Excel电子表格处理软件.ppt

第八章第八章 ExcelExcel电子表格电子表格 处理软件处理软件 2 本章从Excel 2003的基本概念入手，介绍了 工作表的基本操作，函数和公式的应用，数 据管理，图表及工作表打印等操作。 3 v理解工作簿、工作表、单元格的基本概念 v掌握Excel 2003的基本操作 v掌握公式和函数的用法 v掌握图表处理、数据处理和保护数据的方法 v熟悉工作表的打印方法 v了解Excel 2003的网络功能 学习目标 4 vExcel 2003的基本知识 vExcel 2003的基本操作 v公式和函数 v工作表的操作 v数据管理 v图表 v保护工作簿数据 v打印操作 vExcel 2003的网络功能 学习纲要 5 8.1 Excel 2003的基本 知识 6 1. 启动与退出 2. 基本概念 8.1 Excel 2003的基本知识 7 1Excel 2003的启动 启动Excel 2003的方法有多种，下面介绍3种常用 的启动方法： v单击【开始】按钮，选择“所有程序 ”|“Microsoft Office”|“Microsoft Excel 2003”命 令。 v双击桌面上已有的“Microsoft Excel 2003”快捷 方式图标。 v双击已有的Excel工作簿文件（扩展名为.xls） 。 启动与退出 8 启动Excel后，打开Excel窗口，如下图所示。 全选按钮 填充柄 编辑栏 任务窗格 工作表标签 水平分隔条 垂直分隔条 活动单元格 Excel 2003 窗口 9 2Excel 2003的退出 退出Excel 2003的常用方法如下： v单击Excel窗口标题栏上的【关闭】按钮。 v选择“文件”菜单中的“退出”命令。 v双击Excel窗口标题栏的控制窗口图标。 v单击Excel窗口标题栏的控制窗口图标，选择“关 闭”命令。 v按快捷键【Alt+F4】。 10 1工作簿 一个Excel文件称为一个工作簿，扩展名为 .xls。一个工作簿可包含多个工作表（最多255个 ）。在默认情况下，一个新工作簿由3个工作表 组成，默认名为Sheet1、Sheet2、Sheet3。用 户可根据需要自行添加或删除工作表。 基本概念 11 2工作表 工作簿中的每一张表称为工作表，工作表 由行和列组成。纵向称为列，列号区用字母（ A，B，C，IV）分别加以命名；横向称为 行，行号区用数字（1，2，3，65 536） 分别加以命名。每一张工作表最多可以有65 536行、256列。每张工作表都有一个工作表标 签与之对应。 12 3单元格 行和列的交叉构成单元格，是Excel工作簿 的最小组成单位。单元格的地址通过列号和行号 指定，例如B5，E7，$B$5，$E7等。 4活动单元格 单击某单元格时，单元格边框线变粗，此单 元格即为活动单元格，可在活动单元格中进行输 入、修改或删除内容等操作。活动单元格在当前 工作表中有且仅有一个。 13 5区域 区域是一组单元格，可以是连续的，也可以是非 连续的。对定义的区域可以进行多种操作，如移动、 复制、删除、计算等。用区域的左上角单元格和右下 角单元格的位置表示（引用）该区域，中间用冒号隔 开。如下图所示的区域是B2:D5，其中区域中呈白色 的单元格为活动单元格。 表格区域 14 8.2 Excel 2003的基本操 作 15 8.2 Excel 2003的基本操作 v 工作簿的创建、保存和打开 v 单元格的定位 v 数据的输入 v 数据的编辑 16 1新建工作簿 新建工作簿的方法如下： v 启动Excel时，系统自动生成一个名为“Book1”的新工作簿。 v 单击“常用”工具栏中的【新建】按钮可直接建立一个空白工 作簿。 v 单击“文件”菜单，选择“新建”命令，打开 “新建工作簿”任务窗格，如右图所示。 工作簿的创建、保存和打开 “新建工作簿”任务窗格 17 在“新建”选项组中，若单击“空白工作簿”超 链接，则将建立一个空白工作簿；若单击“根据 现有工作簿”超链接，则将显示“根据现有工作簿 新建”对话框，选择或输入工作簿名，单击【创 建】按钮，创建与选择的工作簿内容相同的新的 工作簿。 在“模板”选项组中，可单击其中的超链接， 选择所需模板，创建一个新工作簿。或在“到网 上搜索”文本框内输入文本，然后单击【搜索】 按钮，在网络上搜索所需模板。 18 2工作簿的保存与打开 工作簿保存与打开的操作方法与Word文档 保存与打开的操作方法基本相同，在此不再赘述 。 19 在输入数据之前，首先需要定位单元格，使 要输入数据的单元格成为活动单元格。 1. 直接定位 可以单击单元格或使用键盘上的方向键移动 到要定位的单元格。 2. 利用地址定位 在名称框中直接输入单元格地址，即可定位 该单元格。 