ORACLE 应付帐款管理系统内部培训.ppt

,应付帐款管理系统,应付业务概述 供应商的管理 发票的管理 付款的管理 预付款的管理 员工费用报销 创建日记帐分录,oracle 应付帐款系统主要内容,应付业务概述,oracle 产品和应付的集成,oracle 资 产,oracle 项目,oracle 总 帐,oracle 人力资源,oracle 现金管理,oracle 采 购,oracle 应付,oracle 工作流,oracle 应付概述,输入供应商,创建po,输入发票,审批发票,付款,生成日记帐分录,和po匹配,输入请购单,缺省值流程,财务选项,应付选项,供应商,供应商地点,发 票,发票分配行,发票付款计划行,unit 1: 供 应 商,主要内容： 建立新供应商 查询供应商 合并供应商,供应商: 概述,输入供应商,创建po,输入发票,发票审批,发票付款,创建日记帐分录,和po匹配,输入请购单,供应商: 集 成,oracle 资产,oracle 项目,oracle 总帐,oracle 人力资源,oracle 现金管理,oracle 采购,oracle 应付,供应商设置,财务选项窗口 供应商-应付款 供应商分录 应付选项窗口 供应商区域,oracle 应付供应商信息 信息 在供应商 在供应商 类型 处输入 地点输入 采购 yes yes 应收 yes no 应付 yes yes 控制 yes yes 银行 yes yes 帐户 no yes 税 yes yes 分类 yes no 通用 yes no 预扣税 yes yes 地点 yes no,供应商信息,缺省值流程,财务选项,应付选项,供应商,供应商地点,发 票,发票分配行,发票付款计划行,供应商和供应商地点设置,联系人,联系人,付款地点,采购地点 rfq 唯一地点,tokyo,new york,采购地点 付款地点,联系人,供应商,paris,避免重复供应商,在供应商窗口设置一个新的供应商之前，要先确认系统中 没有该供应商存在. 提交以下报表以确认系统中没有重复的供应商: 供应商报表 供应商审计报表 定期审核供应商,以达到如下结果: 为了防止生成重复发票 为了提高系统执行速度 为了提供准确的供应商报表,合并供应商,运行供应商 审计报表,审核合并结果,abc corporation,合并供应商,明确是否有 重复的供应商,保留审计痕迹,合并供应商 合并供应商时，发票和po同时被更新。 更新所有发票或者仅仅是未过帐发票。 拷贝旧供应商地点给新供应商或者闲置旧地点。 系统自动提交报表来记录合并信息。,合并供应商,保留报表作为审计线索,对于合并供应商记录,oracle应付不保留在线的审计痕迹 oracle应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应商合并报表 将这些报表作为审计线索,设置供应商,财务选项窗口 供应商-应付款 供应商分录 应付选项窗口 供应商区域,供应商报表,oracle 应付供应商报表 报表名 说 明 供应商报表 查看供应商、供应商地点和供应商联系信息 供应商审计报表 可以帮助查看潜在的名称相似的重复供应商 新供应商/新供应商 复核新供应商或新供应商地点 地点报表 供应商付款历史报表 查看单个或一组供应商付款历史，包括无效 付款 供应商已付发票 查看单个或一组供应商付款历史，包括折扣 历史报表 和部分付款,unit 2: 发 票,主要内容： 发票处理流程、概念 发票的输入 发票和po匹配 应用费用报表 资产发票 经常性发票 其他发票管理功能 发票会计分录,发票的处理流程、概念,输入发票: 概览,输入供应商,输入请求,创建po,输入发票 或发票批,审批发票,付款,创建日记帐分录,调节付款,和po匹配,发票类型 发票总帐日期 发票税金 发票分布集,有关发票的几个概念,oracle 应付发票类型,类型 描 述 标准发票 是指由于采购货物或接受劳务从供应商处取得的发票（标准发票 既可以和订单匹 配 ，也可以不匹配） 贷项通知单 指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票 借项通知单 对于已开具的发票供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票 费用报表 指对于雇员发生的相关费用的而开具的发票 po缺省 和采购订单匹配的发票。（输入po号码后， oracle应付自动地提 供供应商信息。 预付 支付给供应商或雇员的作为预付款的一种发票（视为发票） 快速匹配 和采购订单匹配的发票。（输入po号码， oracle应付自动地 提供供应商信息并且和采购定单的每一个装运行匹配） 混合发票 既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票（既可以输入正数， 也可以输入负数）。