办公软件【第三章：文档的编写与排印.ppt

董成杰 Office办公软件 第3章文档的编写与排印 本章学习内容 v3.1 字符格式 v3.2 段落格式 v3.3 文档页面设置与打印 3.1 3.1 字符格式字符格式 v欲使一篇文章具有较好的可读性，通常要设置字符 格式。字符是指汉字、英文字母、数字和标点符号 等，字体的格式化是指改变字符的外观，包括字体 、字号、字形、字符间距和特殊效果等项目的设置 。 黑体文字 宋体文字 隶书文字 楷体文字 仿宋体文字 方正舒体 华文琥珀 华文彩云 华文行楷 华文新魏 3.1.1 3.1.1 设置字体设置字体 v字体分为中文字体和西文字体，Word默认中文字 体为宋体，西文字体为Times New Roman。 v选定需改变字体的文本部分，单击格式工具栏中 列表框的下拉列表按钮，选择需要设定的字体。中 西文字体在同一个列表中，同时显示字体外观。 3.1.2 3.1.2 设置字号设置字号 v字号体现字符大小。Word默认字号为“五号”字。 v选定需改变字号的文本部分，单击格式工具栏中列表框的 下拉列表按钮，选择需要设定的字号。 vWord同时使用“号”和“磅”作为字号单位。字号列表框中“号 数”在前，从大到小；“磅值”在后，从小到大。若需设字号 大于列表框中提供的数值，可选定文本后直接在“字号”编辑 框中直接键入所需数值，按回车即可。 3.1.3 设置字形 v字形包括常规、加粗、倾斜或下划线等。Word 默认的字 形是常规。 单击格式工具栏中“加粗”按钮，选定文本变为加粗格式。 单击格式工具栏中“倾斜”按钮，选定文本变为倾斜格式。 单击格式工具栏中“下划线”按钮，选定文本正文出现单线下划 线格式。如需添加其他类型的下划线，可打开其下拉列表对下划线进 行线形和颜色的设置。 v三种字符格式可综合使用（如加粗倾斜），如需撤销设置 只需再次单击相应按钮。 3.1.4 3.1.4 设置颜色设置颜色 v为使部分文本字更加突出、美观，可对其进行颜 色设置。 v单击格式工具栏中“字体颜色”按钮，打开颜色下 拉列表框，将选定文本变为所需颜色。 设置字体颜色 3.1.5 3.1.5 设置字符间距与缩放设置字符间距与缩放 v调整页面内容或区别于其他文本都可以通过字符 间距与缩放效果来实现。 设置字符缩放：单击格式工具栏中“字体缩放”按钮，打开 缩放下拉列表框，将选定文本字符设为所需比例。 设置字符间距：选定文本，单击菜单【格式】【字体】命令 。打开“字体”对话框中“字符间距”选项卡，设置所需的字符 间距。 字符缩放为150% 字符缩放为100% 字符缩放为66% 3.1.6 3.1.6 设置字符特殊效果设置字符特殊效果 v选定文本，单击菜单【格式】【字体】命令，打开“字 体”对话框中“字体”选项卡，在效果中的复选框中进行相 应选择。 v在“字体”对话框“文字效果”选项卡有设置文本的六种动态 效果，可突显文本效果。 v应用“字体”对话框中的“效果”复选框进行设置。 3.1.7 3.1.7 对文本添加边框和底纹对文本添加边框和底纹 v为突出个别文本的显示结果，可对其进 行添加边框和底纹，同时增加美观效果 。 v 选定文本，单击菜单【格式】【边框 和底纹】命令。所示的“边框和底纹”对话 框。 v 在“边框”选项卡依次选择“设置”“ 线型”、“颜色”、“宽度”等列表中所需 参数。 v 在“应用于”列表框中选定为“文字” 。 v 在预览框中查看结果，确认后单击“确 定”按钮 v 设定底纹效果是在“底纹”选项卡，选 定颜色和图案，在“应用于”列表框中选定 为“文字”，在预览框中观察结果后“确定 ”。 3.1.8 格式的复制与清除 v若想将多处文本设置为同一格式，或想清除格式而又保留文本内容， 可使用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，进行格式的复制和清除。 v1. 格式的复制： 选定已设置格式的文本。 单击“格式刷”，使其变成刷子样式。 将鼠标指针移动到准备复制格式的文本起始处。 拖动鼠标至文本结束处，放开鼠标格式复制完成。 v单击“格式刷”按钮只能复制一次，复制完成后鼠标自动恢复至原状。 若多次复制相同格式，需双击“格式刷”按钮，可连续拖动多次。若取 消此功能再单击一次按钮即可。 v2. 格式的清除： v清除已设置的格式恢复到Word的默认状态，需先选定设为默认格式的 文本，用格式刷功能对目标文本进行格式复制。 快捷键：Ctrl+Shift+Z 3.2 设置段落格式 v段落是独立编排单位。段落格式设置主要包括： 段落对齐方式、段落缩进、间距与行距、项目符 号和编号。 v段落是以“ ”为标记，表示一个自然段的结束。 当输入文本到右边界时，Word会自动换行，只有 在需另起一新的段落时，才按Enter键，产生一个 段落标记。 