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Office2003系列 Excel 第一章第一章 ExcelExcel的基礎操作的基礎操作 第一節 基本觀念介紹 1.1.1 開啟Excel 2003 啟動Excel就像啟動其它Microsoft Windows應用程式一樣，有多種方式：可 以按下 開始 鈕，然後選擇 程式集 Microsoft Excel 或者如果您曾經為Excel建立捷徑，也可 以直接在桌面或快速啟動列上，雙按 Excel的捷徑圖示。 1.1.2 Excel 2003 視窗環境介紹 資料編輯列 功能列 功能表 作用中的儲存格 名稱方塊 標題列 工作表切換書籤 1.1.3 功能表介紹 1.1.4 功能列介紹 一般功能列 格式功能列 1.1.5 小幫手介紹 Office 小幫手的設定 畫面 按這邊還可以選擇 不同樣式的小幫手 第一章第一章 ExcelExcel的基礎操作的基礎操作 第二節 建立活頁簿與編修原有資料檔案 1.2.1 建立新活頁簿 1.檔案 (F)/開新 檔案 2.一般/活 頁簿 3.確定鍵 4.產生新的活頁 簿,這就是我們 的主要作業區 1.2.2 開啟舊檔與修改資料 1.檔案/開啟舊檔 2.步驟1之後就會出 現“開啟舊檔”的點 選畫面 3.選擇你要開啟的 檔案吧 4.步驟3之後 按下“確定” 之後就會開 啟檔案了 第二章第二章 工作表工作表 第一節 工作表的編輯與格式化作業 2.1.1 認識工作表 活頁簿 工作表 儲存格 底下就是活頁簿/ 工作表與儲存格 的關係 2.1.2 選取儲存格 選取單一儲 存格 選取全部儲存格 選取整欄儲存 格 選取整列 儲存格 2.1.3 選取範圍內儲存格 選擇單一區塊 選擇多重區塊 2.1.4 編輯儲存格 1. 輸入文字 2. 輸入數字 3. 輸入日期 3. 輸入公式 2.1.5 更改工作表名稱 將滑鼠移到標籤身上,按右 鍵,選擇“重新命名”,就可 以更改工作表的名稱了 這些標籤就是我執行“ 重新命名”,更改名稱 之後的結果 2.1.6 切換工作表 1.利用這邊的標 籤來切換工作 表 切換到日報表 切換到月報表 切換到季報表 2.1.7 儲存及命名活頁簿 1.這個圖示就是 “存檔”的功能 當第一次執行存檔 的功能時,就會出現 這個對話方框 2.輸入想要的檔名 按下“儲存 ”就存起來 了 2.1.8 調整欄寬及列高 欄標題 列標題 將滑鼠移到兩個標題 欄位之間的結合處,就 會出現欄寬或列高的 調整游標 2.1.9 合併儲存格 1.合併前的儲存格樣子 2.選擇欲合併儲存格 按下跨欄置中 3.合併後的儲存格樣子 這個圖示代表 的意思是“跨 欄置中” 2.1.10 搜尋與取代儲存格內容 1.選擇“搜尋”功 能 2.選擇“取代” 功能 “搜尋”的功能視窗 “取代”的功能視窗 2.1.11 格式化數字資料 各種格式化 的涵義 2.1.12 對齊儲存格的內容 方法1.選擇功能列裡的“ 儲存格”子功能 方法2.在儲存格身 上按右鍵,選擇“儲 存格格式” 這個就是對 齊儲存格的 功能畫面 2.1.13 設定格式化條件 1.選取格式化範圍 利用這功能, 我們能利用條 件規則來設定 資料的呈現方 式 2.1.14 複製格式 1.選取欲複製 格式的儲存格 2.按下複製按鈕 3.