《三体系内审教材》word版.doc

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三体系内审培训教材 引 言内审是GB/T19001、 GB/T24001、 GB/T28001等三个标准的重要内容。它是管理体系中一项不可或缺的过程。它是评价管理体系的重要方法。（管理评审、自我评价）它是自我改进机制的重要组成部分。内审与管理评审、纠正预防措施共同构成了管理体系的自我改进机制。三者关系密切，它们各自都是管理体系的一个独立过程，又可联系到一起，共同发挥改进和预防作用。首先，内审和纠正预防措施都是管理评审的输入，都要接受管理评审的指导，而内审和管理评审发现的不合格或薄弱环节都要采取纠正、预防措施。管理评审和纠正预防措施的实施情况都要接受内审的检查。管理体系的完善程度在很大意义上取决于这三个过程的运行情况。所以，搞好内审关系重大，组织不但要通过内审发现问题、寻求改进，而且通过对管理体系符合性和有效性的评价，对管理体系进行改进。其实，内审活动，本身就是管理体系的一部分。GB/T190012008标准第8.2.2条款（GB/T240012004之4.5.5 GB/T280012009之4.5.5）规定了内审的基本要求，ISO190112002规定了审核的原则、方法、步骤等，所有依据上述标准，建立管理体系的组织，都必须按照标准要求搞好内审。(三个标准中，GB/T190012008标准第8.2.2条款对内审描述最为全面)GB/T190012008 标准 第 8.2.2 内部审核组织应按策划的时间间隔进行内部审核，以确定管理体系是否：a) 符合策划的安排(见7.1)、本标准的要求以及组织所确定的管理体系的要求；b) 得到有效实施与保持。组织应策划审核方案，策划时应考虑拟审核的过程和区域的状况和重要性以及以往审核的结果，应规定审核的准则、范围、频次和方法。审核员的选择和审核的实施应确保审核过程的客观性和公正性。审核员不应审核自己的工作。应编制形成文件的程序，以规定审核的策划、实施、形成记录以及报告结果的职责和要求应保持审核及其结果的记录（见4.2.4）。负责受审核区域的管理者应确保及时采取必要地纠正和纠正措施，以消除所发现的不合格及其原因。后续活动应包括对所采取措施的验证和验证结果的报告(见8.5.2)。 第一章 概 论一、什么是内审？1、审核的定义 审核的定义： （GB/T1900020083.9.1）为获得审核证据，并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。“审核”从某种意义上讲，是一种特殊形式的检查。内审内部审核组织自己对自己的审核。包括聘请或委托“外人”实施的、但以本组织名义进行的审核，简称内审，内审又称第一方审核。与内审相对应的是外审，即外部审核，如顾客或认证机构对组织的审核，通常顾客的审核称为第二方审核，认证机构的审核称为第三方审核。“第三方”的涵义是：它与第一方和第二方既无行政上的隶属关系又无经济上的利害关系，因而在客观上处于相对独立、公正的位置，由其进行的审核，能更客观、公正、真实的评价管理体系。 2、审核的类型审核的类型很多，除了内审外审的分类外，还有多种分类，如：就质量审核的内容可分为：管理体系审核、过程审核和产品审核；管理体系审核又可分为：质量管理体系审核 、环境管理体系审核 、职业卫生安全管理体系审核；以审核的范围可分为：全部审核和部分审核；以审核的方法可分为：集中式审核和滚动式审核外审可分为：初审、监督和再认证审核；内审可分为：例行审核和特殊审核；就审核的形式而言：几个体系一块审被称作“一体化审核”；几个审核机构一块审被称为“联合审核”；还有一些，如：总公司对子公司的审核，公司内部兄弟部门之间的相互审核，咨询机构对被咨询组织进行的独立的符合性审核等。而通常所说的审核类型，主要是指内审、外审的分类： 审核类型 内审 第一方审核 外审 第二方审核 第三方审核二、审核的特点不同类型的审核，自有不同的特点，但也有相同之处，主要包括以下三点：1、审核的客观性： 实事求是、客观、公正、准确的反映实际情况。