《科技档案管理》PPT课件.ppt

科技档案管理 长兴县档案局 沈正学 提 纲 n科技档案基本知识 n科技档案分类 n档案整理原则和质量要求 n档案整理流程和方法 科技档案概念 n国家机构、社会组织和个人在科技活动 （基建、科研、设备仪器、产品研发） 中直接形成的有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。科 技档案的含义 n在科技活动中直接形成的 n具有保存价值的 n各种载体的原始记录 科技文件种类 根据内容和载体材料的不同，可划分为： n纸质文件，如图样、文字材料等 n感光材料，如照片、影片 n磁性材料文件，如录像带 n光盘 科技档案成套性 一个立档单位围绕一项相对独立的科技活 动应当形成的，具有保存价值的科技文 件有机整体。 n、规定了科技档案成套的来源范围 n、明确了科技档案成套的客观标准 n、揭示了成套科技档案之间的内在联 系 基本建设活动的成套档案 基建程序： n、规划决策：提出项目建议、进行可行性研 究、编制计划任务书、选址； n、设计：方案设计、初设、扩初设计； n、前期准备：招投标、征地拆迁； n、施工：日志、竣工图等 n、竣工验收 n、使用维修 设备仪器的成套档案 n、订购 n、装运 n、开箱验收 n、安装调试 n、使用维修 科研活动的成套档案 n、课题选定：选题、定题 n、组织实施：编制研究方案、研究和实验 n、总结鉴定：汇总成果、成果鉴定 n、成果推广应用：申报专利、组织开展成果 推广应用、成果推广应用的调查与分析、成果 奖励 工业产品成套档案 n、调查决策：调查计划、编制新产品 建议书 n、产品设计：结构设计、工艺设计 n、试制：试制、试验、鉴定验收 n、生产阶段：生产准备、试生产、正 式生产 n、销售控制：商标注册、售后服务、 反馈 二、科技档案的分类 n基建档案 n产品档案 n科研档案 n设备仪器档案 三、档案整理原则与质量要求 n尊循形成基础 n保持文件间的有机联系 n便于档案的保管利用 n符合相关标准规范 尊重原基础 n科技档案的形成有其自身规律，反映科 技活动各阶段、环节的特殊要求，不得 轻易破坏。 n日常形成积累已有一定基础，有的已处 于预立卷状态。 因此利用原基础可起到事半功倍的效果。 保持文件间的有机联系 n科技档案的特点之一就是成套性。成套 性就是文件之间的联系性。 n有机联系是文件内容内在的、本质的、 自然的联系，而不是人为的联系。 文件有机联系的几种状态 n某一项目或单位工程 、分部分项工程的文 件。 n某一问题、事故处理 形成的一组文件。 n请示与批复 n一组会议材料 n就某一变更事项产生 的报告、批复、洽商 材料等 n系统编号的变更令、 变更通知单、工程联 系单等。 n设备选购、开箱、试 运行三阶段形成的文 件，自成体系、互为 联系。 n某一组实验记录 n维修记录 符合相关标准规 n以GB / T11822-2000 科学技术档案案 卷构成的一般要求为基本准则。 n执行地方综合档案馆、城建档案馆接收 档案的相关规定。 n本项目制度、合同规定。 组卷原则 GB/T11822-2000 组卷要遵循科技文 件材料的形成规律 ，保持案卷内科技 文件材料的有机联 系，便于档案的保 管和利用 反映真实情况 材料齐全完整 适合长期保存 组卷要求 热敏纸，不能有铅笔、圆 珠笔、红墨水、纯蓝墨水 、复写纸 案卷内 科技文件材 料的载体和 书写材料应 符合耐久性 要求 四、档案整理流程与方法 收 集 鉴 定 分 类 立 卷 排 列 编 目 （一）收集 n对照归档范围，接收收集各部门、各有 关人员形成的材料。 n将接收进来的材料再检查一遍，确保符 合原始、完整、准确等要求。 n区分不作为科技档案归档的文件。如文 书文件、普法性文件、重份文件、事务 性文件等 特别需要关注的几个方面： 立项申报文件，注意原件的收集；项目 筹建办与业主单位档案应及时集中统一保管 。 招投标文件，应包括招标公告、招标书 、投标书、招标会议材料、评标决标材料、 中标通知书、承包合同、未中标文件等文件 材料。 n征地拆迁、政策处理：与个人签定的原 始凭证 n施工文件，加强竣工图的规范化编制工 作，确保质保材料、技术文件的原始性 。 n设计文件，着重注意全过程文件的形成 积累，强调变更文件的完整性与原始性 ，绝对避免复印件、传真件。 