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秘书学概论 杨树森第一章 绪论- 2 -第一节  我国当代秘书学的诞生- 2 -一、当代秘书学诞生的意义- 2 -二、当代秘书学诞生的标志- 2 -第二节  秘书学的性质与对象- 2 -一、秘书学的性质特点- 2 -二、秘书学的研究对象- 3 -第三节   秘书学的结构体系- 3 -第四节 研究与学习秘书学的方法- 4 -一、研究秘书学的方法- 4 -二、学习秘书学的方法- 4 -第二章  秘书发展史略- 4 -第一节  秘书的起源- 4 -一、秘书产生的前提- 4 -二、我国秘书的起源- 4 -第二节   春秋战国时期的秘书- 4 -一、良史型秘书- 4 -二、客卿型秘书- 5 -第三节   封建社会的秘书- 5 -一、秦汉时期的秘书- 5 -二、唐宋时期的秘书- 5 -三、清朝时期的秘书- 5 -第四节   现代秘书工作述略- 5 -一、建国前后的秘书工作- 5 -二、海外秘书的发展概况- 6 -第五节  秘书历史上的经验教训- 6 -一、秘书工作的政治性很强- 6 -二、秘书工作要求知识广博- 6 -三、秘书工作的规范性很严- 6 -四、秘书职业道德要求很高- 7 -五、历史上重要的秘书思想理论- 7 -第三章 秘书职业- 7 -第一节 秘书的特性与定义- 7 -一、秘书的特性- 7 -二、秘书的定义- 7 -第二节  秘书的分类- 7 -一、两大部类分类法- 7 -二、两个层次分类法- 7 -第三节   秘书职业的特征- 8 -一、遍布管理领域- 8 -二、近身围核运转- 8 -三、综合服务领导- 8 -第四章 秘书部门- 8 -第一节  秘书部门的位置- 8 -一、典型的秘书部门- 8 -二、广义的秘书部门- 8 -三、临时性秘书部门- 8 -第二节   秘书部门的性质与结构- 8 -一、秘书部门的性质- 8 -二、秘书上部门的结构- 8 -第三节   秘书部门的职能与机制- 8 -一、秘书部门的职能- 8 -二、秘书部门的运转机制- 9 -一、秘书本门的管理- 9 -二、秘书部门的建设- 9 -第五章   秘书工作的性质与宗旨- 10 -第一节   秘书工作的性质- 10 -一、秘书工作的本质属性- 10 -二、秘书工作的其他属性- 10 -第二节   秘书工作的宗旨与重心- 10 -一、秘书工作的形势- 10 -二、秘书工作的宗旨- 10 -三、秘书作用的重点- 10 -第六章   秘书工作的主要职能（上）- 11 -第一节   办文职能- 11 -一、秘书写作- 11 -二、文书处理- 11 -第二节   办会职能- 11 -一、会务工作简述- 11 -二、会议组织管理- 12 -三、会见会谈会展- 12 -第三节   办事职能- 12 -一、值班、接待和信访- 12 -二、保密、机要、保卫工作与印信管理- 13 -三、出差、随从工作与其他- 15 -第四节 突发事件处理- 15 -一、突发事件的概念- 15 -二、突发事件的特点- 15 -三、突发事件中的秘书工作- 15 -第七章 秘书工作的主要职能（下）- 15 -第一节  参谋职能- 15 -一、秘书参谋划职能原理- 15 -二、秘书参谋的原则、方法- 16 -第二节 信息民政局调研- 17 -一、信息工作- 17 -二、调查研究- 18 -第三节 协调与督查- 18 -一、协调工作- 18 -二、督促检查- 19 -第四节 机关行政事务管理- 20 -一、机关行政事务管理的内容、特点- 20 -二、机关行政事务管理的指导原则- 20 -第八章  秘书工作的方法指向与规律- 20 -第一节 秘书工作的方法指向- 20 -一、为领导工作前期铺垫- 20 -二、为领导工作拓展延伸- 20 -三、为领导工作补偿代劳- 21 -四、配合领导管理时间- 21 -第二节  秘书工作的规律- 22 -二、秘书工作的特殊规律- 23 -三、秘书经常性工作规律- 23 -四、对立统一规律的运用- 23 -第九章  秘书人际关系- 24 -第一节 秘书与领导的关系- 24 -一、秘书与领导关系的多维性- 24 -二、秘书处理与领导关系的基础- 24 -三、秘书处理与领导关系的方法- 25 -四、秘书与领导群体的关系处理- 26 -五、女秘书与男上级的关系- 26 -第二节 秘书与同事及部门的关系- 26 -一、秘书与秘书同事的关系- 26 -二、秘书与其他部门的关系- 26 -第三节 秘书与公众媒体的关系- 27 -一、秘书与公众的关系- 27 -二、秘书与媒体关系- 27 -第十章 秘书的素质要求- 27 -第一节 秘书的政治素质- 27 -一、远大的人生理想- 28 -二、坚定的党性原则- 28 -三、高度的政治责任感- 28 -第二节 秘书的观念更新- 28 -二、创新观念- 28 -三、系统观念- 28 -第三节 秘书的作风修养- 28 -二、艰苦奋斗的作风- 29 -三、快准细严的作风- 29 -第四节  秘书的职业道德- 29 -一、埋头工作，突出领导- 29 -二、服从指挥，当好助手 ；- 29 -三、谦虚谨慎，平等待人 ；- 29 -四、廉洁奉公，不谋私利 ；- 29 -五、严守秘密，克服虚荣 ；- 29 -六、重诺守信，以诚待人- 29 -第五节 秘书的智能素质- 29 -一、秘书的知识结构- 29 -二、秘书的智力结构- 29 -三、秘书的能力结构- 30 -四、秘书的技能要求- 31 -第一章 绪论第一节  我国当代秘书学的诞生一、当代秘书学诞生的意义（一）促进了上层建筑的建设当代秘书学与当代行政管理学、领导学、决策学、咨询等系列新兴学科，几乎在同一时期诞生，秘书学比领导学还略早一点。