东风（十堰）车身部件有限责任公司档案管理标准.doc

档案管理标准1 范围 本标准规定了档案管理工作的分工、职责、建档规范、档案保管、档案统计、档案鉴定和销毁、档案查阅、档案库房管理、档案保密、档案接收和验收、档案的开发和利用等方面的方法和要求。 本标准适用于东风（十堰）车身部件有限责任公司档案管理。2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准引用而构成标准条文。在标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用标准的各方面应探讨使用下列标准最新版本的可能性。Q/DFCP 0101-2003 标准化管理标准3 档案管理工作分工 3.1 综合管理部档案室负责对公司档案实行统一管理。 3.2 财务部负责会计档案的立卷归档。 3.3 综合管理部办公室负责文书档案、行政管理、党群工作类、生产、经营类档案资料的立卷、归档。3.4 其它档案由档案员负责立卷归档。4 综合档案室职责 4.1 贯彻执行党和国家档案管理工作的方针、政策和法规，落实东风汽车公司档案处及东风实业有限公司档案部门对档案管理工作的部署。 4.2 负责公司档案的集中管理。 4.3 负责制（修）订档案管理标准、工作制度办法。 4.4 负责档案工作的总结和科研成果的申报工作。 4.5 负责档案工作与各业务部门的协调。 4.6 指导财务档案、文书档案的业务工作。 4.7 组织档案管理人员参加与档案管理工作有关的活动。 4.8 负责档案的收集、整理、积累、归档、编研、提供利用工作。4.9 负责组织档案的鉴定、档案保管期限的划分和对过期档案的处理。5 档案建档规范 5.1 党群工作、行政管理类档案执行“东风汽车公司标准（EQ21-5-95）” 5.2 经营管理档案执行“东风汽车公司标准（EQ21-6-95）” 5.3 产品档案执行“东风汽车公司标准（EQ21-7-95）” 5.4 科学档案执行“东风汽车公司标准（EQ21-8-95）” 5.5 基本建设档案执行“东风汽车公司标准（EQ21-9-95）” 5.6 设备档案执行“东风汽车公司标准（EQ21-10-95）” 5.7 会计档案执行“东风汽车公司标准（EQ21-11-95）”6 档案保管 6.1 档案的保存必须采用专用档案柜。档案柜要排列科学，不靠墙，通道采用迂回式，避免独头式。档案柜之间的通道应不小于900mm，底图柜通道不小于1200mm。 6.2 柜内案卷排列应从上至下，从左至右。 6.3 底图必须锁边装入底图袋，平放保管，严禁折放。 6.4 各类档案要分别排列保管，严禁各类档案交叉或混杂排列。 6.5 定期对库藏档案进行清理、核对，做到帐、物相符。 6.6 对破损或载体变质的档案要及时修复和复制。 6.7 对移交、鉴定、销毁等减少的档案要及时注销。 6.8 案卷封面填写要符合规定，标题表达清楚、与卷内文件内容一致，书写要美观工整。 6.9 卷内目录、备考表要填写完整。 6.10 永久、长期保存的档案，金属物要去掉，装订整齐。6.11 卷内文件材料要整齐准确、书写、编写张号要符合要求。7 档案统计 7.1 库藏量的统计（案卷数、底图总数） 7.2 分类档案数量统计 7.3 归档率、完整率、利用率 7.4 利用效果统计 8 档案的鉴定和销毁 8.1对已到保管期限和超过期限的档案，根据具体情况组织鉴定，鉴定工作由档案室负责人、部门主管领导、相关技术人员和档案管理人员组成鉴定小组对档案进行鉴定。 8.2 鉴定档案时，应以档案保管期限表为依据，确定档案保管期限。对已超过 保管期限的档案提出清单。 8.3每次鉴定结束，应写出鉴定报告，由鉴定小组负责人签名，并注明鉴定日期。销毁档案必须严格管理，由档案鉴定小组提出意见，出具档案销毁清单，经主管领导批准，并报送公司档案部门备案。 8.4档案通过鉴定，达到规定保管期限，案卷质量达到规定标准。在鉴定过程中如发现档案不准确、不完整，应责成有关部门和人员及时修改、补充。 8.5 销毁的档案要严格保密.9 档案的查阅 9.1坚持严格管理和提供利用的原则，建立档案借阅登记本，凡借阅档案者必须履行登记手续。 9.2查阅一般档案，履行登记手续后，方可查阅。 9.3外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，经主管领导批准，方可查阅。 9.4查阅档案时，不得在档案上划线、涂改、拆散抽页、折叠，要保持卷、册、盒的清洁，防止污损，保证档案的清洁、完整。 9.5一般情况下，档案不允许外借，若遇特殊情况需外借时，由主管领导批准，并有借阅期限，到期由档案员负责收回。 9.6借用档案，未经许可不得转借和复制，一经发现将予以考核，遗失档案除考核外，要追究责任。 9.7会计档案除财务人员查阅外，其它人员原则上不允许查阅。凡查阅会计档案应由主管财务经理签字方能查阅。10 档案库房的管理 10.1库房的管理工作应以防为主、防治结合，定期检查，认真执行“七防” （防火、防盗、防尘、防潮、防光、防有害生物、防污染）安全措施。 10.2库房与办公室、阅览室必须分开。 10.3库房内严禁存放易燃易爆物品、食物，严禁种养花卉。 10.4档案管理人员应经常检查库房安全状况，如发生丢失、被盗、破损等情况，应及时向领导反映，并采取相应措施。 10.5档案管理人员离开库房时，应关好门窗，并切断电源。 10.6非档案管理人员，未经许可，不准进入档案库房。 10.7库房内档案柜之间保持畅通，地面保持清洁。 10.8坚持节假日和定期安全检查制度。11 档案的接收和验收 11.1对接收的档案要认真进行验收，保证案卷质量，办理交接手续。 11.2案卷封面填写要符合规定，标题表达清楚、与卷内文件内容一致，书写要美观工整。 11.3卷内目录、备考表要填写完整。 11.4永久、长期保存的档案，金属物要去掉，装订整齐。 11.5卷内文件材料要整齐准确、书写、编写张号要符合要求.12 档案的开发、利用 12.1档案的开发利用，是档案管理部门一项重要的业务工作，对改善管理，提高产品质量，降低