食品贸易有限公司存货管理制度设计——毕业设计论文

湘潭医卫职业技术学院毕业设计毕 业 设 计 作 品 题 目：长沙熙通食品贸易有限公司存货管理制度设计姓 名：专 业：会计电算化班 级：学 号： 校内指导老师：校外指导老师：填表日期：年 月 日湘潭医卫职业技术学院教务处制湘潭医卫职业技术学院 毕业设计作品二级学院卫生管理专 业会计电算化 班 级 姓 名学 号 校内指导老师毕业设计名称长沙熙通食品贸易有限公司存货管理制度设计校外指导老师毕业设计时间 长沙熙通食品贸易有限公司存货管理制度设计摘要:本设计针对长沙熙通食品贸易有限公司存货的管理制度存在的问题，进行认真的分析，从存货的分类管理、存货的采购管理、存货的存储管理等几个方面设计出一套合理的存货管理制度。关键词:存货；存货管理；制度设计目 录第1章 长沙熙通食品贸易有限公司概况 1.1 长沙熙通食品贸易有限公司简介4 1.2 存货现状4 第2章 公司存货管理中存在的问题及分析 2.1 没有合理的管理制度5 2.2 仓储记录与财务记录存在较大差异5 2.3 库存积压5第3章 存货管理制度设计 3.1 存货管理制度设计基本原则6 3.2 存货分类管理制度6 3.3 公司存货采购管理制度7 3.3.1 请购存货7 3.3.2 采购7 3.3.3 存货验收入库8 3.3.4 编制付款凭证8 3.3.5 付款8 3.3.6 会计记录8 3.4 存货存储管理制度9 3.4.1 储存已验收的存货9 3.4.2 存货出库9 3.4.3 退货处理10 3.4.4 存货盘点10 3.5 系统信息管理制度10总结与展望11参考文献12致谢12第一章 长沙熙通食品贸易有限公司概况1.1 长沙熙通食品贸易有限公司简介长沙熙通食品贸易有限公司成立于2008年7月，经销批发的进口食品、休闲食品、保健品等畅销消费者市场，主要客户群体包括超市派送、批发、零售、酒店派送。在消费者当中享有较高的地位，公司与多家零售商和代理商建立了长期稳定的合作关系。公司以顾客满意为宗旨，以诚信双赢的经营理念，以多品种经营特色和薄利多销的原则，赢得了广大客户的信任。1.2 存货现状公司的总体经营流程是向生产企业或批发企业进货，然后直接销售或批发给客户。客户下订单后根据客户时间需要结合实际库存数量选择发货方式。公司属于小企业，没有一套完整的属于自己的存货管理制度，主要目的放在销售环节，忽视存货管理这方面。目前，公司主营经销和批发，存货种类较多且量大，主要存货分为儿童食品、进口食品、休闲食品和保健品等几类。因为市场变化的不稳定性，公司不能准确预估未来的需求量，为了避免缺货损失，公司存货量一般会高于实际需求量。另外，近几年来公司的销售部门迫于销售压力，易高估未来销售量，形成存货积压。- 14 -第2章 公司存货管理中存在的问题及分析存货是公司的重要资产之一，如果存货的管理制度不完善，将对公司业绩产生很大的影响。目前，长沙熙通食品贸易有限公司存货管理制度存在的问题主要有以下几个方面：2.1 管理制度不合理公司属于小型企业没有制定合理的存货管理制度让管理人员有章可依，例如公司未设置专门审核仓库库存和存货账本的人员，导致存货管理人员可以肆意做假账造成公司不必要的损失。虽说公司未有肆意做假账，但由于管理制度不完善导致在日常存货管理过程中会有存货莫名找不到等情况，这种情况可能是因为管理人员未做到本职工作，也有可能是因为管理人员利用管理漏洞随意拿走库存商品导致，总之这些原因还是归集于于公司存货管理制度的不健全。2.2 仓储记录与财务记录存在较大差异公司的存货种类多且量大，存放散乱造成保管混乱，难以保证存货收发管理的规范性和相关数据的准确性，导致公司财务留存出入库单与仓库留存出入库单核对不一致。平时出库记录没有及时交财务入账，只有销售开票时财务才知道该存货已出库。没有做到定期稽核，存货稽核都是实物盘点，目前财务只是核算各类存货的总账，明细分类账由仓库建立。2.3 库存积压库存积压是公司一直存在的问题，公司把存货管理的重点堆叠在存货销售这一环节上，却忽视了存货的采购计划。由于公司内部控制制度不健全，采购环节往往由一个人完成。采购入库价格，很多时候只采购员说的，使采购工作无章可依。有时候，公司为了一些优惠而没有计划的大批采购产品，有时由于公司的业务压力抑或其他等原因造成这些产品积压在仓库里。正如消化不良会进而影响其他器官的正常工作一样，一旦积压产生也有一系列的问题会出现：首先会导致公司资金占用成本增加，而本来这些钱是可以放在银行赚取利息的；其次会导致库容压力增加，仓库管理员会打电话抱怨仓位不够，申请外租仓库；还会导致仓库管理成本增加，拣货的速度和准确率都会下降；此外有保质期商品存在灭失风险。