它们共同构成了我国人文社会科学领域中的政治学科系列，对贯彻党的十一届三中全会路线，反思与纠正“文革”及其前后的错误路线，发挥了重要作用。（二）促进了秘书工作的飞跃（三）促进了秘书人才的培养二、当代秘书学诞生的标志一门学科诞生的标志可能有多种，而最基本的应当是学科专业论著的问世与学术带头人的出现。新中国建立后20世纪80年代以前，秘书工作受到重视，档案学科先行一步有所建树，但专门的秘书学科并未形成。表现为：（一）全国没有一本正式出版的秘或秘书学著作，也基本上没有公开发表的研究秘书学的论文。（二）全国没有一所专门培养秘书的高等院校或中专学校，自然也就没有秘书学教材与教师。（三）全国没有一份公开发行的秘书刊物。也没有秘书学会与秘书学术活动。（四）许多与秘书相关的学科咨询学以及信息学等，也还没有形成，新兴学科的相互借鉴与渗透的条件尚不存在。我国第一代的秘书学论著，有三个主要特点：一是它们都是作者各自独立编撰成书的，因为当时没有多少可供参考的资料，没有今天信息沟通的有利条件。因此这些论著的论述重点与结构体系各不相同，使我国秘书学一开始就展现了百花齐放、异彩纷呈的局面，反映出新兴学科的必然特色，有了一个有利于争鸣的良好开端。二是大多数作者都是从事过多年秘书工作，甚至秘书领导工作的“老秘书”，包括一些“文革”后转行到高校任教的教师，他们的著作，理论联系实际的色彩很浓，对秘书工作的指导有很高的实用价值。三是这些著作的内容都是围绕秘书工作展开的，主要讲的是现实的秘书工作（包括公文工作），虽然也探讨了部分理论与秘书工作规律，但对于秘书学基本理论的上升与创新还显得不够，有的理论尚不成熟。与此同时，还出现了三个方面的与秘书学密切相关的新事物：（一）秘书院校的出现。（二）秘书学会与秘书学术活动的出现。我国最早的一批秘书学会（协会、研究会）也是这一时期出现的。最早的一家是：四川电子工业秘书学会。（三）秘书杂志的出现。如果以秘书论著及其作者的出现为主要标志，再结合我国首批秘书院校、秘书学会、秘书学术活动和秘书杂志的出现，可以准确地说，我国当代秘书学诞生于20世纪80年代初期。当代秘书学诞生的原因主要有三个方面的原因：（一）党的十三届三中全会路线，推动了新兴学科的诞生。（二）经济建设，改革开放，召唤着秘书学的诞生。（三）学科带头人的出现，促成了秘书学科的诞生。第二节  秘书学的性质与对象一、秘书学的性质特点（一）秘书学是一门新兴学科。经过近二十五年的发展，它正在越过前学科阶段进入常规学科阶段。它的基本概念、研究对象、结构体系等已渐趋清晰，许多理论问题获得学术界与实际工作者的基本认同。（二）秘书学是一门交叉学科，也可以说是一门交叉性应用学科。一方面近代科学的发菜迅猛，科学的分化越来越细，学科也就越来越多；另一方面由于人类日益深刻地认识了各门学科的相互联系与相互转化的丰富内容中，传统学科界限不断被打破，边缘学科、横断学科、综合性学科等交叉学科大量兴起，科学在高度分化的基础上实现着新的综合。世界上对于交叉学科的研究有许多说法，按照我国著名科学家钱学森的见解，科学技术体系可分为四个层次、十个组成部分。这四个层次是：哲学、基础科学、技术科学、工程技术。其中基础科学由自然科学、数学、社会科学三部分组成。什么是交叉学科呢？中文里的交叉学科，近似国外的“跨学科学科”可解释为“涉及两种以上训练的，涉及两门以上学科的”、“各学科之间的、多学科的，以两个或两个以上的学科或研究领域的参与与合作为特征的学科”。归纳起来说，凡是超越一个已知学科的边界而进行的涉及两个或两个以上学科的学科，均可以称为交叉学科。由于秘书工作内容方面的全方位性和广泛性，决定了同秘书学交叉综合的学科众多，各行各业都有秘书，各行各业的学问都与该行业的秘书工作有关。与秘书学交叉综合关系密切的主要有五个方面：（1）文、史、哲、经济、心理等传统学科。（2）政治、管理、领导、咨询、决策等政治系列的学科。（3）文书、档案、机要、会议、接待等秘书专业的分支学科。（4）信息论、系统论等方法论学科应用技术。（5）数学等自然科学。在进入网络时代与数字化时代的时候，这是不难理解的。（三）秘书学是一门政治性很强的学科。这包括三个方面的含义：1、秘书和秘书工作是直接为领导决策与管理服务的，其政治性自然很强。2、我国秘书的主体是党政机关的秘书，这是由社会体制决定的，并不决定于他们人数的多少，加上类似机关模式的国有企事业领导机构，以及工、青、妇、军队、民主党派等的秘书，数量也是很大的。