麦肯锡销售公司与分公司成品库存管理流程实施手册.ppt

机密 销售公司与分公司成品 库存管理流程实施手册 初稿 此报告仅供客户内部使用。未经麦肯锡公司的书面许可，其它任何机构 不得擅自传阅、引用或复制。 Part :成品库存管理现状及 问题分析 2 资料来源：KJ集团库存数据(9月底)，销售报表(1-6月) 分公司自有库存/销售额 天数 分公司当地总部库存/销售额 天数 分公司所在地库存/销售额 天数 高 平均 低 高 平均 低 高 平均 低 现状与问题 1、KJ现有库存使用效率相对较差，表现为库存 过高 ！ ！ 3 2、库存的品种结构与销售周转情况不匹配，周 转缓慢的机型库存量相对过大 以XX分公司为例： 销售台数仅占6%的机型品种（ 占机型总量的88%），却占库 存量的31%：如T953S3、 T2517B、T2530D等。 详细情况见下页图表 4 资料来源：XX分公司成品仓数据 销售库存情况(99年4月-10月) 机型，千台 以平均每台1,500元估 算，滞存成品的成本达 3,539万元人民币，每 月的资金占用成本约达 7万元 一些品种(如T953S3， T2517B，T2530D等) 销售缓慢，但仍占用较 大的库存 同时大量的紧急要货造 成库存管理混乱，客户 满意度降低 销售大于 2,000台 销售在500- 2,000台之间 销售小于500 台 机型销售台数平均库存 台数 26010076 周转缓慢的机型 XX分公司的库存周转情况 5 3、由于库存量大，周转慢，结构失调，造成成 品库存占压大量费用和资金 以XX分公司为例 按每台1，500元计，仅周转缓慢的机型 积压库存的资金占用就达到3，539万元 。 上述被占用资金每月的资金成本约7万元 。 6 4、在库存积压的同时，紧急要货的情况又 大量存在，造成库存管理混乱，客户满 意度降低。 库存积压紧急要货 库存管理 秩序混乱 客户满意度降低 7 原因分析： 1、销售分公司无法提供准确的销售预测数据，造成大量随 机要货。 2、半年/年度的计划/预测工作不完善，导致生产与销售之间 缺乏协调，紧缺产品供应不足，分公司要货申请常常无 法得到满足 多要货、多库存以备不时之需。 3、缺乏对分公司库存管理的考核机制 分公司随意要 货，库存积压没有压力。 4、缺乏严格的库存跟踪监控体系，管理信息系统利用不充 分。 8 第二部分：销售公司与分公司成品库 存管理流程 流程原理 9 新的流程旨在克服现有的问题和不足，针对上述原 因，逐项进行改进。 新的销售公司/分公司成品库存管理程序主要从四个方面提出改进建议： 改进建议 加强预测能力和预测管理,要求分公司销售定期提供销售 预测数据 明确的订单执行流程，销售公司接到分公司申请后,及时 与生产协调确保分公司要货的有效执行 引入考核机制,对涉及库存管理的各方人员进行业绩考核 日常的监控保证对库存变化的准确跟踪，充分利用信息系 统进行跟踪、分析以及考核 10 新的库存管理流程应依据新的销售模式而定， 新的销售模式则对库存管理提出了更高的要求 。 电 器 事 业 部 销 售 系 统 示 意 图 3. 销售公司集中分公司要货申请后，根 据库存、生产计划联系生产基地供货 彩电生产基地彩电生产基地 事业部事业部 ( (财务部财务部) ) 销售公司销售公司 销售分公司销售分公司 费用帐户费用帐户 资金帐户资金帐户 经销商经销商/ / 零售商零售商 1. 事业部根据预算提供销售公司费用资金 4. 与 财 务 部 沟 通 3. 事业 部财 务部 沟通 信息 2. 分公司根据销 售预测定期提 出要货申请 1. 事业部根据预算拨付分公司费用 1. 事业部根据销售目标，预期周 转等提供分公司流动资金贷款 资金流资金流 信息流信息流 货物流货物流 6. 分公司将销售回款补足流动资 金后，按比例提取费用，并将 余额转回事业部 4. 生产基地确认后供货(也可直供分公司) 4. 销售公司向各 分公司按计划 发货 5. 销售分公司与 经销商/零售商 开展业务， 实现回款 2. 