Excel电子表格处理.ppt

计算机应用基础 普宁广播电视大学 黄文辉 电子报表处理软件Excel Excel电子表格处理 2 学习目标 掌握在excel中输入数据、处理工作表、 设置工作表格式的方法 掌握常用函数的使用方法 掌握图表的制作、工作表的打印和在 excel中保护数据的方法 掌握数据的排序、筛选、分类汇总方法 掌握用excel进行数据的分析的方法 Excel电子表格处理 3 内容提要 Excel工作表 8 建立基本概念 8 工作表的操作与编辑 8 公式与函数的应用 8 打印工作表 Excel 图表 8 图表相关名词术语 8 创建和修饰图表 数据管理8 数据清单概念 8 数据排序 8 筛选数据 8 分类汇总 Excel电子表格处理 4 重点和难点 重点 公式与函数函数的应用 数据的排序、筛选 图表的修改 难点 绝对引用和相对引用的区别 数据透视表的建立 Excel电子表格处理 5 Excel 概述 Office家族成员之一电子报表软件 表格标题 数据文字数值 自动填充公式函数 图表图形对象数据清单 排序筛选分类汇总 公式公式自动处理 图表图表直观显示 数据管理数据管理功能 建立基本概念 Excel电子表格处理 6 Excel 工作界面 公式栏 列号 名字框 行号 当前单元格 工作表标签 工作表 工作簿 建立基本概念 Excel电子表格处理 7 1. 标题栏: 当前编辑的工作簿名。 2. 工作簿: 一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。 3. 工作表： 工作的主要对象，由行、列组成的表格。 列 A,B.,IV(256)；行 1,2.65536。 4. 单元格： 行和列的交叉，表格的最小单位。 5. 活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。 6. 工作表标签： Sheet1Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。 7. 标签滚动按钮： 利用标签按钮，切换显示工作表。 8. 滚动栏： 纵、横。 工作簿窗口 Excel电子表格处理 8 工作表 图表 工作簿与工作表 工作簿（Workbook） 工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上 的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表 组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的。 工作表（Worksheet） 它是工作簿的一部分，也称作电子报表。 工作簿（255） 建立基本概念 Excel电子表格处理 9 认识电子表格 数据规律排列 引入公式实现 自动重算 建立基本概念 Excel电子表格处理 10 创建工作表（输入数据） 输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式 步骤1：明确内容输入的单元格当前活动单元格 步骤2：内容输入（注意观察公式栏） 确认操作EnterEnterTabTab 取消操作 EscEsc 数据类型：文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值。 工作表的操作与编辑 Excel电子表格处理 11 创建工作表创建工作表（创建公式）（创建公式） = =（B4+25B4+25）/ SUM/ SUM（D5:F5D5:F5） 公式特定符号区域范围引用 单元格地址 数值型常量 Excel函数 运算操作符号 工作表的操作与编辑 Excel电子表格处理 12 三使用公式 公式形式：操作数和运算符 操作数 ：单元格、数字、字符、区域名、区域 运算符 ：算术 、*、%（百分号）、（乘方）、（） 字符 （文本连接） 关系 =、=、 引用运算符： 1、:（冒号）区域运算符，产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用 (B5:B15) 2、（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个引用 (SUM(B5:B15,D5:D15) 3、（空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用。