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职务分析技巧 上海中路企业管理咨询有限公司 职务分析培训课程目标 1 . 探讨现代企业职务分析的理念和程序. 2 . 掌握职务分析的方法和职务说明书的撰写. 3 . 进行职务分析实案操练. 人力资源管理框架： 资源规划 绩效管理 人员招募 职务分析 薪资福利 培训发展 一、职务分析的理念 1.基本概念 b 职务分析是一种对职务的设置目的、主要职责、工作 内容、权限范围、机构关系以及工作环境、工具、设 备等做重要的文字说明的文件。 b分析过程主要概述完成工作的要求、周期和范围, 并着 眼于工作本身的特点, 而不是工作者的状况。 一、职务分析的理念 2、职务分析的基本术语 任务：指一项具体的工作。例：指派打印一份文件。 岗位：指某人须完成的一组任务。有多少岗位就有多少人员。 职务：是由许多相同的岗位所组成，这些岗位的性质, 类别 完全 相同, 完成工作所需条件也一样。 一、职务分析的理念 1 . 管理者常遇到的问题 b不合适、不合理、不一致的薪酬计划。 b员工抱怨不知道自己该干什么？ b对工作的角色与内容经常产生冲突和误解。 b重叠职责和权, 结果造成“努力”的重复。 b挑选和录用与工作要求不相符合的成员。 b不适合工作需要的培训, 造成生产力和质量的降低。 b延误产品的生产或服务。 一、职务分析的理念 小组讨论： 我们目前在岗位职责和职务条例的管 理中存在哪些问题？ 一、职务分析的理念 案例 一 工作职责分歧 总务科餐厅为改善员工伙食，计划申购一台电烤箱，将 请购单交给了工程部。工程部采购员认为自己的岗位责任是 负责采购与生产、基建相关的机器设备和另配件，于是将请 购单转到了物控部。物控部采购员认为自己的岗位责任是负 责采购与生产相关的生产、包装原料，又认为餐厅自己有采 购员，于是又把请购单转回到总务科。餐厅采购员认为自己 的岗位责任明确写明是负责主副食品和餐厅低值易耗品，自 己又不懂电器，无法完成这个采购任务。时间过去了一个多 月，请购单兜了一大圈又回到了原处，这是谁的责任呢？ 问题：(1) 你认为该如何解决这个问题？ (2) 你认为该公司在管理上有何需改进之处？ 一、职务分析的理念 2 . 职务分析的作用 b让员工了解工作性质 b明确职责和权利 b确定人员编制与组织机构 b协助招聘和选拔 b帮助新员工进入职业角色 b提供工作评估依据 b提供薪酬评价标准 b提供有关培训与管理发展的资料 二.职位分析的程序 b职务信息的初步调查 b工作现场考察 b访谈 b信息的综合处理 b职位说明书的检验 b职位说明书的定稿 三 . 职务设置目的 这个职务要完成整个机构总目标中的哪一部 分？ 这个职务对整个机构产出是什么？ 如果这个职务不存在, 哪些事将不能进行？ 为什么一定需要设置这个职务？ 四、职务分析的方法 1、功能性职务分析 美国劳工部职务分析介绍 Functional Job Analysis (FJA) b以员工所需发挥的功能与应尽的职责为核心。 b列出了功能性职位分析的信息类别。 b规定了职位分析应包括工作特点分析和员工特 点分析的内容。 四、职务分析的方法 工作特点分析 b工作的岗位职责。 b工作的种类。 b工作的材料、产品、知识范畴。 员工特点分析 b应接受的常规教育和职业培训。 b智力、动作协调性和手的灵活性。 b适应性、果断性、压力承受能力。 b视力、身高、体重等身体状况。 13 四、职务分析的方法 员工的基本功能（选自美国劳工部工作分析手册） 数据 人 事 0 综合 0 监控 0 创建 1 坐标 1 协商 1 精密作业 2 分析 2 指示 2 操作控制 3 汇编 4 引导 4 操作 5 复制 5 劝说 5 看管 6 比较 6 交流 6 进料取货 7 服务 7 处理 8 接受指示 四、职务分析的方法 1、职务分析调查问卷 b由专家预先设计和制作好统一的问卷。 b可以在较短的时间内收集到大量的信息。 b为职务说明书的撰写准备资料。 四、职务分析的方法 2、岗位工作日记法 b由任职人员自己记录下每天活动的内容。 b可获取大量而且准确的信息。 b仅作为职位分析的原始资料。 四、职务分析的方法 3. 关键事件描述法 b收集尽可能多的关键事键 b对工作表现维度进行概括定性描述 b对关键事件进行归类 四、职务分析的方法 4、职位分析中应注意的问题 b分析职位而不是分析具体个人。 b澄清任职者与其主管的不同角色。 b任职者的参与双方同意。 b小心职位分析中涉及的法律问题。 