3、秘书工作的许多方面的内容，诸如公文、信息、信访、保密、督查，无不政策性极强，政策性是政治性的重要体现。（四）秘书学是一门实践性很强的应用学科。它不是抽象的思维学科如数学中的几何，主要依靠分析、推理去认识掌握；也不是依靠形象思维的文艺创作、依靠实证归纳的药物学。（五）秘书学是一门辩证性很强的学科。政治学科不可能是绝对的、精确度很强的理论。在自然科学与技术科学中，一般能用精确的数字来表示事物变化的规律。二、秘书学的研究对象（一）秘书学的学科起点每一门学科都有它的逻辑起点，它是构建这门学科的基石。秘书学的研究起点是秘书，秘收是一切秘书工作的主体，一切秘书工作是通过秘书去做的，一切秘书工作的规律，也是要秘书去认识和掌握的。有的认为：“秘书是秘书学概念体系中最基本的概念，具有最简单、最常见和最普遍的品格；它是秘书学的科学对象秘书活动的主体；它是秘书学的总纽结，可以据此罗织全部知识单元。”（二）秘书学的研究对象关于秘书学的研究对象，曾有多种不同的说法。我们认为总的来说，秘书学是研究秘书人员通过信息性、事务性、技术性的服务，近距离辅助领导决策与管理的活动及其规律的学问。具体地说，包括这些活动的目的意义、功能价值、原则方法、科技手段，以及人员素养、经验教训等，均属研究的范转。通俗地说，也就是研究秘书工作及其规律。第三节   秘书学的结构体系秘书学是建筑在生产关系的基础上，它反映、维护、加强和完善生产关系的需要，以求进一步达到支配、驾驭、控制社会事物演变过程的目的。秘书学的组成部分，包括以下六个方面：一、秘书历史 通过源远流长的秘书工作历史，以史为鉴，批判继承，探求古为今用的规律性的经验教训。二、秘书职业 秘书职业是指对秘书的研究。这是学科的起点，秘书的定义、秘书的分类、秘书的职业特点、秘书的素质要求、秘书资格、秘书的社会职业化趋势等，是学科结构的重要内容。三、秘书群体 我国的秘书绝大多数都处在各种秘书部门中，组成群体，分工协作去实现辅助领导的任务。秘书个体一般指的是部分私人秘书，这种情况将会存在很长的时期。四、秘书工作 这是秘书学研究的中心问题，又可包括四个方面：（一）方针政策。 （二）任务内容。（三）工作方法、技能。（四）工作规律或带规律性的问题。五、秘书环境  主要包括三个方面：（一）秘书的职能环境，包括内部、外部环境等。   （二）秘书的物质环境，包括办公手段、设备，特别是办公自动化与网格化软硬件。   （三）秘书的人际关系，最主要的是秘书与本级领导的关系，这是秘书学的中一个十分值研究的问题，它直接影响着秘书工作的成败。也还有秘书与上级部门、同僚、基层下属、客户、新闻界、外宾，特别是人民群众的关系六、其他   如对秘书思维问题的适当讨论，有助于从思维的角度研究秘书的素质与秘书工作的特殊运动方式，以求提高秘书的现代素质。第四节 研究与学习秘书学的方法一、研究秘书学的方法（一）研究秘书学必须坚持马克思主义的基本立场和观点，要以辩证唯物主义和历史唯物义作为总的指导思想。（二）研究秘书学还必须具有较宽的理论素养及综合能力，由于学科的交叉综合性质，必然交叉综合了许多相关学科的知识与原理，因此，要结合研究相关学科，拓宽知识面，才有助于取得好的成果。（三）研究秘书学要坚持理论联系实际的原则。秘书学是一门实践性、应用性很强的学科，而不是纯理论的抽象的学问。研究理论是为了指导与应用。所以必须紧密结合我国社会主义初级阶段的基本特点，结合秘书工作的现实与发展，通过调查研究方法、个案分析方法以和实验试点、经验升华等方法，把理论与实践结合起来，并把理论放到实践中去检验与融合贯通，避免脱离实际，纸上谈兵。（四）研究秘书学要贯彻“百花齐放，百家争鸣”的方针，鼓励各种层次、多角度对学科内容的探索。二、学习秘书学的方法第一、明确目的。第二、了解政策。 第三、联系实际。（1.实习、2.参观、3.请教、4.借鉴。第四、在具体程序上，注意循序渐进的方法，一要研究自学考试大纲，大纲说明了本学科的知识点，是命题的依据。二要通读教材，各章节之间是有内在联系的。三要思考，把重点难点的意思思考清楚，加深印象。四要背诵，必要的概念、原理、规律，要记熟。五要争取就近参加辅导活动的机会，有老师辅导，同学切磋，大有助益。第二章  秘书发展史略在研究秘书历史的经验教训的时候，需要首先明确以下三点：第一、历史事迹与历史人物存在着一定的模糊性。第二、古代的“秘书”与现代的秘书有许多明显不同之处。第三、我国古代是妈隶社会、封建社会，今天是社会主义初级阶段，有着根本的区别。第一节  秘书的起源一、秘书产生的前提（一）秘书产生的一个前提条件，是有了领导与领导工作。（二）秘书产生的另一个前提条件，是语言文字的出现。二、我国秘书的起源（一）我国古代秘书的界定  它曾经主要有四种涵义：1、指宫禁中秘藏之书。2、指谶纬图箓。3、指官职名称。4、指官署名称。以上四种涵义中，除曹操设立的秘书令等少数官职，承担有近似现今意义上的秘书工作外，其他均与秘书工作关系不大。秘书最基本的性质特点：（1）近身。（2）直接。（3）辅助。（4）综合。明确了以上内容，我们就大致可以对我国古代的秘书人物、事迹、历史的经验教训进行探讨，而不至于失之过宽、过窄或竟牵强附会了。