《Word使用技巧》word版.doc

论文排版超有用的word小技巧 一、奇偶页显示不同内容 在专业出版的书籍中，常常看到书籍中奇偶页的页眉会显示不同的内容，以方便用户在书籍中快速查找资料。而在Word 2000中，用户也可以很方便地在文档奇偶页的页眉中显示不同的内容。 打开需要设置页眉格式的Word文档，选择“文件”菜单中“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，接着单击“版式”选项卡，在“页眉和眉脚”选项区中将“奇偶页不同”复选框选中，最后单击“确定”按钮结束设置。 选择“视图”菜单中“页眉和页脚”命令，将视图切换到页眉和页脚视图方式。这时可以看到光标在奇数页页眉编辑区中闪烁，输入奇数页眉内容；单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮，将光标移到偶数页页眉编辑区，输入偶数页页眉内容。 二、在页眉中显示章编号及章标题内容 要想在Word文档中实现在页眉中显示该页所在章的章编号及章标题内容的功能，用户首先必须在文档中对章标题使用统一的章标题样式，并且对章标题使用多级符号进行自动编号，然后按照如下的方法进行操作。 选择“视图”菜单中“页眉和页脚”命令，将视图切换到页眉和页脚视图方式。 选择“插入”菜单中的“域”命令，打开“域”对话框。从“类别”列表框中选择“链接和引用”，然后从“域名”列表框中选择“StyleRef”域。 单击“选项”命令，打开“域选项”对话框，单击“域专用开关”选项卡，从“开关”列表框中选择“n”开关，单击“添加到域”按钮，将开关选项添加到域代码框中。 单击“样式”选项卡，从“名称”列表框中找到章标题所使用的样式名称，如“标题1”样式名称，然后单击“添加到域”按钮。 单击“确定”按钮将设置的域插入到页眉中，这时可以看到在页眉中自动出现了该页所在章的章编号及章标题内容。 三、修改页眉中的划线格式 用户选择在文档中使用页眉后，在页眉中就会出现一条横贯页面的划线。如果你对系统设置的划线格式不满意的话，可以采用下面的方法进行修改。 方法1：选择“视图”菜单中“页眉和页脚”命令，将视图切换到页眉和页脚视图方式。将光标定位到页眉位置处，选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”选项卡，在“边框”设置页面中可以看到页眉中使用的是宽度为“0.75磅”的单实线。 如果需要修改页眉中的划线格式，可在此对话框中对边框的线型、颜色、宽度等项目进行修改。例如将划线由单实线改为双实线时，首先在“线型”下拉列表中选择“双实线”，然后在预览区域中单击两次下线按钮，即可将线型更改成双实线。 如果你不想在页眉中使用划线，只需在“设置”中选择“无”边框格式即可。 方法2：在Word 2000中页眉中使用的划线格式是由“页眉”样式中的设置所决定的，如果你想永久改变在页眉中所使用划线的格式时，只要在“页眉”样式中对划线格式进行修改就可以了。 选择“格式”菜单中的“样式”命令，打开“样式”对话框。在“样式”列表框中选择“页眉”，然后单击“更改”按钮，打开“更改样式”对话窗口。 单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“边框”选项，打开“边框和底纹”对话框，然后按照修改页眉中的划线格式方法1所介绍的操作方法修改页眉中的划线格式。修改结束后，单击“确定”按钮返回“更改样式”对话窗口。 将“添至模板”复框选中，将样式添至附于活动文档的模板，以便使修改后的“页眉”样式可用于基于该模板新建的文档。单击“确定”按钮返回“样式”对话框，单击“应用”按钮结束设置。 以后只要在文档中使用页眉，在页眉中就会自动应用经过修改后的划线格式。 四、在任意位置插入页码 一般情况下我们都是在Word文档页面的上方或者下方位置插入页码。其实在Word 2000中，只要你愿意，就可以在Word文档页面中的任意位置插入页码。例如可以在页面左右页边中插入页码。 选择“视图”菜单中“页眉和页脚”命令，将视图切换到页眉和页脚视图方式。单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮，然后拖动鼠标在文档中任意位置绘制一个文本框。 单击“页眉和页脚”工具栏上的“插入页码”按钮。这时在文本框中就出现了该页所在的页码。此外还可以在文本框中添加其他说明文字，为文本框设置边框和底纹效果等。 采用此方法设置的页码对该文档中所有的页面都有效。 实用小技巧： 解决Word页码设置问题 我们通常在装订打印的文件或材料时，要求封面不显示页码，而页码“1”要从第二页开始显示，也就是正文开始页。很多人的习惯是把封面和正文做成两个文档来解决，但这样毕竟不太正规，而且有时显得杂乱，能不能在一个文档中解决这个问题呢？嘿嘿，回答是“能”，现在俺就把这种方法告诉你，大家可要看好了。 第一步，将光标移到封面中最后一行的末尾处（切记必须如此执行，不然封面和正文会连续显示页码），执行“插入分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框，选择“分节符”类型中的“连续”一项，单击确定按钮。 图1 “分隔符”对话框第二步，删除第二页产生的空行，然后可以把光标移到第二页任意位置，执行“插入页码”命令，在随后出现的“页码”对话框中，单击格式按钮，在“页码编排”一栏中选择“起始页码”。 