宁乡碧桂园酒店采购与付款内部控制制度设计——毕业论文

毕 业 设 计 作 品 题 目：宁乡碧桂园酒店采购与付款内部控制设计 姓 名：专 业：会计电算化班 级：学 号：校内指导老师：校外指导老师：填表日期： 湘潭医卫职业技术学院教务处制湘潭医卫职业技术学院 毕业设计作品二级学院医疗设备与管理学院专 业会计电算化 班 级 姓 名学 号校内指导老师毕业设计名称宁乡碧桂园酒店采购与付款内部控制制度设计校外指导老师毕业设计时间 宁乡碧桂园酒店采购与付款内部控制制度设计摘 要： 企业内部控制制度包含很多制度，其中比较重要的一种就是采购与付款制度。本设计针对宁乡碧桂园酒店采购与付款业务内部控制制度存在的问题进行认真的分析，提出该制度所存在的漏洞，从采购计划、审批环节、权利监督、订单规范、信息沟通、供货商管理以下几个方面为宁乡碧桂园酒店在采购和付款业务方面设计了一套采购与付款业务内部控制。关 键 词：酒店； 采购与付款； 内部控制流程 目 录 第一章 宁乡碧桂园酒店简介11.宁乡碧桂园酒店简单介绍1第二章 酒店采购与付款概述及其目标22.1采购与付款业务概述22.2改善采购与付款制度的目标2第三章 宁乡碧桂园酒店采购与付款内部控制现状33.采购工作缺乏计划性33.2审批环节多、效率低33.采购员权力监督不够33.订单不规范33.信息沟通不畅33.缺乏对供应商的管理4第四章宁乡碧桂园酒店采购与付款内部设计4.采购计划和采购预算的制定54.分级授权提高采购效率64.3职责分工，提高员工素质94.加强对采购和验收环节的控制104.规范采购涉及到的单据和付款事项124.加强对供应商的管理14第五章 总结16参考文献17致谢18 第一章 宁乡碧桂园酒店概述1.宁乡碧桂园酒店的简单介绍宁乡碧桂园酒店位于湖南省长沙市碧桂园山湖城内，靠近城市主干道金洲大道，交通便利、环境优美。成立于2011年8月1日，酒店星级为五星级，是一个集商务、会议、度假于一体的度假酒店，由碧桂园国际酒店管理公司统一运营管理。拥有近200间设施先进齐全的客房，餐饮部有装修华丽的凤凰轩中菜食府和情调高雅的维多利亚西餐厅；一个专提供茗茶，酒类，特色小吃的大堂酒廊。 我的设计主要是针对该酒店的采购与付款业务内部控制，宁乡碧桂园酒店的日常经营为总经理负责制，设立了总经理办公室、人事部、财务部、采购部、销售部、餐饮部、保安部、房务部等八个一级部门。该酒店当前的采购与付款程序过于简单，制度也比较老化没有创新。而酒店与其同行业之间的竞争力和市场占有率关键点就在于采购原材料。该酒店采购的个别原材料都比同期市场价格高，采购和付款环节资金的安全率也不高。针对以上问题，来改进酒店采购与付款环节的有效控制。 第二章 酒店采购与付款概述及其目标2.1采购与付款业务概述 采购与付款业务，是指单位支付货币获得物品或劳务等进行的经济活动。现代企业大规模生产，任何公司要维持正常的生产或经营，就必须开展采购活动，采购与付款与生产销售紧密联系，工作量大，业务繁多，程序复杂，所以资金支付和负债增加较多，管理上容易有漏洞。建立并完善采购与付款内部控制制度，对采购与付款业务的运作和采购事项的真实性有很大帮助，另外可以防止内部员工舞弊，为管理者提供了采购业务的真实准确的会计信息，使企业在采购、付款环节能够获得更大经济效益。设计采购与付款内部控制制度，就是根据公司的规模，发展水平以及生产经营特点和不同的采购业务，设计出并规范采购与付款业务流程并进行监督管理。2.2改善采购与付款制度的目标 根据对国内外先进同行业的酒店采购控制制度和内部会计制度的参考，本着对公司未来认真负责的态度。解决现有制度中存在的漏洞，对酒店采购问题的探讨之后我们提出了以下目标1.制定采购计划和采购预算；2.分级授权，提高采购效率；3职责分工，提高员工素质；4加强对采购与验收环节的控制；5规范采购涉及到的单据和付款事项；6加强供应商管理。 第三章 宁乡碧桂园酒店采购与付款内部控制现状3.1采购工作缺乏计划性 采购工作的开端当然就是采购计划，目前酒店的采购工缺乏计划性。举个例子，在酒店仓储材料，依靠仓库管理人员来确定库存是否充足，从而确定采购和采购数量。这种不先进的管理方法致使仓库存货剩余，乃至出现一些产品存放变质而无法使用，这样既增加库存成本，有时还会出现商品准备不足或过多。