Excel办公应用秘诀.ppt

Excel高效办公及案例应用 办公应用秘诀 Excel办公应用秘诀 2 如何在工作表之间使用超链接 如何在单元格中插入图片 如何自动推测出生日期及性别 Excel办公应用秘诀 如何在工作表之间使用超链接 3 有时需要在工作表之间进行反复切换,能 使用超链接的功能吗(如图1所示)? 问题 提出 图1 使用超链接 Excel办公应用秘诀 在Excel中,用户可以方便地使用超链接功能. 解决思路 操作步骤 添加超链接 如果要在工作表之间使用超链接,可以执行如下的操作步骤. (1)在工作表中选中需要插入超链接的单元格. (2)执行菜单栏 中的插入 插入超链接命令,打开如图2 所示的”插入超链接”对话 框. Excel办公应用秘诀 图2 “插入超链接”对话框 Excel办公应用秘诀 (3) 在”链接到”列表中选择”本文档中的位置”,在”请键入单元格引用” 文本框中输入要链接的工作表中的目标单元格,在”或在这篇文档中 选择位置”列表中选择需要链接的工作表. (4) 单击屏幕提示按钮,打开”设置超链接屏幕提 示“对话框.在”屏幕提示文字“文本框中输入将光标 移动到该单元格时显示的提示信息,如图所示. 图选择需要链接的工作表 () 连续单击 确定按钮完成设置. 完成上述操作后,一旦使用鼠标左键单击 工 作表中带有下划线的超链接文本,即可在Excel中 自动打开目标工作表并转到相应的单元格位置 处. 提示：如果要在Excel中 只选定超链接文本而不 跳转到目标处,可以单 击包含超链接文本的单 元格,按住鼠标左键至少 ,然后释放鼠标,这 时就可以选定超链接文 本. Excel办公应用秘诀 取消超链接 如果要取消一个单元格中的超链接（但要保留单元格中的内容） ,可以在单元格上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中执行取消超链 接命令. 提示： 只有单独选中一个单 元格时,快捷菜单中才会出现 取消超链接命令. Excel办公应用秘诀 取消多个超链接 如果要取消多个超链接,可以执行如下的操作步骤. （）在任意空白单元格中输入“”,然后选中这个单元格,按组合键 Ctrl+C复制该单 元格. （）按住Ctrl键的同时,单击 想要取消超链接的单元格. （）执行菜单栏 中的编辑 选择 性粘贴命令，打开“选择 性粘 贴”对话 框.在“运算”选项 区域中选中“乘”单选 按钮,如图所示. （）单击 确定按钮,完成设置. 此时,选中的所有超链接都被取消了,但构成超链接的文本依然保留. Excel办公应用秘诀 图“选择性粘贴”对话框 Excel办公应用秘诀 使用VBA取消所有超链接 如果要一次移除Excel文件中的所有超链接,可以使用一个简 单的VBA语句.具体操作步骤如下. （）执行菜单栏 中的工具 宏 宏命令，打开“宏”对话 框.在 “宏名”文本框中输入宏的名称, 如图所示. （2）单击 创建 按钮，打开Microsoft Visual Basic编辑 器,输入代 码”ActiveSheet.Hyperlinks.Delete”,如图6所示. （）关闭Microsoft Visual Basic编辑 器，再打开“宏”对话 框.单击 执行即可将该文件中的所有超链接移除. Excel办公应用秘诀 图5 “宏”对话框 图6 输入代码 Excel办公应用秘诀 在Excel2003中,当指向该单元格时,除了会提示 链接地址外,也会提示单击一次可跟踪链接;单击并 按住可用于选定单元格.不过在Word中,默认需要在 按住Ctrl键的同时单击 可跟踪链接来跟踪链接;而 PowerPoint中,则是在播放时单击 才能跟踪链接. Excel办公应用秘诀 如何在单元格中插入图片 问题提出 为了使用Excel工作表更加美观,能否在单元格中插入图片呢 ? 图7 在单元格中插入图片 Excel办公应用秘诀 解决思路 Excel并没有提供直接插入图片的操作,但我 们可以通过一些辅助的方式(比如自选图 形) 实现 在单元格中插入图片的目的. 操作步骤 利用”复制图片”方式 具体的操作步骤如下. (1)选中任意一个单元格,按住Shift键,执行菜单栏 的编 辑复制图片命令,打开”复制图片”对话 框.在”外观”选项 区 域中选中“如屏幕所示”单选 按钮;在”格式”选项 区域中选中“ 图片”单选 按钮,如图8所示. (2)单击 确定按钮,返回Excel工作表进行图片的粘贴,如图9 所示. (3)在粘贴的图片上单击 鼠标右键,从弹出的快捷菜单中执 行设置图片格式命令,打开”设置图片格式”对话 框的“颜色与 线条”选项 卡,如图10所示. Excel办公应用秘诀 图8 “复制图片”对话框 图9 粘贴图片 Excel办公应用秘诀 图10 “颜色与线条”选项卡 图11 “填充效果”对话框 Excel办公应用秘诀 (4)在”填充”选项 区域中的”颜色”下拉列表中执行填充效 果命令,打开”填充效果”对话 框中的”图片”选项 卡.