信息检索与word文字处理02Word的基础操作.ppt

第二章 Word的基础操作 目 录 初识Word 2007 1 视图模式 2 基本操作 3 文本操作 4 启动Word 2007 v（1）单击Windows任务上的【开始】【所 有程序】【Microsoft Office】【 Microsoft Office word 2007】命令 v（2）双击Windows桌面上的Word 2007快 捷方式或单击【开始】【运行】命令，在弹 出的【运行】对话框中输入“winword” v在【我的电脑】窗口或【资源管理器】窗口中 双击与Word相关联的文档 Word 2007的界面 快速访问工具栏 Office按钮钮 标题栏 文档编辑区 状态栏 功能区 标尺 滚动条 选项卡 标题栏 v标题栏 位于Word 2007程序窗口最上面的是标题栏，如图2. 4所示。标题栏显示应用程序的名称（Microsoft Word）和文 档的名称（如：文档1），标题栏左侧是【快速访问工具栏】（ 可选），最右侧是最小化、最大化/还原和关闭按钮。 Office按钮 v Office按钮位于Office应用程序窗口左上角的Office Logo，被称为【Office】按钮。单击【Office】按钮， 会弹出包括新建、打开、保存、另存为、打印、准备、 发送、发布和关闭等基本命令的Office下拉菜单。 快速访问工具栏 v 快速访问工具栏 位于Word 2007标题栏的左侧，该工具栏相 当于以前版本Word中的【自定义工具栏】，是唯一允许用户添 加常用命令和按钮的窗口元素。默认状态下【快速访问工具栏】 上有保存、撤消和恢复等按钮和【自定义快速访问工具栏】按钮 。快速访问工具栏 自定义【快速访问工具栏】 功能区 组 组 名 启动器 选项卡 图文提 示 功能区最小化效果 功能区 【开始】功能区 【插入】功能区 功能区 【页面布局】功能区 【引用】功能区 功能区 【邮件】功能区 【审阅】功能区 功能区 【视图】功能区 【格式】功能区 【加载项】功能区 标尺 页边距 右缩进 制表符 首行缩进 悬挂缩进左缩进 首行缩进：控制段落中第一行的起始位置。 悬挂缩进：控制段落除第一行以外其它各行的起始位置。 左缩进：控制整个段落左端的缩进位置。 右缩进：控制整个段落的右端缩进位置。 制表符：使用键盘上的【Tab 】键，可以将文本按制表符的位置和格式按列对齐。 滚动条 拆分工具 显示/隐藏标尺 滑块 向左 向上/下 上/下一处 滚动条及控件 拆分窗口 【选择浏览对象】按钮 状态栏 页码 字数 拼写检查 语言 插入/改写 视图快捷方 式 缩放滑块 缩放级别缩放按钮 状态栏 【显示比例】对话框 【自定义状态栏】菜单 键提示 Word 2007程序处于激活状态时，按下【 Alt】键可以显示【功能 区选项卡】、【快速访问工具栏】和【MS Office】按钮的键提示标记 （即键提示）。用户可以按下要显示选项卡的键提示来切换选项卡区域 。 如果需要使用【快速访问工具栏】某个按钮对应的功能，只需按下 Alt键和对应的数字键就可以了。同理，如果需要打开功能区选项卡，也 是按下Alt键和对应的字母键即可。打开功能区选项卡后，功能区内每个 按钮下方均会显示一个或两个字母，它们就是对应功能的快捷键。 键提示 Word 选项 使用Word选项，用户可以定义Word 2007的部分内容并设置 选项功能，使用户能够快捷地进行文档编辑，从而提高工作效 率。 视图模式 在编辑文档时，需要随时查看文档的内容、格式、段落及排版效果 。Word 2007提供了了【页面视图】、【阅读版式视图】、【WEB版 式视图】、【大纲视图】和【普通视图】五种视图模式，来满足用户 的需要。用户可以根据不同的需求选择合适的视图界面，方便文档的 浏览和编辑工作。 WEB版式视图 大纲视图 页面视图 阅读版式视图 普通视图 选择【视图】选项卡中的【文档视图】组按钮，或单击【状态栏 】上的【视图快捷方式】都可以快速地进行视图模式的切换。 