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李辉 微软（中国） 培训讲师 Office 模板设计与应用 活动行程表 了解Office所提供的模板 设计与应用Office模板 模板的发布与部署 Microsoft Portfolio Office XP 应用模板文库 精彩模板应用示例 认识模板 u模板实际上是一类特殊的文档，它可以提 供构造最终文档的基本工具 轻松完成规范化的公文轻松完成规范化的公文 使用使用Office Office XPXP提供的模板功能，让您轻提供的模板功能，让您轻 松完成规范化的公文松完成规范化的公文 轻松完成规范化的公文轻松完成规范化的公文 模板和模板和MM上的模板上的模板 模板库还有这么多类型的模板可供模板库还有这么多类型的模板可供 我们选择，而且微软公司随时更新我们选择，而且微软公司随时更新 内容以满足广大用户的需求内容以满足广大用户的需求 。 模版布署的方式 u由Word中选择 工具/选项 工作群模版 u利用 CIW 进行大量布署 模板设计与应用 Word 2002 Word模板包含的元素 u同类型的所有文档中都相同的文字和格式 设置 u文档中会使用到的样式 u“自动图文集”中的词条 u宏 u菜单和工具栏样式以及按键的分配方案 模板的类型 u共用模板 包括Normal模板，模板所包含的设置适用 于所有文档 u文档模板 包括多种专业模板，模板内所包含的设置 仅适用于以该模板为基础的文档 认识样式 u样式是存储在Word中的段落或字符的一 组格式化命令，利用它可以快捷地改变文 本的外观 u当应用样式的时候，只需一步操作就可以 设定一系列的格式 样式的应用 u字符样式 u段落样式 u对文字应用不同的样式 u修改样式 u使用“样式库”预览和应用不同的样式 使用样式的优点 u样式可以节省设定各种文档的时间。 u可以确保格式的一致性。 u改动文本格式更加容易。只需要更改样式 的定义，就可以一次性地更改所有相同样 式的文本。或者使用“替换”命令，搜索并 替换样式。 u使用简单方便。 u采用样式有助于文档之间格式的复制，可 以将一个文档或模板的样式复制到另一个 文档或模板中。 关于样式的注意事项 u基于样式的创建方法 u后续样式 u通过大纲视图进行调整 u将文档保存为模板 Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 浏览样式浏览样式 创建新样式创建新样式 修改现有样式修改现有样式 在文档中应用样式在文档中应用样式 模板与自动图文集 u自动图文集提供了一个全自动词条处理功 能器 u利用自动图文集可以完成的任务 快速插入常用的文字、图形、域、表格、 书签以及其他内容到文档中 保存一些用户常用的文字、图形、域、表 格、书签以及其他常用的词条 制作、保存和使用用户自定义的模板 创建自动图文集 u快速输入文档信息的方法 将自动图文集词条复制到另一个模板 u为什么要将自动图文集词条复制到另一个 模板 保证用户的使用 u复制的方法 使用“管理器” 在模板中使用域 u域相当于文档中可能发生变化的数据或邮 件合并文档中套用信函、标签中的占位符 uOffic XP提供的域 什么时侯使用域 u显示文档信息，如作者姓名、文件大小或 页数等。若要显示这些信息，请使用 AUTHOR、FILESIZE、NUMPAGES 或 DOCPROPERTY 域。 u进行加、减或其他计算。请使用 = (Formula) 域进行该操作。 u在合并邮件时与文档协同工作。例如，插 入 ASK 和 FILLIN 域可在 Word 将每条数 据记录与主文档合并时显示提示信息。 