4S店维修环节内部控制实操.ppt

汽车流通企业（4s）店维修环节 内部控制实操,我 们 的 目 标一汽车行业优秀经理人,决策分析支持,规范基础财务,整合内控机制,讲 座 说 明,财务管理关键点的准确控制,2,提升企业竞争力防止利润流失,3,掌握切实可行的4s店应对经营风险的策略，,1,讲 授 内 容,保住利润基础 一内部控制,财务控制体系 一索赔、理赔,4s店内部 控制实施与运行,汽车4s店风险的策略,如何将风险管理落实到实处,维修环节内部财务控制体系,财务控制体系一正常维修,案例1,2009年6月，北京某汽车4s店发生了1万元的现金丢失案，经查明系该单位结算人员之间存在当晚下班后收款，由于倒休会出现第二天由另外结算员交款情况。财务结算员在交接时没有及时清点款项所致。,案例2,某汽车销售公司于2009年3月开工建设维修车间，2010年4月完工。公司董事会决定授权公司总经理周某全权负责组织工程的可行性研究，并由其对项目做出决策。之后，公司董事会又授权副总经理吴某负责审核工程概预算编制，并对工程各项价款的支付进行审批。吴某通过私定施工单位捞取了巨额回扣，并利用工程价款支付“一支笔”审批权从中侵占公司巨额财产。根据上述情况，该公司在工程项目建设过程中存在的内部控制缺陷有（ ）。 a周某负责组织项目可行性研究并对项目做出决策，违背了不相容岗位相互分离的内部控制要求 b周某负责对项目做出决策，违背了项目决策集体审议的内部控制要求 c吴某负责审核工程概预算编制并对工程各项价款的支付进行审批，违背了内部控制要求 d公司授予吴某“一支笔”审批权，属于授权不当 答案：abcd,案例3,江淮汽车淄博4s店2009年10月下旬推出了“一次性付清车款可以获赠车款50%的汽油费”促销流动，称全款订车可以将售价的50%以油款的形式，分5年返还给车主，购车合同签订后车主可以在三个月之内提车。但截至现在，77名全款订车的购车者只有23名车主提到了车，目前该4s店已室迩人遐，剩下的54名购车者既提不到车，总额达420多万元的购车款又无法追回。显然，该4s店的内部控制出了问题。这些问题与内部控制中哪项要素最相关。 （ ） a、 控制环境 b、 控制活动 c、 风险评估 d、 监督,为什么要做内控？,一、什么是内部控制,内部控制是指企业内部建立的为维护资产完整、保证会计信息及其他信息的真实可靠，最终实现企业的经营目标，并使各利益相关者的利益得以实现而建立的一个由 控制环境、 风险评估机制、 控制活动等要素形成的，且借助于信息与沟通 和持续 监督等来发挥其控制、调节、防护、反馈功能的有机控制系统。,值得强调的新观点,动态：动态过程，管控融合 适合：环境影响，人性控制 全面：全员控制，强调责任 平衡：合理保证，成本效益,记住一句话：实质而不是形式决定内部控制的效果。,中国的内控发展,中国人的特点对于内控的影响 规则与人情 精确与模糊 坦率与委婉 冒险与中庸,请评阅兰德公司对中国人的评价 面子，信仰，诚信，教育，廉耻,内控的作用：错弊三角理论,机会,借口,压力,内控的作用：错弊三角理论,借口、自我合理化“不拿白不拿”，大家都在拿 压力铤而走险，官逼民反；活不下去了；“高薪养廉” 机会常在河边走，难免不湿脚 法律有贼心，没贼胆； “体制严密偷不成 ；惩罚严厉不敢偷 ；待遇优厚不想偷”,全面性：内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项。 重要性：内部控制应当在全面控制的基础上，关注重要业务事项和高风险领域。 对于企业领导层来讲，并不需要事无巨细都要亲自动手。企业的重要业务事项和高风险领域才是他们必须倾全力加以控制的关键控制点。 制衡性：内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率。 履行内部控制职责的部门应当具有独立性，任何人不得拥有凌驾于内部控制之上的特殊权力。在这样的内部环境下，企业内部就能形成一个良好的相互制衡的机制。 适应性：内部控制应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着情况的变化及时加以调整。 成本效益：内部控制应当权衡实施成本与预期效益，以适当的成本控制,四、内部控制建立的原则,关于维修配件丢失的内控制度是制定？,制定维修客户财物丢失？ 维修技师私自接车内控制度？ 客户财物丢失内控制度？,案例,一图书馆总丢书，为防止，出一告示： 凡偷书者，罚款500元并给予通报批评。 然效果不佳。 一专家来参观，看到告示，提出建议。不久，告示牌内容改为： 凡检举偷书者，一律奖励200元 从此以后，书就很少丢失了。 解决问题要善于为自己争取更多的支持和同伴。