OA系统业务流程蓝图设计.doc

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OA系统业务流程蓝图设计一、“业务方案审批”业务流程1、此流程适用的范围总部各中心、门店各部门在开展业务之前对业务方案审批时适用，系统对应表单为“业务方案审批表”。目前使用的表单为“文件会签表”。2、 此业务流程的业务类型业务方案审批；主要是涉及到金额的业务；（如物业管理中心涉及到的物业工程项目计划及工程预算费用审批，内采管理中心涉及到的红酒采购业务、商超自采业务审批等）。3、 业务流程步骤描述3.1 门店人员1）申请人填写“业务方案审批表”，同时需提供与此业务相关的说明文件。例如,工程材料明细、商品订货单、入库单等。说明文件需作为“业务方案审批表”的附件一并提交；2）申请人所属部门负责人审核；3）协办部门负责人填写意见（如无协办部门则此步骤可跳过）；4）财务部负责人审核；5）门店总经理审批；6）如此方案涉及到的金额小于5000元（含5000），则此流程结束。7）如此方案涉及到的金额大于5000元则需总部对口部门、分管领导、财务总监、总经理逐级审批。备注：系统会根据申请人所属部门及方案涉及金额自动选择是否需总部审批。3.2 总部人员1）申请人填写“业务方案审批表”，同时需提供与此业务相关的说明文件。例如,工程材料明细、商品订货单、入库单等。说明文件需作为“业务方案审批表”的附件一并提交；2）申请人所属中心负责人审核；3）协办中心负责人填写意见（如无协办部门则此步骤可跳过）；4）申请中心分管副总经理审批；5）财务总监审核；6）总经理审批；4、蓝图设计4.1 表单业务方案审批表总部/门店请示部门请示时间涉及金额 XXXXX 元会签时间请示事项门店部门负责人协办部门负责人财务部负责人门店总经理总部中心负责人协办中心负责人分管副总财务总监总经理备注根据文件内容确定会签部门及人员，涉及金额大于5000元需总部审批。二、“内部请款”业务流程1、此流程适用的范围总部各中心、门店各部门因开展业务所需申请资金时适用。系统对应表单为“内部请款申请单”。此流程原则上是与“业务方案审批”流程一起使用，将已通过审批的“业务方案审批表”作为附件随“内部请款申请单”一并提交审批。2、此业务流程的业务类型2.1预付货款；预付货款又分为：1）预付供应商货款；2）预付客户款（如预付物业工程款、预付设备购买合同款、预付软件合同款、预先垫支专柜装修款等）；3）其他；包括：超市自采商品预借款；红酒采购预借款等；2.2员工借款时；包括预借交水电暖气费款、交电话费款、宴请款、员工出差预借款等；3、 业务流程步骤描述3.1 门店人员1）申请人填写“内部请款申请单”，同时需提供与请款事由相关的说明文件，例如，审批通过的业务方案审批表、供应商预付款申请、与客户签订的合同、商品采购单等；2）部门负责人审核，并仔细核对相关附件说明文件；3）财务会计审核，并仔细核对相关附件说明文件；4）门店总经理审批，并仔细核对相关附件说明文件；5）系统将依据业务分类及请款金额大小选择下一步处理节点，如果业务类型为预付货款，当请款金额小于10万元时，流程结束，当请款金额大于10万时，则需总部对口部门、财管中心会计、分管领导、财务总监、总经理逐级审批。如果业务类型为员工借款，当请款金额小于5000元时，流程结束，当请款金额大于5000元时，则需总部对口部门、财管中心会计、分管领导、财务总监、总经理逐级审批。6）财务经理办理执行，财务经理将审批通过的文件传阅给出纳，由出纳具体执行；（商超自采的供应商由总部支付预借款）；3.2 总部人员1）申请人填写“内部请款申请单”，同时需提供与请款事由相关的说明文件，例如，审批通过的业务方案审批表、供应商预付款申请、与客户签订的合同、商品采购单等；2）申请中心负责人审核，并仔细核对相关附件说明文件；3）财管中心会计审核，并仔细核对相关附件说明文件；4）申请中心分管副总审批；5）财务总监审核；6）总经理审批；7）财管中心经理办理执行，财务经理将审批通过的文件传阅给出纳，由出纳具体执行；4、蓝图设计4.1 表单内部请款申请单总部/门店请款部门请款人付款类型支票 现金 汇票业务类型预付货款/员工借款支票号码汇票号码请款金额（小写）请款金额（大写）请款用途门店部门负责人会计门店总经理财务经理总部中心负责人会计分管副总财务总监总经理财务经理三、“内部报销”业务流程1、此流程适用的范围总部各中心、门店各部门因工作需要产生费用，需通过财务审核报销时适用。