3.2审批环节多、效率低 酒店建立了繁琐的审批环节，使用部门申请之后还要经过部门经理，部门总监、采购经理、财务总监、总经理加起来五个环节的审批。虽然加强了内部管理但是这么多的签字环节大大影响了采购效率。3.3采购员权力监督不够酒店的审批环节虽然繁琐也没有起到对采购人员权利监管作用。以蔬菜水果采购为例，厨师长每天决定采购需要的蔬菜水果后，电话向供应商询价，选出最合适的供应商。整个流程和最终供应商由一个人决定，操作过程完全没有约束也没有管理人员监督。3.4订单不规范 当前，酒店采购制度并没有针对外部供应商的内容，采购环节又经常需要与外部紧密联系。另外又只采用电话直接向供应商下订单这种单一的订单方式，电话下单速度快比较灵活，缺点是看不到实物也无法确认采购商品的质量，最后检验货物质量易于供应商发生争执也无法避免损失。 3.5信息沟通不畅酒店采购交流不便，首先纸质请购单作为一个主要传递信息的工具， 填写人员有使用部门员工、仓管、厨师长、工程部门人员，同一样材料的经办人员太多往往对该产品描述不一样。致使采购人员在确定采购商品难以定夺。 然后就是使用部门递交请购单之后对材料审批情况和价格信息没有及时反馈。3.6缺乏对供应商的管理酒店缺乏与供应商建立伙伴关系的积极性，建立良好的合作伙伴关系可以提高酒店的竞争力，当前，酒店的供应商管理比较注重“货比三家” ，在供应商竞争中，选择最为低廉价格的供应商为合作对象。总结起来其主要缺点表现为:3.6.1信息闭塞采购过程中，供应商竞争很激烈，往期的采购交易表明：每次选择一个最合适的供应商时会保留一些酒店的私有信息，如果给供应商提供的私有信息过多，对方的筹码也就越大。当供应商手上的筹码越大，就会在之后的竞争中隐瞒信息，致使后期双方不容易沟通3.6.2对供应商的考核不科学没有规范记录供应商的供货质量、交货时间、交货数目，对供应商的供货能力缺少认知。也没有科学的供应商考核标准，不能把握好货物的质量和交货期。3.6.3缺乏与供应商的长期合作 一般情况下，供应商与公司只建立了短期买卖关系，太过看重低价，眼光并不长远对与供应商建立长期合作关系是一个不好的因素，大多供应商对短期的合作并不积极，也影响采购质量控制。 第四章宁乡碧桂园酒店采购与付款内部设计4.1制定采购计划和采购预算能否成功采购合理的采购计划是根基。有一个可行的计划，采购过程清楚地让双方履行，让酒店顺利运作。仓库员依据库存而确定采购的数量，本身就不合理。酒店行业也有淡旺季，我们的酒店属于度假村更是如此。一般来说酒店经常会有客户来定寿宴和公司会议这样的宴会，当天厨房用料就会比往常用量大；像旅游旺季，酒店生意也会比平时红火，客房需求量大，如果这时以平时的采购量来采购，必定不够，反之淡季呢就可能出现采购过多造成浪费。那么针对宁乡碧桂园凤凰酒店我认为应该做出的改进：4.1.1缩短采购周期每天都要编制采购计划。宴会上的食材必须新鲜，每个部门的负责人应当每晚编制好第二天的请购单，应列出名称、数量、规格后交给采购人员，采购员与供应商询价后填好市场调查价格表转交总经理审批，审批过后才可采购。4.1.2.提高库存管理水平编制好每日和月度采购计划，如桌布、被单等都放在仓库定期进货，由仓管员负责，仓管负责人根据采购成本、仓储成本、库存量做好采购计划。少投入多回报，为了公司的利益这是每个员工都应该去努力的一点。4.1.3把握原材料的季节性和原材料的价格变动趋势适时采购关于时令蔬菜，天然种植的当季蔬菜容易受到食客的欢迎，适时采购是重要的一点。一些材料价格很容易受到市场冲击的影响，在材料价格较为低廉的情况下必须适时大批囤购。制定计划时要防止盲目采购，杜绝原料积压变质腐败。4.2分级授权，提高采购效率根据酒店的现况和需求，我们重新编排了采购部各个部门岗位，安排如下：1.采购部经理。采购部经理要尽可能减少公司采购成本但又不影响公司运营上的需求。把每一笔资金都用在根源上。管理好整个采购部使其正常运转还有和公司其他部门的业务配合。2采购主管。管理内部工作人员并安排内部工作。定期审查内部工作和采购物资及询价情况。参与大型采购项目、三方比价，保证质量，仔细核对每项付款。负责安排每日的采购计划和长期月度采购计划。与公司使用部门还有仓库紧密联系，保证库存跟上需求，建立采购业务档案， 市场调查时掌握各类物品市场价格动态，适时调整进货价格渠道，每一季度组织一次采购例会向财务总监报告，有任何采购上出现的问题及时与各部门联系，完善采购制度。