不要把所有人都放到你的对立面，应该换一种方法，将他们看成你的朋友。 换一种眼光，可以化敌为友；换一种做法，可以变被动为主动,应对 风险的策略,汽车流通企业4s店维修环节内部控制体系,维修环节内部控制的目标 内部控制是对企业生产经营活动与过程进行监督控制，建立行之有效的风险控制系统，强化风险管理，确保企业各项业务活动的健康运行。 堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现和纠正各种欺诈、舞弊行为，保护企业财产的安全完整。 维修环节内部控制的内容 以企业维修业务为对象，规定维修环节必须遵守的控制维修业务的方法、措施和程序，以保证其的合法性和有效性。 以采购配件和存货管理为对象，规定配件购入、验收、保管、领用等部门和环节的职责、权限、手续和程序，以保护资产的安全完整。如配件验收及和出库控制制度、资产定期清查制度等,维修环节内部财务控制的目标及内容,职务分工控制 各项经济业务的处理程序应有合理分工。 不相容职务应严格分工。 授权批准控制 一般授权与特殊授权授权代理人 业务记录控制 原始记录单据传递记录核对 财产保全控制 未经授权的人员对财产的直接接触、盘点 风险控制 风险意识、财务风险、经营风险、各风险的关键控制点日常控制的标准、考核的标准、奖惩的尺度 内部报告控制 内部审计（稽核）控制,汽车流通企业4s店维修环节内部控制体系,维修环节内部控制的方法,汽车流通企业4s店财务制度综合体系（补充）,全面预算制度,内部控制制度,统计核算制度,财务分析制度,财务组织制度,财会稽核制度,汽车4s店财务制度综合体系,实际案例：某汽车4s店出纳贪污案。,某汽车集团经营意大利进口品牌，其下属汽车4s 店的出纳员黄晓燕已在此岗位任期5年，给人印象勤勤恳恳、待人热情、工作中积极肯干，不论分内分外的事，她都主动去做，受到领导的器重、同事的信任。并深得老板信任。特别是由于人员有限，在轮休时主动与结算替班收款，有时代库房人员销售配件。本集团开始有内部审计制度已经两年。这个4s店销售与维修设有两个账户进行分别核算。 集团公司在对下属汽车4s店进行审计时，对货币资金项目审计中执行如下的审计程序，在现场审计时要求出纳员提供银行对账单与账面进行核对。对于未达账项，该公司系由出纳黄某编制未达账项调整表。审计人员对于重要的未达账项进行检查。 几年之中一直在这样进行审计，该公司出纳也一直由黄某担任。,续,后一次偶然事件中，黄某临时调任，由别人接任出纳，在与银行对账时发现一笔车款不见了。在检查对账单时发现，该对账单与单位银行帐每笔明细存在很大差别。进一步调查中发现，黄某竟然贪污公款57万元 事件结果： 财务经理被辞聘，4s店向黄某追回贪污款，由于黄某及其家人不知去向。只能提起诉讼。因此锒铛入狱。 思考：问题何在？风险何在？,资金控制,销售控制关键点（补充）,销售价格控制（销售价格权限） 权限 特价和折让 风险和信用控制（维修环节） 赊销批准 赊销额度与期限 发货与付款控制 销售、财务、库房、门卫的四角关系 应收账款控制 业务员、财务、客户的三角关系 退货控制 退货审批 销售、库房、财务的三角关系 信息控制 销售、库房、财务的三角关系,费用控制要点（补充）,1、明确责任：费用控制第一责任人是部门经理，第二责任人是总经理，第三责任人是财务经理。部门责任明确后，每个部门有关人员的责任还要层层分解，做到笔笔费用有人担。 部门经理的责任是：以费用预算标准为基础，结合部门业务实际情况，有计划、有步骤、有思路、有分析的掌控和调整费用。 总经理的责任是：在费用预算或发生前起决策性作用；在费用控制过程中起指导性作用；在费用发生后起监督作用。 财务经理的责任是：建立科学的费用核算平台，及时的主要是在次月10日前向总经理和各部门提供费用相关数据，并适时提出“财务预警”。,汽车流通企业4s店维修环节内部控制综合体系,12 付款,保险理赔,汽车流通企业4s店维修环节（系统）内部财务控制综合体系,完工结算,购进配件,财务 控制,系统控制点 （财务稽核点）,正常维修,维修车辆,厂家索赔,请购与审批,验收与付款,采购控制关键点,请购控制 采购计划 临时采购 供应商选择控制 供应商评审 供应商确定 采购合同控制 付款形式和付款期限的审批 采购物资入库控制 数量、质量控制 库房、质检、计量、财务的四角关系 采购价格临时变动控制 信息控制 采购、库房、财务的三角关系,采购环节内部控制（不考虑厂家供货情况）,采购业务需要由：使用部门、采购、收货、财会等部门共同协助完成。 关注下列风险： 第一、缺乏科学合理的采购计划，可能导致企业占用大量资金。 第二、采购环节出现舞弊，可能导致采购配件质次价高。 