3.2.1 3.2.1 设置段落对齐方式设置段落对齐方式 v段落对齐方式是指段落在水平方向上的对齐样式，适 用于一个或多个自然段。选定段落，打开菜单命令【 格式】【段落】，在“缩进与边距”选项卡的“对齐方 式”下拉列表中选择所需对齐样式，也可使用格式工具 栏上的对应按钮进行操作。 两端对齐 居中对齐 分散对齐 右对齐 “缩进与边距”选项卡 格式工具栏对齐按钮 3.2.2 3.2.2 设置段落缩进设置段落缩进 v段落缩进是指文本与页边距之间的距离，包括首行缩进 、悬挂缩进、左缩进、右缩进四种方式。设置段落缩进 的常用方法： 方法一：选择菜单【格式】【段落】命令，打开“段落”对话 框中的“缩进与间距”选项卡，在“缩进”选区中精确设置缩进量 ，观察“预览”结果后确定。 方法二：通过标尺直接设置段落缩进，分别有4个小滑块对应4种 缩进方式，选定段落后用鼠标直接拖动滑块，在拖动标记时，文档 窗口会出现一条虚的竖线，表示段落边界的位置。 首行缩进 悬挂缩进左缩进 右缩进 3.2.3 3.2.3 行间距行间距 v选定需设置行距的段落，选择菜单【格式】【段落】 命令，打开“段落”对话框中的“缩进与间距”选项卡的“行距 ”下拉列表中输入数值，预览后单击“确定”按钮。 v使用格式工具栏的“行距”按钮快速设置行距。打开下拉 箭头进行合适的间距选择。 使用段落对话 框设置行距使用格式工具栏设 置行距 3.2.4 3.2.4 设置分栏设置分栏 v分栏可使版面显得更加生动。Word提供的分栏功能是以段落为单位。 （1） 如对整篇文档进行分栏，则不需要选定文本；如对部分段落进行分栏 ，则需选定段落。 （2） 单击菜单【格式】【分栏】命令，打开“分栏”对话框. （3） 在“预设”选项组里选择分栏样式，共有5种预设样式。也可在分栏 中进行输入，最多可设置11栏。 （4） 根据需要可选择“栏宽相等”和“分隔线”两个复选框。 （5） 还可以使用分栏按钮来设置分栏：单击“常用”工具栏中的“分栏” 按钮，从下拉列表中选择需要设置的栏数，可快速实现简易分栏。如需取 消分栏，则从下拉列表中选择1栏即可 3.2.5 3.2.5 设置段落编号和项目符号设置段落编号和项目符号 v在编辑条目性文本时需要添加编号或用特定的符号，使文 档条理清晰，增强可读性。 v1. 利用“项目符号和编号”对话框设置项目符号： 选定文本中段落，选择菜单【格式】【项目符号和 编号】命令，在“项目符号”选项卡中预设七种项目符号， 可选择其中一种后单击“确定” v2. 自定义“项目符号” 选定文本中段落打开“项目符号”选项卡选定任 意一个样式自定义“自定义项目符号列表”对话框 选择“字符”按钮可进入“符号”对话框或选择“图片” 按钮可进入“图片项目符号”对话框选择符号确定 3.2.5 3.2.5 设置段落编号和项目符号设置段落编号和项目符号 v3. 自定义“编号” 选定文本中段落打开“编号”选项卡选定任意一 个样式自定义“自定义编号列表”对话框选择“编 号样式”下拉列表中的新样式确定 3.3 文档页面设置与打印 v通过选择“页面设置”对话框中的选项可以自定 义页面设计方案。文章在编辑排版之后就可 以打印输出了。在打印前，可以利用打印预 览查看排版效果。 3.3.1 3.3.1 页面设置页面设置 v选择菜单命令【文件】【页面设置】，打开“页面设置” 对话框，单击“页边距”选项卡，输入上下左右四个方向的 页边距，在“方向”选择区中选择“纵向”或“横向”；单击“纸 张”选项卡，从“纸张大小”下拉列表框的列表中选择纸型， 单击“确定”按钮即可。 12 3 3.3.2 3.3.2 打印预览打印预览 v单击常用工具栏中“打印预览”按钮，或选择“文件” 菜单中的“打印预览”命令，打开“打印预览”页面。 v在“打印预览”页面中有预览工具栏，可实现多种 预览效果。 放大镜多页显示 显示比例 查看标尺全屏显示 打印缩至整 页 单页显 示关闭预 览 3.3.3 打印 v用户在打印预览完成后就可以打印了。Word提供了灵活方便的 打印功能。 1、打印一份文档：单击常用工具栏中“打印”按钮，可直接 打印。 2、打印多份文档：打开“文件”菜单中的“打印”命令，打开 “打印”对话框 3、打印奇数页和偶数页。 快捷键：Ctrl+P 小结 v 本节课主要讲述了word文档的窗口编辑和基本操作。在 对文档的修饰中，重点介绍了字符格式设置和段落格式 设置。字符设置格式包括：字体、字号、字形、颜色、 字符间距与缩放、添加边框和底纹等内容；段落设置包 括段落对齐方式、段落缩进、段落间距和行距、分栏、 项目符号和编号等；编辑工作完成以后，先通过打印预 览功能对其页面进行校验。 v 本章内容较多，但可操作性强，通过“所见即所得”功能能 使同学们实现编辑一般文档的效果，同时