步驟2之後,儲存格 就會變虛線 4.選擇欲複製到的 儲存格 5.這樣就完成格式 的複製 紅色的字喔 黑色的字 變成紅色了 2.1.15 加上框線與底色 1.沒有框線 2.選取 儲存格 3.使用框 線鈕 4.選擇 樣式 5.選擇 格式/ 儲存格 6.步驟4之後會出 現這個設定畫面 7.設定框線樣式與顏色 8.框線已經 被上色了 2.1.16 使用自動格式設定 1.選取要格式化的 儲存格範圍 最初的 樣子 2.選擇自 動格式設 定 3.格式 選擇 4.格式化 之後的儲 存格 2.1.17 建立與使用樣式 1.選擇 儲存格 2.選擇格 式/樣式 3.新增樣式 名稱 4.修改樣式設定 5.完成設定 6.套用樣 式後的儲 存格 第二章第二章 工作表工作表 第二節 公式與函數 2.2.1 建立公式 數學運算子 +、 -、 *、 /、 運算優先等級 自動計算、 手動計算 2.2.2 統計函數介紹 2.2.3 儲存格的相對與絕對參照 在Excel中，您可以使用絕對與相對參照 來計算其它的儲存格。 絕對參照 是指特定的儲存格位址。 相對參照 的儲存格或儲存格範圍，通常 會根據公式的儲存格位置而動態調整。 第二章第二章 工作表工作表 第三節 活頁簿與工作表的管理與保護 2.3.1 套用與移除保護密碼 1.另存新檔 2.下拉工具 3.選擇一般選項 4.輸入保護密碼 2.3.2 保護活頁簿與工作表 選擇 工具 / 保護 / 保護工作表 2.3.3 建立工作表註解 選擇 插入 / 註解 2.3.4 建立活頁簿屬性 屬性中的內容除了提供關於活頁簿的資訊外， 也可以用來搜尋活頁簿。若要使用 屬性 對話方塊，請 在 檔案 功能表中選擇 摘要資訊指令。 屬性 對話方塊 中共有五個標籤，但只有 摘要資訊 和 自訂 標籤可以 彈性的加入活頁簿的屬性及其它資訊。您可以使用尋 找 對話方塊來搜尋所有屬性。 若要在Excel中更改您的名字，可在 工具 功能 表中選擇 選項 指令。然後在出現的 選項 對話方塊中 按一下 一般 標籤，並在標籤下方的 使用者名稱 方塊 中鍵入您選擇的使用者名稱。 第二章第二章 工作表工作表 第四節 建立與使用Excel清單 2.4.1 建立與格式化清單 Excel的清單由兩個部份組成：欄位與記錄。 欄位 包含同性質的資訊，如姓名或編號。 記錄 則為清單中某個人或某一項目其所有相關欄位的 資訊。 清單資訊儲存在工作表中，其中每筆記錄各自儲存在每 一列，而同筆記錄的每一個欄位則分別存放在所屬的欄 。 2.4.2 修改清單 您可以使用和編輯其它資料相同的指令與工具列 按鈕，來編輯清單中的記錄。 不過有些工作表指令，如填滿功能，特別適用於 清單的編輯。 填滿 功能可依遞增或遞減的方式，很快地將編號 鍵入清單中鄰近的儲存格，您還可以使用 資料表單 對 話方塊來顯示清單中的記錄， 資料表單 是以一次顯示 一筆記錄的方式，使清單的處理更加容易。 2.4.3 搜尋紀錄 在Excel中，若想在清單中找到某筆記錄，可利用資 料表單中的 準則 鈕。 按下 準則 鈕後鍵入的準則，將定義Excel的搜尋條 件，我們可以在鍵入一個或多個準則後，按 找上一筆 鈕 或 找下一筆 鈕，讓資料表單視窗一一顯示符合條件的每 一筆記錄。 鍵入準則時，也可以萬用字元（ * 和 ? ）作為搜尋 條件，一個萬用字元 * 可以表示無、一個或數個字元，而 一個萬用字元 ? 