协同办公系统PPT.pptx

社科院社会责任研究中心 协同办公系统汇报 2014年6月19日 李伟佳 第一部分 协同办公系统应用方案 一、协同办公系统总体设计 二、协同办公系统应用特色 第二部分 技术实现方式及实施服务保障 方案目录 高效组织协同管理“九”要素 业务集成组织模型目标管理 公文管理 协同工作 知识社区 文化建设 UC中心 移动互联 会议管理 协同驾驶舱 业务管理 协同门户 协同平台总体应用架构 工作计划 目标管理 工作任务 日程事件 关联项目 公文管理 会议管理 知识社区 文化建设 新闻公告 讨论调查 发文管理 收文管理 公文督办 公文交换 知识广场 文档中心 我的博客 RSS订阅 个人知识中心 会议安排 待开会议 历史会议 会议资源 业务管控 业务生成器 客户管理 销售管理 项目管理 HR管理 综合办公 基础业务扩展业务 信息整合 ERP集成插件关联系统 U8插件 NC插件 SAP插件 时间安排 协同工作 UC中心 WEB IM精灵视频会议传真邮件 短信 页面集成 数据集成 流程集成 绩效分析 过程类绩效 计划统计 任务统计 项目统计 会议统计协同360 事项统计 工作统计 协同立方 流程分析 知识积分排行榜 知识社区活跃度 知识增长趋势 业务统计与分析 结果类绩效 首页应用个人空间团队空间公共空间应用主题空间 漏斗分析 移动应用 业务 管控 知识 社区 公文 管理 目标 管理 沟通交流 协同工作 协同驾驶舱 协同门户 工作微信 移动互联 会议 管理 文化 建设 业务 集成 致远协同平台设计特点 流程的灵活配置 和可视管控 协同管协同管 理平台理平台 信息的集成整合 和业务封装 表单的自由定义 和动态报表分析 先进、安全、全面的 管理平台 快捷、时尚、高效的 办公体验 可根据管理需要量身 定制 打造协同管理一体化 解决方案 应用设计：一体化综合办公管理系统 固化审批流程 实现制度落地 便捷高效的移动 办公新体验 实用工具灵活调 用辅助日常办公 信息分类发布 统一门户展示 灵活的沟通方式 提高协作效率 知识归档，全文 检索快速查找 办公工具 多维门户 文档存储 沟通协作移动办公 流程审批 第一部分 协同办公系统应用方案 一、协同办公系统总体设计 二、协同办公系统应用特色 第二部分 技术实现方式及实施服务保障 方案目录 统一工作入口功能导航 全方位 的 协同360 直观易用 的 协同立方 统领全局 的 管理驾驶舱 引领时代 的 UC交流 业内领先 的 移动互联 体系化 的 文化建设 强大实用 的 ERP集成 安全灵活 的 组织模型 严谨规范 的 公文管理 方便高效 的 会议管理 结构化 的 目标管理 强大快速 的 业务生成 人性化 的 知识社区 规范灵活 的 协同工作 个性直观 的 首页空间 统一工作入口 组织协同工作协同业务协同 决策管理支撑 特点1：多维门户空间展现 空间布局多样：可以设定多种布局满足不 同种类客户的需要，实现多层次、多维 度、多视角、全方位、高聚合的信息展 现。 栏目形式多样：支持图片、列表、统计图 表等，提高展现力，表现更加直观。 空间内容丰富：标准栏目、板块栏目、整 合栏目、文档栏目、表单栏目，可以无限 扩展，丰富展现信息。 自定义设置：根据每个用户、每个团队和 单位的使用特点和角色的不同形成个性化 的应用界面，通过对事件和消息的展现与 处理把用户有机地联系在一起，提升办公 效率。 机构空间 业务空间 部门空间 符合企业信息化资源管控的协同门户平台符合企业信息化资源管控的协同门户平台 个人空间是普通员工的个人工作台，是协同工作的入口 处理待办事项跟踪 图形化跟踪 任务查看 日程安排 学习文档 当日任务时 间轴提示 单位空间是本单位宣贯企业文化的平台，也是行政、业务等信息的传导窗口 集团空间是集团化公司发布战略计划、共享集团资源的管理平台 多维门户展示-组织门户 财务管理空间 人事管理空间 还可根据管理需要自由定义业务空间，如财务管理空间、人事管理空间等 多维门户展示-业务门户 特点2：智慧的工作流引擎 流程节点灵活定义 流程编辑快捷可视 流程状态实时跟踪 流程变动灵活调整 流程绩效分析改进 权责划分清晰，灵活规范的流程管理和跟踪权责划分清晰，灵活规范的流程管理和跟踪 权责 特点：流程配置灵活便捷 u 多分支并行流程 u 带条件分支流程 特点：可视化流程管控 u 状态跟踪 对不同节点状态用不同图标显示， 包括已处理、已查看、已回复、未 查看四种状态 u 过程处理 对流程过程进行催办、督办、消息 发送、换人处理等操作 支持代理人设置，代为办理事项 全程管控 实时反馈 图形化展示流程走向，实时掌握进展情况 ，为跨部门、跨地域的流程跟踪提供方便 ，减少推诿扯皮，提高协作效率。 