 内容：（一）馆藏资源、基础设施等“硬件”内容 目前档案馆的基础设施建设大都受到经济发展水 平的限制，致使大多数的档案馆建设只能停留在短期需 要的水平上，这就需要我们在档案馆的新建及改建上具 有超前的意识，尽最大可能完善档案馆的功能建设。此 外丰富的馆藏资源是档案编研工作得以开展的基础和前 提，目前，我们档案馆的馆藏档案资源种类比较单一， 在满足人民群众的档案文化消费方面是脱节的，这就要 求我们要下大力气去丰富馆藏，加强档案的收集和征集二、档案编研工作在档案文化建设中具有重要作用（一）档案编研是开发利用、丰富档案资源的有效 方法档案对我们来说可谓是“今世赖之以知古，后世赖 之以知今”的宝贵的历史文化遗产。档案资源不仅是历 史文化资源，还是是重要的信息资源，档案编研工作是工档案多头管理、分散保管、无法转递等体制问题；唯有如此，才能构建各司其职、各负其责、齐抓共管的企 业职工档案多级管理体系和格局。3. 指导与监管并重，促进企业职工档案向规范化、 科学化迈进人社部门、档案行政管理部门应将职工档案管理作 为档案行政监督的一项重要内容，坚持依法治档，强化 宏观管理。可以探索将行政监督制度化、常态化的方法 和模式，把职工档案材料齐全性、整理规范性、保管安 全性、管理规范性作为监管的主要内容，纳入日常的监 督检查之中，对职工档案不符合法律法规规定的，要进 行相应的处罚，必须做到不手软，不走过场。同时，要加大指导和服务的力度，定期或不定期举办职工档案业务培训，对有关单位进行登门指导或现场服务，将监管 环节前移，寓管理于服务之中，监督与指导并重，有效 促进企业职