僅表示一個字元。 2.4.4 排序紀錄 清單建立後，您可能會想改變記錄的排列順序， 此時可以利用 排序 指令，讓Excel清單內的記錄依照某個 特定條件排列。 多種排序方法中，其中一種是依欄位排序，此種 排序方法可指定三個欄位作為排序欄位。第一個排序欄 位（主要鍵）為主要的排序準則；當第一排序欄位的內 容相同時，若有指定第二排序欄位（次要鍵），則這些 主要鍵相同的記錄便依照第二排序欄位排序；當第一與 第二排序欄位的內容都相同時，則依第三排序欄位（第 三鍵）排序。 2.4.5 篩選清單 我們可以用 資料表單 對話方塊來找尋清單中 的某些記錄，除此之外，還有另一種找尋資料的方法 ：在清單中篩選。在清單中使用 篩選器 可以在清單 中找到並直接顯示某些特定的資料，我們可以只對這 些資料進行列印、格式化、圖表製作或加總等工作， 而不會到影響其它的資料。 第三章第三章 建立圖表與列印建立圖表與列印 第一節 建立圖表 3.1.1 使用圖表精靈建立圖表 圖表精靈 可以透過一步步的程序來指引您建立 圖表，當您完成每一個步驟時，精靈便會提示您進行 下一個選擇，而一開始便是選擇想要的圖表類型。 Excel提供了14種類型的圖表，每一類型的圖 表有兩個或數個副圖表，除此之外，使用 圖表精靈 還可以預覽圖表的類型及選取最能表現資料的圖表。 3.1.2 移動調整與刪除圖表 圖表建立後，您可以將它放置在工作表中的任 何地方，但最好的位置通常是放在資料的前面或後面 ，因為這樣可以方便做對照。放置好圖表後，如為了 能更容易閱讀精細或複雜的圖表，可以將它放大，若 圖表很簡單，則可以縮小；除此之外，您也可以依所 需再次移動或刪除圖表。 若要移動、調整或刪除圖表，必須先在 圖表區 內按一下以選取圖表。所謂 圖表區 是指圖表周圍的空 白區或背景部份。而按一下圖表中的其它區域，則可 以個別選取圖表中的元件。 第三章第三章 建立圖表與列印建立圖表與列印 第二節 圖表的編輯與格式化 3.2.1 修改圖表標題 圖表能夠幫助統計學的資料以引人注目的方式 呈現，而有意義的標題及標籤可以使圖表所代表的含 意更加清楚。當您使用圖表精靈建立圖表時，若被選 取的範圍儲存格包含必要的資訊，那麼類別標籤及圖 例會加在圖表上。或者您也可以在精靈的操作過程中 增加標題及座標標籤，或者稍後利用圖表選項來增加 這些元件。 3.2.2 移動及格式化圖表元件 自訂圖表的外觀有許多種方法，為了讓 圖表區 發揮最大的功能，您可以重新放置標題或圖例。例如 ，為了強調特定的數值，可以在折線圖圖表上的每一 個資料點加上標籤；為了強調圓形圖圖表的特定區塊 ，可以將區塊從圓形圖圖表中移出。至於其它的圖表 類型，也分別提供了不同的格式化選項。 3.2.3 改變圖表類型及來源資料 Excel提供各式各樣的圖表類型，因為每個類型對來源 資料都可做不同的強調，所以使用不同圖表類型幫您展示同 一份資料，會得到不同的效果。要選擇使用哪一種圖表類型 ，是透過 圖表精靈 ，建立圖表後，也可以重新選擇不同的 圖表類型。 在建立圖表時， 圖表精靈 研判來源資料是取自欄或 列，而圖表資料的組成是依建立圖表時所選取的範圍而定， 假如所選取的範圍儲存格有相同的欄數及列數，或者欄比列 多，則會以列的資料來繪製圖表；假如所選取的範圍包含的 列多於欄，則會以欄的資料來繪製圖表。