[专业文献]浅谈电子政务环境下电子公文与数字档案管理策略.doc

浅谈电子政务环境下电子公文与数字档案管理策略电子政务是国家机关在政务活动中，全面应用现代信息技术进行办公、管理和为社会提供公共服务的一种全新的管理方式。政务电子化是总的发展趋势。电子公文是国家电子政务建设迅速发展的必然产物。通过切实加强电子公文的运行管理，不仅大大提高了政府机关的行政效率，而且为公众服务的能力加强，保障了电子政务建设的健康发展。数字档案归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是传统意义上文件与档案相互衔接的关键。从某种意义上讲，电子公文能否正确归档，数字档案能否科学保管和有效利用，是判别电子公文系统与其管理水平的基本尺度，是衡量电子公文运行管理好坏的重要标志，是检验电子政务成败的重要标准之一。鉴如此，在电子政务环境下，如何加强电子公文与数字档案管理？作者认为应从以下六个方面入手。1.提高认识，不断增强做好电子公文与数字档案管理工作的责任感电子公文与数字档案管理，无论对文书部门，还是对档案部门，都是一项新工作。它关系到电子政务环境下档案信息资源能否实现科学管理和有效利用。因此，要从电子政务建设、信息资源建设的高度，从新形势下作好档案基础业务工作、为全面建设小康社会服务的高度，深刻认识电子公文与数字档案管理的现实意义和重要作用。电子公文归档是当前信息资源建设的一个重要方面，而信息资源的建设与数字档案开发利用是信息化的核心任务，是贯穿信息化建设进程的主线和取得实效的关键。数字档案是信息资源的重要组成部分，要用长远的眼光看待数字档案信息资源开发利用工作。在电子政务、电子商务、办公自动化等系统逐步实施的新形势下，电子公文将成为各单位产生文件的主要形式，进而成为数字档案等信息资源的重要源头。只有认真做好电子公文归档工作，才能切实保障数字档案等信息资源不流失，完整、规范、安全地进入信息资源宝库，并且得到科学保管和有效利用。2.制定长期规划和系统框架，指导系统建设通过这个规划，首先是有利于争取解决资金问题，使政府给予相应的经费支持，以保证系统建设项目各阶段的顺利实施。第二，确定系统建设的框架结构，不是局限一个单位、一个地区或一个国家本身，而是面向世界的，其目标是所建数字档案系统及其管理的数字档案信息，不仅为本单位、本地区或本国家使用，还要让全世界都能利用。第三，基于这个目标，使系统的建设尽量采用国际标准及协议。第四，把“经济、有效、长期”作为数字档案系统的建设原则，数字档案系统的建设不是短期行为，而是以长久保存历史记忆和档案信息资源共享为目标，目前至少要保存50年，这是一个极具挑战性的目标，而经济、有效地做好每个项目则是更重要的原则。3.健全标准体系，规范电子公文收集与数字档案管理在系统建设之初就要高度重视标准和规范体系的建设工作，并不断地进行完善。标准体系是电子公文和数字档案管理的法规和依据，通过标准体系进一步明确现代档案管理的内容（怎样获取电子公文数据和建立数字档案）？对其管理内容如何管理（按照所有标准）？最重要的是要建立一个广泛的数字档案信息市场，让社会各界以及更多的人能够通过网络途径快捷方便的利用数字档案信息。要制定电子档案管理标准、电子档案长期保管标准等一系列管理规范，并与政府部门共同制定通用销毁条例、专用销毁条例等一整套的文件销毁指导书，指导政府机构对电子公文进行价值鉴定，帮助政府部门对所形成的电子公文根据价值进行网上移交归档和销毁工作，并要求政府部门按照规定的文件标准格式进行电子公文的移交。移交方式可以通过网络进行，也可以移交硬盘。移交的时间根据协议进行，可以定期也可以随时移交。