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公文基础知识公文基础知识 第一节第一节 公文概述公文概述 第二节第二节 行政公文格式行政公文格式 第三节第三节 公文处理公文处理 * * 行政公文格式行政公文格式 2 2 主要理论依据：主要理论依据： 1.1.中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 2.2.国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 3.3.中华人民共和国国家标准中华人民共和国国家标准GB/T9704GB/T970419991999 国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式 4.4.国务院公文主题词表国务院公文主题词表 * * 行政公文格式行政公文格式 3 3 第一节第一节 公文概述公文概述 一、公文的涵义一、公文的涵义 公文有广义和狭义之分。公文有广义和狭义之分。 1.1.广义公文广义公文 广义的公文即公务文书广义的公文即公务文书，是指党政机，是指党政机 关、社会团体、企事业单位等社会合法组织关、社会团体、企事业单位等社会合法组织 在处理公务时形成和使用的各类文书。在处理公务时形成和使用的各类文书。 * * 行政公文格式行政公文格式 4 4 2. 2.狭义公文狭义公文 狭义公文也称法定公文狭义公文也称法定公文，即是老百姓俗称的，即是老百姓俗称的“ “红头红头 文件文件” ”，主要指中共中央办公厅发布的，主要指中共中央办公厅发布的中国共产党机中国共产党机 关公文处理条例关公文处理条例( (以下简称以下简称条例条例) )中规定的中规定的1414种公种公 文文种和国务院发布的文文种和国务院发布的国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 ( (以下简称以下简称办法办法) )规定的规定的1313种公文文种。种公文文种。 * * 行政公文格式行政公文格式 5 5 二、公文的分类二、公文的分类 （一）按使用范围分（一）按使用范围分 1.1.通用公文通用公文 党的机关公文党的机关公文 行政机关公文。行政机关公文。 2.2.专用公文专用公文 指有关业务机关、部门或行业根据专门工作的指有关业务机关、部门或行业根据专门工作的 特殊需要而使用的、具有其业务或行业特定内容和特殊需要而使用的、具有其业务或行业特定内容和 规定格式的公文，如外交公文、军事文书、司法文规定格式的公文，如外交公文、军事文书、司法文 书等。书等。 * * 行政公文格式行政公文格式 6 6 （二）按系统分（二）按系统分 1.1.条例条例规定了党的机关公文种类主要有规定了党的机关公文种类主要有1414种。种。 2.2.办法办法规定了行政机关的公文种类主要有规定了行政机关的公文种类主要有1313 种。种。 3.3.其中党政机关均有的公文为决定、通知、通报、其中党政机关均有的公文为决定、通知、通报、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等九种。报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等九种。 4.4.党的机关特有决议、指示、公报、条例、规定党的机关特有决议、指示、公报、条例、规定 五种。五种。 5.5.行政机关特有命令、公告、通告、议案四种。行政机关特有命令、公告、通告、议案四种。 * * 行政公文格式行政公文格式 7 7 （三）按行文方向分（三）按行文方向分 公文按行文方向可分为上行文、平行文和下行文。公文按行文方向可分为上行文、平行文和下行文。 1.1.上行文是下级机关向上级机关报送的公文，主要上行文是下级机关向上级机关报送的公文，主要 有报告和请示。有报告和请示。 2.2.平行文是平级或不相隶属机关之间往来送发的公平行文是平级或不相隶属机关之间往来送发的公 文，主要有函、议案。文，主要有函、议案。 3.3.下行文是向下级机关发送的公文，主要有命令下行文是向下级机关发送的公文，主要有命令 ( (令令) )、决定、决议、指示、公报、公告、通告、通报、决定、决议、指示、公报、公告、通告、通报、 批复、条例、规定，通知和会议纪要，意见。批复、条例、规定，通知和会议纪要，意见。 * * 行政公文格式行政公文格式 8 8 （四）按涉密程度分（四）按涉密程度分 按保密级别可分为：普通公文、保密公文（秘按保密级别可分为：普通公文、保密公文（秘 密公文、机密公文、绝密公文）。密公文、机密公文、绝密公文）。 按阅读范围可分为：对外公开件、限国内公开按阅读范围可分为：对外公开件、限国内公开 件、内部使用件（含限知）。件、内部使用件（含限知）。 （五）按处理时限分（五）按处理时限分 可分为平件、急件和特急件三类。可分为平件、急件和特急件三类。 