因此在不同的圖表 類型裏，可能需要改變資料組成的方式。 3.2.4 新增資料及格式化座標軸 典型的Excel工作表所儲存的資料需要時常地更新 ，假如更新的是來源資料，那麼其相對應的圖表也會自 動更新。 改變資料的值時，您可能需要多方面改變圖表的 座標，使用 刻度 選項可以格式化值座標軸 （Y-座標軸 ），好讓資料顯示一個刻意安排的值範圍，而 類別座標 則允許您控制類別標籤的顯示方式。 3.2.5 新增格線及箭頭 水平及垂直格線可以幫助我們確認每一個值在 圖表內的標籤位置，而箭頭可以用來強調圖表上特定 的值標籤，或者吸引人注意圖表上特定的資訊。 您可以在圖表的一個或兩個座標軸上增加符合 值的格線，其中主要格線是顯示每一個主要的類別或 者刻度值，至於次要格線則是顯示每一個中間的類別 或者刻度值。您可以使用 圖表選項 對話方塊來加上格 線。 使用 繪圖 工具列可以將圖片物件加入到圖表上 ，如線條或箭頭。而箭頭最佳的用途就是清楚指出圖 表中最重要的資料。 第三章第三章 建立圖表與列印建立圖表與列印 第三節 列印設定 3.3.1 頁首及頁尾 頁首 是一行文字，它會顯示在每一頁欲列印工作 表的上方；而 頁尾 也是一行文字，其內容會顯示在每 一頁欲列印工作表的下方。一般來說，頁首及頁尾通常 包含頁數、工作表標題、日期等等。 建立頁首及頁尾的方法是，在Excel提供的頁首及 頁尾選項清單內挑選。而在Excel的頁首及頁尾選項中包 含有頁數、工作表名稱、活頁簿名稱、作者名稱、公司 名稱等選項，而且頁首及頁尾的選項都是相同的。另一 種建立的方法是自行鍵入要顯示的文字，或者按一下按 鈕，然後由Excel所提供的頁首及頁尾選項清單中插入要 組合的模式。因此不管何時列印工作表，Excel會在列印 頁上以活頁簿名稱、目前頁數、或目前資料等取代先前 的資料。所以這個方法可以確保頁首及頁尾資訊隨著日 期而更新。 3.3.2 邊界設定 1.在 檔案 功能表上選擇 版面設定 指令。 2.顯示 版面設定 對話方塊。 3.按一下 邊界 標籤。 4.目前的邊界設定值顯示在上、下、左、右、頁首、頁尾 方塊內。 5.雙按 上 方塊旁的向上箭頭。 6.上邊界會改成3.5公分，此時在標籤中間的工作表預覽馬 上反映出新的改變。 7.雙按 下 方塊旁的向上箭頭。 8.將下邊界改成3.5公分，此時在標籤中間的工作表預覽也 馬上反映出新的改變。 3.3.3 列印方向 您可以改變工作表的列印方向，讓它列印在垂 直或水平的頁面上，若是要垂直列印工作表，必須將 紙張方向設定為 縱向 （紙張方向預設為縱向）。若 是要水平列印工作表，那麼必須設定紙張方向為 橫 向 。 3.3.4 分頁線 Excel定義工作表要列印的頁數是基於工作表的 大小、邊界的設定、方向、縮放的比例等。因此當 Excel將工作表內容分到下一頁列印時，則稱為自動分 頁線 。除此之外，當您增加或減少工作表內容時， Excel會自動調整它們的位置。 您也可以自行插入或移除分頁線，但是當工作 表內容改變時，則Excel不會調整您自訂的分頁線。假 如想要改變它們的位置，就必須手動調整，因此手動 調整分頁線可以幫助您組織工作表內容，讓您依據工 作表的內容來調整分頁線。 3.3.5 設定列印範圍 假如您不想列印所有的工作表內容，那麼可 以選擇欲列印的範圍，來列印一個區域的內容就好 。若是稍後您決定要列印整個工作表，那麼必須清