(B7:D7 C6:C8) Excel电子表格处理 13 有关工作表的操作 工作表的操作方法 工作表的编辑 8编辑单元格数据（F2或双击） 8移动或拷贝数据（工具栏按钮或鼠标拖动 ） 8有规律数据的快速填充 8插入与删除行、列、区域 8选择工作表中的数据 8工作表的更名 8插入与删除工作表 8复制工作表 工作表的操作与编辑 Excel电子表格处理 14 一、单元格选取 单个单元格：单击所需的单元格。 连续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格。 多个不连续单元格：Ctrl+单击单元格。 整行或整列：单击行头或列头。 全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格：工作表任意处单击。 工作表的建立 Excel电子表格处理 15 二、数据的输入 1. 单元格数据的输入 单击单元格直接在单元格输入数据 双击单元格在编辑框内输入数据 注意： 数值数字右对齐，字符左对齐，数字字符输入： 数字。 数值输入超长，以科学记数法显示。 字符输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。 按Tab、Shift+Tab、 、 进行个单元格之间的移动 。 Excel电子表格处理 16 2. 数据自动输入 (1)自动填充 。指一批有规律的数据，例等差、等比数列 输入前2 个数 选中该2个 单元格 指向第2个单元格右下 角的自动填充柄 拖曳填充 柄到结束 工具选项 自定义序列 在输入序列框依次输 入序列，之间用逗号 分隔 (2) 系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙.；?3、6、9.；星期一 、星期二. 方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充。 (3) 用户自定义序列数据 输入第 一个数 选中包含 该数的区 域 设置填 充序列 编辑/填 充/序列 等差 比差 Excel电子表格处理 17 浏览工作表的方法 工作表的修饰 有关工作表的操作 8用编辑键进行浏览（PageUp、PageDown） 8用F5功能键快速定位到某个单元格 8分割屏幕法(冻结拆分窗口) 8用工具栏中的按钮进行格式化 8工作表标题的处理 8用“格式/单元格”命令修饰工作表 8条件格式 工作表的操作与编辑 Excel电子表格处理 18 函数是Excel自带的一些已经定义好的公式。 如何在工作表中应用函数 不同类型的函数要求给定不 同类型的参数 函数名函数名（参数参数1 1，参数参数2 2 ， ） 代表函数功能 =（B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10）/9 = Average（B2:B10） 公式与函数的应用 Excel电子表格处理 19 函数应用举例 函数按功能分为以下几种类型： 8 数学与三角函数（比如，SUM、 SUM IF） 8 统计函数（比如， AVERAGE、COUNTIF） 8 逻辑函数（比如， IF） 8 财务函数（比如， PMT） 8 日期和时间函数（比如， TODAY） 8 数据库函数（比如， DCOUNT） 8 查找与引用函数（比如， VLOOKUP） 8 文本函数（比如， CONCATENAT） 8 信息函数（比如， ISBLANK） 公式与函数的应用 Excel的函数（补充） 类别常用函数功能 统计函数CORREL返回单元格区域 array1 和 array2 之间的相关系数 COUNT COUNTA 统计数字项的个数 统计参数的个数（统计逻辑值 、文字或错误值 ） FREQUENCY返回某个区域中数据的频率分布 MEDIAN返回给定数值集合的中位数 MODE求众数 RANK返回一个数值在一组数值中的排位 STDEV估算样本的标准偏差 