岗位说明书编写培训.pptx

如何编写岗位说明书如何编写岗位说明书 pp岗位如何分类岗位如何分类 pp岗位分析与说明书的意义与作用岗位分析与说明书的意义与作用 pp岗位分析流程和方法岗位分析流程和方法 pp岗位说明书编写流程和方法岗位说明书编写流程和方法 岗位如何分类岗位如何分类A PTJD Management ConsultantsPTJD Management Consultants n价值链（Value Chain） nM.E. Porter 利 润 研发生产 质量 管理 市场 营销 供应链 战略运营 财务会计 人力资源 信息技术 行政支持 业务职能 支 持 职 能 利润 职 群 岗位分类：职群岗位分类：职群 职群职种表 职群（function）职种（sub-function） 一二三四五六 一、支持职能（5） 战略运营战略企划资本运作管理运营 其它 财务会计预算管理财务管理融资资金结算审计监察 其它 人力资源招聘选拔培训发展薪酬福利绩效管理人事 其它 信息技术IT规划质量保证基础维护应用管理 其它 行政支持宣传法务行政后勤工程 其它 二、业务职能（5） 研发技术研究产品开发试制测试技术标准 其它 生产生产计划工艺设备管理制造 其它 质量管理质量体系质量控制测试验证 其它 市场营销市场管理销售客户服务技术支持 其它 供应链采购物流仓储 其它 岗位分类岗位分类: : 职种职种 岗位分析与岗位说明书的意义与作用岗位分析与岗位说明书的意义与作用 A PTJD Management ConsultantsPTJD Management Consultants 岗位分析与岗位说明书的含义岗位分析与岗位说明书的含义 岗位分析： 岗位信息的收集、分析 及综合，以便确认岗位 整体概况，对其作出正 确、详尽的描述。 岗位说明书： 整理岗位分析结果的工作描述的书面文件，包 括：工作基本信息、岗位设置目的、主要职责、工 作环境等，以及任职资格要求（如技能、学历、 训练、经验、体能等） 什么样的战略(如产品/ 服务的选择、目标消费 者、市场定位等)引导我 们走向愿景？ VISION 愿景 STRATEGY 战略 我们公司存在的目的 和长期目标是什么？ 怎样的组织结构设计? 怎样的业务流程及管 理流程能使我们实施 战略？ CRITICALSUCCESS FACTORS 关键成功要素 顺利地实施战略需要 什么样的核心能力、 流程和体系？ 岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的 职责落 实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标 的实现。 岗位分析与岗位说明书的意义：落实组织岗位分析与岗位说明书的意义：落实组织 职责，支持实现组织目标职责，支持实现组织目标 岗位分析与岗位说明书的意义：奠定人力岗位分析与岗位说明书的意义：奠定人力 资源管理体系的基础资源管理体系的基础 在人力资源管理系统中，岗位分析和岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人 力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。 岗位分析 员工 招聘 员工 培训 薪酬 福利 绩效 管理 职业生 涯规划 长期 激励 能力 模型 岗位继 任计划 岗位 评估 人员 规划 人力资源战略人力资源战略 岗位分析流程和方法岗位分析流程和方法A PTJD Management ConsultantsPTJD Management Consultants 岗位 岗位分析三条基本原则岗位分析三条基本原则 q针对“岗位”，而非针对”人“ q着重那些那些应该做的工作,而 非目前正在做的 q分析岗位的职责，而非岗位的明细 岗位分析流程岗位分析流程 准备 工作 收集 资料 分析 资料 岗位分析流程比较简单，但工作繁琐，工作量也较大，工作时需 要耐心和细心。 准 备 工 作 收 集 资 料 分 析 资 料 岗位分析岗位分析 - - 准备工准备工 作作 1、建立岗位分析项目小组 建立岗位分析小组，分配进行分析活动的责任和权限，明确分析活动的流程 、方法及安排，以保证分析活动的协调和顺利完成。分析人员应具有一定的经 验，同时要保证他们进行活动的独立性。 2、了解企业战略、组织、流程 岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织 设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此，参与岗位分析的人 员需要对它们有很好的理解。 准 备 工 作 收 集 资 料 分 析 资 料 岗位分析岗位分析 - - 准备工作准备工作 3、选择被分析部门及岗位: 为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集之前 ，应与有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程，希望他们提供怎样 的配合。 4、选择信息来源: 信息来源有：组织设计、业务流程说明书、管理流程等书面文件，岗位任职者 、管理监督者、内外部客户、岗位分析人员等的反馈，相似工作分析汇编、 职业名称辞典等参考资料。在收集整理信息时应注意： u 不同来源的信息差别 u 应从不同角度收集，不要有事先抱有偏见 u 应结合实际，不可照抄照搬 准 备 工 作 收 集 资 料 分 析 资 料 岗位分析岗位分析 - - 收集资料收集资料 岗位基本信息：如岗位名称、职衔等是什么？ 上下级汇报情况？ 岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？ 为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？） 什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位） 什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公 司对该岗位的核心定位是什么） 该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？ 该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？ 组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时） 怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？ 