（二）神话传说时期的秘书  我国神话传说中最早的秘书，是轩辕黄帝时期的仓颉、沮诵等。由于历史上究竟有无黄帝、仓颉等人，今天还无法肯定或否定，当时的象形文字也尚未发现，所以我们把黄帝以及以后的唐饶、虞舜时期的秘书称为传说时期的秘书。（三）萌芽时期的秘书我国的秘书和档案史研究学者，有点较倾向于夏代可看做是我国古代秘书的萌芽时期，约在公元前21世纪至16世纪。（四）殷商时期的秘书殷商时期是我国秘书的滥觞时期；也可以说，我国古代的秘书，诞生于殷商后期，距今约三、四千年之间。我国有文字可考，有实物可据的历史，是从商代开始的。商代文化的类型，属于“巫吏文化”。2、文书的刻辞内容比较规范，一般有四个部分。既：（1）前辞，又称叙辞，记叙占卜日期与占卜者贞人的名字。（2）命辞，又称问辞或贞辞，记述卜问的内容。（3）占辞，记述根据卜兆所做判断或推测中出的“吉”或“凶”的结论。（4）验辞，记述占卜后的实践所反映的应验状况。第二节   春秋战国时期的秘书一、良史型秘书西周史官，据周礼记载共有五史：（一）太史，主掌司天及日月星辰，守藏邦国万民的约剂盟书，兼管祭祀丧葬等部门事务，是太史寮的首长。（二）内史，主要协助王处理国家大政，类似后来汉代的尚书令。（三）外史，掌列国史书，并且“掌达书名于四方”。（四）御史，其职能是跟随天子左右，负责接受封国朝拜、递送国书、出席国宴、祭祀和其他礼仪。到了战国时期，御史负责重大事件，保管历史资料。（五）小史，主要掌星历以协助太史工作。二、客卿型秘书春秋战国时期，是我国由奴隶制社会向封建社会过渡的社会大变革时期。在这样的两种新旧社会制度交替的历史背景下，秘书的变化也是很大的。史官的世袭制逐渐被取消，御史的地位日趋重要，就必须广泛地收罗人才，大胆地选拔使用人才。第三节   封建社会的秘书一、秦汉时期的秘书封建社会初期的官制与秘书体制官制是政权的组织表现形式，它从政治生活的一个侧面反映了社会制度和政治体制。它既是秘书演变的重要背景，本身又反映了当时的秘书体制。历史上的“君相之争”与“膨胀回位”，其意义是告诉后来的秘书，不要出现权力膨胀越位问题，这是封建社会秘书体制中的重要经验教训。秦汉时期的秘书人物与事迹1、李斯，是秦代杰出的政治家、法家，也是已知秦代伟惟一的一位文学家。在秦始皇建立统一的中国第一个中央集权的封建王朝的过程中，李斯发挥了重大的作用，是一种参谋型兼文字型的大秘书2、司马迁。司马迁是已有定论的伟大的历史学家、文学家，同时也是秘书出身，他的秘书生涯对他能写出史记，起了重要作用。二、唐宋时期的秘书（一）唐宋的秘书体制唐代继承隋制加以发展，中枢官制实行三省六部制。三省是：1、中书省，负责制定文件，草拟诏书，拥有一定的参与决策的职权。2、门下省，负责审议文件，拥有一定的封驳职权。当中书省拟制的文件不合王朝旨意与利益时，可以打回去重拟，这个否决权也是很大的。3、尚书省，是行政领导机关，主要负责政令的执行贯彻，类似今各国的政务院、国务院、总理府。（二）唐宋时期的秘书人物与事迹1、魏徵。魏徵是唐初著名的政治家，他提出了200余奏的批评建议，这些建议对于形成我国历史上著名的“贞观之治”起了重要作用。2、虞世南。虞世南做过府参军、记室、太子中书舍人，在唐太宗登位后改任秘书监、弘文馆学士。他的文笔、书法都极好，知识又渊博，曾参与批答四方奏折，拟制过一些公文。唐太宗外出常常他随从左右，称为“活字典”。3、上官婉儿。武则天时被杀的上官仪的孙女，在其祖父被杀后，14岁即成为武则天的侍从，兼掌诏命，诗文很好，后也被误杀。三、清朝时期的秘书（一）明代的内阁制这一时期中还设有中枢科，并特设与六部对应的六科，直接对皇帝负责，管理具体的秘书事务。（二）清代的军机处清代直到宣统三年才撤销了军机处，恢复了内阁，设总统大臣，历时半年就爆发了辛亥革命，宣告清王朝的灭亡。幕府型秘书幕府主要有两种：1、军营幕府。平时结算支领军饷，负责接待应酬，操办公牍文书。2、行政幕府。指地方行政系统官员的幕府。明清时期著名的秘书人物也很多，由于时代较近，他们的事迹也更清晰。1、刘基，字伯温，元末做过文案小吏主簿，后被朱元璋请做幕僚，明初任御史丞及太史令。2、汪辉祖，曾在无锡、常州、宁波等地，历事16位幕主，做了34年的幕宾，他著有佐治药言和学治臆说，前者谈秘书幕学，后者谈为官的学问，把秘书学与领导学结合起来，对我国地方行政管理学颇有贡献。我国古代秘书的主要职能，包括记录君王的言行，伟朝廷撰写诏令，建言规劝，封驳君令，传宣诏旨，下情上报，监督下级，管理档案等等；地方秘书则还有协助官员处理诉讼事宜的任务。第四节   现代秘书工作述略一、建国前后的秘书工作党对秘书工作的重视解放战争时期，随着革命根据地的扩大和巩固，政务越来越繁，秘书工作也随之有新的发展。1948年7月，东北行政委员会办公厅制定了简明公文程式和公文处理办法；同年9月，晋察冀、晋冀鲁豫根据地合并建立了华北人民政府，建立了秘书厅，有正副秘书长，并颁布了公文处理暂行办法和秘书部门办事通则。这些新中国成立前的省级秘书机构，伟建国后的秘书工作打下了基础。