合同管理制度20546.doc

合同管理制度修订号0实施日期第 4 页 共 4 页1 目的为了规范公司的商务活动，统一商务合同管理，防范合同纠纷，确保公司采购工作高效规范地运作，维护公司合法权益，结合公司实际，特制订本制度。2 范围2.1 本制度制订了公司商务合同的制订、审批、执行、归档过程中的具体操作流程和控制方法；2.2 本制度适用于公司商务本部与公司各部门、事业部对外的所有商务合同。3定义商务合同是公司采购类产品买卖、加工承揽、建设工程、运输、仓储、租赁、维修保养等与公司商务活动相关的各类合同；但不含营销部门的产品（配件）买卖、人力资源部门的劳资（劳务）、租赁部门的设备租赁等合同。4职责4.1商务本部统一制订公司商务合同的管理制度和各种商务合同样本，并督促和指导公司各事业部进行合同管理；4.2 商务本部制订公司常用商务合同标准范本供公司各部门、各事业部使用；4.3 商务本部负责公司除各事业部外的直属部门所有的商务合同的签订，各直属部门一般不对外签订商务合同，但可以签订商务本部授权的标的较小的和总经理批准授权的商务合同；4.4 各事业部商务部门签订其与生产有关的商务合同（如外购、外协、工艺外协、设备维修等合同），其签订生活后勤、行政办公方面的商务合同须经商务本部授权；4.5董事长、总经理、商务本部部长、各事业部总经理（部长）、各事业部商务主管（部长）、商务本部各分部部长及各业务科室负责人，以及律师按照规定的审核、审批权限进行合同审核和审批；4.6商务本部国际业务（分）部签订的合同由其自行执行，招标（分）部签订的合同由计划申报部门执行；4.7 各事业部商务部门签订的合同由其自行执行；4.8财务部门负责各合同执行部门的资金计划的审核、批准；4.9商务本部核查、督促公司商务合同的订立和履行情况，参与商务合同纠纷的调解、仲裁和诉讼及善后工作，管理本部合同档案资料；4.10 审计监察部负责公司业务员违纪、职务侵占等出卖、损害公司利益行为的查处，各相关部门配合。5 合同的制订5.1 合同范本和合同起草：5.1.1商务本部按照产品买卖、设备买卖、产品加工承揽、建设工程施工承包、货物运输、货物仓储、财产租赁等类别制订电子模板的商务合同标准范本；5.1.2采购业务人员起草合同一般采用合同标准范本，业务员谈判时达成的协议应尽量与范本中的格式条款一致，无法达成一致时，可以根据谈判结果按需修改范本条款，但要经主管领导批准；5.1.3 标的金额超过5000元的，应当订立正式的商务合同书，合同采用中文书写，供应商要求采用外文的，必须附有中文译本。5000元以下的可以使用代用合同或者其他合同形式；5.2商务合同一般的通用条款5.2.1采购标的应标明物品名称（图号）、品牌、规格型号、物料代码；5.2.2采购标的市场价格在合同期内可能有明显变化的，应约定价格调整的条件、方式；5.2.3质量技术条款应含质保和三包期限、环保要求、质保金以及质量违约责任等内容；5.2.4售后服务条款应含具体服务要求、响应服务、服务费用以及服务违约责任等内容；5.2.5年度或长期商务合同的数量和金额不宜确定的，具体数量和金额由订货单决定；5.2.6合同标的必须按照约定的时限交付，延期交付的应承担违约金；5.2.7交货地点原则上应为我公司仓库或者生产场所，交货联系人员一般为合同执行人员；5.2.8可选择多种运输方式的，应明确普通和特殊运输方式时的费用承担方式；5.2.9检验期间应当足以发现标的物的质量缺陷；检验期间较短的，仅检验标的物的数量和外观质量；5.2.10经检验达不到验收标准的不合格品，应由供应商限期运回，我公司代为清退的，由供应商承担费用；5.2.11合同价款大于供应商注册资金或有其他交易风险的，可要求供应商提供连带责任担保，另立的担保合同应附有担保人的工商注册登记