单击 选 择图 片按钮,在打开的”选择图 片”对话 框中选择 要插入的 图片,然后单击 插入按钮,返回”填充效果”对话 框,如图11所 示. (5)单击 确定按钮,即可在单元格中添加所要插入的图片, 如图12所示. (6)再打开”设置图片格式”对话 框,单击 大小标签 ,打开”大 小”选项 卡,去掉”锁定纵横比”和”相对原始图片大小”复选框的 选择 ;打开”属性”选项 卡,在”对象位置”选项 区域中,选中“大小, 位置随单元格而变”单选 按钮.如图13所示. (7)单击 确定按钮,即可随意调整单元格的大小,图片将随之 进行变化,如图14所示. Excel办公应用秘诀 图12 插入图片 图13 设置图片格式 图14 调整单元格大小 Excel办公应用秘诀 利用自选图形方式 具体的操作步骤如下. (1)单击 ”绘图 ”工具栏中的绘图 按 钮,然后在弹出的快捷菜单中执行自 动靠齐|对齐 网格命令, 如图15所示 . (2)添加一个自选图 形(本例为”矩形”), 它会自动与网格对齐 . (3)双击插入的自选图 形,打开”设置自选图 形格式”对话 框中的”颜色 和线条”选项 卡.在”填充”选项 区域中的”颜色”下拉列表中执行填充效果 命令,打开”填充效果”对话 框的”图片”选项 卡.单击 选择图 片按钮,在 打开的”选择图 片”对话 框中选择 要插入的图片,将其插入自选图 形中. 图15 执行对齐网格命令 (4)调整单元格中的大小,设置自选图 形的边框,透明度和叠放层次, 设置后的效果如图16所示. Excel办公应用秘诀 图16 调整单元 格 Excel办公应用秘诀 具体的操作步骤如下. 为多个单元格添加图片 (1)按住Ctrl键的同时,用鼠标分别选择 要添加图片的单元格,单 击“绘图 ”工具栏中的阴影样式按钮,从弹出的快捷菜单中选择 一 条阴影样式. (2)按组合键Ctrl+Shift+空格,选中所有设置阴影样式的自选图 形, 将阴影样式设置为”无阴影”,然后打开”设置自选图 形”对话 框进 行图片的添加即可. 如何将图片作为工作表的背景呢? 菜单栏 中的格式|工作 表|背景命令,在打开的”工 作表背景”对话 框中选择 适 当的图片,单击 确定按钮. Excel办公应用秘诀 如何自动推测出生日期及性别 问题 提出 众所周知,15位(18位)身份证号码的第7位至12位(14 位)数字代表着持证人的出生年、月 、日;第15位(17位 )数字代表着持证人的性别(奇数为”男”,偶数为”女”).根 据身份证号码的这些排列规律,能否在Excel中实现 利 用身份证号码自动输 入出生年月日及性别等信息呢? 图17 推测出生日期及性别 Excel办公应用秘诀 解决思路 利用Excel提供的字符串截取函数可以得到 与持证人相关的信息,并可以通过IF函数进行 判别. 操作步骤 (1)选中D2单元格,输入公式 :”=IF(LEN(C2)=15,DATE(MID(C2,7,2),MID(C2,9,2),MID(C2, 11,2),IF(LEN(C2)=18,DATE(MID(C2,7,4),MID(C2,11,2,MID (C2,13,2),”号码有误”)”. (2)输入完毕后,按下Enter键,这时 第1位持证人的出生年 、月、日则自动显 示在D2单元格中,如图19所示. 假定身份证号码保存在Excel工作表的C列,”出生年月 日”和”性别”需要保存在D列和E列中,如图18所示. 推测出生日期 计算持证人出生日期的操作步骤如下. Excel办公应用秘诀 图18 身份证号码信息 图19 输入公式计算出生年月日 Excel办公应用秘诀 (3)选中D2单元格,用填充柄将上述公式复制到D列中 的其它单元格中,即可显示出其他持证人的出生年、月、 日. (4)选中D列中含有日期的单元 格区域,执行菜单栏 中的格式|单 元格命令,打开”单元格格式”对话 框中的”数字”选项 卡(如图20所示 ).在”分类”列表中选择 “日期”选项 , 然后在”类型”列表中选择 一种适 合国人习惯 的日期样式即可. 图20 设置日期格式 Excel办公应用秘诀 操作步骤 (1)选中E2单元格,输入公式:”=IF(IF(LEN(C2)=15, MID(C2,15,1), IF(LEN(C2)=18, MID(C2,17,1),”)=“”,”号码有误 ”,IF(MOD(IF(LEN(C2)=15, MID(C2,15,1), IF(LEN(C2)=18, MID(C2,17,1),”),2)=1,”男”,”女”)”. (2)输入完毕后,按下Enter键,这时 第1位持证人的性别就自动 显示在E2单元格中,如图21所示. 推测性别 判断持证人性别的操作步骤如下. (3)选中E2单元格,用填充柄将上述公式复制到E列中的其它 单元格中,即可显示出其他持证人