秘书工作的光荣传统在民主革命时期的秘书史上，有许多光荣的传统值得学习继承。主要有：1、一贯重视秘书工作；2、秘书的献身精神；3、严守党的机密。新中国成立后的秘书工作中华人民共和国的成立，标志着秘书工作进入了一个崭新的阶段。这个时期，各地秘书工作积累了不少经验，涌现了像杨尚昆、胡乔木田家英等无数德才兼备的优秀秘书。中国人民大写创办了档案学系，首次对社会主义时期秘书工作从档案角度开展了理论探讨。二、海外秘书的发展概况现代国外秘书事业的发展，有如下特点和趋势：（一）职业社会化美国秘书根据行业、职务、技能的不同，主要可以分为以下10类：1、政府秘书。这类秘书一般先要取得打字。速记证书，再参加秘书考试，经一年试用期，三年后转为固定职业，并获资格申请担任政府各机构中的秘书。2、行政秘书。一般行政秘书的职责是：记录上司口述；接答电话及处理；接待来客、安排约会；打印信函文件；处理信函、备忘录、各种文稿；代表上司阅读、摘录资料信息；选购办公用品、设备；安排上司出差事务。3、经理秘书。指经理的高级秘书，协助经理全面负责秘书及行政事务，制订有关计划，监督完事，有的还兼管人事。4、公司秘书。属公司中接受董事长领导的秘书，其职能是辅助董事长监督公司财务、人事，对外联络；童各部门联系、协调；向董事会汇报，答复董事们的质询等。5、法律秘书。要求遵守职业准则，精通联邦与地方法律，熟悉司法文书。6、技术秘书。也称工艺秘书，指掌握某方面技术，熟悉网络软硬件技能，从事设计软件，编写技术资料，承担技术性的秘书事务者。7、教育秘书。在教育系为校长、系主任、教师服务的秘书。除一般秘书事务外，教授的秘书还有搜集资料、准备讲义、制作音像等任务。8、财经秘书。财经秘书必须精通金融、簿记事项与理财知识。9、通信秘书。专事文字和信息传递、加工、处理的秘书。10、见习秘书。低层次的新秘书，担任一般接待、公关等工作。（二）智能专业化考核高级秘书的知识、能力，通常有六个方面，即要求有人事管理、财务管理、经济调节、行政管理、特殊疑难问题的处理能力；此外还要有多年行政管理工作的经验，有雇主满意的证明，包括道德、品行与做出的贡献证明。（三）办公自动化国外办公自动化是先在明间工商企业，进而在政府机构开展，于20世纪70 年代后期已基本实现。队伍女性化西方秘书队伍的女性化由来已久，甚至可说自从秘书成为一种社会职业后， 就有人称作是“女性的职业”。这是由于女性秘书具有办事细密、语言文明、接待礼貌、坐班负责、工作安定、保密性好、程序性强等优势，对于男上司可起一种工作上互补的作用。（五）秘书学科的状况秘书学科的研究内容大致包括：1、秘书学概论；2、人际关系学；3、秘书技术；4、信息学；5、会议、旅行、接待；6、财务辅助管理；7、秘书的培养教育。第五节  秘书历史上的经验教训一、秘书工作的政治性很强在阶级社会里，秘书是为统治阶级服务的。封建社会秘书与其领导的关系，职能是人生依附的关系。因此，秘书必须同其领导的政治态度、政治认识基本一致，才能对领导工作的运转起一种支持、辅助的作用。二、秘书工作要求知识广博从基本的要求讲，对于今天秘书的“才”的问题，可注意一下三点：首先，秘书宜于是通才、杂家型的人物。领导工作的全面性，决定了为之服务的秘书知识应当具有广博性，这对古今中外的秘书都是一样的。其次，对于今天从事文字、调研、信息、档案等类工作以及高级领导身边的秘书来说，文字工作室重中之重，应练就优秀的、熟练的、快速的文字能力，文笔功夫是传统的秘书的基本功。第三，现代知识不断更新，新的学科知识与技能不断出现，现代秘书还应掌握认识论、方法论知识与科学的思维方法，具有自我教育，在职提高的能力。三、秘书工作的规范性很严（一）符玺印信制度自秦代以后历代均有严格规定，私刻玺印者要受重罚直至处死；官员丢了印信就没有了身份证明，不但丢官还要重罚。（二）公文处理制度唐代规定官文书从拟定到出发，“小事五日程，中事十日程，大事二十日程。”元代蒙古族统治者规定：小事七日办完，中事十五日办完，大事三十日办完，急事当日行下。违反规定期限的秘书官吏，轻则笞杖，重则判刑、流放。历朝都有关于公文的收发、贴黄引黄的规定。（三）保密制度保密始终是秘书工作的重要纪律之一。唐代把泄密列为“四禁”之首，犯这些错误轻则调出秘书部门或降职使用，重者判流刑，流放到边远地区。宋代对枢秘院的机要秘书，不准私出访问，不准接见客人。明代对严重泄密者可以棒打、罢官、徒刑、处死。（四）进谏与封驳制度是要求臣下对所拟就的皇帝的旨意进行审核，提出不同意见，或对不当的公文退回修改的制度唐代成制，清代才因官制变化而取消。四、秘书职业道德要求很高归纳起来，秘书职业道德的核心有五点，即：一不结党；二要清廉；三要有一定的群众观点帮助主官为百姓做点好事，六点口碑；四不能“助纣为虐”，对主官帮倒忙；五是要保密。五、历史上重要的秘书思想理论（一）对人生价值的顽强追求这主要表现为士大夫的人生价值观，。当他们不能以身出治当大官施展抱负，转而辅人为治当秘书时，也始终是想着在秘书工作中发挥自己的才智，寻求在事业上实现人生的价值。（二）对人格的严格要求在中国幕府的优秀传统中，主官聘秘书，秘书应聘，都反应了严格的要求，甚至是对人格的要求。