《机关公文格式》PPT课件.ppt

郑州市委办公厅 谭蔚蔚 2 011.4.7 党的机关公文格式 二、公文格式二、公文格式 公文格式要素之一：份号公文格式要素之一：份号 q 份号就是同一件公文的印制顺 序号。 q 秘密公文必须标明份号。 q 标识： 标注在公文首页的左上角，通 常标作“NO后空格加7位阿拉 伯数字”。 份号 公文格式要素之二：密级公文格式要素之二：密级 q 密级是一篇公文的秘密等 级，根据公文内容和工作 需要，凡应当保密的公文 ，必须标注密级。 q 密级按照从高到底的顺序 分为“绝密”、“机密” 和“秘密”三个等级。 q 标识： 用3号黑体标注在公文首页 左上角、份号的下方，两 字之间间隔一个字的距离 。 机 密 公文格式要素之三：紧急程度公文格式要素之三：紧急程度 q 公文的紧急程度是对公文 送达和公文办理的时间要 求。分“特急”、“加急 ”两种。 q 标识： 标注在文件首页左上方，份号 下边，和密级并排，中间用间 隔号相连。 机密特急 公文格式要素之四：版头公文格式要素之四：版头 大 字 大 字 头头头头小 字 小 字 头头头头 发文机关全称或规范简称加 “文件”字 样的版头，一般称为“大字头”。 发文件机关全称或规范简称加括号标 明文种的版头，一般称为“小字头”。 主要用于对下发布有关方针、政策和 重要的工作部署，批转下属机关或部 门的重要报告、请示，转发上级机关 重要的通知、规定。 主要用于向上级报告工作、请示事项 ，批复下级机关的请示，发布干部的 任免通知。 “大字头”文件在版头下面加一条中间断 开的红线，断开处点缀红五星。 “小字头”文件也是在版头下面加一条红 线，但不要求必须有红五星。 公文格式要素之四：版头公文格式要素之四：版头 大版头 小版头 公文格式要素之四：版头公文格式要素之四：版头 公文格式要素之四：版头公文格式要素之四：版头 版头头常见错误见错误 一：小括号内文种与标题标题 不一致 公文格式要素之四：版头公文格式要素之四：版头 版头头常见错误见错误 二：横杠中间间缺少红红五星 版头头常见错误见错误 三：党政版头头混用 公文格式要素之四：版头公文格式要素之四：版头 公文格式要素之五：发文字号公文格式要素之五：发文字号 p 发文字号构成： 由机关代字、发文年度和发文 顺序号组成。 p 标识： 一般公文标在版头下方居中的 位置；请示、报告标注在版头左 下方。机关代字用4号仿宋，发 文年度、发文顺序号用阿拉伯数 字书写。 发文字号 错误错误 一：发发文年度不能使用“（）”、“ ”、“【】” 公文格式要素之五：发文字号公文格式要素之五：发文字号 错误错误 二：请请示、报报告发发文字号未标标注在版头头左下方 公文格式要素之五：发文字号公文格式要素之五：发文字号 公文格式要素之六：签发人公文格式要素之六：签发人 q 哪些文件标识签发人？ 上报的公文（请示或报告）需标识签发 人姓名。 q 签发人标识位置： 平行排列在发文字号右侧。签发人3个字用4号 仿宋体，后跟全角冒号，冒号后用4号楷体标 识签发人姓名。 q 联合发文签发人标识位置： 签发人的姓名在一行，主办机关的签发人姓名 在前边，协办机关的签发人姓名在后边，如 果是三个或三个以上机关联合上报的公文， 签发人的姓名的排列顺序是先左右、后上下 。 公文格式要素之六：签发人公文格式要素之六：签发人 误印签发人 漏印签发人 公文格式要素之七：标题公文格式要素之七：标题 q 公文标题的构成： 一般由发文机关名称、事由和文 种组成。 q 公文标题的标识位置： 标注在版头红线下面，和红线保 持适当的距离，居中印制，主标 题使用方正大标宋2号字体，如果 有副标题，副标题的字号小于正 题字，大于或者和正文字号一样 。 公文格式要素之七：标题公文格式要素之七：标题 标题错 误示例 公文格式要素之八：主送机关公文格式要素之八：主送机关 q 主送机关指所收公文有实 际办理或答复责任的机关 全称、规范简称或统称。 q 标识： 标注在正文之前、标题 之 后，要顶格书写。与正文 印刷要求相同，使用3号 仿宋字体 公文格式要素之八：主送机关公文格式要素之八：主送机关 p 决议、意见、决定、条 例、规定等文种不标注主送 机关。 p 在正文之后标注发送范 围 公文格式要素之八：主送机关公文格式要素之八：主送机关 缺少主 送机关 多头主 送 不需主 送机关 正文即公文的主体，用来表述公文的内容。 正文位于标题 和主送机关下方，使用3号仿宋字体。 