2、审核的独立性： 审核员保持相对独立，与被审核部门没有直接的责任关系； 审核员独立取证、独立判定不受他人干扰。 独立，是客观、公正的基础，没有独立性就没有客观、公正性。3、审核的系统性审核应是有组织、有计划、有准备的进行，应按规定的程序和步骤展开，最后形成正式的审核文件，对管理体系的符合性和有效性作出评价，促进管理体系符合性和有效性的提高。三、内审的目的 ：不同类型的审核，具有不同的目的，内审的主要目的是：1、评价管理体系的符合性和有效性 检查、评价管理体系文件是否符合标准的要求； 检查、评价管理体系的运行是否符合管理体系文件的规定； 检查、评价管理体系运行的结果是否有效？ a、产品质量、服务质量是否稳定提高； b、顾客满意度是否有所提高； c、质量目标、环境目标、职业健康安全目标是否完成？d、生产成本是否有所下降； e、工作效率、经济效益、环境绩效和职业健康安全绩效是否有所提高？ 总体判定管理体系是否处于受控状态，是否在有效的运行？2、找出差距，寻求改进 通过内审逐步建立并完善自我改进机制，实现持续改进。 通过审核找出薄弱环节，予以改进； 通过举一反三，找出更多的不足，在更大的范围内予以改进，从而使广大员工逐步建立持续改进的意识，完善改进机制，实现持续改进。3、实现特定的审核目的 为外审作准备； 查验新体制、新标准运行情况； 验证新材料、新工艺、新设备的有效性及能力； 找出典型的质量/环保/职业健康安全问题的原因。4、外审的主要目的： 第三方审核的目的：确定受审方是否具备认证注册的条件； 第二方审核的目的： a） 评价、选择合格供方； b） 保证合同、订单的有效实施。概括内审外审，审核的目的：获得体系运行证据，确定满足审核准则的程度。 四、审核准则 （审核依据）1、定义：（GB/T1900020083.9.3）一组方针、程序或要求2、审核准则通常包括： GB/T190012008、 GB/T240012004、GB/T280012009标准； 管理体系文件（管理手册、程序文件、改进计划） 与顾客签定的销售合同、质量协议、组织对外所作的承诺； 与本行业有关的法律、法规。 五、管理体系审核的范围所谓审核范围是指：在规定的时间内，对哪些管理体系过程、场所和活动进行审核。在给出的时间框架内，规定了审核范围的三个方面： 1、过程主指三个标准给出的过程（条款） 不同的审核类型涉及不同的过程； 2、场所涉及的部门，地区分支机构； 3、活动哪些产品的哪些的活动？ 在规定的时间内也可看作是一个时间范围。六、管理体系审核的时机和频度1、初次内审的时机与条件： 管理体系已经全部文件化各类文件已经齐全，特别是内审程序以及与之配套的第三层文件和记录表格已全部齐全，能有效指导并支持内审工作的顺利进行。 管理体系已经按文件的要求，运行了一段时间；大部分部门已投入运行并形成了一定数量的客观证据，能够初步证明管理体系在基本有效的运行。（例如：投入运行2030天） 已经培训了一批合格的内审员，具备了内审的能力。2、管理体系运行初期的审核频度（外审前）管理体系运行初期，通过认证前，审核密度应适当大，以每月一次为宜。3、正常情况下的审核频度体系通过认证后，又经较长时间运行，运行情况趋于正常，这时应按照年度内审计划进行审核，审核频度以每年1次较为常见。也有的企业一年2次，甚至3次、4次，但已不多见；4、异常情况下的审核企业碰到特殊情况，通过追加内审活动，来评价、验证管理体系的有效性，是常用且有效的手段，这时的内审频次不受限制，特殊情况是指： 即将进行第二、三方审核； 发生了严重的质量/环保/职业健康安全问题或有严重的投诉； 管理体系发生了较大变化，如： a）组织的领导层； b）隶属关系； c）内部组织机构； d）产品结构 ； e）组织的方针、目标； f）生产技术及装备； g）生产场所与环境等。5、外审的时机 本组织认为自己已经具备了认证注册的条件，起码在自己进行的内审和管理评审中，自我评价是：文件基本符合、运行基本有效。 