,指定缺省的总帐日期,应付选项 (总帐日期),发票,给每一个发票和发票批指定一个缺省的总帐日期,决定,发票日期、 系统日期、 或 收到发票日期,缺省至,总帐日期,发票分配,缺省至,主要内容： 设置系统选项 -请求输入税名称（yes/no） -税收自动计算 （yes/no） 设置税名称 -税类型 -税名称 -税率 -税核算会计科目,发票税金,输入增值税（ vat）收费,税收类型 税 名 税 率,定义供应商赋予税名,定义税名,输入含增值税发票,检查税费,发票分布集,利用发票分布集可以快速建立发票分配行。,分布集行 50 012003000 50 031402600,分布集行 0 011003000 0 022002600 0 032004000,发票分布行 0 011003000 0 012002600 0 022004000,发票分布行 50 012003000 50 031402600,完整分布集,架构分布集,或,供应商,指定分布集给供应商,发票,1000,完整分布集,架构分布集,只有会计科目 信息，没有具 体的金额分配 比例,有会计科目 信息和具体 的金额分配 比例,发 票 输 入,输入批: 概览,发票批,输入一个发票批,批文件,接收邮寄发票,准备批控制形式,复核批控制报告,更新批控制形式,批控制 形式,批控制形式,批名 : js03041998 日期: 03/04/98,控制发票数量: 20 控制发票总额l: $2,600.78 实际发票数量: 19 实际发票总额l: $2,200.78 计数差额: 1 合计差额 : $ 400.00 输入人: john smith entry time (elapsed): 15 minutes notes: invoice #300941 for supplier abc corporation was a duplicate.,发 票 信 息,明细信息,缺省信息,基本信息,信 息,供应商信息,发票信息,付款计划行,发票分配行,缺省值流程,财务选项,应付选项,供应商,供应商地点,发 票,发票分配行,发票付款计划行,类 型 描 述 项目 记录向供应商购物或劳务收费金额 税 记录购买商品或劳务而产生的税额 运费 记录供应商的运输费用 杂项费用 记录一张发票的各项杂项费用,发票分配类型,输入发票运费,您可以使用以下几种方式记录运输费用: 自动创建运费分配 在发票分配行按比例分配运费 手工输入运费分配行,复核和维护发票批,提交批控制报表以审核处理的准确性和效率； 查看职员输入发票批的数量和批实际总额和控制总额之间的差异。,将发票与采购订单匹配,发票和采购订单匹配: 概要,发票批,输入发票,审批发票,发票和采购 订单匹配,发票归档,过帐发票,复核发票,详细内容,采购订单结构,采购订单,页眉,项目行,项目行,项目行,装运行,装运行,采购信息,供应商信息,装运行,分配行,分配行,分配行,匹配选项,保存发票,选择匹配,输入供应商信息,输入发票日期、编号、和金额,完成,完成,完成,如果匹配采购分配, 选择分配和输入分配数量或匹配金额,输入发票数量和匹配金额,输入附加发票头信息,输入采购定单编号,选择采购定单,选项 a 标准发票、 费用报表、混合发票,选项 b 采购定单缺省,选项 c 快速匹配,应用费用报表,费用报表处理,输入费用报表,应用预付款,通过提交应付发票引入建立发票,支付员工款,设置费用报表分录,定义费用报表模板,输入员工、地址,定义雇员作为供应商,资产类发票,资产发票,资产标识,发票批准、过帐,经常性发票,经常性发票: 概 览,您可以为可能收不到发票的定期业务费用（如租金） 输入发票. 输入经常性发票: 定义特殊会计日历 定义经常性发票模板 生成基于模板的发票 通过经常性发票模板，您可以: 指定经常性发票生成的时间间隔. 创建最多两个非标准金额的一次性特殊发票额, 例如定金或飘浮式付款， 定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性发票,其他发票管理功能 （挂起、审批、调整、取消）,帐户挂起原因 no 资金挂起原因 mixed 信息不足 no 发票挂起原因 yes 匹配挂起原因 mixed 期间挂起原因 no 采购请求挂起原因 no 差异挂起原因 mixed,挂起类型,查看在审批发票时系统自动置于的挂起类型,预先定义 用户定义 手工释放 挂起类型,帐户释放原因 资金释放原因 足够信息 发票释放原因 匹配释放原因 期间释放原因 差异释放原因 挂起快速释放原因 发票快速释放原因,释放挂起,释放类型 系 统 用户定义 设 定,帐户挂起原因 no 资金挂起原因 mixed 信息不足 no 发票挂起原因 yes 匹配挂起原因 mixed 期间挂起原因 no 采购请求挂起原因 no 差异挂起原因 mixed,手工释放挂起,查看可手工释入的起起类型.,系统设置 用户定义 手工释放 挂起类型,审批发票,输入发票,审批发票,和采购定单匹配,发票文档,发票过帐,发票查询: 概览,发票批,输入发票,审批发票,和 po 匹配,发票文档,查看发票,接收发票,发票过帐,借 方 资产或费用,贷 方 负 债,1，和po匹配 2，使用发票分布集 3，手工输入,1，财务级缺省 2，供应商级缺省 3，供应商地点级缺省 