实时记录流程执行各个过程的状态、变 动、结果等信息，并实时反馈，帮助领导 随时了解协作瓶颈。 特点：流程效率分析改进 可对流程的使用率、超期率、运行效率进行综合分析 可穿透查看是哪一流程实例超期，查看具体节点的超期时长 可对同一模版不同时间段的运行效率进行对比，从而改进优化流程 l 业务表单自动适配office格 式，样式自由编制，所见即 所得 l 表单元素图形化灵活设定， 支持日期、图片、附件、枚 举、复选、单选等类型 l 支持表单控件间数据计算及 多表数据关联 l 支持以表单内容驱动流程节 点及分支走向 特点3：业务表单，按需配置 图形化表单元素配置，简单易用快速上手，所见即所得 人力资源应用示例 财务应用示例 行政应用示例 特点：电子化表单实时上报灵活统计 报表内容灵活定制查询条件自由组合 统计结果图形化呈现 特点：表单+流程实现各类审批应用 财务应 用 财务应用 名片印刷申请流程 办公用品申领流程 宿舍申请流程 会议室申请流程 车辆申请流程 设备维护申请流程 接待申请流程 订票申请流程 公章使用流程 图书管理 招聘申请流程 试用申请流程 入职协作流程 转正申请流程 离职申请流程 转岗申请流程 加班申请流程 绩效考核流程 请假申请流程 交通费报销流程 借款申请流程 差旅费报销流程 固定资产申购流程 发票申请流程 支票申请流程 费用预算申请 预算上报流程 财务报表上报 办公物资管理 物品库存管理 采购审批管理 合同审批管理 授权委托管理 规章制度管理 业务信息报表 业务知识管理 业务交接流程 行政管理人力管理财务管理业务管理 表单流程按需配置，无需开发，快速搭建，辅助企业制度落地 财务应用示例-费用报销 人事考勤请假应用示例 采购管理应用示例 21 u 完全模拟手工公文处理的流程，全面实现公文的数字化处理，覆盖发文、交换、收文、签 报、归档等公文流转的全周期过程管理 业务管控-公文管理 流程清晰全程覆盖格式严谨符合规范过程留痕安全可靠 发文管理 拟稿审核复核签发用印套红封发 修改留痕 手写批注 文档清稿 花脸保存 文单签批 盖章对公文正文套红 形成红头文件 核发文号 公文交换 发文单+公文正文套红模板稿纸模板 签收 公文 送交 公文 收文管理登记 拟办承办办理 阅读 归档 收阅件 督办 收办件 集团 单位内部交换 集团 单位外部交换 交换中心 收文单 + 红头文件 22 收文流程按需流转，灵活多变，实时跟进 发文流程清晰可视，全程覆盖，严格规范 业务管控-公文管理 流程清晰全程覆盖格式严谨符合规范过程留痕安全可靠 23 业务管控-公文管理 流程清晰全程覆盖格式严谨符合规范过程留痕安全可靠 l 文单定义模拟纸质单据 ，降低学习成本 l 套红及文号严格执行公 文规范 l 自动生成送文单及签收 单，避免流转过程中的 人为错误 l 符合管理要求的收发文 登记簿 l 支持二维码生成和读取 ，提高办文效率 24 u 支持电子签名、签章，同时支持全文手写批注，对修改人、修改时间、修改内容、修改 方式等内容完全记录保留。 业务管控-公文管理 流程清晰全程覆盖格式严谨符合规范过程留痕安全可靠 特点4：过程化知识管理 企业档案Web内容数字资产合规记录业务协同 文档 表单 合同 制图 HTML SGML WML XML 代码 多媒体 图象 声音 视频 演示 报告 记录 扫描 映像 邮件 流程 讨论 事件 邮件 即时消息 企业知识库 l支持目前所有文档格式的存储，支持多部门可 自定义的文档体系结构和组织级文档发布 l支持过程型知识记录，可存储正文、流程、审 批意见、关联信息的一体化过程型文档格式 l支持文档库自建，自定义文档属性、列表格 式、任意层文件夹目录树 特点：知识积累，学习共享 l 各类文档、流程、公文及新闻公告信息等可按照部门及自定义类别进行存储，支持文 件夹单独授权，并支持在线编辑、操作日志、版本管理、全文检索等功能 权限控制 操作日志 版本管理 全文检索 特点5：协作沟通，效率提升 工作安排工作安排 团队协作团队协作 即时交流即时交流 日常沟通日常沟通 工作汇报工作汇报 项目协作项目协作 资料传递资料传递 震荡讨论震荡讨论 关联人员关联人员 关联项目关联项目 跟踪事项跟踪事项 业务共享业务共享 任务管理任务管理 信息提醒信息提醒 协同工作协同工作 电子邮件电子邮件 自由协同-沟通协作，效率提升 发出安排内容要求发出安排内容要求 发出后可以调整和补充发出后可以调整和补充 接收任务回复意见接收任务回复意见 可多次回复震荡可多次回复震荡 建立流程，安排相关人员建立流程，安排相关人员 跨空间、时间、地域、部门和项目组，快速向多人同时发出； 对发出工作的安排，过程结果可控，没有信息的衰减，提升执行力; 从安排到执行一体完成，为领导的日常工作提供了极大的便捷。 