系统对应表单为“内部报销凭证”。此流程可以与“内部请款”流程、“异地工作联系”流程一起使用，将已通过审批的“内部请款申请单”、“异地工作联系单”作为附件随“内部报销凭证”一并提交审批。2、此业务流程的业务类型2.1 预付款报销1）预付客户款报销如预付物业工程款、预付设备购买合同款、预付软件合同款、预先垫支专柜装修款等；2）其他如超市自采商品预借款、红酒采购预借款等；2.2 个人费用报销如预借交水电暖气费款、交电话费款、宴请款、员工出差预借款等；3、 业务流程步骤描述3.1 门店人员1）申请人填写“内部报销凭证”，同时需提供与报销事由相关的说明文件，例如，审批通过的业务方案审批表、内部请款申请单、与报销事由相关的单据、发票等；2）部门负责人审核，并仔细核对相关附件说明文件；3）财务会计审核，并仔细核对相关附件说明文件；4）门店总经理审批，并仔细核对相关附件说明文件；5）系统将依据报销审批权限选择下一步处理节点（审批权限待定，可以与内部请款流程统一审批权限）未超出金额限制时，流程结束；超出金额限制时，则需总部对口部门、财管中心会计、分管领导、财务总监、总经理逐级审批。6）财务经理办理执行，财务经理将审批通过的文件传阅给出纳，由出纳具体执行； 3.2 总部人员1）申请人填写“内部报销凭证”，同时需提供与报销事由相关的说明文件，例如，审批通过的业务方案审批表、内部请款申请单、与报销事由相关的单据、发票等；2）申请中心负责人审核，并仔细核对相关附件说明文件；3）财管中心会计审核，并仔细核对相关附件说明文件；4）申请中心分管副总审批；5）财务总监审核；6）总经理审批；7）财管中心经理办理执行，财务经理将审批通过的文件传阅给出纳，由出纳具体执行；4、蓝图设计4.1 表单 内部报销凭证总部/门店部 门请款人日 期业务类型预付货款/员工借款金额（小写）金额（大写）事由票据发票 张 元备注收据 张 元收条 张 元其他 张 元门店部门负责人会计门店总经理财务经理总部中心负责人会计分管副总财务总监总经理财务经理四、“合同审批”业务流程1、此流程适用的范围应用于汇嘉股份公司各部门签订合同前对合同内容做公司内部审批时适用。系统对应表单为“合同审批表”。2、业务流程描述2.1 项目合同1）由需要签订合同的部门填写合同签约审批表；2）由签订合同的部门负责人签字确认；3）由协办部门负责人针对表单内容填写意见并签字确认；3）由证券部律师针对表单内容填写意见并签字确认；4）由拟稿部门的分管副总经理针对表单内容填写意见并签字确认；5）由财务总监针对表单内容填写意见并签字确认；6）由总经理针对表单内容填写意见并签字确认。2.2 业务合同1）需要签订合同的部门填写合同签约审批表；2）拟稿部门的分管副总经理针对表单内容填写意见并签字确认；3）总经理针对表单内容填写意见并签字确认；4）由合同相关厂商针对表单内容填写意见并签字确认；5）由信息管理中心签字确认，并录入系统。3、蓝图设计3.1 项目合同3.1.1 表单合同名称订立 变更 续签 解除 合同相对方名 称：联系人： 电 话：合同内容(解除原因)1.2.3.4.经办部门负责人意见协办部门负责人意见律师意见副总经理审批意见财务总监审查意见总 经 理审批意见3.2 业务合同3.2.1 表单供应商名称供应商编码/专柜编码联 系 人经营品牌（商标）联系电话身份证号供应商地址传真经营业种名品部（） 鞋皮具部（）女装部（） 男装部（）针织部（） 运动部（） 相关供应商资质和产品质量证明资料营业执照 （ ）海关证明 （ ）经销证书 （ ）产品质检证明（ ）税务登记证 （ ）商标注册证 （ ）代理授权证书 （ ）组织机构代码证（ ）经营卖区卖区代码_卖区名称_经营门店中 山 店（） 昌吉店（）库尔勒店（） 克拉玛依店（）喀 什 店（） 结 算 条 款联营：口1口按月销售倒扣，结算扣率： %。 2口年销售保底金额：￥ 元。考核标准：口按季 口按年开票方式：口提增，开票税率 （ ）口不提增，代扣税费（ ）自营：口经营面积：租赁：口3租金： 元/月。