文档视图 视图快捷方式 视图模式页面视图 页面视图支持【实时预览】功能，可以显示出页面大小、布局、页 眉和页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，真实体现了文档 的实际效果，是最接近打印结果的视图模式。用户在编辑和排版文档 时，大多数都会选择这种视图模式。 页面视图 视图模式阅读版式视图 阅读版式视图隐藏了Office按钮、功能区等窗口元素，以图书的分 栏样式显示文 档内容，如图2. 35所示。在阅读版式视图中，用户不但 可以充分利用空间来阅读和批注文档，还可以使用快捷键和鼠标滚轮来 翻页和放大（缩小）字体，并且可以单击【工具】和【视图选项】按钮 来设置、选择和使用各种阅读工具。 阅读版式视图 视图模式 Web版式视图 WEB版式视图以网页的形式来显示和浏览文档,主要用于发送电子邮件和 创建网页，,如图2. 36所示。在此视图状态下，文档中的超链接以下划线 文本的形式显示，状态栏也没有页码、章节等信息，不能对文档进行修改 。 WEB版式视图 视图模式大纲视图 大纲视图可以方便的折叠和展开各种层级的文档，用户能方便地以大纲 形式查看文档,主要用于显示文档标题的层级结构,如图2. 37所示.该视 图广泛用于Word长文档的快速浏览和设置，多用来撰写和组织文档。 大纲视图 视图模式普通视图 普通视图 Word 2007中的普通视图就是以前版本Word的标准视图，如图2. 38所 示。此视图方式取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等，以草稿形式 显示文档，是最节省计算机系统资源的视图方式。 视图模式文档结构图 文档结构图 文档结构图是Word编辑窗口中的一个独立窗格 ，主要用来显示文档的 标题列表，如图2. 39所示。使用文档结构图可以对整个文档快速浏览， 同时还能跟踪用户在文档中的位置。 调整大小 文档结构图 折叠按钮 视图模式缩略图 选择【视图】选项卡里【显示/隐藏】组中的【缩略图】复选项，可 以在文档编辑窗口的右侧打开【缩略图】窗格， 缩略图 基本操作新建文档 单击【MS Office】按钮，在弹出的Office菜单中单击【新建】 命令。选择模块列表中的【空白文档】，再单击【创建】按钮，即可 创建一个空白文档。 模板 模板列表 模板预览 基本操作根据模板创建 选择“新建文档” 中间【已安装的模板】列表中的某个模板，单 击【创建】按钮，即可创建一个新文档。 【Microsoft Office Online】在线模板 【新建文档】对话框 基本操作快捷键 按下快捷键Ctrl+N（新建），Word 2007会新建一个空白Word文档 并进入编辑状态。 基本操作打开文档 v单击【开始】【我最近的文档（D）】，单击文 档列表中要打开的文档名。 v运行Word 2007，单击【MS Office】按钮， 单击【Office菜单】右侧【最近打开的文档】列 表中的文档名。 v单击【MS Office】按钮，在弹出的Office菜单 中单击【打开】（快捷键CtrlO）命令，选择文 档后单击【打开】按钮。 v在【资源管理器】窗口或【我的电脑】窗口中找 到要打开的文档并双击，Windows会自动启动 Word 2007并打开该文档。 基本操作关闭文档 v单击【MS Office】按钮，在弹出的【Office 菜单】中单击【关闭】命令。 v单击【标题栏】上的关闭按钮，可以快速关闭 已打开的文档。 v关闭Word 2007应用程序的快捷键是 Ctrl+F4。 【关闭】对话框 保存文档 v 单击【MS Office】按钮，在弹出的【Office菜单】中选择【保存】 命令（快捷键Ctrl+S），或单击【快速访问工具栏】上的【保存】按 钮。 v 另存为（转换格式） 单击【MS Office】按钮，鼠标指向【Office 菜单】中的【另存为】命令，在右侧的文件类型列表中选择要保存的 文件类型。 保存选项 在Word 2007中可以设置文档默认的保存格式、自动保存时间（按照 某一固定时间间隔自动对文档进行保存）、保存位置等。 基本操作保护文档 v 打开/修改密码 保存文档时，单击【保存】对话框左下角的【工具 】按钮会弹出工具菜单。