证明或者财产证明；5.2.12税票的税率、开票时间、交付时间和方式应予明确约定；5.2.13供应商不能按约履行交付、保质、售后、保密等义务，或者不能就约定的变更事项达成一致的，可以按照约定和法定的程序解除合同，进行清理和结算；5.2.14诉讼管辖地一般为我公司所在地，特殊情况下由律师指导处理；5.2.15合同有效期限为合同履行以及允许延迟履行的期间；5.2.16合同签订时间按我公司盖章时间填写，签订地点为昆山市开发区黄河北路65号；5.3其它商务合同的专门条款5.3.1产品买卖合同可以根据商务需要约定产品试用事项，采购标准件的应约定回购的条件、方式、折价率及其清退时运输方式；5.3.2设备买卖合同应约定安装、调试、验收及其标准与责任，操作人员的培训，附件、备件的供应及价格，产品质量责任期限（使用寿命）及其质保方式与责任；5.3.3行政办公用品等物资的定点采购合同中，应要求供方保证产品的质量合格及保证是同期市场最低价格，并约定价格的核实和调整条件、价格违约的责任，以及具体的采购品种和数量由订货单决定等；5.3.4房地产转让合同中出让方应保证转让行为的合法性，确保出让的房地产产权无瑕疵并承担产权瑕疵的责任；5.3.5加工承揽合同应注明外协件的图号、检验标准，验收的场所与方法，外协小件应采取合适包装，外协大件则采取防护措施并准确标识；5.3.6建设工程承包合同应约定施工材料要求、施工安全措施与责任、竣工与验收、履约保证以及禁止工程分包和转包等内容；5.3.7租赁合同中出租方应确保出租行为的合法性，并承担出租权利瑕疵的法律后果，双方应对出租范围明列清单并履行交接手续；5.3.8运输合同应明确运输的工具、安全责任，货物的交接、验收方式与凭证，不可抗力事由的处理，履约保证和运输费用的结算等内容；5.3.9仓储合同应明确保管人对仓储物的验收、保管责任，仓单的出具、持有和效力，储存期间和仓储费用，存货人的提货或者保管人的送货等内容；5.4合同附件5.4.1物料清单、价格表，订货单，质量、技术、补充协议等合同附件以书面形式订立；5.4.2采购业务人员应当就质量保证事宜先与供应商签订质量协议或在合同中明确质量标准和验收标准；不具有合格供方资格以及未签订质量协议的，一般不得与其签订商务合同；5.4.3对于机器设备以及其他技术复杂程度较高的关键、重要采购件，技术部门应当按照规定就技术标准以及其他技术事宜与供应商签订技术协议。6 合同的审核、审批和盖章6.1采购业务人员报审合同时应附商务合同审批表，按临时采购计划签订的商务合同，还须附临时采购计划。6.2各事业部业务员所签合同是采用标准合同范本格式的合同，无须经律师法律审核，各业务员自行起草的、非采用标准格式的合同须经律师法律审核；商务本部招标（分）部、国际业务（分）部须经律师法律审核，律师对合同的规范性和法律风险性进行审核；6.3 公司领导和部门主管按照商务合同审批权限表的规定进行审批；6.4合同双方当事人的名称填写、签署应当规范、准确，统一与印章一致，供应商应当加盖其合同专用章或者法人公章；经签批的商务本部所签订的合同，公司统一盖昆山市三一重机有限公司合同专用章；各事业部所签合同盖各事业部的合同专用章，报商务本部存档一份；暂没有合同章的事业部统一报商务本部盖昆山市三一重机有限公司合同专用章后执行。7 合同的存档和合同章的保管7.1 合同正本，订货单，质量、技术、补充协议，成本核算卡片、合同审批表、商务洽谈记录、合同执行终结报告，以及履约中的往来函件等资料，由合同管理人员归档保存并登记，合同副本发供应商（采购业务人员转交）、财务部门、物流或其他执行部门各一份；7.2采购业务人员将合同内容输入共享的合同数据库，建立合同电子文档，发送给合同管理人员；合同管理人员汇总管理合同数据库，相关业务人员根据各自权限共享合同数据库。