在数字档案长久保管方面，要综合考虑信息载体、计算机语言、软件、电子公文内容的完整性，以及在长期保管期间数字档案的真实性等多方面因素，在标准、规范和系统建设中不断地进行修改和完善。在文件载体方面，数字档案信息中心要有双备份系统，具有自动同步、检查和修复的功能。在文件格式方面，使用通用性较高的文件格式，如PDF、JPGE等。在文件内容方面，要保证其真实性和权威性，重视背景资料的采集，要求政府机构提供电子公文的元数据，以了解文件的形成过程。要求政府机构按统一的管理系统将WORD文件转换成PDF文件，保证文件的真实性。同时要保证没有人能对数据进行修改，要有专人进行管理并有身份认证、操作记录和数码签字确认。4.加大指导和检查，推动数字档案系统的应用数字档案管理中心可通过网络将数字档案管理系统提供给各政府机构使用，同时在网上提供详细的培训计划和资料。并配备专门的技术顾问及软件工程师，对各政府机构使用管理系统时出现的问题给予解决。管理中心每年要对所服务的政府机构发放调查表，以了解对数字档案管理系统的使用情况。调查表对所有工作内容进行量化，并通过数据分析对存在的问题作针对性的指导。调查的重点为两个方面：一是文化方面的：主要是检查高层领导重视、在高层会议上提出要求、参与的人员及部门、对全员的培训等方面的情况。二是执行方面的：主要是检查每个工作人员在工作过程中对标准的执行情况，是否符合行为规范，并对数字档案系统使用中出现的具体问题给予指导和解决，以提高各部门的工作效率和电子公文质量。5.主动公布档案信息，开展数字档案的网上利用在数字档案利用方面，管理中心收到电子公文，在做好归档管理工作的同时即在网络上予以公布（除了政府的特殊部门和个别特殊内容的文件），为社会各界和公众利用档案提供便利条件和途径。并在网上提供用户指南，从简单到高级的利用分为合理的级别，可提供文本的、照片的、图像的及原始电子公文等各种媒体材料的利用。一般的查询利用不需登录，需要利用纸质档案时，要经过网上注册登记。6.加强全方位的安全建设在电子政务环境下，由于办公自动化，网络化的发展，档案部门特别是数字档案管理中心要接收更多的电子公文和数字档案。由于电子公文和数字档案的特殊性和网络的复杂性，档案部门将要面临更多的安全问题。档案管理安全性问题通常包括以下方面：其一、密码安全；其二，计算机安全；其三，网络安全；其四，信息安全。那么要加强电子政务环境下电子公文和数字档案管理的安全，也应该从以上几个方面来入手：_加强网络建设。网络是档案部门开展工作的主要工具，保证网络的安全对电子公文和数字档案管理有着非常重要的意义。就目前的情况来看，档案部门所依靠的网络主要是电子政务内网，电子政务内网有其特殊的限制，也不排除受到攻击的可能，因此要加强这方面的建设。_加强电子政务、电子公文和数字档案相关法律的制定工作。世界范围内已经有20多个国家对数字签名和电子公文进行了立法。在这方面，目前我们国家是相对滞后的，要改变这种局面就应该针对一些突出问题，以法律的形式来进行规范。同时，还要协调地方性法规和国家法规之间的矛盾，加大法律的通用性。_提高电子公文和数字档案管理人员的素质。任何高新技术的实现都离不开人，因此在电子公文和数字档案管理中，尤其是防范网络危害方面，管理人员的作用更加鲜明地体现出来。如何提高管理人员的素质，首先要提高档案管理人员的法律安全意识，使档案管理人员充分地了解目前档案法律法规的现状及所面临的安全形势；其次要加强相关网络知识的培训，使得网络知识成为档案管理的必要基础。_加强用户权限的分类管理。在互联网上，有效地防范网络危害的一个重要方面就是对网络使用者进行限制、分类管理，通过对使用者赋予不同的权限可以有效地避免识别用户所带来的繁重工作，同时也能