3. 使用菜单定位 单元格的定位 20 操作步骤如下： （1）单击“编辑”菜单，选择“定位”命令，打开“定位”对话 框，如下图所示。 （2）在“引用位置”文本框中输入要定位的单元格地址， 若想按条件定位，可单击【定位条件】按钮，选择所 需条件。 （3）单击【确定】按钮返回主窗口， 活动单元格即定位到该地址所在的 单元格。 “定位”对话框 21 1输入文本 2输入数值 3输入日期和时间 4自动填充数据 （1）使用填充柄 （2）产生序列 （3）添加“自定义序列” 数据的输入 22 1区域的选定 2单元格数据的修改 3单元格、区域数据的清除 4单元格、行、列的插入或删除 5数据的复制或移动 6查找与替换 数据的编辑 23 8.3 公式和函数 公式 函数 24 Excel中的公式是以等号开头，使用运算 符号将各种数据、函数、区域、地址连接起来 的，是用于对工作表中的数据进行计算或文本 进行比较操作的表达式。 1运算符 Excel公式中可使用的运算符有算术运算 符、比较运算符、连接运算符、引用运算符。 公式 25 运算符（优先级从高到低） 说 明 : , 空格 引用运算符 - 负号 % 百分号 指数 * / 乘、除法 + - 加、减法 & 连接字符串 = = 0，则保留num_digits位小数；若 num_digits=0，则保留整数；若num_digits=60 ,“及格 “ ,“不及格“)。当E5单元格的值大于等于60时，F5 单元格的内容为“及格”，否则为“不及格”。 41 8.4 工作表的操作 42 8.4 工作表的操作 工作表的选定 工作表的基本操作 窗口的拆分和冻结 格式化工作表 43 1. 选定一个工作表 2. 选定多个相邻的工作表 3. 选定多个不相邻的工作表 工作表的选定 44 1插入工作表 2删除工作表 3工作表重命名 4工作表的移动和复制 工作表的基本操作 45 1. 窗口的拆分 将当前工作表拆分为多个窗口显示，目的是使 同一工作表中相距较远的数据能同时显示在同一屏 幕上。拆分有两种方法： v拖动“水平分割条”可将窗口分成上下两个窗口，拖 动“垂直分割条”可将屏幕分为左右两个窗口。水平 、垂直同时分割，最多可以拆分成4个窗口。 v单击“窗口”菜单，选择“拆分”命令，可将窗口最多 拆分成4个窗口。 取消拆分可通过鼠标双击分割条来完成，或选 择“窗口”菜单中的“取消拆分”命令。 窗口的拆分和冻结 46 2. 窗格的冻结 冻结窗格是使用户在选择滚动工作表时始终保持 部分可见的数据，即在滚动时保持被冻结窗格内容不 变。冻结窗格的步骤如下： （1）首先确定需要的冻结窗格，可执行下列操作之一。 v冻结顶部水平窗格：选择冻结处的下一行。 v冻结左侧垂直窗格：选择冻结处的右边一列。 v冻结左上窗格：单击冻结区域外右下方的单元格。 （2）单击“窗口”菜单，选择“冻结窗格”命令。 47 1. 字符格式化 2. 数据格式的设置 3. 对齐方式 4. 边框的设置 5. 底纹的设置 格式化工作表 48 8.5 数据管理 数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总 数据透视表 49 在Excel中，创建数据清单的原则如下： v在同一个数据清单中列标题必须是唯一的。 v列标题与纯数据之间不能用空行分开，如果要将 数据在外观上分开，可以使用单元格边框线。 v同一列数据的类型应相同。 v在一个工作表上避免建立多个数据清单。因为数 据清单的某些处理功能，每次只能在一个数据清 单中使用。 v在纯数据区中不允许出现空行。 v数据清单与无关的数据之间至少留出一个空白行 和一个空白列。 数据清单 50 数据清单可以如同一般工作表一样直接建立 和编辑。在编辑数据清单时还可以以记录为单位 进行编辑，操作步骤如下： （1）单击数据清单中的任意单元格。 （2）单击“数据”菜单，选择“记录单” 命令，打开记录编辑的对话框， 如右图所示，进行记录编辑。 v单击【新建】按钮，可添加一条记录。 v单击【删除】按钮，可删除当前的记录。 （3）单击【关闭】按钮。 记录编辑 51 Excel电子表格可以根据一列或多列的 数据按升序或降序对数据清单进行排序。对 英文字母，按字母次序（默认不区分大小写 ）排序，汉字可按拼音排序。 1简单排序 简单排序是指对单一字段按升序或降序 排列，可利用工具栏的 或 按钮，或单击 “数据”菜单，选择“排序”命令，进行排序。 数据排序 52 2复杂数据排序 当排序的字段（主要关键字）有多个相同的值时， 可根据另外一个字段（次要关键字）的内容再排序，依 此类推，可使用最多3个字段进行复杂排序。利用“数据” 菜单中的“排序”命令可实现复杂排序。例如，对学生成绩 以“专业”为主要关键字升序排序，对同一“专业”按“总分” 降序排序。