五、职务说明书的撰写 1、表头格式 职务名称： 职务级别 ： 职务编号： 工作部门： 上级主管： 撰写日期： 撰写人： 部门审核： 总经办批准： 五、职务说明书的撰写 2、职位目标“3W” bWHY 岗位设立目的 bWITHIN 岗位职权范围 bWHAT 岗位主要内容 五、职务说明书的撰写 3、主要职责 b按照由主到次顺序书写。 b列举主要工作内容。 b用关键动词表述所担负责任 五、职务说明书的撰写 4、九大要素 * 知识技能 * 复杂程度 * 责任范围 * 人际关系 * 实施管理 * 操作技能 * 视力集中 * 体力消耗 * 工作环境 五、职务说明书的撰写 （1）知识技能 描述完成此项工作所需的相关知识，对其实质以与 之相关的理论，术语，概念，原则，规程，技术等理 解力的要求。描述最低学历要求，专业/上岗培训，自 及工作实践经验年限要求。 五、职务说明书的撰写 (2) 复杂程度 从工作本身的性质、任务的多样性、获得指导 与帮助的可能性、工作的范围以及时效性等几方面 考虑，描述此项工作对于一个合格的员工来说，其 难易程度。 五、职务说明书的撰写 (3) 责任范围 a. 工作的自由度 从以下几方面说明该工作的自由度：内部的书面指示，规程 ，政策以及外部法律，法规对之的束缚力；完成该项工作的时 间要求，任务的多样化以及所需的主观能动性等。 b. 范围 描述工作影响的最大范围：小组、生产线、部门、 车间或全公司。 五、职务说明书的撰写 (4) 实施管理 描述实施管理的性质，管人还是管事，对组织 、 部门的指导功能和提供建议。包括水平、类型、管 理多样性，对人、财、物的决定、批准权限；直接 和间接管理着的员工层次和数量；在指导和控制功 能中的角色。 五、职务说明书的撰写 (5) 人际关系 描述履行职务需与公司内外其他人联系的对象和 内容。注意从简单的信息交换到复杂的讨论和谈判 的关系排列。描述相互关系的重要性和频率，对部 门、公司的潜在影响。 五、职务说明书的撰写 (6) 操作技能 描述完成此项工作对于手臂，手，手指的灵 活性、精确性、速度和协调性的要求。描述技能 水平要求，包括需要培训的性质。操作技能对于 此项工作重要程度如何？每日应用操作技能的时 间有多少？ 五、职务说明书的撰写 (7) 视力集中 描述所要求集中视力的程度。考虑可能因阅读， 测量仪器，标尺度，查疵点等长时间用眼和集中视 力而引起的眼睛紧张和疲劳。每日需集中视力的时 间有多少？ 五、职务说明书的撰写 (8) 体力消耗 描述完成此项工作所需的能力和努力的总和 ， 由于完成工作所产生的紧张和不适。指出被移动 物体的重量，工作的重复性，进行的速度，走， 站，举，拉，推，运送，上升等的程度。 五、职务说明书的撰写 (9) 工作环境 a. 工作条件 描述完成工作时环境引起的身体的不适。使一 个身体正常的人感觉不舒服和讨厌的环境程度如何？ b. 夜行 通常每月有几个晚上因出差需要不在家？ 五、职务说明书的撰写 职务说明书与传统岗位职责的区别： 职务说明书 传统岗位职责 b是对职务的全息、立体的描述 * 是对岗位的平面、简略的陈述 b对任职条件有明确具体的要求 * 一般没有任职条件的要求 b反应职务在机构中的纵横关系 * 只是孤立的职责反映 b具有知识经济社会的时代特征 * 一般的应知应会要求 b与职务分类、工资定级有关联 * 与工资等级无直接关联 五、职务说明书的撰写 案例 二 审核认定职务说明书 某公司财务部李经理是公司的元老，在财务部工作15年，今 年55岁，中专学历，但因工作出色，破格评审为会计师。他对 财务部经理职务说明书中“知识结构”描述如下： 1、中专以上学历； 2、10年以上财务工作经验； 3、熟练操作财务专用软件； 4、会计类中级职称； 5、熟悉国家税务、财政、金融法规。 问题：以上内容需要修改吗？如何修改？ 五、职务说明书的撰写 职务说明书撰写中应注意的问题： b描述简洁，用词正确，一般不用主语。 b不以任职人的现状作为过高或过低的标准 。 b临时团队或项目小组一般不撰写职务说明 书。 b兼职人员合并岗位或选择主要岗位撰写。 b职务说明书通过二级审核认定。 六 . 成功撰写及管理职位说明书的要素 案例 三、 行使职位说明书的实际情况 在某制药公司，并非每位经理都完全依照职位说明书来履行 其职责，上级或许会根据经理们身特殊才能及过去的工作表现而 派予不同的工作任务。凡曾工作表现优秀者，极有可能接收额外 之职权，反之，一旦工作表现差者则时常受解权之待遇。因工作 效率不高而失权的经理往往承受比解职还更大的难堪。 基于此事实，某主管可能执行并不符其传统职称所涵盖的职 责