3.采购员。负责执行采购业务，根据各部门的采购计划进行采购工作。对每项材料的价格、质量要求、进货渠道要十分熟悉。认真审核各部门的采购申请单，有疑惑及时与使用部门沟通，每次采购前都要比质比价，在保证质量的前提下拿到最低价格，之后将采购申请单转交给采购部经理复核。由于采购业务量多，所以我们设置了食品采购员，物品采购员，以及工程采购员。4.验货员。负责日常采购物资的审核，验货时对采购物资的质量，数量进行检查。过程不能出现多验，少验，漏验，重验。保证采购物品物新鲜，条形码完整。及时清理退换货，做到充分使用周转仓库。4.3职责分工，提高员工素质公司的经营能否成功与员工密不可分，如果说采购人员的选择不合适，采购工作会大大地影响公司运作。4.3.1精选采购人员。采购人员不光要有专业技能还要有道德品质。所以要选综合素质高，责任强，懂行懂鉴别的人4.3.2不选用领导亲属担任采购人员或上级部门指派的人。走后门进来做采购员，对其采购能力和专业知识无法评估，对于市场采购没有经验必定会出现很多工作上的失误，采购前如果不能货比三家会增加公司的采购成本。到了后期既无法保证采购物资的质量又加大了酒店经营成本。对于采购流程单据重要性没有认知，就会出现月底单据混乱无法对账，对公司百害无益。 4.3.3不能采纳有过劣迹的人。采购人员面对的诱惑不少，很多供应商想方设法与采购人员拉关系，给回扣，采购人员必须凭良心办事，能够抵抗金钱的诱惑。选择采购员时要看这个人的本质，知识可以学，经验可以慢慢积累。但是找到一个良心采购却没那么容易，所以选择一个品行好，有原则，责任心强的人做采购员才是采购工作的关键。4.43做好监控措施。首先是自我监控，行政部门应该定期组织政治学习，拿出酒店采购中出现的问题让采购员探讨，其次采购时，必须两个人或两个以上共同参与采购其他部门与采购部门也应互相监督。4.3.5职责分工， 根据企业内部控制应用指引第7号采购与付款业务的规定，采购与付款业务中，有些岗位不能相互兼任，否则有些员工权力集中，操作难以透明。所以员工之间的权利与责任划分就显得尤为重要。通过对公司的采购业务的分类。员工们除了各司其职还要定期采取轮岗制度。既可以改变员工每天千篇一律的工作环境，还可以起到防范员工私下滥用职权收回扣红包。可谓一举两得4.4加强对采购和验收环节的控制采购成本只是企业生产经营成本中的一小部分但采购环节所购商品的价格和质量影响着企经营成本和经营业绩。所以加强采购环节的控制实为重要。1.由各部门、仓库和财务部相互配合，确定最优采购批量针对我们酒店，蔬果新鲜至关重要，采购这些物品时可以少买、勤买只要能跟上用度，每天需要多少原料就采购多少，生意好时，可以多买，存货用完再买，如此就杜绝了材料由于长时间存放腐败，也可以降低仓储成本。2.采购信息传递的规范。每一种物品都应该设置编号。公司上下有不少部门，使用部门要求的物品却不一样，比如餐饮部的抹布和客房部的毛巾大相径庭，令采购员为难，使用部门对其也不好描述 如果不清楚的说明则给采购工作带来难度也降低采购效率采购部门要及时与使用部门沟通。如有急用某一材料就要准确得知该材料的库存情况，要是没有，使用部门还可以赶紧采购可替代材料，或者更换供应，有一个好的反馈流程、也为公司节省成本。 3.建立网上采购信息平台，餐饮采购网上有很多原材料的价格走势作为参考，平时也可作为日常采购询价标准。网上下单所有物资统一从供应商订货，以获得最大商业折扣。利用互联网把各类生产、库存、采购信息链接，实现实时采购。平时就可以根据需要进行采购，大大地降低了库存成本，也减少了资金占用。酒店应该根据经营需要实行实时采购。通过提高酒店信息技术，互联网作用充分发挥,达到酒店降低采购成本的目的。4重视酒店验收环节。采购回来的材料先要联系好仓库，仓管按照申购表验收货物之后再开立入库单，然后把入库单客户联交采购员或供应商结算。如果采购的材料不符合采购申请表，仓管有权拒绝。验收过程中如材料不符合要求仓管或使用部门有权提出退货要求，再三确认后实属不符的材料再由采购人员或供应商办理退货。 酒店很大一部分产品都必须新鲜，验货时务必得注意这点，特别是食品。杜绝暗箱操作，严格把守质量关，以免造成更大的损失。4.5规范采购涉及到的单据和付款事项仅仅以电话下单虽然方便，但口头合同存在违约风险，第二天也不能保证是否能供应或者材料不符，引起争执。