用友财务软件培训教材-第三章 基础档案.ppt

基础档案,说明,在用软件进行会计核算之前，要先建立部分基础档案，比如 公共档案：职员档案、部门档案、客户档案、供应商档案、外币档案、结算方式等 帐务档案：会计科目、凭证类别、常用摘要等 业务档案：存货档案、仓库档案、收发类别、货位等。,说明： 这些基础档案可以随着业务的发展不断增加，也可以作相应的修改； 已经使用过的基础档案不能删除； 如果在建立帐套的时候，选择了“存货、客户、供应商进行分类”，则要分别先建立存货、客户、供应商的分类，再建立具体的档案。如果没有选择分类，则可以直接建立相关档案。“是否分类”还可以用帐套主管身份登陆系统管理进行修改。,相关的基础档案设置我们会在模块操作中穿插进去，下面仅就部门、职员、客户档案的录入为例子说明基础档案录入的过程。 可以点击桌面上的“用友通”，进入自己的帐套，在弹出的“期初档案录入”窗口分别对基础档案进行录入，也可以进入“用友通10.1”，点击“基础设置”菜单进行录入。,增加部门档案例子,假定北京科技公司的部门设置如下：11个一级部门，4个二级部门,首先要先检查系统默认的编码方案是否合适。 以帐套主管（用户名111）登陆系统管理，点击“帐套”菜单下的“修改”，下一步到分类编码方案界面；或者用帐套主管登陆用友通，点击基础设置基础信息编码方案，看到,这里的部门级次是二级，适合需要。但第一级的编码用一个字符表示，如果用数字表示，则只能录入0-9共10个部门，而我们一级部门是11个，第11个部门的编码只能用英文字母表示。,为了统一，我们直接把一级编码修改为2位，即把编码方案修改为2 2形式，这样可以录入00-99共100个一级部门。,增加部门档案操作,步骤：用帐套主管111登陆用友通，在弹出的“期初档案录入”界面，选择公共档案中的部门档案；或者关闭这个界面，进入用友通10.1界面，点击基础设置机构设置部门档案，按照编码方案录入档案，保存。,例如： 1、点击“增加”按钮，录入部门编码01，部门名称“董事会”，负责人可以在录入职员档案后再补录，点击“保存”按钮。不点击“保存”按钮，再直接点击“增加”，或者点击“恢复”，则放弃当前的操作。 2、点击“增加”按钮，增加06销售部，0601销售一部，0602销售二部，分别“保存”。,注意： 1、增加：第一个部门可以直接录入，第二个必须在第一个保存后点击“增加”按钮才能增加。 2、必录项：部门编码和部门名称必须录入。这里的编码必须唯一，名称不能重复。 3、字符要求：基础档案中的任一字段禁用以下英文字符：* _ % | ? ? 4、保存：必须要点击“保存”按钮才能保存。 5、修改：选中某一部门，可以对其修改，但不能修改编码，即使没有使用过的部门。 6、删除：对于没有使用过的部门，可以删除。,增加职员档案例子,假定北京科技公司的职员如下：,检查：,1、职员编码：这里是三位，软件中“编码方案”中没有对职员编码限制，所以可以根据公司情况录入。 2、111和222属于财务部，而部门档案中没有录入财务部，所以要在部门档案中补录财务部,增加职员档案操作,步骤：点击基础设置机构设置职员档案,例如： 001人员：直接录入编码001，名称张三，所属部门可以直接录入销售一部（或者0601），也可以点击后面的放大镜，参照录入。 录入完成，回车，增加新的一行，同样的方法录入002人员。 全部人员录入完成，回车，增加新行，才保存。,注意：,1、增加：第一个人员直接录入，第二个必须在第一个录入完成后回车产生的新行中录入。 2、必录项：职员编码、职员名称、所属部门，编码必须唯一。 3、保存：录入完成，回车，才能保存 4、修改：要修改某个人员信息，直接双击对应的单元格进行修改。 5、删除：对于没有使用的人员，选中，点击“删除”按钮。,增加客户档案例子,北京科技公司的客户如下：,检查：,1、这里的客户是分类的。在建立帐套的时候，选择了客户分类，可以不再修改。如果没有选择客户分类，还要用帐套主管登陆系统管理，点击“帐套”菜单下的“修改”。 2、这里的分类只分到了第一级，第一级编码是2位。检查一下系统的客户分类编码方案：,第一级是2位，可以不再修改。,3、对于客户编码，软件的编码方案中没有限定，可以根据实际情况录入。,增加客户档案操作,步骤：1、基础设置往来单位客户分类,录入01 北京地区，保存 增加，录入02 上海地区，保存,不点击“保存”按钮，再直接点击“增加”，或者点击“恢复”，则放弃当前的操作。,2、退出客户分类，进入基础设置往来单位客户档案,例如： 1、选中“北京地区”，点击“增加”菜单，在“客户档案卡片”上，“基本”页签下录入编号001，名称：北京a公司，简称：a公司。别的如联系信息等选择录入。点击“保存”按钮，录入002客户的信息。 2、退出，选中“上海地区”，点击“增加”菜单，在“客户档案卡片”上，“基本”页签下录入编号sh01，名称：上海c公司，简称：c公司。点击“保存