邮件使用规范完整版.pptx

邮件使用规范 u邮件使用规范 l（一）需要发送邮件的情况 l（二）邮件格式标题、正文、结尾签名 l（三）邮件的使用收件、发件、回复 l（四）使用邮箱的好习惯、坏习惯 目录 （一）需要发送邮件的情况 1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项 （二）邮件格式 1、邮件标题：不能空白，简明扼要，表明主旨，主题是邮件的“身份标识” 通常人们会根据主题判断邮件的重要性 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理 主题应该简单、明确地概括邮件的内容 可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超过35个 字）来描述邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮件内容。 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司名字（Who) 可适当使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应 适度，特别是不要随便用“紧急”之类的字眼。 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE：RE：一大串。 例：征图新视（江苏）科技有限公司8月财务报表 （Who) （When)(What) （二）邮件格式 2、正文格式：称呼与问候：不管对内对外沟通，邮件起始的称呼和问候语，结尾的祝语， 都不应省略 1）称谓+礼貌用语： 如：XXX(名字），您好！ XXX总、XXX经理（名字+职位），您好！ XXX先生（女士），您好！ 2）内容 字号：可以事先设置文字大小，一般10-12号字 字体：一般选择宋体，黑色 3）结尾客套语 如：Sincerely! Best Regards! 顺祝商祺！ 新建邮件点击“签名” 点击“个人信 纸” 编辑 “字体”， 设置字号、字 体 保存、关闭 l邮件的开头要称呼收件 人。这既显得礼貌，也明 确提醒某收件人，此邮件 是面向他的，要求其给出 必要的回应；在多个收件 人的情况下可以称呼大 家、各位。 l如果对方有职务，一般职 务尊称对方，如”X总” “x经理”；如果对外沟通 ，必须按照职务尊称对方 Office2013 （二）邮件格式 3、正文内容编排： 原则：要事第一，结论在前，分析在后 使用收信人容易接受的口吻陈述内容 内容简洁易懂，要让收件人在最短的 时间内了解您的表达意图； 根据收件人与自己的等级关系，熟悉 程度等，选择恰当的语气陈述，多使 用请、谢谢等词语； 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明； 合理利用图片，表格等形式来辅助陈 述； 对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示； 如果写英文邮件，特别注意要区分大 小写 小贴士 明确日期与时间： 时间：标明上下午：下午8:30 采用24小时表示法：20:30 日期：下周三（2012/03/07） 下个月（2012年3月） 2 1 补充资料： 注意时差： 同国外通信时，说明按哪国时间为标准：东京时间20:30 3 （二）邮件格式 4、附件： 提醒收件人查看附件 合理命名附件 附件通常不超过2M，最大不超过5M 特殊格式附件，告知收件人打开方式 注意提示或处理excel工作簿中的多张工作表 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 （二）邮件格式 5、结尾签名 对方可以清楚的知道发件人信息 Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、 公司、电话、传真、地址等信息。 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁 体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择 比正文字体小一些。 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系 的邮件）都有统一的格式设计，这样体现 了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者 多个部门都需要与用户发生通信联系时， 这种效应更加明显 例： XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部 地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号 总机电话传真新建邮件点击“签名” 点击“电子邮 件签名” 编辑签 名， 设置字号、字 体 保存、关闭Office2013 公司邮箱要保证正常接收，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收； 如果需要收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条（如下图） （三）邮件使用收件 （三）邮件使用发件 搞清楚TO，CC，BCC，FW，FYI TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。如：按部门排序；按职位等级从高到低或者从低到 高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第一位，然后是本部门经理，主管，其他同事等。 FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可 以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简单明了。 有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是 需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。 重要的文件、机密资料请务必改成PDF格式后再发送 TO发送 发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复 响应的人 CC（carbon copy）抄送 CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然 如果CC的人有建议，当然可以回Email BCC（blind carbon copy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合 （三）邮件使用回复 1、及时回复Email是基本的职业礼貌 2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符 在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的 最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重 ，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比 较长的，可以延后回复，但最长不要超过24小时。 及时回复 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一 旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。 复杂事务的回复 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 出差或休假时的邮 件回复 回复email的原则： 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE All，让大家都知道；除此以外， 不用re all Email只回复给必要的人 2 1 补充资料： 回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始 邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件3 回复Email时禁止的三个常见做法： 不要就同一问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回 复超过3次，这只能说明交流不畅， 说不清楚。此时应采用电话沟通等 其他方式进行交流后再做判断; 不要向上司频繁发送没有确定结果 的邮件。 避免无谓的回复 为避免无谓的回复、浪费资源，可在文 中指定部分收件人给出回复，或在文末 添上以下语句：“全部办妥”、“无需执行 ”、“仅供参考，无需回复”等。 慎用全部回复（Re All） “全部回复”可能产生一大堆不必要的邮件。如果我给12个人发送了邮件， 请问他们是否能在某时间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是 大家收到12*12=144封！ “全部回复”更大的风险在于不必要的信息泄露 补充资料： u 早上上班的第一件事情： 打开电脑打开企业邮箱查看邮件 l用客户端软件收发email l行文简洁、罗列要点 l写完从到尾看一遍，检查行文是否得当、拼写是否正确 l越级邮件，根据需要抄送直接领导 l对于作出关键决策的邮件, 保留起来作为以后的证据 l考虑到收件人有可能将email转发给其他人 l及时回复邮件 l合理控制附件大小 l先加附件、然后写正文、审核正文、最后填写发送人，再发出 （四）邮箱使用的好习惯 l用网页处理email l经常使用抄送（CC）