一般会议流程.pptx

会议 举办流程 主讲人：尹锦菱 目录 一、会前准备 二、会议期间 三、会议后期 一、会前准备 1.会务人员安排 会议策划 人员 负责会议主题、具体流程的策划统筹，所需经 费的统计预算，解决筹备过程中具体问题。 宣传资传资 料 人员员 负责负责 会议议文件材料的收集打印，相关PPT和 影音素材的制作、选选取、整理，会议议的宣 传传、通知等相关事项项。 会场场布置 人员员 负责负责 会场场的管理，会议议室钥钥匙的收管，会议议 所需物品的准备备与摆摆放，会议现场仪议现场仪 器的调调 试试准备备。 2.确定会议主题、流程、时间 明确会议主题、名称，名称尽量简 洁明晰，切合主题。 注意会议时间的确定勿与其他会议 时间冲突，协调各方，尽量安排在 正常上班时间。 策划会议流程、主要内容，若会议 议程较多时长较长，可适当安排中 场休息时间。 3. 确定参会人员、准备会议材料 确定参会人员名单时，如有需要， 注意区分参会人员角色。 按照参会人员角色划分准备签到 表、人员通讯录及会议所需分发的 文件材料，文件材料较多时注意装 订整齐有条理。 准备好会议所需PPT、影音资料等 ，放在电脑醒目位置确保能在需要 展示时第一时间找到。 4.安排会议场所、发布会议通知 考虑会议的性质及与会人数的多少 ，安排适当的会议场所，确保当天 可用并满足会议流程需求。 会议通知包括简要的会议议程说 明、参会人员、会议时间、会议地 点。按照需求选择通知方式：电话 通知，书面、邮件通知。 如有需与会人员发言等需与会人员 准备材料的环节，提前发布通知， 提出要求：发言从那些角度写、应 该写什么、什么时间上报稿子、审 核等事项。 5.准备会议所需物品，进行会场布置 准备好各项会议记录工具，会议记 录本、相机等，可带适量纸笔防止 参会人员忘记携带。 注意茶叶纸杯带够，携带热水，杯 中茶叶量注意不要过多或过少，尽 量每杯平均。 提前进行会场布置，注意桌子的摆 放，如需席卡等注意摆放位置，会 前调试好投影仪、麦克风等器材， 注意确认会议所需材料能正常播放 演示。 二、会议期间 1.会务人员安排 会议主持 负责会议的主持工作，会议流程控制，会场秩 序管理。 礼仪仪接待 负责负责 会议现场议现场 参会人员员的签签到、引领领，未及 时时到场场的与会人员员的联络联络 工作，会前及会间间 供应应茶水等服务务工作，相关物品的保管工 作。 现场现场 拍摄摄 负责负责 会议现场议现场 照片拍摄摄，保证现场证现场 拍摄设摄设 备电备电 量充足，拍摄摄出清晰符合要求的影片资资 料。 设备调设备调 控 负责现场仪负责现场仪 器设备设备 的调调控，空调调、灯光、投 影仪仪、麦克风风等设备设备 的管理调调控，保证设备证设备 正常运行，保证证会议议的正常进进行。 会议记录议记录 负责负责 会议议各项议项议 程的记录记录 ，参会人员发员发 言、 讨论讨论 等的记录记录 工作。 2.会议开始及进行中注意事项 提前到达会场，会前注意参会人员 的签到及引领，会议即将开始前注 意再次通知尚未到场人员。 提醒参会人员手机调成震动或静音 ，会中注意维持会场秩序。 注意给领导倒茶顺序，一般茶水不 能倒满，会议进行中注意给领导加 水及加水时间，加水时拿起水杯， 切勿在桌面上直接添加。 会中安排专人拍摄，照片切忌模糊 ，应多角度拍摄，适当拍摄特写。 三、会议后期 1.会务人员安排 会场整理 人员 负责会议结束后会场的清扫清理，设备的检 查、关闭，会议材料、物品的整理收纳。 会议总结议总结 人员员 负责负责 会议议文件材料的整理备备案，会议记录议记录 的 完善总结总结 ，会议总结议总结 及相关新闻闻稿的撰写发发 布与备备案。 影音编辑编辑 人员员 负责负责 会场场影音资资料的整理、选选取、上传传、归归 档。 2.会场整理 维护好参会人员出场秩序。 清理会场桌面，清扫地面杂物。 关闭会场投影仪、灯光、空调等， 收纳好麦克风、仪器线路等相关器 材，确保器材完好。 整理携带好所有会议材料及会前准 备的物品，关好门窗，及时归还会 前借用物品。 3.会议总结 整理好会议中的文字记录和图片、 视频、音频记录，进行备案。 完成会议记录，内容应包括：会议 议程各项