费用收取明细（指一个门店收取的标准）质保金装修保证金储值卡企划广告费店庆费会员卡积分电费其 它 约 定 事 项1员工的工装、培训费用、工资及提成由乙方自行承担，乙方须按时发放；不得以任何理由拖欠，如有违反则当月货款不予结算。2乙方所提供的商品必须符合国家的质量标准，如有不合格商品上柜，给甲方造成信誉的损失，甲方有权对乙方进行壹万元违约金的处罚。3乙方所提供商品必须保证在甲方价格不得高于其他商场，如有差异，按壹仟元/单品给予处罚；如遇甲方调整经营风格，乙方必须无条件服从。4在经营过程中，乙方因货品不到位或其它原因在同类商品中销售业绩连续三个月排名末三位，甲方有权要求乙方撤柜，乙方必须无条件服从。5.信用卡1%使用手续费由乙方承担。6. 乙方在销售过程中接受甲方VIP会员卡。其中甲方承担 %，乙方承担： %，7. 合同有效期限为： 年 月 日 至 年 月 日8. 备注：部门负责人意见集团总经理意见集团副总经理意见厂商代表签字确认信息中心签字确认五、“工作联系”业务流程1、此流程适用的范围应用于股份公司同部门，各门店间协调工作使用。例如：打印机的协调，门店的工号申请，系统权限的申请，各类办公用品的协调等等和相对部门相关的业务工作。系统对应表单为“工作联系单”。2、业务流程描述1）申请人填写工作联系单，注明需协调处理的事项；2）申请人所在部门负责人签字确认；3）协办部门负责人签字确认；并标注完成时限；4）发送至申请人所在部门。3、蓝图设计3.1 表单致：由：事由：时间：事项接收部门回复完成时限4小时内8小时内24小时内48小时内无法完成其他申请部门负责人协办部门负责人六、“异地工作联系”业务流程1、此流程适用的范围应用于汇嘉股份公司各部门员工在异地工作时，在异地工作其间记录考勤时使用。系统对应表单为“异地工作联系单”。2、业务流程描述1）申请人在出发去异地工作之前填写表单相关内容。2）由申请人所在部门负责人签字确认。3）后由本地人力资源负责人审核。4）如果申请人为部门负责人，则由分管领导签字确认，后由本地人力资源管理中心负责人审核。5）在申请人到达目的地后，由异地人力资源部填写申请人到达异地的时间，及其间的考勤情况。6）待异地工作完成以后，由异地总负责人签字确认，后由异地人力资源部填写返回日期。7）在申请人回到本地后，由本地人力资源管理中心的人事主管根据表单相关内容核准上班日期、出差天数等信息。3、蓝图设计3.1 表单姓名部门岗位异地工作性质短期出差 派驻 借调异地工作时间异地工作任务交通标准火车 汽车 飞机 其他部门领导人力资源中心总经理以下部分由异地相关部门填写人力资源部异地工作部门异地总负责人到达时间工作完成返回时间工作整体表现考勤情况人力资源中心核准上班时间出差天数人力资源中心备注1、 本单用于各种异地往来工作的依据2、 本单作为出差补助发放依据3、 无本单者，各门店不予接待4、 异地工作人持本单交至异地人力资源部，返回时交至人力资源中心七、“加班申请”业务流程1、此流程适用的范围应用于汇嘉股份公司各部门员工加班后确认时使用。此表单名为加班申请单，实际是加班后的确认单。系统对应表单为“加班申请单”。2、业务流程描述1）由申请人本人填写加班申请单。2）由申请人所在部门负责人签字确认。3）后由人力资源中心负责人签字。4）如果申请人为部门负责人则由分管领导签字确认，后由人力资源管理中心负责人签字。3、蓝图设计3.1 表单申请部门预计加班时间起讫共计（ ）小时加班地点加班人数加班人员名单加班原因八、“请假申请”业务流程1、此流程适用的范围应用于汇嘉股份公司各部门员工请假申请时适用。系统对应表单为“请假申请单”。