（三）对国家君主的绝对忠诚忠君、爱国、为民三者是辩证的统一，辅助主官做一个爱护百姓的好官、清官，是古代秘书工作的宗旨。（四）对刑名术法的刻苦实现在古代帝王与重要领导人的统治实践中，常采用刑名术法，也是法家的一套思想方法，进行有效的统治，秘书在工作实践中要刻苦专研与掌握刑名术法，才能做好工作。第三章 秘书职业第一节 秘书的特性与定义一、秘书的特性秘书的特征主要有如下几点：（一）从秘书所处的位置看，具有“近身性”。（二）从秘书工作的指向看，具有“综合性”。（三）从秘书人员的作用来看，具有“辅助性”二、秘书的定义从以上秘书的特殊属性出发，可将秘书定义为：“近距离直接综合辅助领导决策与管理的工作人员。”“近距离”也就是“近身”的意思。辅助决策与管理，说明秘书的职能作用。秘书的全部工作是为领导决策与管理服务的，而不是决策者。秘书的定义探讨是较复杂的，应注意四个方面的问题：（一）定义的外延过宽。（二）定义的内涵过窄。（三）对秘书的要求与估价过高。（四）对秘书的要求与估价过低。第二节  秘书的分类一、两大部类分类法（一）公务秘书的概念：1、公务秘书是指定位于国家公务员，由组织人事部门调配，与其领导的关系属于平等的同志关系与工作分公关系的秘书，这是从性质上讲的。2、公务秘书主要包括：党政部门、人大、政协、群众团体、民主党派、国有企事业和军队的秘书，他们过去一般通称为“干部”，其工薪由国家或地方财政支付。这是从范围上讲的。3、公务秘书所从事的工作的直接目的是为了领导的决策与管理服务，同时伟各部门服务，为人民服务，这是从宗旨上讲的。4、公务秘书在社会主义国家里，始终是秘书队伍的主体，这是从其性质与实际中所反映出的重要性上讲的。（二）非公务秘书的概念：1、非公务秘书同其领导、上司的关系，属于一种在社会主义制度制约下的雇佣关系。2、非公务秘书的范围，大致包括：三资企业、非国有或国有股份占少数的股份制企业、私营企业、民间其他法人组织如民办学校、民间学会、民办医院、个体企业与个人所聘请的秘书。3、非公务秘书又可有广义与侠义的不同理解，广义的可包括社会上的秘书事务所的秘书与钟点秘书等；狭义的则指民间聘请的专职秘书。4、私人秘书应属于非公务秘书的一个组成部分。5、非公务秘书与公务秘书两者有六大不同：（1）基本性质不同。（2）组织管理的不同。（3）工薪来源的不同。（4）组织形式的不同。（5）工作内容的不同。（6）工作方法的不同。在探讨秘书定义与分类的时候，还应当注意几个问题：1、秘书的名实不符现象，古今中外都存在着。有许多董秘的职权很大，据随机抽样调查，如五粮液、徐继电器等不少公司的董秘就是由副董事长或总裁、经理层领导人兼任的，而且有的董秘还拥有上万的股份，是实际的领导班子成员。董秘问题也需要实事求是地具体研究。2、关于集体企业的秘书究竟应属于何类，目前分歧也较大。从所有制来讲，我们不能笼统地把集体企业的秘书认作是非公务秘书；从工薪方面讲，是由集体支付而不是由国家或地方财政支付；从工作等方面看，集体企业的情况又有多样性，有的近同公务秘书，有的近同民间甚至私人秘书。二、两个层次分类法两个层次分类法，主要是把高中级秘书与一般秘书人员加以区分。高中级秘书指各高中级机构的秘书长和办公厅主任，而一般秘书人员是纯粹的服务层次，他们的职能任务，主要是“搞好服务”。他们通过各司其责，整体合力，发挥着辅助决策与管理的功能。除了上述两大部类与两个层次以外，还流行着一些其他分类法，简述如下：1、按行业与按“口”分类。2、按工种、岗位分类。3、按型分类。4、按作用层次分类。5、按海外习惯分类。第三节   秘书职业的特征一、遍布管理领域秘书具有职业的广泛性。它遍布全国城乡各地，以及我国驻外使领馆，只要那里有一个机构单位，有领导人员与对外或对内往来，就有秘书工作，就至少有一名秘书管理文书、印信、档案等。二、近身围核运转秘书职业是围绕、依附、从属于领导的一种职业，具有鲜明的职业依附性和同领导“近身”的特点（一）秘书的近身围核与左右手的地位，是秘书成为领导同外界接触交往的重要渠道。（二）秘书的近身围核与左右手的地位，使得秘书最了解领导所辖范围的情况，加上秘书常列席领导决策会议，领导签署的文件也要经过秘书之手发出，这就使秘书最了解领导决策的意图与过程，使秘书工作带有强烈的机要性。(三)秘书的近身围核与左右手地位，使得秘书在一定的情况下，可能被受权代表领导处理某些事物。以上，从秘书所处的位置，充分说明了秘书的重要性。如果没有秘书，领导人将很难的有效的接受信息，联系群众，科学决策，实行管理。三、综合服务领导这主要是指由领导的全面性与秘书的围核服务性所决定的，秘书职业是全面综合性的服务职业，秘书必须全面综合各种信息，是领导的全方位服务助手。第四章 秘书部门第一节  秘书部门的位置一、典型的秘书部门（一）在我国，典型的秘书部门是指各级党政领导机关的办公厅，以及企事业单位中领导机关如厂部、校部、院部的办公室、秘书处、科股等。（二）高级领导机关省、部级以上的机关，设立办公厅。（三）中级与低级领导机关的秘书部门，包括想通级别的企事业单位。（四）基层秘书部门情况有多样性。