在“排序”的对话框中，“主要关键字”区域的下 拉列表框中选择“专业”，选定“升序” 单选按钮；“次要关键字”区域的下 拉列表框中选择“总分”，选定“降序” 单选按钮，如右图所示。 “排序”对话框 53 单击【确定】按钮，得到排序结果，如下图所示。 排序结果 54 数据筛选只显示数据清单中满足条件的 数据，不满足条件的数据暂时隐藏起来（但 没有被删除）。当筛选条件被删除时，隐藏 的数据便又恢复显示。 筛选有两种方式：自动筛选和高级筛选 。自动筛选对单个字段建立筛选，多字段之 间的筛选是逻辑与的关系，操作简便，能满 足大部分要求；高级筛选对复杂条件建立筛 选，要建立条件区域。 数据筛选 55 1自动筛选 单击“数据”菜单，选择“筛选”级联菜单下的“ 自动筛选”命令，进入筛选状态，在所需筛选的字 段名下拉列表框中选择所要筛选的条件形式，如“ 前10个”、“全部”、“自定义”等。 56 2高级筛选 利用“自动筛选”对各字段的筛选是逻辑与的 关系，即同时满足各个条件。若要实现逻辑或的 关系，则必须借助于高级筛选。使用高级筛选除 了有数据清单区域外，还可以在数据清单以外的 任何位置建立条件区域，条件区域至少两行，且 首行为与数据清单相应字段精确匹配的字段。同 一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间为逻辑 或。筛选的结果可以在原数据清单位置显示，也 可以在数据清单以外的位置显示。 57 分类汇总就是对数据清单按某字段进行分类，将字段 值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇 总运算。针对同一个分类字段，可进行多种汇总。 1简单汇总 例如，求各专业学生的各门课程的平均成绩。即对“专 业”分类，对各门课程进行汇总，汇总的方式是求平均值 。 操作步骤如下： （1）对“专业”字段进行排序。 （2）单击数据清单中的任意单元格。 分类汇总 58 （3）单击“数据”菜单，选择“分类汇总”命令，打 开“分类汇总”对话框，进行相应的设置，如左 图所示。 （4）单击【确定】按钮，分类汇总结果如右图 所示。 “分类汇总”对话框 求各专业、各课程平均分的分类汇总结果 59 2嵌套汇总 对同一字段进行多种方式的汇总，则称为嵌套汇总。 如上例在求各专业学生各门课程的平均成绩基础上再 统计各专业的人数，则可分两次进行分类汇总，本例先求 平均分，再统计人数，这时取消 “分类汇总”对话框内对“替换当前分类 汇总”复选框的选取，对话框设置 如下图所示。 若要取消分类汇总，可选择 “数据”菜单中的“分类汇总”命令，在对 话框中单击“全部删除”按钮。 按专业汇总统计 60 Excel提供了“数据透视表”来解决按多个字段进行分类并汇 总的问题。 例如，要统计各系男女生的人数，则既要按“专业”分类， 又要按“性别”分类，这时可利用数据透视表来解决。 操作步骤如下： （1）选定数据清单中的任意 单元格。 （2）单击“数据”菜单，选择 “数据透视表和数据透视图” 命令，打开“数据透视表和 数据透视图向导-3步骤之1” 对话框，如右图所示。 数据透视表 “数据透视表和数据透视图 向导-3步骤之1”对话框 61 （3）单击【下一步】按钮，打开“数据透视表和数 据透视图向导-3步骤之2”对话框，如下图所示。 在“选定区域”文本框中输入建立数据透视表的数 据区域，或在工作表中选择数据。 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框 62 （4）单击【下一步】按钮，打开“数据透视表和数 据透视图向导-3步骤之3”对话框，如下图所示。 “数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框 63 （5）单击【布局】按钮，打开“数据透视表和数据 透视图向导-布局”对话框，如下图所示。 “数据透视表和数据透视图向导-布局”对话框 64 （6）单击【确定】按钮。 （7）单击【完成】按钮。数据透视表结果如下图所 示。 数据透视表结果图 65 8.6 图表 66 8.6 图表 图表的创建 图表的编辑 图表的格式化 67 下面用一个简单的例子说明创建图表的步骤： （1）打开已建立的数据表格，如下图所示。 （2）选定表格中创建图表的数据区域。 图表的创建 “图书销售情况”表 68 （3）单击“常用”工具栏中的【图表向导】按钮 ，或单击“插入”菜单，选择“图表”命令，打开“ 图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框，如下图 所示。