《Excel应用绝招》PPT课件.ppt

EXCEL絕招 林志華 先生 孫戈明 先生 Excel應用絕招 資料同步的圖表 篩選數據 複雜數據的排序 小計 設置打印范圍 資料同步的圖表 製作一個資料同步的圖表，即使圖表中的 資料不斷修改，也能夠立即更新即時的數 據，從而不必重新生成圖表。 步驟 資料同步的圖表 1.選擇要生成圖表的區域，按“插入”“圖 表”。 選取的區域 插入 圖表 資料同步的圖表 2.選擇圖表類型，按“完成”。 圖表類型 完成 資料同步的圖表 3.這樣便生成出一個資料同步的圖表。 同步數據生成圖表 資料同步的圖表 4.修改所選范圍數據，圖表就會自動更新。 更改的數據 更新同步的圖表 返回 篩選數據 由於數據量有時很大，於是有時需要作出 數據的篩選。 Excel中有這個功能，但是一次只能篩選 一個區域的數據。 步驟 1.選擇要篩選區域，按“資料”“篩選”“ 自動篩選”，在選擇的區域中會以列為單 位多一些小箭頭。 篩選數據 篩選自動篩選 小箭頭 篩選數據 2.按包含數字列的箭頭，點選“(自訂)”， 即彈出自訂條件篩選的窗口。 小箭頭 自訂 篩選數據 3.選擇篩選的條件，如“大於”、 “小於”、 “ 等於”、 “大於或等於”、“小於或等於”等 等，而右邊的空格則可以填上文字或數字 。 選擇條件 篩選數據 4.按“確定”即完成操作。 條件：選擇大於5000的數據 結果：大於5000的數據 返回 複雜數據的排序 有時，數據表示很複雜，如：“模式1的機 器有10部”，“模式2的機器有15部”， 但在排序工作中，我們只對“10”，“20” 這些數字感興趣，而要抽離這些數字則有 些困難，所以我們可以使用分列功能排序 。 步驟 複雜數據的排序 1.選擇需要排序的列，按“資料”“資料剖 析”。 資料 複雜的數據 資料剖析 複雜數據的排序 2.選擇“固定寬度”，單擊“下一步” 固定寬度 下一步 複雜數據的排序 3.在要分欄的數據前及數據後點擊增加分欄 線，按“完成” 分欄線 分欄線 完成 複雜數據的排序 4.完成後框選要排序的區域，選擇“資料 ”“排序” 框選數據 資料排序 複雜數據的排序 5.主要鍵選擇分出來的數據，選擇按“遞增” 方式排序，按“確定” 主要鍵 遞增 確定 複雜數據的排序 6.完成後即已經按遞增方式排序 排序前 排序後 返回 小計 有時，需要在一些雜亂無章的數據中統計 出一些有用的資料，則需要用到小計的功 能。例如：要統計出某幾個人各項的支出 與收入；公司各部門的收支情況等等。 步驟 小計 1.為免影響數據完整性，在進行小計前請先 複制將要統計的內容。 2.按“資料”“小計”。 資料 小計 小計的數據 小計 3.分組小計欄位表示用來作小計項的欄位， 使用函數則表示小計的方式，如計算總和 或統計個數等等，新增小計位置則表示用 那一項的數據作為小計的方式，即用那一 項收據計算總和，統計個數等等。 使用姓名作欄位 使用加總方式 以金額作為加總 小計 4.所得結果以人名作為 統計單位，以金額作 為總和結果。 人名 金額總和 小計 5.可選擇不同方式瀏覽小計的資料。 總計 分欄總計 返回 設置打印范圍 在Excel中，可以設置一個打印范圍實現 選擇性打印，這樣便可以把不需要打印的 區域(如一些輔助的儲存格)刪除掉。 步驟 設置打印范圍 1.框選需要打印的區域 需要打印的區域 不需要打印的區域 設置打印范圍 2.按“檔案”“列印范圍”“選擇打印范圍” 。 列印范圍 設定列印范圍 檔案 設置打印范圍 3.預覽列印即可觀察打印的范圍。 只列印所選的范圍 設置打印范圍 3.按“檔案”“列印范圍”“取消打印范圍” ，可取消選擇