（五）民间秘书部门前已述及，大中型民间企业中，可能设有秘书部门。二、广义的秘书部门（一）这里讲的广义的秘书部门，是指组织上独立，并不属于办公厅编制，但从事着支持辅助领导活动的秘书性工作的机构；这些机构一般由秘书长或办公厅主任兼及领导。有的原曾设在办公厅内，后来分设出去，主要的有：政策研究室、档案局、信访局、保密局等。（二）在其他组织系统中，如果机构较大，编制较多，自然就会下设办公室，是典型的秘书部门。如果单位较小，层次较低，做秘书工作的只需要一两个人，就可能把秘书人员附设在其他科室之中，也不归这个大单位的办公室主任领导：然而他们做的还是秘书性工作，这种情况很常见。所以，不能说不在办公室工作就不是秘书。三、临时性秘书部门临时性秘书机构，主要有四种情况：一是在某些临时性的非常设机构中；二是在某些阶段性的中心工作中；三是在某些大型会议中；四是在某些重要活动中，因为有繁多的秘书工作任务，而调集人员成立秘书机构，一俟工作结束，即行解散。第二节   秘书部门的性质与结构一、秘书部门的性质秘书部门是为领导提供综合性服务，辅助领导决策与管理的部门。它不是权力机构，也不是执行机构。二、秘书上部门的结构秘书部门的组织结构，有纵向与横向之分，纵向指部门内部仍可能实行分级管理，横向反映组织内部的进一步分工。由于领导人的精力总是有限的，无论纵赂或横向结构都宜精简，才利于指挥，利于提高工作效率。设置秘书部门，是为了使其发挥近距离直接综合辅助领导决策与管理的作用。秘书部门的这种作用，主要体现在两方面：其一是发挥事务助手的作用，把领导人从繁琐的日常事务中解脱出来集中精力抓全局、抓决策。二是起好智谋助手的作用，为领导综合重要信息，提出某些建议，搞好预案、协调、督促检查等。做好这两方面的工作，可统称为发挥了参谋助手的功能。第三节   秘书部门的职能与机制一、秘书部门的职能：（一）文书撰写与处理的职能。（二）行政与后勤保障的职能。（三）信息管理的职能。（四）综合协调的职能。（五）督促检查的职能。（六）随机完成交办任务的职能，也可叫“不管部”职能。二、秘书部门的运转机制秘书部门的运转机制，即其运转方式与运转规律如下：（一）围核运转。（二）交叉关联。（三）全面综合（四）体现个性。秘书部门要正常运转，充分发挥职能作用，还必须注重自身带规律性的机制建设。（一）优化结构，发挥整体功能秘书部门发挥整体功能要注意一下几个方面：1、深化服务意识，自觉增强整体功能。2、突出服务重点，围绕全局发挥整体功能。可以从以下各个方面努力。（1）靠协调发挥整体功能。（2）靠参谋强化整体功能。（3）靠督查加大整体功能。（4）靠后勤保障整体功能。（5）靠指导延伸整体功能。3、加强人员培训，从结构上增进整体功能。（二）优化目标，明确工作重点以为本级领导服务伟重点；以为中心服务工作为重点；以抓关键工作伟重点。而不宜包揽过宽，兼事过多。（三）认识规律，力争主动服务秘书部门争取主动的途径是：认识必然，领会意图，熟悉业务，掌握规律，改善条件，讲究方法。有些都将在后面各章节中阐述。（四）实行“三化”，严格规范操作。中央提出秘书部门要实现“三化”规范化、制度化、科学化，反应了秘书部门运转的一条重要规律。总的老说，秘书部门的职能，是随着时代和秘书体制的发展而变化的。第四节  秘书部门的管理与建设一、秘书本门的管理（一）秘书部门的领导体制秘书部门的领导体制,是实行本级领导管理。他不存在上下级领导机构的秘书部门之间的垂直领导关系，也不存在双重领导关系。（二）秘书部门的人事管理秘书部门的人员结构要科学合理。一个秘书群体，根据需要与可能、任务与编制，应当注意：1、从人员的个人情况看，应老、中、青结合而又以中青年为主，以及性别、文化程度等的合理组成。2、从机构的性质与需要看，还应注意某些特殊要求，如中央领导机构的秘书部门，通常要考虑南方人、北方人，以及少数民族秘书都有，以利于深入基层，了解情况；业务技术部门，应注意技术性秘书，如医院秘书最好是医护人员。3、从知识结构来看，主要注意知识的广博程度与精专程度的合理搭配，总之要具体研究，按需配置。4、从秘书“型”的原理出发，多数秘书部门需要有较多的办事型秘书，一定的文字型秘书，其领导人应是综合型秘书。5、民间领域，因为一般人员较少，分工较粗，秘书的工作常超越秘书领域，往往需要多面手和一专多能的秘书。二、秘书部门的建设（一）制度建设制度，简单的来说，是用来“管”人的。1、目标管理制度（1）制定目标的原则，一是从实际出发的原则。二是严格审定目标。（2）制度目标的方法，制定目标须以“三定”为基础。具体来说，要坚持“四性”：一是可行性；二是单义性，即目标表达要明确，含义要单一；三是可衡量性，可以量化的尽可能量化难以量化的要表达具体，有可供衡量的标准；四是协调性，把相关的目标协调一致，使之具有相容性。（3）确定了目标，必须认真管理，及时考评，总结经验，实施奖惩。2、调查研究制度。调查研究是一切领导人和一切工作人员的“基本功”，“没有调查研究就没有发言权”。由于各种机关较多，人员也较多，如果大家都去某个重点地区或单位蹲点、考查，会给基层形成压力，使人应付不暇，甚至成“灾”调研的真实性也会受到影响。