分公司与事业部结算，支付货款 初步 11 对于各分公司，在条件成熟的情况下，将逐 步推行“流动资金额度管理”，销售模式及成 品库存管理流程的说明如下（以电器事业部 为例）： 第一阶段：事业部向销售公司/分公司提供流动资金及费 用贷款 第一步：事业部根据彩电销售目标，周转速度目 标等确定分公司流动资金额度 各分公司流动资金贷款额度的确定方法 12 第二步： 同时根据预算向销售公司及 各分公司提供日常经营费用（固定费 用， 促销费用，人工费用等） 第三步： 各分公司分别设立“流动资 金帐户”和“费用帐户”，用于销售购货 和日常费用支出 第四步： 事业部定期（每季）评估、 调整分公司流动资金贷款额度 13 各分公司运营资金额度的确定方法 运营资金预算=分公司平均日销售额 X（成品仓周转天数+在途周转天数） 成品仓周转天数为销售公司统一确定的目标，如30天 在途周转天数为销售公司根据运转距离与运输条件确定的天数 ，如4天 14 第二阶段：各分公司利用流动资金额度滚动经营，实现 购销模式 第一步： 各分公司根据彩电销售目标（年度目标）、市场状况、客户回 款、库存水平等预测销售情况（月度、季度的销售等） 第三步： 根据要货计划，同事业部财务部进行额度结算 第四步： 销售公司集中各分公司要货需求，联系彩电生产基地供货 第二步： 分公司根据销售预测，定期向销售公司提出要货申请 第五步： 分公司实现销售回款后，将购货成本转回资金帐户继续周转 。 销售利润 分公司按比例提取，计入费用帐户 其余利润转入事业部 15 第三阶段：事业部根据销售业绩进行结算，发放奖金 第一步： 事业部按年度核算销售公司经营利润，确定年度奖金总额 第二步： 事业部/销售公司按相应的KPI指标（销售业绩、市场占有率、 销售网络建设等）向分公司发放奖金 16 正常库存管理流程 17 第一步：分公司定期（按周）作出销售预测 ，提出要货申请 程序 1. 任务 执行/主持人如何操作时间/频率举例 做出今后三个 月的周销售预 测 分公司销售 分公司市场经 理 采用客户集合分 析的方法，进行 周销售预测 每周一之 前完成 客户集合分 析方法举例 （下页） 18 客户集合分析方法的运用程序 1. 2. 3. 4. 5. 6. 任务执行/主持人如何操作时间/频率举例 收集客户信息 各销售人员 各销售人员对自己负责的客 户的周产品销售信息进行收 集 周一上午 销售员A： 百货大楼 电器专营店A， 超市A 做出销售预测 各销售人员 根据前面信息及其他信息， 做出下三个月的周销售预测 周一下午下页表一 做出分公司销 售预测 市场助理汇总各销售人员的预测数据 ，形成分公司初步预测数字 周二上午下页表二 对初步预测数 据进行讨论 市场助理市场助理组织分公司经理， 各销售人员一起，开会讨论 预测数字，形成讨论结果， 写成纪要 周二上午下页表三 对初步预测作 出调整 市场助理根据讨论结果，对预测数据 作出调整 周二上午下页表三 形成分公司销 售预测 市场助理 市场助理将最终销售预测形 成预测表，交给分公司产品 会计 周二上午下页表四 程序 19 客户销售预测 XX年X月X日 客户名称 时间 第一周 第二周 机型 XX XX 预计销售台数 分公司销售预测 XX年X月X日 机型 台数 时间 A2991 T2998 第一周 X月X日- X月X日) 第二周 X月X日- X月X日) 销售预测讨论会 会议记要 参与人员 主要议题 会议结果 分公司销售预测 XX年X月X日 机型 台数 时间 A2991 T2998 第一周 X月X日- X月-X日) 第二周 X月X日- X月-X日) 表一表二 表三表四 20 分公司销售除运用客户集合分析法外，还可采用 综合因素分析法预测某一客户的销量 1. 2. 3. 4. 