企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。,一、购买与审批 （一）职责分工：建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购业务的不相容岗位至少包括： 1.请购与审批。4s店临时采购配件应由维修车间根据其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进行审批。 2.供应商的选择与审批。 4s店应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商，但是决定供应商的人员不能同时负责审批。,采购环节内部控制（不考虑厂家供货情况）,（二）询价控制 为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序。 控制措施有： 1、定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务等，为企业采购决策提供可靠信息； 2、通常情况每半年对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，对某些采购可以采用招标方式，招标不能以价格作为惟一决定因素； 3、对于零星物品的采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式采购成本会过高，一般授权直接采购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。,二、验收与付款,（一）验收控制 （二）付款程序 财务部门对发票、验收单、入库单以及其他有关凭证审核后，与合同进行核对？，经企业授权人审批后向供应商办理结算。 1.付款控制 财会部门应当参与商定对供应商付款的条件。 对于企业采用赊账方式购买物品时，必然形成债务，由此而引发债务结算业务，故也必须对此加强控制。具体要求是： （1）应付账款的入账必须在取得审核、企业授权人审批后的发货票以及验收入库单、请购单等凭证后方可入账。 （2）由稽核人员定期与供货商（债权人）对方财务？核对账目，如果对账中发现问题，应及时查明原因，分清责任，按有关规定予以处理，确保双方的账目相符。 2.退货和折让控制？ 装饰退货？（注意支付货款时的支票签发） 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货款。,采购环节内部控制（不考虑厂家供货情况）,实务案例：采购贪污案,4s店采购内控案例 2007年1月1日，集团公司品牌4s店在鲜花的簇拥和鞭炮的喧嚣中正式 对外营业了，4s店老总是由本集团销售经理提拔的，非常能干。 此店的特点就是： 1、人员只有30多人。出纳在本地办公，会计及财务经理由上级单位兼管 2、房租低每月为6万元。 3、销售及配件没有任务与另外4s店合并考核 4、配件可以到其他店调货 该店维修业务开业半年后开始盈利，老板非常满意。,续,通过上述报表可以看出：由于几乎没有其他成本支出，除了降价因素外收入与利润似乎不太配比？有客户投诉轮胎爆胎现象，机油质量有问题等情况。出纳营业收入混乱 2009年进行审计发现： 1、出纳营业收入混乱，代收保费出现红字现象 2、配件盘亏品种过多且盈亏金额过大 3、配件摆放混乱 进一步审计发现： 1、由于人员少，配件经理负责兼管调货 2、库管不在时由维修顾问领取配件 3、临时调货出现后补入库现象 4、配件付款由配件经理指定结账,续,5、清点保险柜发现大量现金，且有此4s店负责人户名的个人存折 【案例分析】 这个案例其实并不复杂，却很有代表性。采购环节出现了最不相容岗位的操作。从采购到验收入库再到支付货款都是由一个人说了算，有客户投诉轮胎爆胎现象，机油质量等是因为购进了质次价高的配件。而他之所以会这样做正是因为收受了的巨额回扣费。 特别是：大量现金及个人户名的存折是怎样形成的？ 临时调货出现后补入库现象 购进配件不入库直接出库，形成体外循环是否可能？ 有哪个环节哪些人员参与了舞弊？,续,根据这个案例涉及的环节应做如下控制： 1、首先，要做到职务分离。诸如采购申请必须由维修、销售部门提出，具体采购业务由采购部门完成，而我们的4s店大多数采购都是配件经理在操作 （库管不在时由维修顾问领取配件） 2、货物的验收应该由其他部门进行。在本案例中，采购大权由配件经理一人独揽，反映出该公司控制环节中权责不明；货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂，进而防止购买伪劣材料影响企业生产乃至整体利益； 后补入库不可能做到验收！