第3章 存货管理制度设计3.1 存货管理制度设计基本原则存货管理是对企业的存货进行管理，主要包括存货的信息管理和在此基础上的决策分析，最后进行有效控制，达到存货管理的最终目的提高经济效益。为了加强本公司对存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，以及规范存货的采购、仓储等过程，根据国家有关法律法规、企业内部控制基本规范及本公司章程，结合公司经营需要制定本制度。3.2 存货的范围及种类存货是指企业在日常活动中持有以备出售的库存商品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料等。存货的种类包括原材料、在产品、半成品、库存商品、商品及周转材料（含包装物、低值易耗品）等。长沙熙通贸易贸易有限公司是食品经销批发商，所以存货的范围比较小种类少。公司存货的范围包括：仓库待售的商品；购入的正在运输途中的存货；运到但还没有办理入库手续的存货。公司存货的种类有休闲类的坚果、饼干、蜜饯，进口类的巧克力、健达奇趣蛋，特产类的鱼仔、牛板筋、冬荀饼，调味品类的酱油、味精、食盐等商品及食品包装盒、塑料袋、塑料周转箱等周转材料。3.3 存货分类管理制度对存货的管理实行ABC管理制度，将存货重要程度、价值高低、和订购难度等为标准分为三类，对三类存货分别管理。A类存货品种占全部存货的10%15%，资金占存货总额的80%左右，实行重点管理，如进口食品等。B类存货为一般存货，品种占全部存货的20%30%，资金占全部存货总额的15%左右，适当控制，实行日常管理，例如儿童食品、保健品等。C类存货品种占全部存货的60%65%，资金占存货总额的5左右，例如休闲食品、调味品等。进行一般管理。通过ABC分类后，抓住重点存货，控制一般存货，制定出较为合理的存货采购计划，从而有效地控制存货库存，减少储备资金占用，加速资金周转。如表3-1所示:表3-1 存货分类表序号分类编码名称分类1101陆哥巴西松子A2102百年树榴莲干金枕头3103费列罗进口健达奇趣蛋4201奥尔良风味卤香小鸡腿B5202湖南郴州特产东江1号鱼仔6203牛浪汗麻辣牛肉干7301果脯甘蜜饯C8302品品牛板筋9303阿里山牛肉豆3.4 存货采购管理制度存货采购流程图如图3-1所示：采购部财务部总经理仓库采购部门N采购单Y批准部门审核办理手续审核查询库存采购发票到货质检验检N总账退货Y付款入库图3-1 公司存货采购流程3.4.1 请购存货公司的销售部门或仓储部门根据现有存货的库存量计算出请购量，编制请购单一式两份。一份交采购部门，一份留仓储部门。采购部根据请购单编制采购计划，提出具体采购目录（如：采购存货的品种、规格、数量、单价、采购价格），经部门预算负责人签字。3.4.2 采购采购部门按照采购申请单上的相应要求选择供应商与供应商商谈货物数量、价格、发货时间、付款方式的相关问题后填制采购单，即订单一份原件、四份复印。采购单原件作为订单交给供应商，一份复印件交给申请采购的销售部门或者仓储部门与已留存的请购单合并后作为临时存档留存，一份复印件由采购物流部留存做临时存档并根据临时存档制作采购报告，一份复印件由采购物流部留存为收货做准备，还有一份复印件交给财务部准备入账。3.4.3 存货验收入库仓库保管员对照采购订单的品名、生产单位、规格、质量、价格等依次逐项核对实际到货的商品，注意有无单货不符或漏发、错发的现象。数量验收采用原件点整数、散件点细数、贵重商品逐一仔细检对的方法。质量检查商品的质量、规格、价格，如外观是否完整无损、食品是否变质过期、易碎商品是否破裂损伤。如发现商品残损、变质、串号、短少等情况，必须有证明人签章，填写“查询单”一式五联交相关人员查询。商品验收无误后进行入库，仓库保管员按表式规定填写“商品验收入库单”。并对入库的存货建立存货明细账，保管员根据验收凭证，详细登记存货类别、编号、名称、数量、计量单位等内容。3.4.4 编制付款凭证财务部人员核对供应商发票的内容与相关的验收入库单、订购单的一致性；核对票据上的数量、金额是否计算正确；编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单入库单和供应商发票等)。付款凭单编制完毕后，需经被授权人审批，被授权人在凭单上签字以示按此凭单要求付款。3.4.5 付款出纳准备付款前，核对付款条件，并检查资金是否充足。在签发支票的同时登记支票簿和日记账，以便登记每一笔付款，已签发的支票连同有关发票、合同凭证应送交有关负责人审核签字，并将支票送交供应商。付款后，出纳及时将付款相应的凭证（如银行回单）交由应付账款的会计。3.4.6 会计记录应付账款的会计根据付款凭单、支票登记簿、付款日记账和有关记账凭证登记有关明细账和总账账簿。