STDEVP返回以参数形式给出的整个样本总体的标准偏差 VAR估算样本方差 FORECAST根据给定的数据计算或预测未来值 GROWTH根据给定的数据预测指数增长值 Excel的函数 类别常用函数功能 统计函数IF执行真假值判断，根据逻辑测试 的真假值返回不同的结 果 COUNTIF计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目 RAND返回大于等于 0 小于 1 的均匀分布随机数 TODAY返回当前日期的系列数， MONTH、YEAR 、DAY 返回以系列数表示的日期中的月份、年份、天数 DATE返回代表特定日期的系列数 Excel的错误信息 错误信息原因 #！1.公式所产生的结果太长，该单元格容纳不下 2.日期或时间格式的单元格中出现负值 #DIV/0!公式中出现被零除的现象 #N/A在函数或公式中没有可用数值时 #NAME?在公式中出现excel不能识别的文本时 #NULL!当试图为 两个并不交叉的区域指定交叉点时 #NUM!当函数或公式中某个数字有问题时 #REF!当单元格引用无效时 #VALUE!使用错误的参数或运算对象类型 Excel电子表格处理 23 单元格地址在公式中的作用 绝对绝对地址：A1 相对相对地址：$A$1 混合混合地址：$A1 A$1 E4=B1+A2+C2 ? 公式的自动重算自动重算功能基于参加计算的数据 均引用其存放位置（单元格地址）。 公式与函数的应用 Excel电子表格处理 24 创建三维公式 不同工作表中的数据所在单元格地址的表示： 工作表名称! ! 单元格引用地址 不同工作簿中的数据所在单元格地址的表示： 工作簿名称 工作表名称! ! 单元格引用地址 =Sale1.xls 销售统计! $E$4+ Sale2.xls销售 统计! $E$4+ Sale3.xls 销售统计! $E$4 + Sale4.xls销售统计!$E$4 公式与函数的应用 Excel电子表格处理 25 数组公式（补充） 数组公式：对一组或多组值进行计算，返 回一个或多个结果 数组公式的输入： 选中需要输入数组公式的单元格区域 。 键入数组公式。 按 Ctrl+Shift+Enter。 Excel电子表格处理 26 打印工作表 工作表的打印设置 打印预览 8设置页面 8设置页边距 8设置页眉/页脚 8设置工作表的选项 打印工作表 Excel电子表格处理 27 更直观地显示数据（图表） 图表图表：数值数据的图形化 创建步骤： 选取数据 插入图表 8 独立图表 8 嵌入图表 编辑图表 修饰图表 数据表格 图表相关名词术语 Excel电子表格处理 28 图表相关名词术语 图例 数据标记 数据系列 类型轴 (X) 刻度线 值轴（Y） 图表相关名词术语 Excel电子表格处理 29 编辑图表 选择图表类型 增加或删除图表元素 8图表标题 8 X轴标题 8 Y轴标题 8 图表标记 8 数据标签 8 图例 8 刻度线 创建和修饰图表 Excel电子表格处理 30 修饰图表样例 创建和修饰图表 Excel电子表格处理 31 插入地图 条件: 1、需要有电子地图 2、原始数据中需要有与电子地图匹配的 数据列 步骤： 选定包含地名字段的一组数据，点击插 入地图，出现“+”型的光标，拖动鼠 标画一个显示地图的矩形空间即可 Excel电子表格处理 32 数据的组织与管理 数据清单数据清单概念 数据清单概念 Excel电子表格处理 33 数据清单 正确创建规则： 列名唯一 纯数据（杜绝空行、非法数据） 同列数据的数据类型和格式应完全相同 避免在一张工作表上放置多份数据清单 数据清单概念 Excel电子表格处理 34 使用“数据”/“记录单”菜单命令，打开某数据清单 的记录单。 利用记录单可以进行下列操作 ： 8输入数据 8修改和删除数据 8查找数据清单中的记录 使用记录单编辑数据清单 数据清单概念 Excel电子表格处理 35 排序条件： 单一条件单一条件的排序（简单排序） 多重条件多重条件的排序（轻重缓急） 数据类型：升序：降序： 文本A,B,Z Z,X, A 数字1,2, 10,9, 日期Jan 1, Dec 31, 数据排序 数据排序 Excel电子表格处理 36 简单排序 所谓简单排序就是根据数据 清单中的某一列数据进行排序。