如以电报方式传送，则分为平急、加急、特急如以电报方式传送，则分为平急、加急、特急 、特提四类。、特提四类。 * * 行政公文格式行政公文格式 9 9 此外，还可根据其他标准来分类：此外，还可根据其他标准来分类： 1.1.根据公文的来源根据公文的来源 收文收文 发文发文 2.2.根据处理方式根据处理方式 阅件阅件 办件办件 领导指导性公文领导指导性公文 3.3.按公文的性质和作用按公文的性质和作用 规范性公文规范性公文 报请性公文报请性公文 知照性公文知照性公文 商洽性公文商洽性公文 会议公文会议公文 * * 行政公文格式行政公文格式1010 三、行政三、行政公文的适用范围公文的适用范围 （一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规 和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单 位及人员。位及人员。 （二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安 排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不 适当的决定事项。适当的决定事项。 （三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事 项。项。 （四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者 周知的事项。周知的事项。 * * 行政公文格式行政公文格式1111 （五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机 关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和 需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精 神或者情况。神或者情况。 （七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级 人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事 项。项。 （八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问。答复上级机关的询问。 * * 行政公文格式行政公文格式1212 （九）请示适用于向上级机关请求指示、批准（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准 。 （十）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见适用于对重要问题提出见解和处（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处 理办法。理办法。 （十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作 ，询问和答复问题，请求批准和答复审批事，询问和答复问题，请求批准和答复审批事 项。项。 （十三）会议纪要适用于记载，传达会议情况（十三）会议纪要适用于记载，传达会议情况 和议定事项。和议定事项。 * * 行政公文格式行政公文格式1313 四、公文的特点四、公文的特点 （一）法定性（一）法定性 作者的法定作者的法定性性 效用的法定效用的法定性性 制发程序的法定制发程序的法定性性 （二）工具性（二）工具性 应实而生应实而生 生而实用生而实用 * * 行政公文格式行政公文格式1414 （三）规范性（三）规范性 内容须符合党和国家内容须符合党和国家 法规法规 政策政策 有关规定有关规定 格式、行文程序等按格式、行文程序等按 条例条例 办法办法 格式格式规定规定 （四）时效性（四）时效性 时代性时代性 及时性及时性 效用的时限性效用的时限性 * * 行政公文格式行政公文格式1515 五、公文的作用五、公文的作用 1.1.领导指导作用领导指导作用 2.2.处理公务作用处理公务作用 3.3.宣传教育作用宣传教育作用 4.4.凭证依据作用凭证依据作用 * * 行政公文格式行政公文格式1616 第二节第二节 行政公文格式行政公文格式 一、公文格式一、公文格式 按按办法办法和和格式格式规定制作规定制作 * * 行政公文格式行政公文格式1717 1. 1.办法办法规定行政机关公文格式由秘密等级规定行政机关公文格式由秘密等级 和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、成文日期、印章、附注、附件附注、附件、主题词、抄送机、主题词、抄送机 关、印发机关和印发日期等关、印发机关和印发日期等1616项组成。项组成。 2.2.