因素 历史销售 情况 数据表现如何收集数据 某一客户历史同期某型号产品的销 售数据 该客户销售的季节变化 利用分公司的销售数据库 利用市场调研报告（自己 进行或利用他人成果） 销售变化 趋势 某一型号产品的市场容量趋势 某一客户的市场地位变化情况 分公司销售占该客户销售比例的变化 市场报告 销售数据库 内部分析报告 价格变动 的影响 价格变化对某一产品销售的影响 本公司价格调整计划及影响 竞争者价格调整及影响 销售数据库 本公司价格政策 客户/竞争对手访谈 促销活动 的影响 促销活动对特定产品的影响 本公司促销计划及影响 竞争者促销计划及影响 销售数据库 本公司价格政策 客户/竞争对手访谈 21 第一步：分公司定期（按周）作出销售预测， 提出要货申请 程序任务执行/主持人如何操作时间/频率举例 计算分公司 安全库存量 计算分公司 定货量 汇总形成分 公司要货申 请 产品会计 产品会计 产品会计 按照相对简单的具 有可操作性的方法 计算安全库存量或 按照标准方法计算 安全库存量 分公司产品会计根据当 前库存、安全库存和销 售预测确定订货量 订货量=销售预测+安全 库存-现有库存水平 编制、填写分公司 要货申请表，分公 司经理审定 每周二上午 每周二下午 每周二下午 2. 3. 4. XX分公司要货申请表 （X年X月X日X月X日） 机型 T2101T2102T2112 数量 359 合计 制表人： 分公司经理： 机型 现有 安全 销售 定货 T2101 T2102 T2112 15 10 8 8 5 10 10 10 7 3 5 9 库存 库存 预测 需求 简单方法 标准方法 22 *假设前置时间为两周 计算安全库存时还可以采取一种相对简单的方法 预期的 每周销 量 前置时 间*内的 销售预 测 平均每周销量=10 安全库存 = 第二最大值 - (周平均销量 x 前置时间) 19=39-(10x2) 周 123456789101112. . . 52 013100533617629257. . . 7 13 23 10 5 38 39 23 23 35 54 32 32 第二最大值 举例 23 *一年以上的历史数据 *客户服务水平由分公司经理每半年制定/调整一次，一般都95% 在计算安全库存时，分公司产品会计需要收集多 方面的信息 信息/数据单位描述计算/统计方法数据来源 销售预测 销售预测 误差 前置时间 前置时间 波动 历史平均 销售 订货量 客户服务 水平* 台 / 日 / 台/天 台 百分 比 下一订货周期(周)内的产 品(机型)销售预测数据 平均每天的销售预测量相 对实际销售量的标准方差 递交订单到成品到仓之间 的时间间隔 前置时间长短的波动 平均到每天的历史销售量 每次订货量 希望达到的客户满意度水 平 客户集合分析 (预测销售-实际销售)2 实际销售2 成品到分公司仓时间递交订 单时间(主要是运输时间) 前置时间2 -(前置时间)2 n(n-1) 历史销售*/天 可以取销售预测作为订货量 1- 市场助理 信息管理中心 销售公司销售 计划员 信息管理中心 信息管理中心 市场助理 分公司经理 库存无法满足的量 客户要货量 n n 24 分公司产品会计根据每种产品/机型的相关参数计 算安全库存 产品信息 机型：T2101 销售 预测 第一周 第二周 销售预测 误差 前置时间 前置时间 波动 客户服务 平均日销 量 SS=Kss x LT2xd2+ error2xLT 计算公式 Gu(Kss)= (1-CSL)xQ LT2xd2+ error2xLT SS：安全库存 Kss：误差调整示数 LT ：前置时间波动 d：平均日销售 error：销售预测误差 LT：前置时间 CSL：客户服务水平 Q：订货量 分公司产品安全库存 x年x月x日 机型 销售预测 (台) 安全库存 (台) T2101 T2102 T2112 25 程序任务执行/主持人如何操作时间/频率 收集、汇总、 整理要货申请 销售公司 销售计划员 汇总各分公司要货申请； 按生产基地供货分布整理申请 1. 2. 第二步，销售公司收集整理要货申请，经核准 后安排发货和生产 举例 每周三上午 沈阳 北京 黑龙江 牡康 核准分公司要 货申请 销售公司 销售计划员 根据分公司库存动态、销售 动态、生产基地的生产状况 、销售公司库存情况等因素 ，对分公司要货申请进行审 核，决定是否批准。 -批准同意，照要货计划安排 发货：如果计划无异常； -按照要货计划发货，但对分 公司提出增加或减少要货的 建议：如果要货计划未能反 映出分公司库存与销售的情 况，有可能导致积压或缺货 ； -平衡协调，压缩各分公司定 货：如果某机型的定货总量 超过生产能力又无法立即增 加产量 每周三下午 26 程序任务执行/主持人如何操作时间/频率举例 储运部按配货计 划组织发货 储运部采用简单方法或标准方法计 算安全库存水平 每周三下午. 设置销售公司安 全库存 销售公司 销售计划员 储运部安排发货每周三下午 编制生产销售计 划 销售公司 销售计划员 根据销售公司安全库存、现 有库存、要货计划等，编制 生产基地生产计划 每周四上午 共同讨论，确定 生产销售计划 销售公司 销售计划员 每周四下午与制造部、供应部共同讨论 ，通过生产销售计划 安排生产基地生 产 制造部每周五上午根据共同讨论通过的生产计 划，组织生产基地（分康） 进行生产 . . . . 简单方法和标 准方法举例 生产量=要货计划 +安全库存量-现有 库存量 共同讨论生产 计划举例 制定配货计划销售公司 销售计划员 根据按生产基地整理出的要 货申请，对XX基地的发货要 求，该基地库存情况，形成 XX生产基地配货计划 每周三下午 配货计划举例 . 27 *在正常库存管理情况下，各生产基地仓库的库存数加之计划完成生产量应能全 面满足该生产基地所负责供货的各分公司要货申请 销售公司销售计划员首先汇总分公司要货申请， 编制配货计划 XX生产基地库存情况 (XX年X月X日) 机型 T2101 T2102 T2112 . . . (其中安 全库存) 200 150 150 . . . 库存量 500 300 400 . . . 本周计划 完成生产 量(台) 400 100 200 . . . 机型 T2101 T2102 T2112. . . 数量(台) 11 10 5 . . . XX生产基地发货要求 (XX年XX月X日) 机型 T2101 数量(台) 11 . . 分公司 XX 小计 机型 T2102 . . 数量(台) 10 . . 分公司 XX . . XX分公司要货申请 (XX年X月X日-X月X日) XX生产基地配货计划 分公司 XX . . . 配货 11 10 5 . . . 机型 T2101 T2102 T2112 . . . 填表人：分公司 产品会计 填表人：销售公司 销售计划员 填表人：物料部填表人：销售公司 销售计划员 28 销售计划员组织与制造、供应的沟通会议，确 定生产销售计划 时间： 每周四下午 参与人员：销售公司销售计划员(主持) 制造部 供应部 生产销售计划沟通会 会议议程 销售计划员向制造/供应回顾 上周销售情况 销售计划员提出下周生产销 售计划 制造、供应根据计划讨论实 施进度和可行性 销售计划员、制造、供应明 确生产销售计划及相应的调 整措施 29 程序任务执行/主持人如何操作举例 对分公司库 存水平的日 常监控 销售公司物 料部对销售 公司库存水 平的日常监 控 定期（每月 ）完成库存 分析报告 分公司库存 管理员 销售公司物 料部 分公司产品 会计、销售 公司销售计 划员 每日跟踪库存变动 情况，填写三项记 录表 与分公司产品会计 、销售公司销售计 划员及时沟通库存 信息 每日跟踪库存变动 情况，填写三项记 录表 与分公司产品会计 、销售公司销售计 划员及时沟通库存 信息 收集相关数据，撰 写库存分析报告 1. 2. 3. 第三步，日常库存监控，调整库存水平 要货履行记录表 库存盘点记录表、库存 发货记录表举例 要货履行记录表 库存盘点记录表 库存发货记录表示例 报告的样式和内容示例 30 库存管理的准确性和有效性依赖严格的日常监控 要货履行记录(年月日) 机型 要货量 要货日期 到货日期 到货量 到货情况 库存盘点记录 (年月日) 机型 库存编号 库存数