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商务信函格式 Ohana基金会 商 务务 交 流 商 务务 信 函 商务信函格式 Ohana基金会 课课程目标标 l分析信函内容，并选择选择 适当的写作策略。 l书书写清晰简洁简洁 的信函。 l确定并使用适当的信函称呼。 商务信函格式 Ohana基金会 商务务信函的各部分 信头 Peerless Graphics 加拿大 石原市,迪林汉姆 大道893 95014 第十二行或信头下方两行 日期栏 200x年9月13日 两行到十行 信内 T. M. Wilson先生 地址 虚拟概念公司 加拿大 欧文市, 拉姆斯登大街1256 92222 空一行 称呼 亲爱 的Wilson先生: 商务信函格式 Ohana基金会 商务务信函的各部分 (续续) 空一行 事由栏栏 事由: 正楷书写 空一行 正文 这封信函说明关于您询问 的正楷书写格式。所有 内容都从左边写起。通常将日期写在离信纸顶 端两英寸 处，或信头最后一行下方两英寸处，看哪个更靠下定。 在改良平头式中，日期栏和结束语都从中间而不是从左 边开始写。 商务信函格式 Ohana基金会 商务务信函的各部分 (续续) 如果包含事由栏，那么其应写在称呼下方两行。 “事由”两个字也可不写。即便没有标记 ，多数 读者也了解这儿的陈述即为事由。问候结束语写 在 最后一段的末尾下方两行 。 空一行 问问候结结束语语 真诚的 , 空三行 商务信函格式 Ohana基金会 商务务信函的各部分 (续续) 签签名栏栏 Mark H. Wong 平面设计师 空一行 参考缩缩写 MHW: pil 商务信函格式 Ohana基金会 信 函 称 呼 尽量使用个人姓名。 l如果不知道对方的姓名，那么可使用简化的信函格 式，以省去称呼 。 l如果不知道对方的姓名，而且不能使用简化的信函 格式，那么可称呼“女士”和“先生”。 商务信函格式 Ohana基金会 信息请请求函的写作思路 l开头语头语 : 首先询问 最重要的问题 ，或婉转地 传达你的请求。 l正文: 条理清晰并婉转地解释你的请求。 视需要也可询问 其它问题 。 l结结束语语: 适当地提出规定截止日期的具体 举措，并首先表示感谢 。 商务信函格式 Ohana基金会 对对例行请请求函开头语头语 的修改表述 不当表述: 我收到任务要为我公司的大会选择会址。我已考察了很多 地方，你们酒店看起来还行 。 修改后 : 我们打算5月份在费尔蒙特酒店举行一次公司会议，想请 问您一些有关食宿方面的问题 。 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函开头语头语 的修改表述 不当表述 : 我在阅读福布斯杂志时看到可以免费获得介绍贵公 司的录像。 修改后 : 请寄一份介绍贵公司的免费录像给我。 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函开头语头语 的修改表述 不当表述 : 我在旧金山培训中心给学生进行摄影术课程培训时看一 幅照片，想把它用在我们的课程当中。 修改后的 : 如果我想定购一幅照片的副本用于培训目的，手续是怎样 的？ 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函结结束语语的修改表述 不当表述 : 感谢你提供的所有信息。 修改后 : 如果能在4月4日之前收到贵方对这些问题的答复，我们 将不胜感激，这样我们就能有充裕时间来准备会议。 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函结结束语语的修改表述 不当表述: 希望你能在方便时尽早回信。 修改后 : 希望贵方在8月15日之前寄出录像。 商务信函格式 Ohana基金会 对对日常请请求函结结束语语的修改表述 不当表述 : 感谢谢你的合作。 修改后 : 您对我的咨询的答复将有助我采取下一步举措。谢谢！ 商务信函格式 Ohana基金会 订单请订单请 求信函的写作思路 l开头语头语 : 授权物品的购买。建议运送方式。 l正文 :逐行列出物品名称。提供数量、订单 编号、产品描述和单价。 l结结尾语语: 要求具体的运送日期。提供付款方式。 表示感谢。 商务信函格式 Ohana基金会 简单简单 索赔赔函的写作思路 l开头语头语 : 清楚地描述出所要求的举措。 l正文: 对索赔的实质进 行解释。证明索赔的 合理性。提供关于请求的举措的细节。 l结结尾语语: 以祝福语结尾。适当地提出截止日期 。 商务信函格式 Ohana基金会 同意索赔赔函的写作思路 l事由栏栏 （可以不要）: 确认前一封信函。 l开头语头语:迅速地表示同意请求或宣布调整。 l正文:提供你打算怎样履行请求的细节。设法 重新获