特别需要关注的几个方面： 设备考察材料 设备试运行记录 科研项目推广运用 产品售后服务 特别需要关注的几个方面： （二）鉴定 n划分档案保管期限 n检查档案准确性、完整性 科技档案质量 完整性 准确性 价值性 完整性 ？ 准确性 ？ 科技档案保管期限 参照国 家档案保管 期限表，结 合本单位实 际编制保管 期限表 永久 长期 短期 科技档案完整性、准确性鉴定的方法 核对 ：包括与科技项目相核对和 与有关目录相核对两种。 核查：包括与科技对象现实相核查 、 同一项目不同档案 之间相核查 和 按科技生产活动的程序相核查 三种。 （三）分类 n分类是为整理、编目、进行系统化管理 的需要。 n分类要根据科技活动性质、阶段等情况 设置类目。 n分类要清楚，不能相互交叉、包容。 （四）立卷 n卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成 的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过 某种方法形成一个个案卷。 n卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系 。 n卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过4公分 为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜。 n卷盒内可以存放用软卷皮装订；也可以采用件 保管的方法。 若干分卷方法介绍 n项目组卷法或单位、分项工程组卷法。 n阶段、专业、结构组卷法 n问题组卷法 n时间组卷法 n文件名称组卷法 n来源组卷法 项目或单位、分项工程组卷法 n将一个项目或单位工程、分部、分项工 程看做一个基本单元，组成一个案卷。 如： 长兴电厂地基处理文件； 一号机锅炉焊接及热处理检验记录 ； 阶段或专业、结构组卷法 即按工程、设备的结构、工程进行的不 同阶段组卷。一般使用于施工文件。 例： （1）土地征用文件（阶段） （2）行政办公楼暖通结构竣工图 （3）主厂房管道水压检验记录 问题组卷法 将涉及同一问题（同一特定问题、同一类问 题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。 例如： （1）省市计经委、省能源集团关于项目建议 书的请示、批复 （2）省能源集团、省市计经委、市人民政 府等关于可行性研究报告的请示、批复、通知 。 （3）长兴电厂水文地质勘察报告 时间组卷法 内容针对同一时间的文件可以组成一 个案卷。时间特征明显的文件可采用此 方法。 例如： 长兴电厂1标段2004年13月份施工 日记； 就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。 例如： 长兴发电有限公司董事会2004年1-6月份 会议纪要。 长兴电厂二标段设计变更技术联系单 长兴电厂房屋拆迁协议书。 长兴电厂监理部2004年1-50号工作联系 单。 名称组卷法 来源组卷法 将来自同一地区、作者或内容针 对同一地区的文件组成一卷。 例如： 甲镇、乙镇房屋拆迁协议书 卷内文件整理 n查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金 属物。 n卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、 时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底 稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在 后。 n卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章； 整卷装订的，从001起编页号。 定 稿 正 本 来 文 批 复 外 文 译 文 图纸折叠方法 n不装订 图纸折叠方法 n装订 卷内文件排列 n文字型材料 按问题、时间、重要程度排列 注意：复文在前，来文在后；正文在前， 定稿在后；译文在前，原文在后。 卷内文件排列 n图文混合型 一般文字在前，图样在后；如果文字只起 补充说明的，则图样在前，文字在后。 n图纸 按专业图号排列 卷内文件编页码 n整卷装订的， 从001起编页 号。