即时通讯-UC中心，顺畅沟通 扁平化互动界面 历史消息一目了然 应用场景：组织中的成员不仅需要正式的协同交流，还会有突发的、零散的、非正式的沟通 需求。通过即时通讯工具满足沟通需求。 应用功能： 支持离线人员显 示及操作； 从协同中发起相 关人员的多人IM会 话； 在线文件传输； 真实记录沟通全 过程。 实时发起会议 文件传输 即时通讯-UC中心，顺畅沟通 统一集成统一集成IMIM，邮件，传真，视频会议，短，邮件，传真，视频会议，短信等多种沟通信等多种沟通工具工具 整合多个 沟通工具 各渠道历史交流信息汇总展示，快速查找 31 工作管理-会议管理 32 会议室多维信息管理维护，在线申请、快速审批 工作管理-会议管理 会议室管理与申请会议通知与反馈会议总结与统计 图形化会议室申请，直观展示会议室占用状态，申请时间冲突自动提醒 鼠标拖动选择 可通过日程查看他人会议时间安排，发起会议时，如与会人时间冲突可自动提示 33 工作管理-会议管理 会议室管理与申请会议通知与反馈会议总结与统计 在线发起会议通知，提前传送相关资料，及时推送消息 在线反馈会议回执，可推送前期意见和资料 34 工作管理-会议管理 会议室管理与申请会议通知与反馈会议总结与统计 会议纪要在线填写、及时推送 可对会议参与角色及人员参加情况进行全面统计分析 35 团队构建-组织调整灵活 l 跨单位部门调动，支撑组 织拆分和合并 l 集团基准岗设置支撑单位 管理角色快速复制 l 支持跨单位兼职兼岗设置 基准岗设置 跨单位兼职 特点7：方便快捷的移动应用 全面支持Iphone、Android手机客户端应用和IPD、E人E本应用，做到“自由掌 控，随时随地，简单舒适，时尚品味” 价 值 快速线上安排工作，拖动式选人界面，语音、拍照、附件关联 特点：工作自由安排，在线办理 特点：真实的原笔迹手写签批和盖章 公文签批随时随地，签名 印章随需调用，移动化工 作的同时保证安全规范 特点：动态信息实时查看检索 公共信息、文档资料、动态报表随心查 阅，实时把控企业动向。 便捷查找人员信息，一键通讯快速呼叫 特点：离线消息推送，及时沟通反馈 系统消息离线推送，及时掌握最新工作动态 工作微信随时反馈，随处沟通，加强互动，便捷高效 其他个人常用办公工具 车辆管理 办公用品 办公设备 日程管理 计划管理 会议室管理 会议管理 协同管理软件的战略价值 规范组织管理行为 潜在流程显性化； 随意流程固定化； 固定流程高效化； 建立敏捷组织 以个人为节点提高整体团 体工作效率； 缩短信息对称时间、过程 ，提高运营、决策效率。 提高组织知识管理能力 知识、经验、过程信息集 中存储与共享； 分类、控制、授权方便、 灵活。 整合信息与数据资源 与其他异构管理系统整合， 打破组织信息孤岛，建立完 整而有效的信息数据库。 提高组织执行能力 管理行为可视化； 过程信息可追溯； 时间控制精细化； 降低组织运营成本 无论何时、何地、以何种方 式均可进行业务处理； 节约通讯费用、办公耗材 费、会议费、差旅费等。 协同管理软件 价值 Value 敏捷组织 有效管理 充分沟通 降低成本 知识共享 整合孤岛 第一部分 协同办公系统应用方案 一、协同办公系统总体设计 二、协同办公系统应用特色 第二部分 技术实现方式及实施服务保障 方案目录 协同平台技术架构 技术特点：安全稳定，技术先进 技术优势 1、跨平台：支持Windows和Linux，也可以配置化支持Unix。 2、多语言：具有支持多语言的能力，首推中文和英文，能扩展出其它语言。 3、个性化：单位和用户界面可配置，从而可选择不同的内容和展现形式。 4、集成性：统一信息化桌面，在展现层集成其他业务系统；也可被其他系统集成。 5、多数据库：支持MySQL、SQL Server和Oracle，可扩展到其它数据库。 6、高并发支持：能够单机支持2000以上的并发在线用户。 9、安全性：对文件数据、信息传输、权限控制有很强的安全保护设计。 7、集团化支持：支持无限层级的多分支机构，单位之间既独立又相互联系。 8、分离部署：支持应用服务于文件存储分离部署，方便文件管理维护。 10、多浏览器：支持IE、FireFox、Chrome、Safari等浏览器。 项目实施建议：整体规划，逐步建设 关键应用 打牢基础 深化应用 扩大范围 集成整合 互联互通 阶段 目标 应用 价值 培养习惯深入业务全面提升 快速上线，尽快建立 全员信息化协同工作 的新习惯、新模式 解决部门业务管理 应用