办公自动化第2章.pptVIP

第二部分 办公软件 目前最流行的办公软件是微软公司的产 品套件Office，其中的文字处理软 件就是Word，另外我国产的办公软件 WPS也是目前主流的文字处理软件之一 。我们使用最常用的Word来实现文字 的处理。 第二章 办公中的文档处 理 2.1文档处理操作流程 文档 录入 文本 编辑 格式 排版 页面 设置 打印 预览 打印 输出 2.1.1 文档内容的录入 1. 单纯录入的原则： 不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落 首行缩进的设置。 不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束 时，才按回车键。 不要用连续按回车键产生空行的方法进行内容分页的 设置。 2. 常用汉字输入法技巧 智能ABC汉字输入法 (技巧：定义新词） 微软拼音输入法 中文之星智能狂拼输入法 / 紫光华宇拼音输入法 3. 保存 同名保存文档 另存新文件 存为RTF文件（Rich Text Format） 2.1.2 内容的编辑 基本的选定方法 复制、粘贴、剪切、 选择性粘贴 3. 撤销和恢复 Word Excel 2.1.3 格式排版 （1）字体和段落格式设置 （2）格式刷 （3）项目符号和编号 自定义设置 （4）分栏排版 格式分栏 设置分栏、删除分栏、调整栏宽、建立等长栏 、分栏符。 分隔符 分页符、分节符、分栏符等。 节是文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分， 也就是在节中可以设置与文档其他部分不同的某些页面格 式（如页眉页脚、页码、页面设置、页面边框等）。 “节”的概念： 可以通过插入分节符来创建一个新的节； 如果没有进行过插入节的操作，word自动 将文档作为一个节处理。 2.1.4 页面设置 双击标尺灰色区域也可以 打开 2.1.5 打印预览 2.1.6 打印输出 2.2 办公公文的行文规范 与制作 2.2.1 办公公文的行文规范 1公文种类 命令、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复 、意见、函和会议纪要等。 2. 格式和结构： （1）文头 / 眉首 （2）正文 （3）文尾 / 版记 3公文用纸、公文用字 文头部分包括： 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 正文包括： 公文标题 主送机关 公文正文 附件、成文时间等 文尾包括： 主题词 抄送 印发机关和印发时间 下行、平行公文首页格式 上报公文首页版式 2.2.2 利用公文向导制作公文 2.2.3 自行创建常用办公文档模板 创建方式 使用自己建立的模板 下载文档模板（.dot文件） Templates文件夹 2.3 复杂的长文档的处理 2.1科研论文格式规范 内容要求 题目，摘要，关键词，正文，参考文献 书写规范 （1）论文字数 一般科研论文，自然科学类：50006000字（ 包括图表），人文和社会学科：50006000字；对于 博士学位论文，理工科：68万字，管理及人文学科 ：810万字；硕士学位论文，理工科：23万字，管 理及人文学科：34万字。学士学位论文，一般1万字 。 （2）摘要 摘要的字数（以汉字计），一般科研论文要求在 200以内，硕士学位论文一般为500字以上， 博士学位 论文为 10002000字，均以能将规定内容阐述清楚为 原则。许多论文还需要有英文摘要（abstract）。英文 摘要与中文摘要的内容应完全一致，在英文语法、用 词上应正确无误。 （3）目录 对于长篇论文，需要制作三级标题目录，目录中 应包括论文中全部章节的标题及页码。 （4）论文正文 （5）参考文献 3排版和打印要求 (1) 打印用纸 科技论文用纸一般为16开，也可以采用A4 型标准纸张，论文一般左侧装订。 (2) 页眉 奇数页眉：所在章题序及标题 ； 偶数页眉：学术刊物名称、卷、期号 。 注意事项 1.利用大纲视图输入论文各级标题 在写论文之前，首先要列提纲，构 思好从几个方面来阐述，心中对论文的 结构已经有了一个大致的轮廓，比如文 章分成几个部分，每个部分讨论哪几个 问题，每个问题主要包括哪几项主要内 容。这些就构成了论文的各级标题结构 。 2. 设置多级标题编号 （1）编号形式可以是： 标题1为1，标题2为1.1，标题3为1.1.1，这在理工科的教材或专业 学术刊物中常使用。即标题编号包含上一级的编号。 1级标题为一、二、，.格式，2级标题为1，2格式，3级 标题为（1），（2）格式等。 （2）步骤： 选中所有标题，设置多级符号（选择类型及格式）。 在 Word 中 多级符号 的妙用：选择符号样式在第一个编号段落 输入文字后回车按 TAB 键自动降低级别输入文字回车。这样， 用户可以很方便地生成多级编号。 3. 页眉和页脚的设置 奇偶页不同；首页不同；各节不同。 4、脚注与尾注的添加 脚注：论文页码下端，说明有关引用资料的来源； 尾注：参考文献的引用。 插入尾注； 删除尾注分隔符：普通视图，视图/脚注，尾注下拉箭 头。 5. 封面和目录的制作 （1）封面 （2）目录的制作 ： 设置标题在文档前添加空白页并插入光标 插入索引和目录选择目录并进行格式设置。 “域”的概念：域是Word文