有怎样的决策权？ 该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？ 要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题 帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质） 收集资料是岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容 及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题： 准 备 工 作 收 集 资 料 分 析 资 料 岗位分析岗位分析 - - 收集资料收集资料 面谈准备 获得应答 面谈开头 澄清 结束面谈 反馈 工作面谈步骤 准 备 工 作 收 集 资 料 分 析 资 料 岗位分析岗位分析 - - 收集资料收集资料 工作分析面谈是一种事实挖掘的面谈，切记其目的是获 得事实而非观点或偏见 要引导整个面谈过程 把对方带回主题 让对方有时间思考 面谈开头面谈开头 面谈准备面谈准备 获得应答获得应答 时间约定 地点安排-不受干扰之处 明确规定面谈目标 事先准备有关资料 让面谈者做好准备 采用较友好的方式 营造一个较为宽松的环境 去除偏见 保持目光接触 解释面谈的目的 告诉对方你要记一些笔记 获得对该工作的总体认知 准 备 工 作 收 集 资 料 分 析 资 料 岗位分析岗位分析 - - 收集资料收集资料 使用提问和倾听技巧 及时澄清任何不清楚的方面 核查一下是否已获得了所有的信息 询问对方是否还有话说 总结关键信息并告知下一步行动 感谢对方所投入的时间和努力 趁你还比较记得细节时写出岗位说明书 如果有什么还不够清楚再去询问 向该岗位任职人员或其上级领导反馈 讨论和修改 结束面谈结束面谈 澄清澄清 反馈反馈 准 备 工 作 收 集 资 料 分 析 资 料 岗位分析岗位分析 - - 分析资料分析资料 分析资料: 对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗 位的全面、准确和有条理性的认识。 分析资料 岗位名称分析 工作职责分析 工作环境分析 任职资格分析 岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容 工作内容、工作职责、工作关系 物理环境、安全与健康环境、社会环境 知识、技能、经验、体能 岗位说明书编写流程和方法岗位说明书编写流程和方法A PTJD Management ConsultantsPTJD Management Consultants 岗位设置 岗位说明书 部门职责 部门职责1 部门职责2 部门职责n 撰写人的智慧 决策者 推动者 执行者 思考者 + + 撰写岗位说明书的前提条件撰写岗位说明书的前提条件 岗位描述的书面结果是岗位说明书岗位描述的书面结果是岗位说明书 确定岗 位 说明书 的格式 岗位描述是在岗位分析的基础上，把整理好的岗位分析资料按规定的文件形式表达 出来，形成岗位说明书的过程。 从岗位资料收集到分析，从岗位分析到编写岗位说明书的过程是由繁杂到简洁、从简 洁再到精确的过程。 岗位描述的流程如下： 逐项进 行 职责描 述 小组 讨论 反馈和 确认 岗位描述岗位描述 - - 岗位说明书的格式岗位说明书的格式 确定岗 位说明 书的格 式 逐项进 行 职责描 述 小组 讨论 反馈和 确认 例： 根据公司人力资源发展战 略及需要，研究与制订具有竞争 力的人力资源策略，优化人力资 源的配置，合理使用人才，组织 实施人力资源管理的日常工作， 为公司各项工作的正常运转提供 人力资源方面的保障 岗位说明书格式因不同岗位分析目 的而不同，可繁可简 用于记录对该岗位主要岗 位职责的逐项描述 用于记录该岗位对内和对外联系 的主要机构和部门，以及该岗位 的直接上下级 岗位描述岗位描述 - - 岗位说明书的格式（续）岗位说明书的格式（续） 确定岗 位说明 书的格 式 逐项进 行 职责描 述 小组 讨论 反馈和 确认 用于该岗位所需的任职基本要求作 出判断，该任职基本需求未必与岗 位现任职者的情况相同，而应该着 重考虑以下因素： 从事该工作所必备的最低要求 胜任该工作的新员工的资历 从事该岗位所有员工的通用标准 关 键 业 绩 指 标 ： 任 职 要 求 ： 本 岗 位 履 行 职 责 所 依 据 的 主 要 流 程 文 件 、 操 作 规 范 、 规 章 制 度 或 指 令 等 ： 起草以及每次修订都需要签署责任 人姓名和时间，最终需要由人力资 源部负责人审核确认 岗位描述岗位描述 岗位设置目的岗位设置目的确定岗 位说明 书的格 式 逐项进 行 职责描 述 小组 讨论 反馈和 确认 岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存在 的目的和作用 该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？ 如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？ 格式：工作依据+工作内容+工作成果 工作依据：根据 工作内容：动词+工作对象 工作成果：描述岗位工作达到的目的 注意：岗位设置目的陈述不包括如何完成结果的过程 岗位描述岗位描述 职责描述的注意事项职责描述的注意事项 确定岗 位说明 书的格 式 逐项进 行 职责描 述 小组 讨论 反馈和 确认 工作持有人所负有的职责以及工作所要求的最终结果 岗位长期及经常性的工作,而不是短期或临时性工作 按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责填写在前面 职责描述字数要求：每条职责描述不超过50字 岗位描述岗位描述 职责描述的注意事项职责描述的注意事项 确定岗 位说明 书的格 式 逐项进 行 职责描 述 小组 讨论 反馈和 确认 职责条目确定 除非是特别重要的职责，每项职责占用的时间一般大于所有职责 的5%。未被逐条详细描述的“其它”职责所占用的时间一般不超过该 岗位完成所有职责工作时间的10%。 紧密相关的（如：用于完成一项任务的几个步骤）或类似的职责 可以归为一条职责来描述，除此之外，尽量避免把几个职责合并在一 个小标题下做概要描述。 岗位描述岗位描述 反馈和确认反馈和确认 岗位说明书的起草人在初步起草岗位说明书后，应经过岗位分 析项目