图2 “页码”对话框第三步，按两次确定按钮后，退出“页码对话框”，这时会看到封面和第二页的页码均为“1”，把光标返回到首页，再次进入到“页码”对话框中，去掉“首页显示页码”复选即可。 图3 设置起始页码如此一来，我们就可以在一个文档中实现从正文页开始显示页码“1”，而不必将封面和正文做成两个文档那么麻烦了，大家还等什么，快去试试吧。 写毕业论文的注意了： 怎样自动生成目录 微软WORD这个软件大家都很熟悉，但有不少功能我们并没有用到，其中不乏非常实用的。今儿个我给大家介绍一下如何用WORD自动生成目录。这对那些用WORD写书，写论文的朋友很有帮助。 优点：用WORD根据文章的章节自动生成目录不但快捷，而且阅读查找内容时也很方便，只是按住Ctrl点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页，更重要的是便于今后修改，因为写完的文章难免多次修改，增加或删减内容。倘若用手工给目录标页，中间内容一改，后面页码全要改是一件很让人头痛的事情。应该自动生成的目录，你可以任意修改文章内容，最后更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去。 步骤：（以下内容在WORD2003中操作，其它版本WORD略有差别，但大同小异。） 1在格式中选样式与格式 2出现右边的一条“样式格式”栏，这里面主要就是用到标题1，标题2，标题3。把标题1，标题2，标题3分别应用到文中各个章节的标题上。例如：文中的“第一章 制冷概论”我们就需要用标题1定义。而“1.1制冷技术的发展历史”就用标题2定义。如果有1.1.1那就用标题3来定义。 3当然标题1，标题2，标题3的属性（如字体大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。修改方法：右键点击“标题1”选“修改”，会弹出修改菜单，您可以根据自己的要求自行修改。 4用标题1，2，3分别去定义文中的每一章节。定义时很方便，只要把光标点到“第一章 制冷概论”上，然后用鼠标左键点一下右边的标题1，就定义好了；同样方法用标题2，3定义1.1；1.1.1；依此类推，第二章，第三章也这样定义，直到全文节尾。 5当都定义好后，我们就可以生成目录了。把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置，选插入-引用-索引和目录 6选第二个选项卡目录，然后点右下的确定。就OK了。 上图就是自动生成的目录 7当你重新修改文章内容后，你需要更新一下目录，方法是：在目录区域内，点右键，选更新域 8当选更新域后，会出现上图的选框，选第二个“更新整个目录”点确定。就OK了。 Microsoft Word 的一些小技巧 文/于 东1、文档的作者名称、缩写和联系地址：有的人的电脑可能是请技术人员安装的，所以Word的作者信息可能是随便写的，我们可以在“工具”“选项”“用户信息”中修改。2、找回丢失的Word文件:第一个地方：单击“打开”按钮，选“文件类型”框中的“所有文件”选项。在文件夹列表中，双击含有打开备份文件的文件夹。单击“视图”按钮。在“名称”栏中，文件名显示为“XX备份”，在“类型”框中，文件的类型显示为“microsoft word备份文件档”。找到该文件并双击。则打开该文件。（要找会丢失文件的前提是，必须在word中设置成“保留备份”，并且文件已经保留了备份。）第二个地方： 启动Word2000，单击“打开”命令。 在文件夹列表中，双击Windows文件夹内的Temp文件夹，在“文件类型”框中选择“所有文件”。（XP和2000 的目录C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftWord） 打开恢复的文档，每个恢复的文档都命名为“自动恢复保存的文件名”，扩展名doc。 单击“保存”命令按钮，在“文件名”框中输入文件名，当看到询问是否替换已有文档的提示信息时单击“是”，这样你就可以用现在的文件名打开并编辑文档了。第三个地方：（1）点击我的电脑。（2）点击菜单栏中的工具“文件夹选项”。（3）点击查看，把“隐藏受保护的系统文件”前面的选项去掉；“显示所有文件和文件夹”选中。确定。（4）在你的WORD文件的同一目录下就有一个“$crosoft文件名.doc ”的隐藏文件。3、给文档设定打开权限密码和修改权限密码：可以在文档打开和修改时设定密码，其方法是“文件”“另存为”右上角的“工具”“常规选项”。4、Word斜线表头:将插入点定位在单元格中。然后执行“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令，当出现对话框后，选择“表头样式”（共有5种可选择），分别填入“行标题”（右上角的项目）、“列标题”（左下角的项目）和“数据标题”（中间格的项目）以及“字体大小”等，最后按确定退出。删除斜线表头的方法是，单击要删除的斜线表头，当周围出现选定标记时，按Del键即可删除该斜线表头。5、定义印刷样式的页眉:印刷制品的页眉经常是章节标题加页数，十分漂亮，其实word也可以达到这个功能： 1、插入页码：位置-页眉，对齐方式-外侧 2、分别在奇数页页眉和偶数页页眉插入域代码：STYLEREF? 标题 1 （其中标题 1为你想使用的样式名称） 3、通过制表位调节显示位置使其美观 4、根据章节划分应用样式后，页眉自动显示相应的标题如果你有双面打印机，那打印出的成品将和印刷品一样。