Word表格的计算方法 u直接计算 u利用书签进行计算 u在公式中引用标识计算 Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 使用使用WordWord中的表格计算制作报表中的表格计算制作报表 文档中窗体域的使用 u窗体的概念 u窗体的设计 u窗体域的概念 u修改窗体模板中的域 什么是窗体 u利用窗体控件（窗体域）设计的文档 u基本窗体控件 复选框（FORMCHECKBOX域） 下拉列表（FORMDROPDOWN域） 文字框（FORMTEXT域） uWeb窗体 可创建的窗体类型 u创建Web窗体 u创建可供用户在Word中查看和填写的窗体 u创建要打印的窗体 使用窗体创建模板 u直接填写窗体，易于用户输入信息 u自动检验用户输入的内容 u根据在域中输入的内容可以更新其他相关 的域 u为用户输入提供帮助信息 Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 使用窗体创建使用窗体创建“ “请假单请假单” ” 使用窗体实现文档属性的调用使用窗体实现文档属性的调用 模板设计与应用 Excel 2002 Excel三要素 工作簿工作簿 工作表工作表 单元格和单元格和 区域区域 工作簿与工作表模板 u工作簿模板 为特定的任务和项目创建自定义的工作簿 模板 工作簿默认的模板名为book.xlt 工作簿模板的存储位置 u工作表模板 在工作簿中创建特定的工作表 工作表默认的模板名为sheet.xlt 工作表模板的存储位置 格式的设置 u单元格和工作表格式 u页面格式 u打印区域 u单元格样式 u工作簿中所含工作表的数量和类型 u隐藏和保护 设置Excel模板的细节 u文本 u数据 u图形 u公式 检查数据的有效性 数据验证 u建立验证数据内容，即设置“有效数据” u“有效数据”是用于规定某个单元格或单元 格区域中的数据是否正确和能否满足要求 的规则，并为不满足规则的数据设置报告 的方法 u对一些重要的数据最好为它规定有效性规 则 定义数据验证 u定义有效数据范围 u设置输入信息 u设置出错警告 u设置自定义类型的有效数据 u圈释无效数据 Excel模板与窗体 u窗体的创建 窗体和窗体控件 窗体的保护 u使用窗体简化工作 Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 存储存储ExcelExcel模板模板 ExcelExcel模板与窗体的应用模板与窗体的应用 模板设计与应用 PowerPoint 2002 u设计模板 为演示文稿提供设计完整、专业的外观 u内容模板 包含设计模板中的所有元素和演示文稿的 建议大纲 PowerPoint中的模板 认识母版 u定义演示文稿中所有幻灯片或页面格式的 视图和页面 u母版的类型 幻灯片母版 标题幻灯片母版 讲义母版 备注母版 自定义母版的方法 u认知占位符 u调整对象的大小和位置 u设置默认字体 u改变项目符号 u添加图片和图形 定义动画方案 u设置对象的进入效果 u设置对象的强调效果 u设置对象的退出效果 u设置对象的动作路径 演示文稿的配色方案 u什么是配色方案 u为演示文稿选择配色方案 u如何自定义配色方案 u传递幻灯片的配色方案 u添加配色方案 u删除配色方案 Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 PowerPointPowerPoint母版灵感设计母版灵感设计 使用动画效果制作酷炫演示文稿使用动画效果制作酷炫演示文稿 模板设计与应用 Outlook 2002 OutlookOutlook 电子邮件电子邮件 安排日程安排日程 联络人联络人 日记跟踪日记跟踪 便笺便笺 有效的个人信息管理器（PIM） Outlook窗体 u可以使用窗体快速而轻松地将电子化发布 和收集信息的方式标准化 u使用 Outlook 窗体设计环境创建自定义窗 体 u开发者可以使用 ActiveX 控件展开窗体 每个每个 Outlook Outlook 项目项目都基于窗体都基于窗体 Outlook中的窗体类型 窗体说明 联系人 用来跟踪个人或组织信息 通讯组列表 用来创建联系人和可用作单个电子邮件地址 的电子邮件地址的列表 任务 用来跟踪要完成的任务的信息 邮件 用来以特定格式向某人发送信息，或为他们 提供输入数据的办法，以便他们可以将数据 发送到某地 公告 用来在 Microsoft Exchange 公用文件夹中 主持用线索组织的会话 约会 用来表示会议或计划的事件 日记条目 用来记录另一项目或事件的信息 使用窗体属性定义窗体 u窗体属性 u添加窗体的帮助 u隐藏和显示窗体 在窗体中使用字段和控件 u使用字段 标准字段 