审核机构把握的条件：至少进行过一轮全面的内审和管理评审。七、管理体系审核的一般顺序1、内审的一般步骤及顺序 内审启动例行审核按年度计划进行 特殊审核按程序规定审批 文件评审 审核准备 现场审核 审核报告 纠正措施与跟踪验证 第二章 内部管理体系审核一、内部管理体系审核的策划 (组织准备) 1、内审的总体策划在进行管理体系策划时，组织已经同时完成了对内审的策划，策划的结果体现在：编制了一套完整的内审程序及相应的配套文件，并明确规定了如下内容：任命管理者代表并确定其职责与权限；设立一个管理内审的职能部门；培训一批有能力的内审员； 制定一套与内审配套的激励政策。2、审核方案的策划可以肤浅的理解为：年度内审计划和审核实施计划的编制，标准要求：“应对审核方案进行策划”“应按策划的时间间隔进行内部审核”，策划的主要内容包括： 确定内审的频次；（一年内进行几次内审） 确定审核的类型；（集中式、滚动式）初步确定每次审核的目的、范围、准则；明确审核活动的职责、权限。 集中式审核的年度计划，多用文字编写，集中式审核的意思是集中时间、集中精力将所有条款所有部门一块审完，用文件形式表达比较方便，当然也可用表格的形式。滚动式审核是每次审核一个或几个部门，全年形成覆盖整个体系一次或几次的审核。滚动式审核计划最好用表格的形式编制。绝大多数组织采用集中式审核，特别是中小企业，有些大企业配备了专职的审核机构和人员，采用滚动式审核也是不错的选择。作业：结合本组织的实际情况编制一张本年度的审核计划。3、内审实施计划的编制其实也是审核方案策划的一部分，一般由管理者代表和审核组长共同完成，前期策划主要由管理者代表负责，其内容包括：确定本次内审的目的、范围、准则； 确定审核的具体日期；确定本次内审组长，并初步提出审核组成员。后期策划由审核组长完成，其内容包括：与管理者代表一起最终确定内审组成员名单；编制内审日程表并形成完整的内审实施计划。 对内审实施计划的编制，其实已经是审核准备工作的一部分，或说是内审工作的开始。 二0一二年年度内审计划 文件编号：JBG 编制时间：20 年 月 日部门计划月份一二三四五六七八九十十一十二高层领导公司办质检部技术部生产部人力资源部供应部销售部一车间二车间三车间成品库原料库图例说明： 本月安排 正在实施 正在制定 正在实施 跟踪验证 审核计划 现场审核 纠正措施 纠正措施 结束 编制：（管代） 审批：（总经理）二、内审的准备1、内审准备工作的主要内容与步骤： 根据年度计划由管理者代表适时组成审核组 审核组长制定审核实施计划 审核员收集查阅文件 审核员编写检查表 将审核计划通知受审核部门2、组织审核组 根据年度内审计划的安排，由管理者代表适时组织内审组，内审组一般由46人组成 分成23个小组进行审核。 审核组长的选择： a）资格：经正式培训考核合格，经组织正式聘任; b) 专业：全面熟悉本组织的管理、业务、产品; c）经验：审核经验较为丰富； d）能力：组织、协调能力强，能管理审核活动。 审核组长最好由有威望的中层部门负责人担任。 审核员的选择： a）资格：(同组长)； b）专业：对被审部门的专业知识比较熟悉； c）经验：有一定的审核经验； d）能力：有进行审核的能力，可协调、可接收。 审核组长的职责 a) 全面负责审核工作，协助管代挑选内审员，编制审核计划； b) 主持首、末次会议；全面掌握审核进度； c) 最终确定不合格报告； d) 主持召开审核组内部会议，汇总分析审核情况； e) 编制审核报告，全面评价管理体系的符合性和有效性。 内审员的职责 a) 参与制定审核计划； b) 按计划规定的范围，收集查阅文件，编制检查表； c) 按分工实施审核并记录，向审核组长报告审核结果； d) 开具不合格报告并让受审核部门签字确认； e) 认可受审核部门的不合格原因分析和纠正措施计划； f) 跟踪验证纠正措施的有效性； g) 整理与审核有关的文件与记录，归档保存。3、编制审核实施计划 目的：1、评价管理体系的符合性和有效性；2、找出差距，寻求改进； 3、实现特定的审核目的。 