[应用文书]费用报销管理规定.doc

内部文件文档编号第三空间ADM2004003文档类型财务制度文件安全级别普通发布日期2004年2月17日适用人员全体员工费用报销管理规定撰文撰文日期审核审核日期存档存档日期文档修改记录版本号日期撰文授权人授权日期描述深圳市第三空间信息技术有限公司深圳市第三空间信息技术有限公司费用报销管理规定为了加强统一管理，特制定公司费用支出标准，目的是对各项费用开支进行监督管理，并适合于各部门及所有员工。 第一条 管理目标1. 控制差旅费、交通费、招待费、通讯费、餐费补贴支出在部门预算范围内2. 培养员工良好的费用控制意识第二条 适用部门及员工1. 适合公司各级总监、经理、主管及员工2. 公司高层管理人员第三条 差旅费支出标准管理程序1. 出差员工费用标准1.1 交通工具乘坐标准职 务火 车轮 船飞 机所有出差员工硬席三等经济舱1.2 出差住宿标准（以每日计算）职务酒店标准（国外）酒店房价出差交通&伙食补贴北京/上海/广州/深圳其他地区部门总监（含营销大区总监）三星级350300100高级区域经理三星级30025080区域经理二星级25022060非营销中心的其它部门经理二星级25022080其他员工 二星级220200501.2.1 凡到北京、上海、广州、深圳出差须到公司定点酒店入住，或者到与定点酒店同级酒店入住。（深圳为深圳海景酒店）1.2.2 除部门总监及公司其他高级管理人员外，如2人同性同时出差，须同住一间标准房，住房标准为两人中标准最高的一人为额度。1.2.3 补贴天数从出差当天计算至回程的前一天。1.2.4 其他员工到设有办事处的地方出差,安排在办事处住宿。1.2.5 营销人员在驻地省内出差,能当天来回的,应回驻地办事处住宿.1.2.6 随同总经理级以上人员出差的其他人员，已按照实际支出报销差旅费，将不再发放出差补贴。1.2.7 出差期间统一安排食宿的（如会议或培训班），由行政人事部负责，出差人员按实际支出报销差旅费。1.2.8 补贴发放方法是报销时直接计入报销费用。1.2.9 每月5日为截止日（CLOSE DATE），所有差旅费用单据必须每月5日前寄回。1.2.10 特殊情况，须由总经理审批。1.3 驻外补贴标准 1.3.1 派驻外地人员享受驻外补贴40元/天（派驻外地人员指家庭不在派驻地的人员，不含客服人员）。1.3.2 派驻外地人员出差按规定发放出差补贴时，必须停发驻外补贴。1.4 申请审批程序1.4.1 员工出差前应填写出差申请表（营销中心人员除外），按要求写明原因、目的地、交通方式、时间、住宿地等。1.4.2 先呈报总经理批准后,方可安排出差行程。1.4.3 公司高层管理人员按实际工作需求出差。1.4.4 根据出差路程、时间、乘座交通工具的实际情况，填写借支单。省内出差每人每次最高借支金额不超过（含）叁千元，省外出差每人每次最高借支金额不超过（含）一万元，如借款金额超过一万元的必须提供书面报告申请。1.4.5 营销和市场人员借支在预算范围内无需经总经理批准。超过预算范围的经总经理批准方可借支。1.4.6 其他人员借支都须经总经理批准。1.4.7 出差员工凭已签名同意的出差申请表及借支单到财务部办理借支手续，财务部审核所有单据签字手续是否齐全，经总经理签字确认后，方可借支现金。1.4.8 营销中心区域经理长时间出差的，可由财务部按每月费用预算代办借支手续，经公司总经理批准后，由财务部办理汇款手续，一般在月中或月末办理。1.4.9 办事处人员经办事处负责人同意后安排出差，可按上述出差费用标准执行。1.5 报销审批程序1.5.1 出差员工在回到公司后七天内，必须到财务部办理报销，延迟一天，按借款金额的1%收取罚金。1.5.2 出差员工须自行分类粘贴发票，准确计算发票金额，按差旅费报销单格式填写，并在出差人栏签字后，交本部门经理或主管审查，部门主管审查后，在部门主管栏确认签字。1.5.3 出差员工须先将已由部门经理或主管审批的差旅费报销单送交财务部审核，财务部会计根据差旅费费用标准检查单据是否遵照公司制度执行，检查无误后在会计栏签字，送财务经理做最后的审核，财务经理审核确认后，在审核栏签字。1.5.4 财务部将差旅费报销单审查完毕，在每周的星期五汇总后送交总经理审批，在负责人栏签字。1.5.5 财务部于每周的星期五统一办理差旅费报销，出差员工必须在这个工作日内报销冲帐，结清借支款项。1.6 单据控制标准1.6.1 出差员工必须获取正规的车船飞机、住宿、餐饮发票，不允许拿白条、普通收据前来报销。1.6.2 出差员工不得遗失发票单据，否则财务不予受理。1.6.3 车船飞机票、住宿发票内容必须与前往的省市地区地名相一致，非前往地区的车船飞机票、住宿发票不予受理。1.6.4 发票单据不得有损坏、污渍等情况，否则财务不予受理。1.6.5 差旅费报销不得使用其他报销单，填写金额数字必须与发票单据保持一致。否则报销人必须重新填写。1.6.6 报销单签字手续必须齐全，否则财务不给予报销或冲帐。若签字主管不在公司本部，由上级主管代签。