自定义字段 u使用控件 使用控件工具箱 定义控件的属性 Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 制作个性的电子邮件制作个性的电子邮件 为联系人添加专用的信息为联系人添加专用的信息 测试和分发窗体 u保存和使用窗体 u测试并发布窗体 u窗体管理器的使用 模板设计与应用 Access 2002 AccessAccess 页页 表表 查询查询 窗体窗体 报表报表 数据管理的基石 窗体的类型 u数据输入窗体 u切换面板窗体 u自定义对话框 创建窗体模板 u使用向导创建窗体 u自定义窗体 u窗体中控件的使用 u主窗体和子窗体 报表的使用 u创建邮件标签 u在图表中显示总计 u将记录按类别分组 u计算总计 创建报表模板 u使用自动报表基于一个表或查询创建报表 u用向导基于一个或多个表或查询创建报表 u在“设计”视图中手动创建报表 u报表的高级应用 Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 开发开发AccessAccess数据库应用系统数据库应用系统 模板设计与应用 Visio 2002 标准的SmartShape模板 u框图 u建筑设计图 u数据库 u电子工程 u流程图 u表格和图 u地图 u机械工程 u网络 u组织结构图 u工艺工程 u项目计划图 u软件 uWeb图表 u其他Visio方案 创建图形模板 u图形模板的文件类型 u保存图形模板 u设置图形模板的属性 u设置模板中的图形符号属性 u编辑现有模板 自定义样板 u什么是样板 u样板的文件类型 u打开样板并编辑 u保存自定义样板 Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 设计主图形符号设计主图形符号 使用自定义的模板创建使用自定义的模板创建VisioVisio图表图表 使用和创建向导 u向导是一个模板或加载项 u指导用户经过一系列步骤之后创建一个新 的文档 u具有较高的易用性 u可以包含步骤的详尽说明 向导的共同特征 u收集用户信息的一个或一系列窗体 u导航按钮 u可启动向导的能力 u可选的特殊格式的文件扩展名 Office XPOffice XP模板设计与应用模板设计与应用 自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化自动完成繁琐重复的操作，使工作自动化 使用向导创建文档使用向导创建文档 如何创建自定义的向导如何创建自定义的向导 传统文件管理的作法 u放置在自己硬盘中 透过网上邻居分享数据 当自己计算机关机时便无法分享数据 u放置在文件服务器中 只能在企业中使用，很难在Web 中使用 u利用电子邮件方式分享数据 同样的文件到处放置 版本问题 ? 档案太大 = 退信 群组的体验 更有效率的方式进行协同运作 利用最简便的工具架设利用最简便的工具架设 与管理与管理WebWeb SharePointSharePoint Team Service Team Service Microsoft Microsoft SharePointSharePoint Team Team Services Services 网站解决方案为微软针对网站解决方案为微软针对 部门以及团队合作同仁们所提供部门以及团队合作同仁们所提供 结构及一致性的解决方案。团队结构及一致性的解决方案。团队 成员们只需利用浏览器就能观看成员们只需利用浏览器就能观看 信息与送出信息到分享的网站中信息与送出信息到分享的网站中 ，这些数据包含了如：相关事件，这些数据包含了如：相关事件 、布告栏与公告、讨论区、工作、布告栏与公告、讨论区、工作 清单及联络人清单甚至还包含了清单及联络人清单甚至还包含了 一个文件库在其中。一个文件库在其中。 Web 上的文档创建、发布和编辑 u文档模板：各类 Office 模板 u摘要内容：便于对文档库进行分析 u文件流转 u文件夹规则 uWeb 修订和发送审阅的比较 Web 修订只有一个文件；同时只能有一个 人进行编辑；必须联机 发送审阅有多个副本；可同时编辑；可以 脱机 多人分享的文档库系统 u文档库的建立与操作 u文档的新增与上传 u大