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企业资源计划ERP应用教程 第七章 采购管理 第七章 采购管理 本 章 的 结 构 7.1 采购管理的作用 7.2 采购业务综述 7.3 采购子系统在ERP中的实现 7.4 采购子系统与其他业务子系统的关系 7.5 供应商管理 7.6 采购订单管理 7.7 收货管理 7.8 退货管理 第七章 采购管理7.1 采购管理的作用 采购工作主要为企业提供生产与管理所需的各种物料，采购管 理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。 7.1 采购购管理的作用 采购管理在企业经营管理中占据非常重要的位置。任何企业要 向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购。对 于制造业来说，物料成本占整个产品成本的比重较大或非常 大。 由此可见采购管理在企业管理中的份量了。当然，更重要的还 是企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购 任务，为生产部门提供生产所需要的原材料(或外加工件)。 考虑到材料在产品中的费用份额，因此采购部门必须想方设 法降低材料的采购成本，同时还必须考虑物料的库存。大量 物品库存积压，意味着物料的库存成本增加，资金占用增加 。降低材料成本与提高采购作业的质量已成为了每个企业所 追求的目标。 第七章 采购管理7.2 采购业务综述 7.2采购业务综购业务综 述 采购业务的内容与工作程序。 一.接受物料需求或采购指示 物料需求大部分来自于生产计划产生的需求，采购部门必须 按物料规格、数量、需求时间及质量要求提供给生产部门。 二.选择供应商 供应商处于企业供需链的供应端，供应商也是企业资源之一 。采购部门掌握越多的供应商，企业的供应来源就越丰富。 三.下达订单 根据物料需求计划制定采购计划，并根据采购计划选择供应 商，下达采购订单。 四.订单跟踪 采购员发出采购订单后，为了保证订单按期、按质及按量交 货，要对采购订单进行跟踪检查，控制采购进度。 五.验收货物 采购部门要协助库存与检验部门对供应商来料进行 验收，按需收货，不能延期也不能提前，平衡库存物流。 第七章采购管理7.3采购子系统在ERP中的实现(1) 7.3 采购购子系统统在ERP中的实现实现 采购业务在ERP系统中的实现加以描述,其工作流程如下。 一.建立供应商资源 建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并 建立供应商的供应物品明细，资料最终必须进行确认才有效 。 二.生成采购计划 根据MRP的物料需求计划及库存子系统生成的物料需求来生 成采购计划，并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库 存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料 合并，也可以人工干预和修改。 三.询价及洽谈 该过程是落实采购订单的采购供应商。采购业务人员广泛利 用市场的采购供应资源，进行价格咨询并商谈有关交货数量 、交货期、质量要求与技术要求，落实每种物料的供应商。 四.生成用款计划 生成采购计划后，系统自动生成用款计划， 并根据询价结果进行维护。 第七章采购管理7.3采购子系统在ERP中的实现(2) 五.下达订单 根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划 以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单，并经 过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商，也可以网 上发布订单。 六.采购订单跟踪 采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以 设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。 七.来料验收 由采购业务员对来料按订单与发票进行验收，并录入收货单 与发票。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程，直 接由来料检验人员(或物料管理员)对来料按订单验收，并对不 按计划交货的供应商进行管理控制(拖期、提前)。 八.结账与费用核算 结账付款工作由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料 的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出采购成本 。 第七章采购管理7.3采购子系统在ERP中的实现(3) 九.采购订单结算和清理 在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清 采购订单。 十.系统基础数据维护 采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提 前期以及业务流程设置。对这些数据应及时加以维护。 采购子系统的业务处理流程如图71所示。 图71 采购子系统的业务处理流程图 采购子系统的工作流程图如图72所示。 图72采购子系统的工作流程图图 第七章 采购管理7.4采购子系统与其他业务子系统的关系 7.4 采购购子系统统与其他业务业务 子系统统的关系 采购管理子系统与物料需求计划、库存、应付账管理、成本管理等子系统有 密切关系。 简要概述如下：由MRP、库存等的需求产生采购需求(请购)信息，采购物料 收货检验后直接按分配的库位自动入库，物料的采购成本计算和账款结算 工作由成本与应付账子系统完成。 采购子系统与其他业务子系统的关系如图73所示。 图7.3采购子系统与其他业务子系统的关系图 第七章 采购管理 7.5 供应商管理(1) 7.5 供应商管理 对供应商的管理主要是对供应商基本信息资料的管理，包括新 增供应商信息资料,修改供应商信息资料,删除供应商信息资料 和对供应商基本信息资料的维护。 一供应商的基本信息资料 1.代码：代码是给该供应商分配的一个系统惟一标号。 2.名称：名称是供应商公司的名称。 3. 地址、电话、传真、联系人是供应商提供的联系方式。 4.E-mail、网址是供应商提供的电子邮件地址和网站地址。 5备注：任何其他的相关信息。 二新增供应商信息 管理步骤是： 1.由采购员详细记录供应商的资料。 2.将供应商的详细资料交主管部门审核。 3.经审核后的资料送采购部门，由系统管理人员对供应商进行 编号，并输入该供应商的详细信息资料资料。 第七章 采购管理 7.5 供应商管理 (2) 二修改供应商信息 由于供应商的一些属性，如联系人、电话或其他信息在企业 的运行过程中会发生变化，系统为了与实际情况保持一致， 需要对供应商的资料进行修改。主管部门对需要进行资料修 改的供应商进行登记，并注明将被修改的属性和值。将资料 修改记录送往采购部门，系统操作人员根据修改信息对相应 的供应商资料进行修改。 三删除供应商信息 在企业生产过程中， 一些不良的供应商被企业更换，在ERP 系统中，这些供应商的资料被删除。 以下为删除一个供应商资料的原则： 1. 要删除的供应商的应付款为零，且没有物料默认的供应商 为该供应商。 2. 删除供应商资料只能由有相关权限的系统人员执行。 第七章 采购管理7.6 采购订单管理 7.6 采购订单购订单 管理 采购订单,简称PO(Purchase Order)，是采购部门下达给物料供应 商作为采购依据的凭证，是采购人员监控采购过程的重要凭 单。采购订单是采购人员和物料供应商签定的物料采购协议. 一采购订单基本信息 1物料名称 2批号 3供应商编号 4单号 5收货期 6发单时间 7单位 8币种 9单价 10数量 二采购订单输入 进入ERP系统采购订单输入界面，采购订单基本信息, 检查无 错误，保存信息。 三采购订单的查询和修改 对录入的采购订单， 如果需要修改其中的字段， 可以调用采 购订单查询修改模块来完成。可以先查询，然后将查询出来 的定单进行修改。 采购订单的查询是根据订单的唯一单号进 行查询的。 第七章 采购管理 7.7 收货管理 7.7 收货货管理 在物料采购管理系统中，采购的货物到达后，就要进 行收货管理。如果货物验收合格，就将相对应的到 达货物订单的完成状态修改成“YES“ ，表示该货物 已收到；如果货物检查不合格，将进行退货管理。 货物合格后入库，这将在库存管理中详细介绍。 ERP系统中，收货管理的基本步骤： 1进入ERP收货管理界面; 2从货物订单编号中选择一个订单号码； 3将订单的完成状态修改成“YES“； 4单击【到货】按钮，到货处理成功。 第七章 采购