正文中的结构层次序数，第一层是“一”，第二层是“（二)” ，第三层是“1 . ”，第四层是“（1)”（ 特别注意第三层是 “. ” 而不是 “、 ” ) 第一层小标题 使用3号黑体，第二层小标题 使用3号楷体。除此 以外，不再使用其他的字体或加黑 公文格式要素之九：正文公文格式要素之九：正文 附件是附属于公文正件的其他公文或材料，是公文的组成部分。 附件的标注方式有两种： 一是在正文后，发文机关名称前，标出“附件：”或“附”字样 ，如果有多个附件，再分别标 出序号，只有一件时不标序号； 二是在正文有关部分加括号注明。 附件的字号与字体和正文相同。 凡在公文标题 中已经明确发布、转发 、批转文件名称的，不再列 入附件。 公文格式要素之十：附件公文格式要素之十：附件 公文格式要素之十：附件公文格式要素之十：附件 错误一 错误二 公文格式要素之十：附件公文格式要素之十：附件 错误三 公文格式要素之十一：发文机关署名公文格式要素之十一：发文机关署名 正确 错误 成文日期是指公文形成的确切时间。 成文日期有三种情况： 一是一般以机关领导人签发的日期为准 二是经会议正式讨论通过才能生效的，以会议通过的日期为准 三是联合行文时，以最后签发的日期为准。 签发日期必须写明年、月、日全称。 位置有两情况：一是位于发文机关署名的右下方。二是决议、决定、 规定、条例、意见等不标明主送机关的普发式公文，加括号标注于标 题下方居中位置。成文日期用阿拉伯数字书写。字体字号与正文相同 。 公文格式要素之十二：成文日期公文格式要素之十二：成文日期 公文格式要素之十二：成文日期公文格式要素之十二：成文日期 标注一 标注二 公文格式要素之十三：印章公文格式要素之十三：印章 印章，指作为机关权力象征的图章。除会议纪 要和印制有特定版头的普发式公文外，应该加 盖机关印章。上行文必须加盖机关印章，决议 、决定、规定、意见、条例等没有落款的文种 不需要加盖印章。 印章盖在落款和成文日期上，要注意上 不压正文，下需“骑年盖月”。 如果是多个机关联合行文，印章要互不 相交或者相切。 公文格式要素之十三：印章公文格式要素之十三：印章 当联合行文需加盖3个以上印 章时，主办机关印章在前，每排 最多排3个印章；最后一排如余一 个或两个印章，均居中排布；印 章之间互不相交或相切。成文时 间：最后一排印章之下右空2字。 p 印发传达范围是指根据公文的性质、内容和要求确 定的阅读及应执行的范围。通常加括号标注于正文末页左 下方。 p 一些公文的开头已经写明了主送机关，并且没有必 要给其他机关、部门阅读，就没有必要注明传达范围。 公文格式要素之十四：印发传达范围公文格式要素之十四：印发传达范围 p 主题词是指用以揭示公文基本内容并经过规范处理的名词术语，它的作 用是与标题相配合，进一步简明、准确地揭示公文内容，用于文献的标 引和检索，为以计算机等现代信息处理手段和管理公文奠定基础。 p 所有正式文件，都要标主题词。主题词词目一般不超过10个。 p 主题词位于公文正文和附件之后的双页码末页下端。在印制版记上方。 “主题词”3字用3号黑体，顶格书写，词目用3号宋体加黑，各词目之间 空1个字的距离。 公文格式要素之十五：主题词公文格式要素之十五：主题词 公文格式要素之十六：抄送机关公文格式要素之十六：抄送机关 p公文的抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公 文内容的上级、下级和不相隶属的机关。 p抄送机关标注在主题词下方，印制版记上方。 p请示性的公文不要同时抄送给下级或同级机关。 p常见的错误是抄送给本单位的内设机构和领导。 公文格式要素之十七：印制版记公文格式要素之十七：印制版记 p 印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。一 般在公文末尾印两条横线，横线中间左侧注明印发机关名称，右侧注明印发日 期，底线下面右侧加括号注明印制份数。如果是翻印，要在印发机关名称和印 发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。 p 一般双面印刷的公文，主题词和版记应该印在双印码上。 其他要求其他要求 公文的纸张规格： 公文一般用使用16开或标准A4纸。目前，中央和省 委的文件使用的是16开，市委使用的A4纸，统一在 左侧装订，首页与内文的用纸大小、颜色要一致。 字体、字号要求：