单击【常规选项（S）】命令，打开【常规 选项】对话框，在对话框中可以设置打开和修改文件的密码。 v 限制格式和编辑 切换到【审阅】选项卡，单击【保护】组中的【保 护文档】按钮，在打开的下拉列表中选择【限制格式和编辑】命令， 即可打开【限制格式和编辑】任务窗格。 基本操作输入文本 v 将鼠标移动到需要输入文本的地方单击，在单击处会显示一个闪 烁的垂直插入点光标。就可以输入文本了，输入的文本会出现在 插入点光标的左侧，同时插入点光标自动向右移动，等待下一文 本输入。 插入点光标 段落标记 鼠标指针 Word 2007提供了两种文字输入模式：插入模式和改写模式。单 击【状态栏】的插入/改写切换按钮，或使用【Insert】键来切换插 入/改写模式。 基本操作输入文本 v 自动换行 当输入的文字占满一整行，插入点碰到右侧页边距边界时 ，Word会自动将插入点移动至下一行，新输入的文本会出现在新一 行的插入点前。 v 创建新段落 在前一段结束时，按一下【Enter】键，Word会自动产 生一个段落标记并生成新的段落。 v 插入特殊符号 切换到【插入】选项卡，单击【特殊符号】组中的【 符号】命令按钮，在符号列表中单击需要插入的符号。 基本操作文本的选定 v 单击鼠标将“I”形插入点光标定位到选定区域的起始位置，按下鼠标左 键，拖动到选定文字的结束位置，松开鼠标左键。 v 在文档中双击鼠标左键，可以选定一个词（或两个分隔符间的一句话 ），三击鼠标左键可以选中一段文字。 基本操作文本的选定 v 将鼠标移动至文档左侧页边距外的文本选择区，光标变成向左上方倾斜的 箭头 （选择状态）。单击鼠标左键（按下Ctrl键时选择文档全文），可 以选中一行文本，向上或向下拖动鼠标可以选中多行文本。 v 将插入点光标定位到要选择文本的起始位置，按下Shift键后单击 文本结束位置，即可选中连续的多段或多页文本。 基本操作文本的选定 v 先拖动鼠标选定部分文本，在按下【Ctrl】键的同时选定其他内容， 可以选中不连续的多区域文本。 v 按下Alt键，同时按下鼠标左键并拖动矩形选区，可以选择矩形文 本块. 基本操作快捷键选择 快捷键功能快捷键功能 Shift+选取光标右侧的一个字符 Shift+PageDow m 选取光标位置至下一屏之 间的文本 Shift+选取光标左侧的一个字符Shift+PageUp 选取光标位置至上一屏之 间的文本 Shift+ 选取光标位置至上一行相同位 置之间的文本Shift+End选取光标位置至行尾 Shift+ 选取光标位置至下一行相同位 置之间的文本Shift+Home选取光标位置至行首 Ctrl+A选取整篇文档 Ctrl+Shift+Ho me 选取光标位置至文档开始 之间的文本 Ctrl+Shift+En d 选取光标位置至文档结尾 之间的文本 基本操作文本的插入和改写 Word中输入文本时有插入和改写两种状态。插入方式时，新输入的内容 将出现在插入点光标的前面，改写状态则会使用新输入的内容替代插入点光 标后的文本内容。 单击状态栏上的【插入/改写】切换按钮可以使输入在插入和改写间切换 。 使用【Insert】键也可以切换【插入】和【改写】输入模式 基本操作复制/剪切 v 复制是在原有目标对象保持不变的基础上，只将选中对象的副本 放入剪贴板 v 剪切是将选中的目标移入剪贴板，原有的目标对象会被删除 v 粘贴操作则是将剪贴板的对象放置到目标位置。 剪切 复制 启动剪贴板任务窗格 格式刷 基本操作复制文本 v 执行复制操作时，首先要选中复制的内容。切换到【开始】选项 卡，单击【剪贴板】组中的【复制】按钮， 即可将选中内容复 制到剪贴板上。然后移动光标到目标位置单击，以定位插入点， 最后单击【剪贴板】组中的【粘贴】按钮，复制的内容就出现在 目标位置。 v 选中要复制的内容，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【 复制】命令。将插入点定位到目标位置，单击鼠标右键，选择快 捷菜单中的【粘贴】命令，即可完成文本内容的复制。 