2、业务流程描述1）由申请人本人填写请假申请单；2）普通员工申请的请假时间小于3天，由部门负责人签字确认，后交由人事主管备案；3）普通员工申请请假时间大于3天（含3天），由部门负责人和分管领导逐级签字确认，后由人力资源管理中心负责人签字，最后交由人事主管备案；4）主管级及主管级级别以上员工申请请假天数小于3天由部门负责人签字确认，后交由人事主管备案；5）主管级员工申请请假天数大于3天由部门负责人及分管领导签字确认，人力资源中心负责人签字，最后交由人事主管备案；6）经理级员工请假天数小于3天由分管副总经理签字确认，人力资源中心负责人签字，最后交由人事主管备案；7）经理级员工请假天数大于3天由分管副总经理签字确认，总经理审批，人力资源中心负责人签字，最后交由人事主管备案；3、蓝图设计3.1 表单姓名所属部门职务入职时间请假类型年假 婚假 病假 产假 事假 丧假 其他请假时间日期 至 日期 合计（ ）天返回日期计薪 有薪假 无薪假联系地址及通讯方法休假情况应有假（ ）天，已调休（ ）天，余假（ ）天部门负责人人力资源部经理分管领导总经理备注九、“调休申请”业务流程1、此流程适用的范围应用于汇嘉股份公司各部门员工申请调休时使用。系统对应表单为“调休申请单”。2、业务流程描述1）由申请人本人填写调休申请单；2）普通员工申请的调休时间小于3天，由部门负责人签字确认，后交由人事主管备案；3）普通员工申请调休时间大于3天（含3天），由部门负责人和分管领导逐级签字确认，后由人力资源管理中心负责人签字，最后交由人事主管备案；4）主管级及主管级级别以上员工申请调休时间小于3天由部门负责人签字确认，后交由人事主管备案；5）主管级员工申请调休时间大于3天（含3天）由部门负责人及分管领导签字确认，人力资源中心负责人签字，最后交由人事主管备案；6）经理级员工调休时间小于3天由分管副总经理签字确认，人力资源中心负责人签字，最后交由人事主管备案；7）经理级员工调休时间大于3天（含3天）由分管副总经理签字确认，总经理审批，人力资源中心负责人签字，最后交由人事主管备案；3、蓝图设计3.1 表单姓名所属部门职务入职时间申请调休时间日期 至 日期 合计（ ）天以往加班情况说明返回日期联系地址及通讯方法调休情况应有假（ ）天，已调休（ ）天，余假（ ）天部门负责人人力资源部经理分管领导总经理备注十、“报备单”业务流程1、此流程适用的范围应用于汇嘉股份公司各部门员工因故不能打考勤的情况下使用，以此表单为考勤依据。系统对应表单为“报备单”。2、业务流程描述1）由申请人本人填写报备单，注明报备原因。2）由申请人所在部门的部门负责人签字确认。3）如果申请人为部门负责人，则由其分管领导签字确认。4）在部门负责人或者分管领导签字确认后，交由人力资源中心人事主管签字确认。3、蓝图设计3.1 表单部门姓名报备时间报备原因部门负责人审批人力资源中心审核十一、“公章使用申请”业务流程1、此流程适用的范围应用于汇嘉股份公司各部门使用印章审批时适用。系统对应表单为“公章使用申请单”。2、业务流程描述1）由需要使用公章的申请人填写公章使用申请单2）由申请人所在部门的部门负责人审核并签字确认3）由申请人所在部门的分管领导审核并签字确认4）由印章保管员签字确认并办理执行。3、蓝图设计3.1 表单申请部门申请人申请时间年 月 日申请何种公章事由：部门意见部门负责人签名初审时间年 月 日公司领导意见公司领导签名时 间年 月 日执行情况印章管理人签名用印时间年 月 日十二、“发文审批”业务流程1、此流程适用的范围总部各中心发文审批时适用。系统对应表单为“发文审批表”。2、此业务流程不同的业务类型描述1）对内发文2）对外发文3）对内一般发文4）各体系部门内部发文体系部门内部发文类型没有统一的发文审批表，在现实业务中是由部门内部自制表单，也存在不同体系部门间协同工作的业务，随意性比较大。3、 业务流程描述3.1 对内发文流程1） 各中心填写发文审批表；2） 行政管理中心对发文内容执行套红头，修改措辞，修改错别字等操作；3） 起草发文审批表的中心负责人审核表单内容，并确认签字；4） 行政管理中心审核表单内容，并确认签字；5） 起草发文审批表的中心分管领导审核表单内容，并确认签字；6） 总经理审批，并签字确认；3.2 对外发文1）各中心填写发文审批表；2）行政管理中心对发文内容执行套红头，修改措辞，修改错别字等操作；3）起草发文审批表的中心负责人审核表单内容，并确认签字；4）行政管理中心审核表单内容，并确认签字；5）起草发文审批表的中心分管领导审核表单内容，并确认签字；6）总经理审批，并签字确认；3.3 对内一般发文1）各中心填写发文审批表；2）行政管理中心对发文内容执行套红头，修改措辞，修改错别字等操作；3）起草发文审批表的中心负责人