范围：主指对哪些部门、过程、场所和活动进行审核？ 涉及标准的哪些条款？ 规定审核取证的起止时间。 准则：a） GB/T190012008、 GB/T240012004、GB/T280012009标准；b） 管理体系文件（管理手册、程序文件、改进计划）c） 与顾客签定的销售合同、质量协议、组织对外所作的承诺；d） 与本行业有关的法律、法规。 现场审核时间：（从首次会议到末次会议） 审核组成员： 审核日程计划（见图例）注意：a）编制计划前要进行策划，要考虑拟审核的过程、区域的状况和重要性以及以往审核的结果；b）按照手册给定的职能分配和上款的考虑，合理确定各部门审核的条款与时间，确保审核质量；c）将审核员合理搭配分组，注意审核员的优势结合，防止出现自己审自己的现象；d）正确确定审核顺序，既要符合审核的惯例，又要结合本组织的实际情况，所谓的顺序有：自上而下和自下而上的顺序，正向和逆向以及按部门和按过程审核的顺序，常用的顺序是：自上而下、正向、按部门审核。e）审核实施计划一般由组长编制，审核员参与并提出修改意见，管理者代表审批，提前一周发到各受审核部门。作业：结合本组织的实际情况编制一份集中式内审实施计划XX公司内审计划文件编号：审核目的验证管理体系的符合性和有效性，是否具备认证的条件审核范围XXX产品的设计开发、生产过程审核准则GB/T19001-2008、 GB/T240012004、GB/T280012009本公司的管理体系文件、相关的法律法规、与顾客签定的销售合同；审核日期2011年6月15日2011年6月16日审 核 员组长：XXX 第一组：XXX XXX 第二组：XXX XXX日期时间安排第一组第二组6.158.008.30首次会议8.3011.30高层领导Q1.2 / 5/ 6.1/ 7.1/ 8.1E O技术部 Q4.2.3 /7.3/ 8.4E O14.0016.00企管部Q 4.2.3/ 4.2.4/ 5.5.3/5.6 6.2/ 8.2.2/ 8.2.3/ 8.5 E O质检部 Q7.6 /8.2.4/ 8.3EO16.0018.00采购部 Q7.4 E O19.0020.00审核组内部会议6.168.0010.00销售部 Q6.3/ 6.4/ 7.2/ 7.5 /8.2.1 E O一车间 Q7.5 EO4.4.6/4.4.7 10.0011.30 仓库 Q7.5 EO4.4.6/4.4.7二车间 Q7.5 EO4.4.6/4.4.714.0016.00补充审核、审核组内部会议16.0017.00与高层领导交流沟通17.0017.40末次会议说明： 在各部门审核时都要注意对通用条款的审核取证： 编制：（审核组长） 审批：（管代）4、收集、查阅文件收集查阅文件的工作由审核员完成目的： a）熟悉被审核部门的较详细的要求和规定； b）为编制检查表做准备； c）为修改文件提出意见。收集内容： 管理手册、程序文件和第三层作业文件; 包括一些外来的文件如：标准、行业规定等。查阅重点：a）确定文件的适宜性、充分性；b）过程描述是否清楚，接口、职责是否合理；c）文件之间是否协调，语言文字是否通顺。5、编写检查表 什么是检查表：“为了实施规范的审核，审核员在审核前依据审核准则编制的正规的检查提纲”。检查表主要包括：受审核部门、审核依据、审核内容、检查方法。为了工作的方便，大多数的检查表都把审核内容和检查方法合并为一个栏目，并与审核记录设计到一块。（见图例）检查表的主要内容：依据什么标准和文件的什么条款？ 在哪里？查什么？找谁查？怎么查？ 包括：怎么抽样？抽多少？内审检查表暨现场审核记录 受审核部门： 审核时间：20 年 月 日审核依据检查内容与方法审 核 记 录评价Q5.5.1Q5.3Q5.4.1Q5.5.3Q4.2.31、提问负责人，本部门的主要职责？共几人？怎样分工？2、提问其他人，看其职责是否清楚？1、提问负责人或员工，质量/环境/职业健康安全方针的内容与含义？1、索阅本部门的目标；2、提问组织和本部门的质量目标、环境目标、职业健康安全目标