只 要单击用来排序的字段列中的任一 单元格，然后再单击常用工具栏中 的“降序”或“升序”按钮，数据 清单中的记录就会根据该列数据的 大小按降序或升序重新排列。 Excel电子表格处理 37 多重条件的排序 用以设置两个 以上的排序约 束条件。 数据排序 Excel电子表格处理 38 2) 多重条件的排序 如果排序的要求比较复杂(比如要先按 总分进行排序，总分相同再按中医基础得 分进行排序等)，这时排序不再局限于单列 ，须使用“数据”菜单中的“排序”命令 。 进行复杂排序的方法是： 单击数据清单的任一单元格 选择“数据”菜单的“排序”命令 在“排序”对话框中设置排序的关键 字以及排序的顺序(若关键字选择为“无” ，则表示不参与排序操作)。 Excel电子表格处理 39 为保 证数据库的 字段名不参 加排序，必 须选中“当 前数据清单 ”中的“有 标题行”单 选按钮，然 后再单击“ 确定”按钮 。见图5-40 。 图5-40 “排序”对话框图 Excel电子表格处理 40 如果想按 自定义次序排 序数据，或排 列字母数据时 想区分大小写 ，可在“排序 ”对话框中单 击“选项”按 钮，如图5-41 所示“排序选 项”对话框。 图 5-41 “排序选项”对话框 Excel电子表格处理 41 自定义排序序列 8升序 北京、东京、南京、西京 8降序 西京、南京、东京、北京 8自定义 总部（南京）、分部（北 京、东京和西京） 数据排序 Excel电子表格处理 42 筛选数据 大表明晰的小表 有条件的筛选 8自动筛选 8高级筛选 数据筛选 Excel电子表格处理 43 (1)自动筛选 单击数据清单中 任一单元格 选择“数据”菜 单中的“筛选”命令的 “自动筛选”子命令， 每个字段右侧均出现下 拉箭头。 单击某列的下拉 箭头，选取筛选条件。 如：单击“性别”列的 筛选箭头，在选取筛选 条件时，若选择“男” ，如图 5-42所示，筛选 结果只显示男生记录。 图5-42 利用自动筛选箭头进行筛选 Excel电子表格处理 44 (2)取消自动筛选 选择“数据”菜单中“筛选 ”命令的 “全部显示”子命令， 或再次选择“数据”菜单中的“ 筛选”命令的“自动筛选”命令 以去掉其前面的对号，即可关闭 自动筛选，复原数据。 Excel电子表格处理 45 (3)高级筛选（补充） 如果需要输入复杂 的筛选条件，或者将符合 条件的数据输出到工作表 的其它单元格中，可以使 用高级筛选功能。 Excel电子表格处理 46 使用“高级筛选”功能 “高级筛选”功能完成筛选 那些需要匹配计算条件或 筛选条件中含复杂的“与” 和“或”关系的数据。 或或 与与 数据筛选 Excel电子表格处理 47 高级筛选的操作方法： 将表格的字段名行复制到一个单独的区 域(一般为表格的下方，与表格隔开数行 )，称为条件设置区域。 在条件设置区域中，在字段名行的下面 一行开始设置筛选的条件，若多个字段 的筛选条件处于同一行则表示“并且 and”，不在同一行时表示“或者or”。 单击数据清单中的任一单元格。 Excel电子表格处理 48 从“数据”菜单中 选择“筛选”中的“ 高级筛选”命令，屏 幕显示“高级筛选” 对话框，如图5-43所 示。在给出的对话框 中的“数据区域”选 定原数据清单的数据 区域(系统会自动选择 ，包括字段名行)，在 “条件区域”中选择 刚才设定的条件区域( 包括字段名行)。 图5-43 “高级筛选”对话框 Excel电子表格处理 49 选定筛选出的 数据显示的区域左 上角单元格(否则 将在原数据清单中 显示筛选结果，原 数据清单将不能再 恢复)，然后单击 “确定”按钮。其 处理结果。 见图5-44。 图5-44 选择“高级筛选”命令后的工作表 Excel电子表格处理 50 分类汇总 先分类（排序）， 后按类汇总分析。 分级显示符号分级显示符号 分类汇总 Excel电子表格处理 51 对分类汇总的字段进行简单排序， 使相同的记录集中在一起。 单击数据清单的任一单元格，选择 “数据”菜单的“分类汇总”命令， 出现“分类汇总”对话框。如图5-46 所示。 在“分类汇总”对话框中，选择分 类字段、汇总计算的方式和要进行汇 总的字段(可选择多个)。 