v 选中要复制的内容，按下快捷键Ctrl+C（复制），将选定内容复 制到剪贴板上，再定位插入点到目标位置，按下快捷键Ctrl+V（ 粘贴）即可完成文本的复制操作。 基本操作移动文本 v 选中要移动的内容，切换到【开始】选项卡，单击【剪贴板】组 中的【剪切】按钮，将选中内容移动到剪贴板上。然后移动光标 到目标位置单击定位插入点。最后单击【剪贴板】组中的【粘贴 】按钮，选定的内容就被移动到目标位置。 v 选中要移动的内容，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【 剪切】命令。将插入点定位到目标位置，单击鼠标右键，选择快 捷菜单中的【粘贴】命令，文本内容就移动到新的位置。 v 选中要移动的内容，按下快捷键Ctrl+X（剪切），将选中内容移 动到剪贴板上。再定位插入点到目标位置，按下快捷键Ctrl+V（ 粘贴）即可完成文本的移动操作。 基本操作拖动移动/复制 v 选中准备移动或复制的文本。将鼠标指针指向被选中的文本区域，按 下鼠标左键拖动文本到目标位置（竖直的虚线指示当前插入点的位置 ），然后松开鼠标左键. 基本操作 Office剪贴板 Office剪贴板是Office组件中专门用于保存粘贴内容的内存区域，可以保 存多达24次复制和剪切操作收集的对象，直到退出所有 Office 程序，或者 从剪贴板任务窗格中将其删除为止。 切换到【开始】功能区，单击【剪贴板】组右下角的【启动器】按钮， 即可在文档窗口的左侧打开【剪贴板】任务窗格， 基本操作粘贴选项 在Word 2007中执行过【粘贴】命令后，粘贴内容的右下角会 出现【粘贴选项】图标。单击【粘贴选项】图标，会弹出【粘贴 选项】菜单。 选择【粘贴选项】菜单中的某个选项，可以只粘贴被粘贴内容的 部分属性或使被粘贴内容匹配目标格式。 基本操作选择性粘贴 使用【选择性粘贴】可以将用户复制的内容以对象、带格式文本、无格 式文本、图片等不同的形式粘贴下来，从而自定义更多的粘贴格式。 选择【开始】选项卡，单击【剪贴板】组中【粘贴】按钮下方的三角形 按钮。在弹出的下拉菜单中，单击【选择性粘贴】命令 基本操作撤销 单击【快速访问工具栏】中的【撤销】按钮（快捷键Ctrl+Z），如 图2. 71a所示，可以执行单步撤销操作。 单击【撤销】按钮右侧的下拉按钮，在如图2. 71b所示的下拉列表 中，选择某步操作，可以撤销该操作前的所有操作。 基本操作恢复/重复 v Word 2007允许用户恢复已执行过的撤销操作，将文档恢复到撤 销前的状态。单击【恢复】按钮（快捷键Ctrl+Y）执行单步的恢 复操作。 v Word的重复功能可以让用户重复执行刚刚执 行过的操作，单击 【快速访问工具栏】中的【重复】按钮 （快捷键Ctrl+Y），即可 执行【重复】操作。 基本操作查找和替换 v基本查找 选择【开始】选择卡，单击【编辑】组中的【查找】按钮（快捷键 Ctrl+F），可以打开【查找】对话框。 在【查找内容】后的文本框中输入要查找的内容，如“秋天的雨”，单 击【查找下一处】按钮，即可在文档中查找内容“秋天的雨”。 基本操作查找和替换 v高级查找 Word 2007的【查找】功能不仅可以查找文本，还可以查找文档中的 特殊字符：单击【查找和替换】对话框中的【更多】按钮展开【搜索选项 】。在【搜索选项】下有搜索方向、区分大小写、使用通配符等多个选项 供用户选择使用。 基本操作查找和替换 v突出显示 在查找文档时，单击【阅读突出显示】按钮，在弹出的下拉菜单中选择 【全部突出显示】命令。所有查找到的内容将被标识以黄色矩形底色，并且 在关闭【查找和替换】对话框或对Word文档进行编辑时，该标识不会取消。 基本操作替换文本 v基本替换 【替换】功能可以帮助用户进行重复的文本查找并执行替换操作，从 而批量修改文档内容，提高办公效率。 基本操作查找和替换 v替换格式 Word不但能够替换文本内容还可以查找并替换字体、段落、制表位 、语言、图文框、样式和突出显示等选定的格式。 要替换格式需要打开【查找和替换】对话框，使用【替换】选项卡中 的【更多】按钮展开【搜索选项】，再单击【格式】按钮来设置要查找和 替换的格式。 基本操作查找和替换 v定位 当