格式格式规定行政公文格式除规定行政公文格式除办法办法规规 定的定的1616项之外，还增加了项之外，还增加了“份号、页码份号、页码”两项共两项共1818 项项。 各要素分为眉首、主体、版记三部分。各要素分为眉首、主体、版记三部分。 * * 行政公文格式行政公文格式1818 * * 行政公文格式行政公文格式1919 * * 行政公文格式行政公文格式2020 * * 行政公文格式行政公文格式2121 二、公文用纸及版心要求二、公文用纸及版心要求 公文应用公文应用A4A4型纸：型纸：297MM297MM210MM210MM 版心尺寸为：版心尺寸为：156 MM156 MM 225MM225MM * * 行政公文格式行政公文格式2222 * * 行政公文格式行政公文格式2323 三、公文印装的主要要求三、公文印装的主要要求 公文文字从左至右横写、横排。公文文字从左至右横写、横排。 公文正文用公文正文用3 3号仿宋体字，一般每面号仿宋体字，一般每面 排排2222排，每排排，每排2828个字。个字。 公文应在左侧装订。公文应在左侧装订。 * * 行政公文格式行政公文格式2424 四、公文格式的项目及要求四、公文格式的项目及要求 （一）眉首部分（一）眉首部分 公文的眉首部分主要包括：公文份数序号、公文的眉首部分主要包括：公文份数序号、 秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人等要素。发文字号、签发人等要素。 * * 行政公文格式行政公文格式2525 1 .份号 份号即公文份数序号。是将同一文稿印制若干 份时编制的每份的顺序号。编制份号的目的是为了 准确掌握公文的份数、分发范围和对象。 份号由七位阿拉伯数字构成，顶格标识在版心 左上角第一行。 * * 行政公文格式行政公文格式2626 2.2.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限 秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。 办法办法条例条例都规定对涉及国家秘密的公文都规定对涉及国家秘密的公文 应当标明应当标明密级密级。密级密级分为分为绝密、机密、秘密绝密、机密、秘密三级，其三级，其 中中“绝密绝密”、“机密机密”级公文应当标明份号级公文应当标明份号。 * * 行政公文格式行政公文格式2727 保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。 保密期限的标注应根据实际情况确定，一般分保密期限的标注应根据实际情况确定，一般分 为为: :一年以内，一年及一年以上，长期及期限不标注一年以内，一年及一年以上，长期及期限不标注 。 期限不标注的按期限不标注的按 绝密绝密3030年年 机密机密2020年年 秘密秘密1010年年 密级标识在版心右上角第一行的末尾，两字之密级标识在版心右上角第一行的末尾，两字之 间空一字。若还需同时标注保密期限，应标在秘密等间空一字。若还需同时标注保密期限，应标在秘密等 级的右边，中间用级的右边，中间用“”“”隔开。隔开。 * * 行政公文格式行政公文格式2828 3.3.紧急程度紧急程度 紧急程度又叫处理时限，是对公文送达和办理紧急程度又叫处理时限，是对公文送达和办理 的时间限度。其目的是为了引起公文处理部门和承的时间限度。其目的是为了引起公文处理部门和承 办人的注意，以保证公文的时效，确保紧急问题能办人的注意，以保证公文的时效，确保紧急问题能 得到紧急处理。得到紧急处理。 特急特急 紧急公文紧急公文应当根据紧急程度分别标明应当根据紧急程度分别标明 急件急件 特提特提 其中电报应当分别标明其中电报应当分别标明 特急特急 加急加急 平急平急 紧急程度标识在秘密等级下行。紧急程度标识在秘密等级下行。如无需标识秘密等级，如无需标识秘密等级， 则紧急程度标在版心右上角第一行的末尾，两字之间空一字。则紧急程度标在版心右上角第一行的末尾，两字之间空一字。 * * 行政公文格式行政公文格式3030 * * 行政公文格式行政公文格式3131 4.4.发文机关标识发文机关标识 发文机关标识即通常所说的发文机关标识即通常所说的“文头文头”。是发文机。是发文机 关制发正式文件时试用的有固定版式的版头。关制发正式文件时试用的有固定版式的版头。 发文机关标识发文机关标识由由发文机关全称或规范化简称发文机关全称或规范化简称后后 加加“文件文件”二字组成。二字组成。 如：如：重庆市人民政府文件重庆市人民政府文件 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范 化简称。化简称。 发文机关标识上边缘至版心上边缘为发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm25mm。对于。对于 上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm80mm。 * * 行政公文格式行政公文格式3232 * * 行政公文格式行政公文格式3333 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标红色标 识识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一 般应小于般应小于22mm 15mm22mm 15mm。 联合行文时应使主办机关名称在前，联合行文时应使主办机关名称在前，“文件文件” 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。 * * 行政公文格式行政公文格式3434 5.5.发文字号发文字号 发文字号又叫文号、字号。发文字号又叫文号、字号。发文字号是指由发文发文字号是指由发文 机关编排的文件代号。目的是为了统计发文的数量，机关编排的文件代号。目的是为了统计发文的数量， 便于查找和引用等管理。便于查找和引用等管理。 公文必须有发文字号。公文必须有发文字号。 发文字号由发文字号由发文机关代字、发文年份和发发文机关代字、发文年份和发 文顺文顺 序号序号组成。组成。 如：国办如：国办200920093 3号号 川府川府200920093 3号号 年份、序号用阿拉伯数码标识。年份、序号用阿拉伯数码标识。 年份应标全称，用六角括号年份应标全称，用六角括号 括入，括入， 序号不编虚位（即序号不编虚位（即0000），不加），不加“第第”字。字。 * * 行政公文格式行政公文格式3636 * * 行政公文格式行政公文格式3737 发文字号的位置应标识在发文机关标识发文字号的位置应标识在发文机关标识 下空下空2 2行，居中排列。行，居中排列。 联合行文，只标明主办机关发文字号。联合行文，只标明主办机关发文字号。 发文字号之下发文字号之下4mm4mm处印一条与版心等宽的处印一条与版心等宽的 红色反线，红色反线，作为眉首区和主体区的分界线，作为眉首区和主体区的分界线， 表现出公文的严属性和权威性。表现出公文的严属性和权威性。 党的公文在红色反线中间有一颗五角星党的公文在红色反线中间有一颗五角星 。 * * 行政公文格式行政公文格式3838 6.6.签发人签发人 上行公文应当注明签发人、会签人姓名。上行公文应当注明签发人、会签人姓名。 其目的是为了让上级领导了解下级单位谁对该其目的是为了让上级领导了解下级单位谁对该 公文内容负责，也是以保证上报公文的及时处公文内容负责，也是以保证上报公文的及时处 理。理。 签发人姓名应平行排列于发文字号右侧。签发人姓名应平行排列于发文字号右侧。 发文字号居左空一字，签发人姓名居右空发文字号居左空一字，签发人姓名居右空 一字，签发人后标冒号，再标识签发人姓名。一字，签发人后标冒号，再标识签发人姓名。 * * 行政公文格式行政公文格式3939 * * 行政公文格式行政公文格式4040 联合行文有多个签发人，主办单位签发人姓名联合行文有多个签发人，主办单位签发人姓名 置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单 位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移 红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处 在同一行。在同一行。 * * 行政公文格式行政公文格式4141 （二）主体部分 公文主体部分主要包括标题、主送机关、正 文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等 要素。 1.标题 办法规定，公文标题应当准确简要地概括 公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发 文机关。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。 * * 行政公文格式行政公文格式4242 常用法规名称 办法 条例 规定 常用规章名称 办法 规定 守则 细则 章程 * * 行政公文格式行政公文格式4343 标题的表达方式标题的表达方式： 完全式：完全式：发文机关名称发文机关名称、（关于）事由（关于）事由、文种文种 要求要求：发文机关名称发文机关名称用全称或规范化的简称；用全称或规范化的简称； 事由事由应准确简要地概括公文的主要内容；应准确简要地概括公文的主要内容； 文种文种要准确。要准确。应根据行文目的、以及与收 文机关之间的关系正确选择文种。 例：东山市人民政府关于加强安全生产的通知例：东山市人民政府关于加强安全生产的通知 * * 行政公文格式行政公文格式4444 发文机关名称、文种发文机关名称、文种 省略式省略式 （关于）事由、文种（关于）事由、文种 文种文种 如：如： 重庆市人民政府命令重庆市人民政府命令 关于加强安全生产的通知关于加强安全生产的通知 通告通告 公文标题标识在红色反线下空二行，分 一行或多行居中排列。 * * 行政公文格式行政公文格式4545 2.主送机关 主送机关指公文的主要受理机关，在公文的发送 中，应正确选择主送机关。主送机关承担该公文的主 办和答复责任。 应当使用全称或规范化简称、统称。 如：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各 部委、各直属机构：部委、各直属机构： 各区县（自治县）人民政府，市政府各部门，各区县（自治县）人民政府，市政府各部门， 有关单位：有关单位： * * 行政公文格式行政公文格式4646 普发性公文可无此项。（公告、通告） “请示”一般只写一个主送机关，需要同时送 其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其 下级机关。 主送机关应在标题下空一行顶格标识。 如主送机关名称过多而使公文首页不能显 示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主 题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。 * * 行政公文格式行政公文格式4747 3.公文正文 公文正文是公文的核心。 其位置标识在主送机关名称下一行。 公文的内容较多时，应采取分条列项的方式表 达。 引用公文应当先引标题后引发文字号。（P333 ） * * 行政公文格式行政公文格式4848 4.附件说明 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。附 件说明的标识位置应在正文下一行左空二字后标识 “附件”，再标上冒号和附件的名称。 如有多个附件，应在附件后用阿拉伯数码标注 顺序号，附件名称后不加标点符号。 附件应和公文正文一起装订，并在附件左上角 第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。 附件的序号和名称前后标识应一致。 * * 行政公文格式行政公文格式4949 * * 行政公文格式行政公文格式5050 5.成文日期 （1）公文成文日期的确定原则： 以负责人签发或会议通过的日期为准； 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准； 法规规章类公文以依法批准的日期为准； 公布告示类公文以公布张贴日期为准； 电报以发出日期为准。 （2）成文日期的书写：应写全年月日 行政公文：小写汉字写全：二一年二月十日 党的公文：阿拉伯数字写全：2010年2月10日 * * 行政公文格式行政公文格式5151 6.6.公文生效标识（印章）公文生效标识（印章） 印章是发文机关权力的象征，是公文生效的标印章是发文机关权力的象征，是公文生效的标 识，也是证实公文作者合法性、真实性及公文效力的识，也是证实公文作者合法性、真实性及公文效力的 标志。标志。 公文除公文除“公议纪要公议纪要”和以和以电报电报形式发出的以外，形式发出的以外， 应当加盖印章。应当加盖印章。 联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章； 联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 * * 行政公文格式行政公文格式5252 （1 1）单一机关发文的印章标识）单一机关发文的印章标识 单一机关制发的公文单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名在落款处不署发文机关名 称，只标识成文时间。称，只标识成文时间。 成文时间右空成文时间右空4 4 字；字； 加盖印章应上距正文加盖印章应上距正文2 24mm4mm，端正、居中下，端正、居中下 压成文时间，压成文时间，印章用红色印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以 下弧压在成文时间上；下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章 中心线压在成文时间上。中心线压在成文时间上。 * * 行政公文格式行政公文格式5353 （2 2） 联合行文印章的标识联合行文印章的标识 当联合行文需加盖两个印章时当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间，应将成文时间 拉开，左右各空拉开，左右各空7 7字；字； 主办机关印章在前；主办机关印章在前； 两个印章均压成文时间，印章用红色。两个印章均压成文时间，印章用红色。 只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列 整齐。整齐。 两印章间互不相交或相切，相距不超过两印章间互不相交或相切，相距不超过