4，发票级缺省,生成方法,生成方法,发票会计分录,利用选择或缺省值来自动生成发票会计分录,unit 3: 付 款,主要内容 ： 付款概览 手工支付、执行付款批 预付款管理 执行停止、无效付款 设置现金控制,概 览,输入供应商,生成po,输入发票,发票审批,付 款,生成日记帐分录,和po匹配,输入请购单,付款调节,设置付款银行,主要内容： 银行名称 分行名称 银行帐户 会计信息 付款单据,oracle 应付支付方式,支付方式,支票,clearing,电子资金转帐,电汇,手工远期付款,定 义,远期付款,给供应商的付款票据,公司内部主体间付款，不用产生付款文档,要求银行在指定未来日期付款的支付单据,通过电子传递付款至供应商银行,联系银行将资金要求通过电汇付款至供应商银行,供应商指定要求银行在将来指定未来日期付款的支付单据,手工付款、执行付款批,手工付款,手工付款是在系统外部创建付款，如以下两种手工付款 方式: 支票 电汇,选择发票 - (建立付款),格式化付款,确定付款,打印支票,付款批：概览,预 付 款 管 理,预付款管理内容,预付款输入 确定预付款何时应用 输入预付款分配信息 审批、支付预付款 使用发票去核销或取消核销预付款 应用费用报表核销预付款,预付款 步骤：概览,输入预付款 状态 = 未审批,审批预付款 状态 = 未付,支付预付款发票 状态 =可用,选择发票核销一或多张预付款,选择预付款并应用于一或多张发票,审批、支付预付款,输入预付款 状态 =未审批,审批预付款 状态 = 未付,支付预付款 状态 = 可用的,选择发票核销一或多张预付款,选择预付款并应用于一或多张发票,输入一将来结算日期. 将预付款挂起以防止付款. 将预付款已计划付款挂起.,控制一可应用于发票的预付款,在发票工作台取消预付款. 如果预付款已被支付，则只有当取消付款后才能取消预付款. 除非预付款从未被核销，否则对应的付款是不允许被取消的. 在发票界面查看预付款取消信息.,取消预付款,停止、无效付款,停止和取消付款: 概览,在付款界面停止付款,付款文档被占用?,付款文档 已被记录？,no,no,在设置银行界面撤消未使用单据,yes,在付款窗口取消付款,yes,设置现金控制,oracle 应付现金控制功能,区分付款优先次序及类别 付款组 付款优先级 自动挑选 减少现金费用 折扣t 借/贷项发票 现金预测需要 现金需求报表 要求发票付款特殊处理 独立支付,交易需要 特征,折扣报表,oracle 应付折扣报表,名 称 说 明 可用折扣报表 供应商发票可用折扣明细（可定义最小 折扣 金额和最小发票金额作为报表参数） 已得和未得折扣报表 查看一定期间内从供应商处已获折扣和失已损失折扣 通过此报表来确定是否修改系统和供应商缺省值，以 确保取得折扣。,应用借/贷项发票,输入立即付款条件的借/贷项通知单 匹配借/贷项发票至指定发票分配行和采购订单分配行，或将贷项金额按比例分配到与采购订单装运（与贷项/借项通知单匹配）关联的所有采购订单 oracle 应付自动使用借/贷项发票抵减正常发票，以减少或清除到期应付供应商款总额 在付款批中指定允许零金额付款以支付借贷项发票，和未到期或有外部贷项发票的定期发票,现金需求报表,通过提交现金需求报表预测发票付款现金需求 确定在指定日期需支付的到期未付和部分未付发票的现金需求. 选择包括暂挂发票. 提交单个支付组或所有支付组和支付优先权范围的报表. 审查汇总或明细的到期应付供应商款总金额. 明细报表列示发票信息.,付款设置,设置 oracle 财务系统选项付款缺省值. 设置 oracle 应付系统选项付款默认值. 设置 oracle 应付供应商缺省值. 设置银行和银行帐户. 定义付款组. 定义付款期限. 设置将来日期付款. 设置oracle 应付与 oracle 现金管理集成.,利用选择或缺省值来自动生成付款会计分录,借 方 负 债,发票负债科目,生成方法,贷 方 现 金 获得折扣,系统级设定科目,银行会计科目,生成方法,生成方法,付款会计分录的生成,unit 4： 报表、会计、和审计,主要内容： 报表、报告集 完成ap会计周期 ap其他功能（公司间业务、外币等）,报 表,报表和报表集,报表,请求集,报表是特定 oracle 应用产品信息的有组织的文稿. 你可以联机查看报表或 将其发送至打印机。 报表内容包括从摘要信息到完整的值列表.报表可以作 为并发程序在 在oracle 应用产品中运行.,请求集是分在一组的报表和程序的集合. 您可以一次提交请求集中的所有报 表和（或）程序.,完成ap会计周期,传送资产明细信息至oracle 资产 传送帐户明细至总帐 关闭应付会计周期 调节周期应付事项 清除记录,主要内容,ap 周期循环,检查、解决ap 问题,转移未解决问题 至下一会计期,关闭应付周期,调节应付事项,日记帐 分录过帐,检查传送结果 解决过帐问题,在应付输入 资产信息,提交成批增加程序,检查结果,将附加过入资产,将资产信息传送至fa：提交成批增加,调节周期应付帐款活动,使用以下报表调节已过帐付款、发票与应付帐款试算平衡: 已过帐发票登记 已过帐付款登记 应付帐款试算表 应付试算表 （本期）=