分类汇总的操作步骤 Excel电子表格处理 52 单击 “确定” 按钮。就 显示分类 汇总表， 如图5-47 所示。 图5-47 分类汇总后的工作表 Excel电子表格处理 53 分类汇总后，数据将分级显示 ，单击汇总表左上角的数字1、2、3或 汇总表左侧的加、减号可选择汇总的 明细级别。 选择“编辑”菜单中的“撤消 ”命令或再次选择“数据”菜单中的 “分类汇总”命令，在“分类汇总” 对话框中单击“全部删除”按钮，即 可恢复原有数据格式。 Excel电子表格处理 54 分级显示数据 分类汇总 Excel电子表格处理 55 数据透视表 分类汇总适合根据一个字段进行 分类，对一个或多个字段进行汇总，如 果要求按多个字段进行分类汇总，用分 类汇总就比较麻烦了。为此，Excel中 提供了数据透视表功能。 (1) 建立数据透视表 (2) 修改数据透视表 (3) 数据透视表的格式化 (4) 删除数据透视表 Excel电子表格处理 56 (1) 建立数据透视表 例如要统计 各系男女生的人数 ，首先单击数据清 单的任一单元格， 选择“数据”菜单 中的“数据透视表 ”命令，出现“数 据透视表向导”窗 口。如图5-48所示 “数据透视表向导 -步骤1”对话框 。 图5-48 “数据透视表向导-步骤1”对话框 Excel电子表格处理 57 根据系统提示 ，选择数据来源。 默认为“Microsoft Excel数据清单或数 据库”，一般选择 该项，单击“下一 步”按钮，出现如 图5-49所示“数据 透视向导-步骤 2”对话框。 图5-49 “数据透视向导-步骤2”对话框 Excel电子表格处理 58 步骤2用于 选定数据区域， 一般情况下它会 选定整个列表， 用户可在工作表 中重新选定区域 ，单击“下一步 ”按钮，出现如 图5-50所示“数 据透视向导- 步骤3”对话框 。 图5-50 “数据透视向导-步骤3”对话框 Excel电子表格处理 59 单击“版 式”按钮出现 如图5-51所示 的“数据透视 向导-版式” 对话框。将右 边的字段拖到 左边的图上， 构造用户需要 的数据透视表 。 图5-51 “数据透视向导-版式”对话框 Excel电子表格处理 60 单击“完 成”按钮， 完成数据透 视表的创建 ，如图5-52 所示。 图5-52 数据透视图 Excel电子表格处理 61 在根据向导进行操作时，需注意以下几点： 在选择数据来源时，若数据来源就是当 前工作表或其它Excel工作表，可选择 “Microsoft Excel数据清单或数据库 ”，否则应选择“外部数据源”，通过 ODBC打开其它格式的数据文件。 若在选择“数据”菜单的“数据透视表 ”前已经选择了数据清单中的某一单元 格为当前单元格，系统会自动选定数据 区域，否则需要用户自己选择数据区域 。 Excel电子表格处理 62 在设置透视表布局时，若把某字段拖放到 “页”中，则表示按该字段分页显示；若 把某字段拖放到“行”中，则表示要按该 字段进行分类汇总；若把某字段拖放到“ 列”中，则表示按该字段的值分列显示汇 总结果；若把某字段拖放到“数据”中， 则表示对该字段进行计算(如求和、求平 均值等)。 单击“数据”中的字段名，可以选择计算 方式。 Excel电子表格处理 63 (2) 修改数据透视表 用“数据透视表”工具栏(通 过“视图”菜单中的“工具栏”命 令可调出“数据透视表”工具栏)， 可以方便地修改透视表。 Excel电子表格处理 64 (3) 数据透视表的格式化 设计完数据透视表时，可以 对透视表进行格式化。选取表中一 个单元，再选择“格式”菜单中的 “自动套用格式”命令，选取一个 格式即可，也可以自定义格式化。 Excel电子表格处理 65 (4)删除数据透视表 数据透视表一般存放在一个 单独的工作表中，删除该工作表即 可将数据透视表删除。 此外，先单击要删除的数 据透视表的任一单元格，然后再选 择“编辑”菜单中的“撤消数据透 视表”命令项，也可删除数据透视 表。 Excel电子表格处理 66 统计分析 初次使用 点击工具加载宏，出现一对话 框 在“分析工具”项前打勾，按“确定 ” 以后使用只需点击工具 数据分析 ，选择要使用的分析方法即可 Excel电子表格处理 67 数据交换 与w