1.6.7 对于超出费用标准和不获批准的费用支出，完全由报销人个人承担，若报销发票单据金额已开，无法更正的情况下，报销人必须缴回超标准支出部分的现金。第四条 市内办公交通费支出标准管理程序1. 市内办公交通费报销标准1.1 除营销人员外，各部门人员在部门预算范围内据实报销。1.2 客服中心人员（含各地办事处）原则上不享受交通费用报销，若确因工作需要而需出外办事，由此产生的交通费用据实报销。2. 报销审批程序2.1 各部门必须每月在费用预算中列出市内交通费，经公司直属副总经理或直属财务总监审核同意后实施。2.2 报销人员必须获取正式市内交通发票，按费用报销单格式正确填写，并在报销人栏签字，普通员工需经理主管证明，由主管经理审批栏签字确认。2.3 报销人员必须在用途栏，填写何种原因乘坐的士或巴士，并于每月25日统一送交财务部报销。2.4 财务部会计根据公司费用支出标准，审查每笔费用开支，在复核栏签字，财务经理审核后在会计主管栏签字。2.5 财务部审查所有报销凭证完毕送交总经理审批，同时定于每月30日统一发放报销现金。2.6 超预算要报总经理审批。 3. 单据控制标准3.1 交通费报销只适合有对外业务联系或公共政府部门交往的员工。3.2 本市员工报销单据不得有其他城市的的士或巴士车票（派驻外地人员可用派驻地的市内交通发票）。3.3 报销人在领取现金时，必须在原单据领款人栏签字。3.4 营销中心人员每月可报销市内交通费300元。第五条 招待费支出标准管理程序1. 招待费报销标准1.1 招待费标准职务招待（每次限额）部门总监（含营销大区总监）1500高级区域经理1000区域经理800非营销中心的其它部门经理8001.2 申请审批程序1.2.1 营销、市场部因业务需要招待运营商、政府机关或客户的，必须每月在费用预算中列出招待费，经总经理审核同意后实施。1.2.2 其他部门若因特殊情况需有业务招待的，应先填写业务招待审批表，经总经理审核同意后实施。1.2.3 若特殊情况紧急在预算外有业务招待的，应事先拨打电话口头汇报公司总经理，经确认同意后，在次日补办业务招待审批单。1.2.4 各地办事处负责人如在预算外有业务招待的，须事先提出追加预算金额，经总经理审核同意后实施。1.3 报销审批程序1.3.1 报销人必须获取正式的餐饮服务业发票, 按费用报销单格式正确填写，并在报销人栏签字。1.3.2 员工报销时，应提供业务招待审批单，否则财务不予受理。1.3.3 财务部会计根据公司费用支出标准，审查费用开支是否在预算范围内或已备有业务招待审批单，并在复核栏签字，财务经理审核后在会计主管栏签字。1.3.4 财务部审查所有报销凭证完毕，送交总经理审批定，并定于每周的星期五统一办理报销。1.4 单据控制标准1.4.1 业务招待费报销只适合部门经理级或营销中心员工。1.4.2 报销单需加附页，在附页上要注明因何事、在何地、宴请何人，而且要与业务招待审批单内容相一致。单笔超过1000元，本人要在发票后签字确认。同时要由上一级主管亲笔签字。1.4.3 在无申请和预算的情况下，发生的业务招待费由报销人承担。1.4.4 各地办事处负责人在超出预算的情况下，无事先申请追加预算，发生的业务招待费由本人承担。第六条 通讯费支出标准管理程序1. 通讯费报销标准职 务最高金额(元)营销总监及营销大区总监1400高级区域经理1000区域经理600非营销中心的其它部门经理3001.1 如遇特殊情况（如测试业务等）需超出以上相应标准的，需经总经理批准后方能报销。2. 报销审批程序1.1 报销人必须获取电信的话费发票或购充值卡发票, 按费用报销单格式正确填写，并在报销人栏签字。1.2 财务部会计根据公司费用支出标准，审查费用是否在标准范围内，并在复核栏签字，财务经理审核后在会计主管栏签字。1.3 报销人必须在每月的25日前将费用报销单送交财务部1.4 财务部审查所有报销凭证完毕，汇总送交总经理审批，同时定于每月30日统一发放报销现金，营销中心人员随每月报销单一起报销。3. 单据控制标准3.1 各部门经理应事先将本部门需要配备通讯工具的员工名单送交财务部备案，并签字确认。3.2 充值卡须指定到电信营业部购买，超标准的话费单报销必须打出话费清单，同时在报销单上注明话费超标的原因。3.3 特殊情况，须由总经理审批。第七条 餐费补贴支出标准管理程序1. 餐费补贴标准及发放办法1.1 员工午餐补贴每月150元，驻外人员不享受午餐补贴。1.2 员工在出差期间不享受午餐补贴1.3 员工请事假、病假，休产假、工休假、工伤假及补休期间不享受午餐补贴。 1.4 公司行人事政部直接将午餐补贴计入当月工资。第八条 办事处固定行政费用办公费水电费电话/上网费房租机场-市区各办事处1002002001200100办事处+客服部15025050012001001. 以上各项为最高限额，低于上述最高限额的据实报销，特殊情况由区总经理审批第九条 附则1. 凡与本规定相抵的先前有关的费用管理规定或条例，均以本规定为准；2. 本文件自发放之日起生效实施。第8页深圳市第三空间信息