3.5 存货储存管理制度3.5.1 储存已验收的存货已验收存货的保管与采购的其他职权相分离，减少未经授权的采购风险，限制无关人员接近。储存部门根据公司的存货A、B、C分类制度对不同类别的存货进行分区存放；根据不同存货的包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数,以避免存货受挤压而影响质量,存放高度不能超过3米。每一库位设置货卡标示牌,标示存货的品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进出货,都要及时更改存量,做到卡、账、货相符。依配置情况绘置“库位标示图”悬挂于仓库明显处。对不良品设专区摆放整齐,每箱装有清单,载明产品数量、名称、收回原因及经办人,待销售部批准后予以处置。3.5.2 存货出库根据公司主营批发、经销的业务性质，存货出库分三种情况：按订单出库，业务员将客户要货计划整理后按订单出库。信息管理员依据客户业务员要货计划开据销售单。无订单出库，根据业务员预估销量从物流中心借货，营业终了业务员当天将商品销售单据整理完毕，按销售情况与信息管理员和财务对帐，核对无误后打印销售单冲减借货，出现问题及时查找原因。团购出库，信息管理员根据与团购方达成的协议开据销售单。销售单一式三联，第一联交客户核对商品；第二联连同要货计划交财务部入账；第三联发货人留存用于登记进销存卡和商品明细帐。物流中心发出货物时要认真核对发出产品的品名、规格、型号、包装、数量等是否与“销售单”相符。公司的存货发出成本采用全月一次加权平均法，用本月全部进货数量加月初存货数量作为权数，去除当月全部进货成本加本月初存货成本，计算出存货的加权单位成本，以此为基础计算当月发出存货的成本和期末存货成本。公式为：加权平均单价=（期初结存存货实际成本+本期收入存货实际成本）/（期初结存存货数量+本期收入存货数量），本期发出存货实际成本=本期发出存货数量*加权平均单价=期初结存存货实际成本+本期收入存货实际成本本期发出存货实际成本。3.5.3 退货处理食品批发会出现退货的情况，客户退货，由信息管理员制作“销售退货单”，随货赠品、奖品等需在同一退货单上退回。能分清退货批次的，按该批商品销售价退货；不能分清批次的，按最低销售价或最后一次销售价退货。客户退回的货物原则上不能出现过期、拆零或包装破损等影响销售的情况。3.5.4 存货盘点公司的存货盘点采用永续盘存制，在账面上连续记录存货收、发、存的数量。其公式为：期末存货数=期初存货数+本期收入存货数-本期发出存货数。永续盘存制同时进行存货的实物盘点，核对存货账面记录，公司仓库部每个月月底组织对库存存货进行定期盘点，编制存货盘点表，并提出处理意见。出现盘盈（盘亏）要认真查找原因，明确责任。无法查明的盘盈：由于管理不当导致的，应冲减相应的费用；可查明的盘盈：由于账务处理漏记、记错、未记账、账面记载不清晰以及提供虚假数据及单据者导致的，按单品进行处罚，并且调整相应账务；盘亏存货属于非正常耗损的由实物负责人负责赔偿，部门负责人连带赔偿责任；属于正常耗损的由部门负责人填制盘亏报告单，由实物负责人、部门负责人、监盘人签字，报告总经理审批。盘盈（盘亏）报告单一式二联，第一联交财务部调账；第二联留部门记账。3.6 系统信息管理制度随着科技的迅速发展结合公司存货繁多复杂的实情，借助现代化管理工具既能加快工作效率也可以避免计算上的错误。公司的信息管理员是信息管理的第一负责人，负责组织ERP相关内容的培训，监督及跟踪相关部门是否按ERP流程操作。货物入库、出库、退货及商品价格调整、新品建档等需由主管领导签字同意后录入计算机，并严格按照规定程序，依据有关流程进行操作。所有单据只能打印一次，单据丢失应及时通过书面形式说明原因，按主管领导审批意见处理。要做好管理系统的数据维护，不允许私自授权或超越授权操作管理系统。ERP系统各岗人员做好自己这部分的工作，如果发现错误必须向相关人员报告，如果是自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正。使用管理系统结束后，必须退出操作系统，不得将操作界面停留在计算机上。在计算机上制作的相关采购、销售统计、分析报表等应设置打开密码，确保数据运行的安全，防止信息外泄。各种统计分析数据除财务统计人员、总经理外不得对外提供，相关人员需要数据，需请示财务部门同意，才可查询。总结与展望1、 总结如今，市场竞争越来越激烈，企业的生存环境越来越残酷。企业的竞争从增大销售、提高市场份额逐渐转变为加强企业的内部管理。存货时企业的一项重要的流动资产，存货的存在通常在会占据企业大量的流动资金。因此加强企业的存货管理对企业的发展至关重要。本文章所研究的