每卷一个 流水号。位置 ：正面右下角 ，背面左下角 。 长兴县档案局文件 长档 7号 关于举办企业档案培训班的 通知 卷内文件编页码 n不装订的案卷 加盖档号章， 位置：正面右 上角空白处。 长兴县档案局文件 长档 7号 关于举办企业档案培训班的 通知 001 档 号 序 号 3.4-1 2 卷内文件目录与备考表的填写 n最好激光打印 n字段格式符合要求 n字体大小适当。 卷内文件目录 序号 文件 编 号 责任者文件材料题名日期页 号 备 注 1 中天集团 公司 长兴大桥下部结构1号承 台8-9号桩基检测报 告 1999 0224 001 2浙江地球 物理研究 所 长兴大桥下部结构1号承台8-9号3 类桩基超声波检测报 告 1999 0306 005 3 中天集团 公司 长兴大桥下部结构1号承台1-10号 桩检验 申请批复单 1999 0425 007 4 中天集团 公司 长兴大桥下部结构1号承台11-20号 桩检验 申请批复单 1999 0510 010- 022 就是按卷内文件材料排列的顺序每个文 件编一个序号。 应填写文件材料的形成部门或主要责任者。 一般要求写全称（照抄原标题） 如果原标题太长，可以适当简化；没有文件标题的文 件材料，应根据文件内容再拟写一个标题，打上一个 标记以表示这个标题是重新拟制的。 指文件材料在卷内的顺序号，页号只要填起 页，不要写成1-2、3-5页，但卷的最后一个文件 的起页和止页都要写上。 指文件材料的形成日期。 应填写文件材料的文号或图样的图号。 互见号 卷内备考表 说明： （1、卷内文件数量） （ 2、分类、组卷及其他整理中需说明的 情况） 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档 案的档号.档号后应注明档案载体形式,并用括号括 起 由责任立卷人填写,同时立卷日期。 由案卷质量审核人 签名，并签上审核 日期。 1、卷装订 的，用电钻三 孔一线线装订 。要求左边齐 、下面齐。 长兴县档案局文件 长档 7号 关于举办企业档案培训班的 通知 案卷的装订 案卷的装订 n2、件装 订的，用 包角或缝 纫机踏。 左上角空 白处逐件 盖上档号 章。 长兴县档案局文件 长档发7号 关于举办企业档案培训班的 通知 案卷标题的拟写 案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+文 件内容+文件名 案卷标题=作者+问题（时间、地区等）+文种 例如：（1） 杭宁高速公路工程 K100+20K110+15 项目名称 单位工程 路基压实度评定 表 文件内容 文件名 （2） 档案馆 库房 电气线路 竣工 图 项目名称 单位工程 专业 阶段 文件名 （3）长兴档案馆工程 供水排水 施工 图 项目名称 专业名 阶段 文件名 （4）长兴大桥 桥面沉降观测 记录 项目名称 内容 文件名 （5）杭宁高速公路 K10010K15015路基中间检 项目名称 分项工程 验报验单 文件名 案卷封面内容填写 n立卷单位：案卷的形成单位。 n立卷时间：卷内文件的起止时间 n保管期限：对照保管期限表，从案卷保 管单位的角度确定是永久、长期、短期 。 n密级：文件自然形成的绝密、机密和秘 密。 档 号 档案馆馆号 长兴长兴 大桥桥下部结结构号台号 桩桩基检验检验 申请请批复单单 立卷单单位 浙江广厦集团团 起止日期 2000年3月25日-4月8日 保管期限 永久 密 级级 （五）排列 n在分类方案的最低一级类目下进行排列 n科技档案一般以项目为单位排列 如：产品档案按产品调查决策、开发设计 、工艺、工装、加工制造、生产定型等 工作程序，或按其产品系列、结构排列 。 档号的编制 档号结构：全宗号-类别号-案卷号 010-41 Z-122 案卷流水号 三级类目号 二级类目号 一级类目号 全宗号 （六）编目 分类号 或项目 代号等 例：3430125 卷号（案卷流水号） L001 旅游鞋 产品档案 全宗号 保管期限 长期 档 号 案卷题名 旅游鞋 市场调 查、座 谈会等 方面的 调查表 、会议纪 要 保管期限 长期 档 号 案卷题名 旅游鞋 设计图 样、经 济分析 报告 保管期限 长期 档 号 案卷题名 旅游鞋 工艺方 案、工 艺规程 保管期限 长期 档 号 案卷题名 旅游鞋 试销调 查报告