在“图表类型”列表框中，根据实际需要 选择图表类型，如“柱形图”。 “图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框 69 （4）若单击【下一步】按钮，打开“图表向导-4步 骤之2-图表源数据”对话框，如左图所示。 （5）在“数据区域”文本框中输入数据区域 “=Sheet1!$A$1:$E$7”。 “图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框 70 （6）单击【下一步】按钮，打开“图表向导-4步骤 之3-图表选项”对话框，如右图所示。 在“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中 提供了6种选项卡，根据需要设置各选项卡中的选 项。 “图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框 71 如本例中可选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框 中输入“图书销售情况”；在“分类（X）轴”文本框中输入“ 图书类别”；在“数值（Y）轴”文本框中输入“销售量”。 （7）单击【下一步】按钮，打开“图表向导-4步骤之4-图表 位置”对话框，如左图所示。可选择图表插入的位置。 （8）单击【完成】按钮。最终出现所需的统计图，如右图 所示。 “图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框 销售统计图 72 图表分图表区、绘图区、图表标题、网格线 、图例、坐标轴和坐标标题几部分，如下图所示 。建立好图表后，可根据需要编辑图表的某些部 分。 图表的编辑 图表标题 网格线 刻度线标志 数值轴标题 分类轴标志 分类轴标题 背景 数据系列 图列 图表区 图表组成 73 当图表被激活时，显示“图表”工具栏，如下图所示。“ 图表”工具栏对图的修改提供了很多方便。 （1）图表区大小的设置 与Word中调整图片的大小方法相同。 （2）图表区对象的移动 选定操作对象，然后将鼠标指针指向该框的边缘，拖 曳到目标位置。 （3）图表区对象的删除 选定操作对象，直接按【Delete】键即可。 图表对象数据表按列设置选定对象的格式 图表类型图例 按行 斜体文字 “图表”工具栏 74 （4）修改图表选项 修改图表选项的操作步骤如下： 单击图表区。 右击图表区，打开快捷菜单，选择“图表选项”命 令，打开“图表选项”对话框。 选择“标题”选项卡。可编辑“图表标题”、“分类（X ）轴”标题和“数值（Y）轴”的标题。其他选项卡 可根据具体需要进行选择。 单击【确定】按钮。 75 （5）圆饼图和环形图的分解 为了使图表所表示的某些部分更明显，可以将图表中的 这部分拖曳出来。 操作步骤如下： 单击圆饼或环形图的任何区域（此时所有部分全被选定）。 再次单击准备拉出的饼片或环形片。 拖曳要拉出的饼片或环形片， 结果如右图所示。 圆饼图的分解 76 （6）改变图表的视角 在三维图表中，为了便于观察，可以改变图 表的视角和转角，适当调整深度和宽度。常用的 方法是：先激活图表，再单击“图表”菜单，选择“ 设置三维视图格式”命令，在打开的对话框中进行 视角和转角的调整。 77 1图表的文字格式化 图表标题、轴坐标标题、图例文字等，都 可以按下面的类似步骤处理： （1）单击图表区。 （2）单击要定义的文字对象，使标题周围出现带 小方柄的外框。 （3）右击单个对象上，打开快捷菜单，选择相应 的格式命令，或直接双击该对象，打开相应的对 话框，根据对话框中选项定义相应的格式。 （4）单击【确定】按钮。 图表的格式化 78 2图表区格式化 双击图表区，打开“图表区格式”对话框，如下图 所示。 根据对话框选项，单击“图案”选项卡，利用“边框” 选项组可以设置图表区外框线的格式，在“区域”选项组 中可以选择图表区的背景 颜色和图案；单击对话框 的“字体”标签，打开“字体” 选项卡，设置方法同Word； 单击对话框的“属性”标签， 可对“对象位置”、“锁定”等 进行设置。 “图表区格式”对话框 79 8.7 保护工作簿数据 80 8.7 保护工作簿数据 保护工作簿和工作表 隐藏工作簿和工作表 81 操作步骤如下： 单击“工具”菜单，选择“保护”级联菜单中的“保护工作 簿”（或“保护工作表”）命令，打开“保护工作簿”（或“保护 工作表”）对话框，如左图所示（或见右图）进行相应的 设置。若输入密码，可以防止他人修改或删除工作簿（工 作表）的保护。 保护工作簿和工作表 “保护工作簿”对话框 “保护工作表”对话框 82 1隐藏工作簿 单击“窗口”菜单，选择“隐藏”命令。下次