公文管理标准.doc

Q/JR新兴县温氏佳润食品有限公司企业标准Q/JR-201-BG.01-2006公文管理标准2006-08-18发布 2006-08-19实施新兴县温氏佳润食品有限公司 发 布企业标准化管理标准Q/JR-201-BG.01-2006 版次/修订状态：A/0前 言本标准对我公司公文管理标准做出了规定。通过本标准的实施，力求使我公司的公文管理标准达到规范、统一。本标准由标准化工作委员会提出。本标准由佳润公司办公室归口管理并负责解释。本标准由佳润公司办公室起草。本标准起草人： 李慧燕本标准审核人： 陈秋红本标准批准人：2006-08-18发布 新兴县温氏佳润食品有限公司 2006-08-19实施 页码2/7企业标准化管理标准Q/JR-201-BG.01-2006 版次/修订状态：A/0新兴县温氏食品有限公司企业标准公文管理标准企业标准化管理标准Q/JR-201-BG.01-2006 版次/修订状态：A/01 范围本标准规定了新兴县温氏佳润食品有限公司（以下简称佳润公司）公文管理的职责、管理内容与要求、检查与考核。本标准适用于佳润公司公文方面的管理标准。2 规范性引用文件本管理标准没有规范性引用文件。3 术语和定义本标准没有术语和定义。4 职责2.1 行政办公室是行政公文处理的管理机构，负责指导下级单位的公文处理工作。 2.2 公文应由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。5 管理内容与方法5.1 公文管理工作包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。5.2 公文管理应做到及时、准确、安全。5.3 公文的种类 a)决议：决定适用对重要事项或重大行动作出安排；决议适用对经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。 b)通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 c)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 d)报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。 e)请示：适用于向上级机关请求指示、批准或需要答复的事项。 f)批复：适用于答复下级单位请示事项。 g)函： 适用于平行单位或不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。 h)会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项，要求与会各单位共同遵守、执行。5.4 公文格式5.4.1 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、 印章 、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和打印、校对、份数等部份组成。5.4.2 发文单位应当写全称；联合行文，主办单位应当排列在前。5.4.3 秘密公文应当分别标明绝密、机密、秘密，标注于公文首页左上角。绝密、机密公文应当标明份数序号，标注于秘密等级上方。5.4.4 紧急公文应当分别标明特急、急件；紧急电报应当分别标明特急、加急、平急。5.4.5 发文字号，包括发文单位代号、发文部门代号、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。5.4.6 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。5.4.7 公文标题，应当准确简要地概括公文的中心内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，用2号小标宋。5.4.8 公文正文，用3号仿宋体；5.4.9 主题词，3号小标宋，每个词之间空两个字格；5.4.10公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。5.4.11 抄送、抄报：3号仿宋体；5.4.12合理安排公文版面，不允许用此页无正文页。5.4.13 公文除会议纪要外，一律加盖印章。5.4.14成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准；会议通过的，以通过日期为准。5.4.15 公文用纸一般为A4纸，红头页面上边距为3.7cm，非红头页面上边距为3cm,下边距为3cm，左边距3cm,右边距为2.8cm；行间距28磅，每行28个字。左侧装订。5.4.16 首页不设页码，页码位于页面左下角或右下角，并在页码左右各设 - 字线。5.5 行文规则5.5.1 行文关系应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。5.5.2 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。5.5.3 同级行政机关可联合发文。5.5.4 向下级单位的重要行文，应同时抄送上级机关。5.5.5 各级机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。5.5.6 结构层次序数，第一层为一、，第二层为，第三层为1.，第四层为：(1)。5.6 公文办理5.6.1 公文办理分为收文和发文。5.6.2 收文办理一般包括传递、签收、登记(填写收文登记表)、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。5.6.3 收文办理一般处理顺序为：签收-登记-拟办-分发-承办-归档。5.6.4 负责登记、分发、催办、立卷、归档、销毁公事信函。拟办、查办由办公室主任负责。5.6.5 从收文到拟办的时间和承办时间一般都不超过3天。急件随到随办。5.6.6 需要两个或两个以上职能部门处理的文件，由主办单位牵头负责与会办单位处理，并负责答复。5.6.7 发文办理一般包括拟稿、会签、审核、签发（填写文件呈批传阅笺、缮印、校对、用印、登记(填写发文登记表)、分发、立卷、归档、销毁等程序。5.6.8 外来公文或文件需要办理的，呈相关部门主管或总经理审批，同样要求填写文件呈批传阅笺，办公室按照领导的批示直接办理或转交相关部门予以办理。5.7 起草文件要求5.7.1 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文单位的意图，并同现行有关公文相衔接；5.7.2 全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行；5.7.3 观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确；5.7.4 开门见山，文字精炼，用语准确，篇幅简短，文风端正；5.7.5 人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定；5.8 公文保密5.8.1 公文处理必须严格遵守温氏集团保密规定等保密法规，确保公司秘密安全。 5.8.2 未经办公室批准或授权，不得自行复制、翻印密级公文。5.8.3 公文归档，应当根据发文机关分类整理归档，保证档案的齐全、完整。5.8.4 办理的公文，原件存办公室，其他单位根据需要保存复制件。5.8.5 个人不得保存应当归档的公文。5.8.6 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。6 报告和记录序号附录名 称保存地点保存期限备 注1A收文登记表公司办公室长期2B文件呈批传阅笺公司办公室长期3C发文登记表公司办公室长期7 检查与考核按公司标准化管理体系的标准进行检查与考核。2006-08-18发布 新兴县温氏佳润食品有限公司 2006-08-19实施 页码6/7企业标准化管理标准Q/JR-201-BG.01-2006 版次/修订状态：A/0附录A（规范性附录）收文登记表Q/JR-201-BG.01-01 NO:序号文件编号来文单位文件名称收文日期备注附录B（规范性附录）文件呈批传阅笺Q/JR-201-BG.01-02 NO: 年 月 日来文单位文件标题密级字号份数分发阅办处理意见传阅签名姓 名时 间姓 名时