马上去试一下吧6、将多页缩放成一页并进行正反打印:如果你有一篇很长的电子文档，比如说是一本产品说明书，在电脑上看，太不方便，打印出来，又太浪费纸张，这时，可以使用缩放功能将好几页的文章打印在一张纸上。打开文档，选择菜单 文件-打印，在右下角的缩放处选择你希望的每页版数，比如用2版（可以获得清晰的效果）。为获得双面打印的效果，页码则需要进行人工控制。第一次，在页码范围中输入1-2,5-6,9-10等。打印完成后，将纸重新装入打印机，再次进行缩放打印，这次在页码范围中输入3-4,7-8,11-12等。7、快速去除越链接下划线:在frantpage2002中的链接一般均带下划线，要去除一划线的方法很多，但较复杂。本人采用工具栏中的下划线按钮即可快速去除。特别是一个页面中有较多链接时可一次全选后去除。效果与采用其它方法的一样。供各位网友参考！8、去除页眉的横线:在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线。这时可以采用下述的方法去掉： 1、确认插入点位于页眉 2、选取格式选项，选取边框和底纹，边框设置选项选择无，应用于选择段落，确定即可。9、鼠标“双击”在Word编辑中的应用:在使用Word进行文本编辑时，许多人都忽视了“双击”这一快捷键。下面是作者在使用Word当中总结的一些双击技巧。 1、双击“工具栏”空白处，可弹出“自定义”对话框。 2、 双击“垂直标尺”或“水平标尺”空白处，可弹出“页面设置”对话框。 3、双击水平标尺上的标记，可弹出“段落”对话框。 4、双击“滚动条”上方的拆分框，可将窗口拆分两个窗口。 5、选中被复制文本后，双击“格式刷”按钮，可进行连续的格式复制。 6、双击“状态条”空白处，可弹出“查找和替换”对话框。 7、双击“状态栏”工具栏的某个按钮和模式，可将其打开或关闭。10、更快速的“全部保存”:有文章介绍过,在Word 2000中想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可；其实有更快速的方法：可以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。11、Word 表格计算:在Word 2000的表格中，可以进行比较简单的四则运算和函数运算。其使用方法是：将插入点定位在记录结果的单元格中，然后打开“表格”下拉菜单中的“公式”命令，出现对话框后，在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”。计算公式可引用单元格，表格中的列可用A、B、C等表示，行数用1、2、3表示12、标尺的应用:文章常常需要对齐，而英文字母大小不一，容易造成偏差，标尺的移动却只能按一个字符的位置移动，如果按住Alt再移动标尺，就会发现标尺可以随心所欲的移动了13、WORD视图及应用：1、普通视图方便输入的视图 在Word中，普通视图是预设的视图，Word自动优化一些设置。您可在其中键入、编辑文字，并且编排文字的格式。 普通视图显示文字的格式，但是简化了页面的布局，不显示图形、页眉页脚、分栏等情况，只是用一些记号表示分页、分栏等信息，这样可快速键入或编辑文字。 如果文档处在另一种视图中，可切换到普通视图，方法是：单击“视图”菜单中的“普通”命令。 2.页面视图适合与图片的视图 在页面视图中，您可查看与实际打印效果相一致的文稿，看到对象在实际打印的页面中的位置，是一种“所见即所得”状态。 这个视图对于编辑页眉和页脚、调整页边距，以及处理分栏、图形对象和边框、从其它应用程序获得的对象都是很有用的，可以显示垂直标尺，分页/节符。 要切换到页面视图，请单击“视图”菜单中的“页面”命令。这是初学者应首选的视图。 3. 大纲视图 大纲视图中可创建/查看文档的组织结构。并且可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文。在大纲视图中，您可折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档。 要切换到大纲视图，请单击“视图”菜单中的“大纲”命令。在组织长文档时，是一个较好的选择。 示范：利用大纲工具栏建立文档结构。 1. 主控文档视图 主控文档是一套独立的文件或称子文档的“容器”。使用主控文档视图可以将多篇Word文档组成一篇主控文档（例如具有多个章节的书）。 可对长文档进行编辑（将多个文档当作一个整体，为其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录，添加索引，创建交叉引用），而不用打开单个的文档。可以在某一文档窗口中进行工作，同时仍能看到各部分的安排。 要切换到主控文档视图，请单击“视图”菜单中的“主控文档”命令。 2. 联机版式视图 联机版式视图是Word97中的新功能，可以处理Word的Web出版物和联机阅读。优化了布局，正文显示得更大，并且折行以适应窗口，而不显示为实际打印的形式。在默认情况下，联机版式视图包括一个可调整大小的查找窗格，称为“文档结构图”，可以显示文档结构的大纲视图。单击文档的一个大纲主题，可立即跳转到文档的相应部分。要切换到联机版式视图，请单击“视图”菜单中的“联机版式”命令14、利用F4键加快文字输入在Word2000中F4键可以用来紧接着重复输入已输入过的内容，对于英文输入，F4键重复