按一个先进的采购流程来走首先就是必须严格按照程序指定的形式签订单、发票和支票等单据。首先各个部门的负责人编制好采购单送去仓库，下一步就是由仓库核对，然后采购部科长的工作流程就是负责审批分类汇总，再以书面形式通知采购员，最后才能去采购。这样准确率大大提高验收单是一式三联，当供应商交货后，验货时仓管员和部门负责人应签字确认，将一联给供应商，二联财务记账，三联作为采购部存根。电脑和账本要及时把单据录入进去，财务部先与仓库对账后再与供应商对账，每月一次，保证账账一致。采购环节的最后一步是货款支付，必须在检查无误之后再确认支付。采取商业信用这类形式销售商品的大公司有一些鼓励提早付款的政策，附带信用条件，对方要是提供现金折扣，我们就会尽量争取，可按下式计算：放弃现金折扣的成本=CD/(1-CD)*360/N*100%在公式中：CD为现金折扣的百分比，N现金折扣延迟付款的天数，N等于信用期和折扣期的差额。打个比方我们在购买大批量保质期长的冷冻食品时，特别是这种远距离的海鲜制品，我们会充分考虑库存成本、采购经济批量、付款时也会充分考虑该公司给我们提供的商业折扣。此外，原始支票应当及时确认并付款，避免重复支付。尽量避免发票丢失，签发错误付款，造成重复支付。付款时，财务部门应及时审核发票，经采购部经理批准和总经理同意后开具发票。 对账时如有发现错误和重复的支票应及时通知上级部门，加快处理以减少损失4.6加强对供应商的管理供应链研究结果表明，在所有降低采购成本的方式中，供应商参与产品的开发最有潜力，产品成本降低幅度可达42%，然而通过改进采购过程以及价格谈判等最多只能降低成本11%。因此，降低采购成本的最高境界就是上游采购，即在产品开发过程中就充分有效的利用供应商。因此，供应商的选择和管理对于企业至关重要。采购管理实务114页 酒店每天所用的蔬果首先要新鲜，日常需求量大，所以供货渠道必须稳定，选择供应商更得谨慎。当前酒店对于价格的选择是哪家便宜选哪家，而且经常更换供应商。这样做表面上是降低了成本，过分注重价格，长此以往，供应商低价格合作却保证不了质量。且没有长期合作，供应及时性不能保证，直接影响酒店的正常运转。针对上述问题，建立一个新的供应商制度，其中包含先进的供应商评估、准入和淘汰制度。1.首先选择一个长期合作的各方面条件优质的供应商为日常供货。再选两个备用的供应商，以备不时之需。前期市场调研，然后由酒店各部门主管当评审选出若干个供应商，编成供应商档案，年底再来考核 。由评选结果决定产品试供应供应商，数量二至三个，一段时间之后再来选择最合适的为固定供应商，为了保障质量还应与供应商质保协议。 年底对老供应商进行考核，考核结果出来后再进行比较当前市场上可能出现的优质新供应商，供应商不能只选一个或者长时间选择一个，交易中问题不可避免。如原供应商在出现问题时能够探讨并为酒店作出改变则继续合作，如若不然也要做好二手准备，与更为优质的新供应商交流。 2.长期的合作免不了与供应商长期交流。应经常客套交流，如经营状况或发展前景以及市场价格趋势。店庆年会重大节庆时也可请供应商前来参加，增进酒店与供应商的友好合作关系，并共同阐述各自长期目标期待未来的合作 总结与展望 企业内部会计控制制度的重要性就相当于中枢神经系统在大脑的位置。在当前知识经济下，加强内部会计控制制度，显得越来越重要。主要作用：能够提高公司市场竞争力，保障企业资产安全、防范内部员工违纪犯罪、规避经营风险、保证会计资料的真实完整，我们必须清楚的意识到，一个企业的内部会计控制制度是否健全，将决定这个企业成败，而真实有效、客观全面的会计信息披露是公司管理层重要信息的来源。让公司能够持续运作。随着当前大环境下经济的发展，对于每个企业而言，加强企业会计内部控制作用更是重中之重，建立和健全内部控制制度是每个企业内部管理工作的开端，内部会计控制制度也是公司整体的核心，有利于提高会计信息质量，保护资产的完整性，确保有关法规和规章能够贯彻执行。而采购与付款是企业内部会计控制制度很重要的一个环节，在请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节能够建立完整全面的处理程序；完善以采购申请、经济合同、结算凭证、入库单为客体的控制系统；加强请购、采购、