合同电子文档应保存期限为五年；7.3合同管理人员按统一格式编制合同号码，与同一供应商在一年内签订有两份以上合同或协议的，使用同一编码，在其后加上流水号以示区别；合同归档时，按原（辅）材料、工具、电器、非金属制品、锻铸件、机加件、工艺外协件等项目进行分类保存，保存三年后移交公司档案室保存；7.4商务本部综合管理（分）部管理控制对合同数据库的查阅权限。招标（分）部、国际业务（分）部部长、部长助理及其部内综合计划员可以分别调阅该部内所签所有合同数据库资料，商务本部部长、副部长、综合管理（分）部部长可以调阅公司所有（含各事业部）合同数据库资料，采购业务人员可以调阅个人业务范围内的合同数据库资料；7.5商务本部相关人员因工作需要借阅合同资料的，要登记备案；其它部门和单位因业务需要借阅合同的，须经商务本部部长批准。7.6合同专用章由合同管理人员专门保管，任何部门、人员不得借用、外借合同章；合同管理员在使用合同章时，应仔细核实该合同是否有相应合同审批权限的领导的签字，没有签字、超越权限签字的合同，应拒绝盖章；合同章发生遗失、毁损的，应及时报告处理。7.7 各事业部的合同管理员负责本事业部的合同管理、保存、归档。事业部内的合同调阅权限、合同章的管理，可以比较本文件自行确定。8 合同的执行8.1采购/招标计划的申报部门的合同执行人员，收到发放来的合同后，处理合同执行事宜，督促供应商及时供货、保证质量、妥善运输、按约交验、提供票证、及时对帐、按约提供售后服务等；8.2相关部门和人员应当严格按照公司的规定配合供应商的工作，为供应商履行合同义务创造条件和便利；8.3合同签订后，发现内容约定错误或者不明确以及发生合同争议的，由原合同签订部门和人员与供应商就增补、变更有关事项协商；达成一致的签订补充协议，也可以重新签订合同；重新签订合同的，应注明原合同废止；8.4供应商违反交货时间、质量等约定的，合同执行人员向主管领导报告，督促供应商承担违约责任，定期整改或向其索赔；供应商拒不履约或按要求整改等合同纠纷协商不成的，事业部所签合同报事业部总经理（部长）批准后解除合同；商务本部各分部所签合同报主管总助批准后解除合同，合同执行人员负责书面通知对方，保存、整理、收集完整的合同相关资料、往来文书等，涉及诉讼或仲裁的，按规定转由律师依法处理；8.5在合同执行完毕或者终止执行后5个工作日内，合同执行人员填写合同执行终结报告，经审批后存档。合同执行人员负责保存所收到的合同，保存3年后移交公司档案室。9 紧急采购和订货单9.1不宜按一般程序报批的紧急商务合同，采购业务人员可按规定与供应商签订简易合同，或采用传真、电话、口头方式订立合同，事后应制作书面凭证经部门主管批准后交合同执行部门，然后在10个工作日内补签正式商务合同，补办审批手续后归档处理。对使用传真件、复印件签订合同的，合同管理人员应当登记备案，采购业务人员须在10个工作日内收回合同原件并送交存档；9.2根据合同执行多批次商务合同的人员，对于具体的采购物品、数量和时间，采取按需下发订货单的形式来确定。订货单经审批后由合同管理人员编号、盖章，正本存档，副本发放执行。10 违规处罚10.1采购、物流业务人员和其他业务人员违反本制度规定的，有下列情形之一的，处以每次50-100元的罚款：10.2未按规定订立书面合同或者补签合同、补办合同审批手续的；10.3未按规定履行审批审查手续而盖章或者执行的；10.4遗失、毁损或者擅自销毁合同等资料的；10.5 在签订、履行和协助履行合同时未尽职尽力的；10.6应当追究而未追究供应商违约责任的;10.7相关合同业务人员玩忽职守、弄虚作假、徇私舞弊，或者有其他严重情形，造成重大损失或影响的，处以每次200-500元的罚款;10.8公司对相关人员违反合同管理制度的