次课办公自动化基础.ppt

第一次课 办公自动化基础 什么是办公自动化 n 办公自动化是一门综合性技术，它能不断地使人们的部分 办公业务活动物化于人以外的各种设备，并由这些设备与 办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 n 完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传 输和信息管理四个基本环节 n 文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、 日程处理 、电子邮件、电子报表、数据处理、信息管理、决策支持 等 n 办公自动化利用科学的管理方法，借助于各种先进技术， 改善了办公环境和条件，极大地提高办公效率和质量，缩 短了办公周期，提升了管理和决策的科学化、自动化水平 办公自动化的功能 n 文字处理：在办公中大量的工作是文字处理，包括对中外文字、数字 的打字、编辑、排版、存储、打印等工作； n 数据处理：对数值及非数值工作的处理； n 资料处理：对各种文档资料的分类、登记、查询、搜索等工作； n 事务处理：对人力资源、工资、财务、办公事务管理等工作； n 图形图像处理：有关对图形图像的输入、编辑、识别、修整、输出等 工作； n 语言处理：对语言的输入、输出、存储以及和文字的转换等工作； n 网络通信：对单位内部以及外部之间沟通信息处理、事务处理等工作 ； n 信息管理：对信息的收录、存储、查询、发布等工作； n 辅助决策：在对数据信息分析的基础上，为决策制定提供优化处理解 决方案； n 安全保密：对需要安全保密的数据信息按要求进行防范加密措施。 办公自动化的概念 n 办公自动化（OA，Office Automation）是用现代 化的计算机技术和通信技术来实现办公业务过程 的数字化和决策管理信息化，使办公业务超越传 统时空限制，实现无纸办公、移动办公和协同办 公。办公自动化向多媒体化、网络化、集成化和 智能化发展。 n 办公自动化系统（OAS，Office Automation System）是以人为主导，集成系统管理、信息技 术和科学决策的人机信息处理系统。 办公工作的发展历程 n 传统办公 n 机器办公 n 网络办公 n 有限移动办公 n 随时随地办公和低碳办公 办公自动化的模式 n 传统办公模式 信息流模式 过程模式 数据库模式 决策模式 行为模式 n 现代办公模式 办公室的分类 办公自动化系统的层次 模型 现代办公模式 n 办公室的分类 确定型事务处理办公室 非确定型决策处理办公室 混合型处理办公室 n 办公室人员的分类 决策者 管理工作者 知识性工作者 办事员 办公自动化的任务 n 事务处理 n 信息管理 n 辅助决策 n 事务型办公自动化系统的组成 事务型办公自动化系统由微机配以基 本办公设备(复印机、打印机、传真机、印 刷系统、缩微系统、会议用各种录音设备 和投影仪等)、简单的通信网络、独立支持 它的具有各种基本功能的软件(小型关系型 数据库软件及专用软件等)等组成。 n 管理型办公自动化系统 管理型办公自动化系统的功能 p管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全 部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向 信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流 的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理， 以及公文文件类型的信息流的处理。 n 管理型办公自动化系统的组成 在事务型办公用基本设备的基础上，增加高档 微机和工作站设备、通信设备。它使用的设备 比事务型的设备级别要高，而且复杂，各部门 间有很强的通信能力。除通用、专用软件外， 还要求有自己的信息管理系统，在事务型办公 系统的基础上加入专用数据库。 办公自动化技术的发展 第一代办公自动化 第一代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS 系统 简单的文件数据库管理阶段 客户/服务器结构的数据库系统管理阶段 第二代办公自动化 第二代办公自动化是以工作流为中心的办公自动化 系统 工作流是在业务处 理过程中每一步的任务、处 理步骤、组织或相关人员、必须的输入输出信 息以及需要的工具 第三代办公自动化第三代办公自动化是以知识管理为核心的办公自动 化系统，它能提供丰富的学习功能与知识共享机制 ，让使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向 企业知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位 从被动向主动转变 ，提升了员工在工作中的地位， 从而提高企业与机构的整体创新和应变能力 办公自动化的发展趋势 n 随着移动通信的发展，移动办公与移动商务开始 。过去人们说的SOHO（Small Office , Home Office）时代，应发展为Mobile Office , Home Office（移动办公、居家办公）。 n 现代OA的三条理念：2004年OA大会研讨新一代办 公提出现代办公已进入移动办公，提出“MOHO” 理念，即Modern Office (现代OA), Mobile Office（移动OA），Home Office (家居OA)。 趋势 n 2006年提出“办公设备从贵族走向平民，深入中小企业，进入千家万 户”的理念。 n 办公设备特别是现代信息通信技术的主要办公设备如台式计算机、笔 记本、打印机、投影仪、手机等产品的技术性能不断飞速发展而价格 却是大幅度下降 n 2010年的OA国际研讨会提出现代OA是低碳办公、智能办公、是在宽带 网络基础上，实现战略性新兴产业：物联网、医疗信息化、教育信息 化、智能家居、智能电网、智能交通、智能物流等发挥重要作用的办 公自动化，实现物联网时代OA创新应用与低碳发展”的理念。 