调拨产品验收及差异处理办法.doc

调拨产品验收及差异处理办法针对一直以来存在的产品验收不规范，出现差异责任难以明确的状况。现作以下流程和制度上的规定，以达到验收流程规范，差异审核明确，差异处理合理的目的。一、 本办法适用于各区域分公司，对广州仓库到货和其他区域调拨到货的验收，以及差异的处理。二、 产品验收流程1、 验收人员a. 产品验收人员必须是收货单位指定的岗位人员，如仓库管理员。不得由其他人员代理。b. 开箱验货时原则上须两个或两个以上收货人在场，当仅有1名指定收货人在场时，可由其他岗位人员进行同时监查，但不得单独点数。2、 对产品外包装的验收a. 首先核对外包装件（个）数与物流公司托运单是否相符，并核实收发货方是否正确。如有不符，查明后方可验收。b. 检查货物外包装是否有破损、水浸以及被拆封的情况。如有，立即通知发货方，并保护产品现状停止验收，必要时可现场拍照备查。发货方接到通知后即时联系当地托运公司，确定如有货损或丢失的处理办法，在得到书面确认后，发货方将通知收货如何处理。c. 检查外包装唛头是否相符，避免串货或者发现其他问题。d. 外包装袋打开后，检查里面箱体是否完好，是否为我司专用纸箱和封箱胶带。如有异常，按以上b条处理。3、 对产品明细的验收a. 开箱后首先找到装箱单。b. 根据装箱单明细清点产品数量清点时必须是两个收货人员一起进行，一人清点产品，一人核对装箱单。无误时即可进行下一箱点数；发现差异时，对单员必须再次点数确认，对差异数字双方签名，并停止验货，通知部门主管人员到现场进行再次确认。c. 所有产品进行清点确认后，整理装箱单，确认数量是否与箱数相符。验收人员签字，单交相关岗位人员进行帐务录入。三、 差异处理1、 差异确认按以上规定的流程进行三人确认。2、 差异登记a. 记录差异发现的箱号，产品款号、色别、尺码、应发数量、实收数量。b. 记录差异发现的状况，如“小包内少数”、“小包内串款/色/码”、“串箱”，等等。c. 记录差异发现的结果，如“少数”、“多发”、“串款”、“串色”、“串码”，等等。d. 以上信息填入到货差异及核查处理报告，格式见附表。3、 差异审核 a.到货差异及核查处理报告必须由以上三人签名，即验货人、核单人、部门主管。b.对差异数字较大或存在较大疑问的，营运中心可委派当地商品部人员前往复核。4、 差异处理a.到货差异及核查处理报告签名审核后传真至发货方相应管理部门，即商品部，商品部进行初步登记确认后传真通知发货方进行差异核查。b.发货方自接到到货差异及核查处理报告通知后，48小时内进行核查并回复商品部。c.商品部对发货方确认的核查结果进行复核，并按规定调整收发双方帐目。四、 相关规定1、 收发双方均能提供足够的证据证明差异责任不在此方时，商品部可采取委托公司其他部门人员对双发库存进行盘查，或者各承担50%的差异责任等方法进行处理。以上办法规定建立在相关部门严肃认真、实事求是、互惠共赢的合作基础之上，希望能够秉公执行。 XX集团营运中心 二00七年三月九日附：到货差异及核查处理报告格式到货差异及核查处理报告单 号箱号仓库实发客户实收差异收货方查核发货方查核处理结果款 号颜色尺码数量款 号颜色尺码数量数量金额合 计地区： 订单日期： 到货日期：备注：1、差异金额=客户实收金额-仓库实发金额。 2、收货方查核栏注明差异状况，如：尾数少件，小包少件，串款/色/码；尾数多，小包多件，与系统数不符。等等。