要防止这种现象出现。3、岗位责任制度。结合目标管理，使每个分支科室与个人都明确自己的岗位责任：（1）工作目标；（2）工作范围；（3）职权与责任；（4）同其他科室、个人的分工协作界限；（5）考核与奖惩办法。4、请示报告制度。（1）涉及大政方针的问题；（2）贯彻重大部署的问题；（3）无章可循的新情况、新问题；（4）对外行文、召开会议与答复重要问题；（5）改变机关原有规章和长期形成的传统惯例；（6）领导交办、批办的事项；（7）其他事项，如重要客人的接待、重要物质的购置处理，以及发生工伤事故、自然灾害等。紧急问题及时请示，政策性强的问题还应书面请示报告。5、廉政建设制度。建立健全机关制度必须遵循的原则：（1）完整；（2）稳定；（3）可行；（4）具体。（二）精神建设秘书部门要形成自己的“秘书意识”。主要包括以下三点：1、秘书部门的光荣自豪感。2、秘书是无名英雄的价值观。3、节简高效的部门精神。（三）硬件建设秘书部门的物质环境建设也是重要的。大致应注意一下几点：1、办公室。2、工作与生活设施。3、办公自动化设备。第五章   秘书工作的性质与宗旨第一节   秘书工作的性质一、秘书工作的本质属性秘书工作的本质属性是辅助性，秘书工作的辅助性，一是更直接，二是更全面；三是更能围绕中心，四是谋断分离。由辅助性可派生出四种附属的也是重要的特征：（一）从属性。（二）被动性。（三）赋予性。（四）潜隐性。二、秘书工作的其他属性（一）秘书工作的政治性。1、任何国家的公务秘书工作，都是从属于统治阶级，并为其服务的。2、秘书工作不同于纯业务技术工作，它辅助领导决策与管理辅助领导贯彻党的方针政策和国家的法律法令，事关大致方针与人民的利益，政策性很强。3、秘书部门是各级领导机关的核心要害部门，秘书工作具有一定的机密性，机密性也是政治性的一种表现。（二）秘书工作的综合性。综合性来源于秘书工作是围绕领导工作并为之服务的，而不是从事某项业务，领导工作所涉及的工作，他都会涉及，如政治、组织、生产、销售、安全等等。（三）秘书工作的务实性秘书工作绝大多数是非常具体的事务工作，充满事务性，而不是坐在办公室里只靠开动脑筋，动动嘴巴，就能做好的。第二节   秘书工作的宗旨与重心一、秘书工作的形势（一）领导层的变化。领导素养的变化。（二）时代发展与形势的变化。（三）科学技术的变化。针对上述发展与变化面临的新情况、新特点，有的省市的主要领导，提出秘书工作中要处理好六对矛盾的对立统一关系。1、继承与创新的关系。2、务虚与务实的关系。3、被动与主动的关系。4、政务与事务的关系。5、对上与对下的关系。6、纵向与横向的关系。二、秘书工作的宗旨（一）“三服务”的宗旨“三服务”的核心是为本级领导服务。秘书工作主要是通过为本级领导服务，体现其他两个服务。（二）“四个转变”的意义为了贯彻“三个服务”的宗旨，中央同时提出秘书工作必须实现“四个转变”。内容是：1、从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策。2、从收发传递信息，转变为综合处理信息。3、从单凭老经验办事，转变为实行科学化管理。4、从被动服务，转为为力争主动服务。三、秘书作用的重点关于秘书工作的作用，总的提法是参谋助手作用。其重点，党和国家前后强调了四个方面：（一）信息调研作用。信息工作是领导工作的基础，也是秘书工作的基础性工作。规定了8条要求，主要内容如下：1、报送信息室办公厅的重要职责，要加强政治责任感和自觉性，保证信息数量，提高信息质量。2、“及时、准确、全面”地报送信息，要追究迟报、漏报、瞒报紧急信息的责任，坚持多方位、多领域、多角度提供信息，要喜忧兼报，支持信息人员报忧。3、围绕中心工作和需求报送信息，既要防止不加选择地报送，又要避免需要的信息漏报。4、搞好信息的整体开发与利用，把有参考价值的信息转给下级去利用、增值。5、有计划有组织地搞好信息调研，提供有情况、有分析、有建议的调研报告。6、进一步加强信息网络建设，包括政治、经济、文化、科技、教育、国防和外交等所有领域。7、提高计算机信息处理的现代化水平。8、加强对信息工作的领导与建设，按照政治强、业务精、作风硬、纪律严的要求，大力加强信息队伍建设。（二）督促检查作用主要内容有八条：1、督促检查室办公厅的重要职责。2、督促检查工作的出发点和落脚点是抓落实、要求真务实，讲求实效，坚决防止主观主义、官僚主义和形式主义，制止弄虚作假和做表面文章。3、要围绕中心工作进行督促检查。4、根据各级要求，经常开展有效的督促检查活动。5、为党委和领导同志进行的督促检查提供优质高效的服务和组织协调。6、把中央宏观决策与地方具体决策贯彻落实的督促检查有机飞结合起来。7、认真做好领导同志批办事项的专项查办工作。8、切实加强对督促检查工作的领导。（三）综合协调作用1、综合协调，贯穿于秘书工作的各方面，不属于某项秘书工作的专门职责。2、秘书协调的有利条件（1）秘书处于各种关系与矛盾的交汇点。（2）秘书部门作为领导助手，所代表的是全局的利益，而不是某个局部小单位的利益，这种“全面性”与“超脱性”，使之最适合协助领导进行协调工作。（3）领导机关自身，