n 低碳发展需要有大量的电子政务和电子商务的开发应用。仅就碳交易 言，全部是电子交易、虚拟交易，低碳经济离不开电子商务的业务支 持，离不开电子政务的政府管理，OA是电子政务与电子商务的基础。 低碳发展离不开OA。 n OA本身也必须低碳，要研发应用“低能耗工作系统”、“智能环保工 作系统”等OA系统。要大力解决各类电子信息系统和机房设备的数据 中心的节能、减排问题。 无限移动办公 n 无限移动办公可称为“3A办公”，即办公人员可在任何时 间（Anytime）、任何地点（Anywhere）处理与业务相关 的任何事情（Anything）。这种新的办公模式可以让办公 人员摆脱时间和空间的束缚。单位信息可以随时随地通畅 地进行交互流动。 n 移动办公（MO-Mobile Office ）是当今高速发展的通信 业与IT业融合的产物（ICT），将通信业在沟通上的便捷 与IT业完美结合到一起，使之成为继互联网远程办公之后 的新一代办公模式。 n 这种办公模式通过在手机上安装办公软件，使手机具备和 电脑一样的办公功能，摆脱了必须在固定场所、固定设备 上进行办公的限制，对政府和商务人士提供了极大便利， 为企业和政府的信息化建设提供了全新的思路和方向。使 得使用者无论身处何种紧急情况下，都能高效迅捷地开展 工作，对于突发性事件应急性事件的处理尤有极为重要的 意义。 移动办公系统 n 移动办公系统 是以笔记本、手机等便携终 端为载体实现的移动信息化系统，该系统 将智能手机、无线网络、OA系统三者有机 结合，实现任何办公地点和办公时间的无 缝接入，极大地提高了办公效率。 n 它可以连接客户原有的各种IT系统，包括 OA、邮件、ERP、以及其他各类业务系统， 用以操作、浏览、管理全部工作事务，提 供了在无线环境下的新特性功能。 办公自动化系统的技术支持 n 微软的.Net+关系型数据库（RDB）技术 ： 微软以其功能强大、易用的Office套件占领了桌面应 用，为广大办公人员所接受，基于.NetRDB的办公平 台以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场支持 。 n SUN的J2EERDB技术 J2EE标准以其开放性、与平台无关性引领着技术发展 方向，并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广 ，在OA领域不断扩大。 n 由图可看出，当组织 规模比较大、应用环 境比较复杂（应用系 统多、平台杂）时采 用J2EE技术为合适， 当组织规模相对较小 、应用简单时选择 .Net为合适。 IBM Lotus Domino 技术 n 在ERP、CRM等业务系统平台选择上主要是 .Net与Java之争，在办公自动化领域另一 大主流技术是IBM Lotus Domino。 n Lotus是于1989年推出，以电子邮件、协同 、非结构文档处理、安全机制见长，一度 成为OA的标准应用与开发平台。然而随着 OA应用的内涵不断丰富，Domino暴露出许 多明显的弱点。 n .Net/Java应用功能的实 现需要更多的开发或集成 ，应用的成熟需要不断地 进行功能沉淀与积累； Domino提供了企业界领先 的协同工具、企业级文档 处理、文档的安全控制机 制、大量的应用模板，使 其更擅长办公应用支撑， 但面对大量结构化业务信 息处理时还显得不足。 办公自动化新的解决方案 n 面对不同的OA需求，很难单独选择其中一种主流 技术来完满解决，选择J2EEDomino构建OA平台 ，满足了以知识管理为核心、以实时协作为技术 支撑手段、以统一的知识门户为展现方式的OA需 求。 n 整个解决方案基于面向服务的应用框架（SOA）设 计理念，遵循J2EE标准，以门户为应用框架，融 结构化数据、非结构化数据处理于一体，支持分 布式协同计算、信息集成和业务流程集成，方案 特点如图所示 数字化办公设备新篇章 n 一体机“打印机+复印机+扫描仪+传真机”，它 是在原来打印机的基础上加上复印、传真、扫描 和照片打印等，但是其体积和价格却与一般的中 档打印机差不多 n 一体机是传统打印机、复印机、扫描仪、传真机 的替代品。 n 适用于商业用户的一体机有配备了独立的电话功 能、自动文档进纸器和网络等功能； n 针对居家用户的一体机，配备了插卡打印数码照 片、照片预览液晶屏等功能。 “远程维护”的服务 n 远程维护是指通过网络信息平台，在一定时空距离外，实 现对客户机器设备的参数调整、维护和保养。 n OA行业的重要特点之一，是要做好终端服务，做好维修管 理。OA设备涉及到光学、机械、电子、化学等多个学科， 产品精度高、构成复杂（如一些高端A3复印机有近万零件 ），办公设备用于日常办公，使用频繁，故障率高，经常 需要维修保养，但往往因时间、距离、成本等原因而颇感 棘手。 n 远程维护能极大地降低时间、精力、路费等耗费，成倍提 高维修保养工作效率，是一种全新的维修保养模式。对于 用户而言，远程维护可极大地缩短坏机停机时间，提高工 作效率，降低因停机而带来的损失。 n 实现远程维护，需满足两个基本前提，一 是机器设备的数码化；二是能利用网络信 息平台互联互通。 n 目前现代办公的技术这两个条件都已具备 ，预期远程维护将在不远的将来发展成为 重要的、常规的维修保养。 协同办公与协同办公平台 n 协同的基本含义是协同工作，是多个人相互配合 完成同一目标。根据这个定义来说协同办公早就 有了，如E-mail、即时通信、VOIP等以及电话会 议、视频会议等。在新的技术条件下，协同办公 具有整合、个性化、标准化、实时、新架构等特 征。协同办公新的内涵主要反映在以下方面： 传统OA与业务处理的整合； 跨部门、跨单位的信息共享和业务整合； 新技术、新架构的应用。 个人观点 n / 当前科研信息系统的主要问题 n 安全保障体系有待进一步加强 n 硬件投入太少，平台设计混乱 n 部门之间缺乏沟通，导致平台技术理念和 行政管理理念的冲突 n 内容欠缺，信息更新不及时 n 模式单一，未能体现本校科研特色 开发模式 n 自主开发 n 合作开发 n