,续,3、付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求代理商和索价业务。 付款的审批通常经过验货或验单后执行（预付款除外），以保证货物的价格、质量、规格等符合标准。 其次，要做好入库验收控制。对验收中所出现的问题要及时向有关部门反映；货物入库和移交时，经办人之间应有明确的职责分工，要对所有可能接触货物的途径加以控制，以防调换、损坏和失窃。本案例中配件经理同时主管验货，那么验货查假自然只是走走过场了。 4、最后还必须做好货款支付控制 1、凭证齐全后才可办理结算、支付货款，如有部分退货，则注意要从原发票中扣除后再办理结算；或者开红票冲回,续,2、除了向不能转账支付和不足转账金额的单位、个人支付现金外，货款一般应办理转账。 3、与供货商定期联系，了解未付款情况，追查耽误原因。 本案例中，财务部门慷慨大方地将支票签了，钱付了，这是无意的疏忽还是当事人有意的回避和遮掩？不管实情如何，都反映了该4s店整个材料采购环节内部控制中存在着巨大漏洞以至让不法分子有利可图，有机可乘。 补充： 另外该店的其他采购由已在本集团工作十多年的采购经理王先生负责。 审计中偶然发现： 1、库房还留存很多当初建店时购买的电线、电缆。经询问被告知：是王经理负责购买的没有使用的电线、电缆。价值近五万元。 2、由于维修工人工具出现损坏，王经理一次性采购工具给每人一套，库存留存十几套,维修系统配件环节财务控制点,配件购进环节控制点： 价格问题？ 是否有退货？ 是否真正入库？ 实例分析：,维修配件财务控制点,(仅按照入库单结账可否？）,维修配件财务控制点,维修配件出库环节控制点： 对于出库配件一维修发料低于成本价,对于出库配件 一 销售价格调整？ 实例分析：,维修系统配件环节财务控制点,除索赔外出库新配件是否有对应回收的旧配件？,维修系统配件环节财务控制点,维修配件财务控制流点,3、库存积压（近百万）,维修配件库存控制点 1、库存预警（小于最小库存） 小于最大库存 小于等于最小库存 小于等于最大库存,2、库存周转率分析,交旧领新？,汽车流通企业4s店维修环节内部控制综合体系,减免权限问题： 系统权限问题： 1、反结算权限不能给哪个岗位？为什么？ 2、维修顾问有删除维修项目权限吗？ 3、配件出库人员有调整配件价格权限吗？ 4、保险理赔、厂家索赔人员有修改工时权限吗？,第四讲 4s店维修环节内部控制综合体系一正常维修,4s店维修环节内部控制综合体系一正常维修,维修环节内部控制必备的两个制度,实例分析： 某汽车4s店2010年4月30日：共接车75单次，产值206000元。 收银日报表表示：结清工单78单，实收款为217，410元。这个结论有什么问题吗？ 经查询： 1、尚有4单检查后未修车，结算与实收均为“0”。系统以“0”交单处理。 2、有2单保险理赔喷漆未完工 3、有1单结算单注明金额4800元，实收金额为3200元。减免1600元 4、有1单结算单注明金额2800元，实收款为3500元。系统做“负”减免处理。 5、有2单合计金额为3800元系统表示已提交已结清。但结算金额为“0” 6、有3单合计金额为9560元系统表示已提交未结清状态，经查客户已提车。 7、结清以前工单8单。金额25670元。 如果你是该4s店的财务负责人，请问上述案例有问题吗？ 该怎样处理？,减免权限文件 及内部修车规定流程,4s店维修环节内部控制综合体系一正常维修,维修环节内控制度之 减免权限,凡减免后附“送修单”,4s店维修环节内部控制综合体系一正常维修,注意 第一结算金额与实收金额差异（报维修月报表） 第二会计人员关注账面与系统差异 （一）以月为周期从业务接待开始查询接车单次超过一个月未结账的（定结除外）工单由结算报送月报表统计未结账工单数量金额并注明原因（固定格式或制图表示） （二）关注结算金额与实收款金额差异，对于差额较大或免单的给与重视查明原因。一定要关注减免（利润点） （三）防止以定结为借口，制定信用定结规定、有具体金额、权限 （四）会计人员关注账面与系统差异原因做到心中有数、有合理解释。,具体操作,4s店维修系统内部控制点一正常维修,特殊情况：关于预存维修款提前开票要单独做备查账，实际修车时会出现账面与系统不一致情况。（会出现账面收入少、系统收入多情况） 保险理赔当月开票未回款会出现账面收入多，系统收入少的情况 待理赔回款时会出现账面收入少、系统收入高情况。 实例分析： 通过此减免情况查询会发现这个4s店是否存在问题？,4s店维修系统内部财务控制点一正常维修,讨论： 关于来厂未修车辆有的4s店是采用作废工单？有的4s店采用“零”交单？哪种方式比较好？有什么风险吗？,维修工时（业务）绩效分析,开单日期,结算日期,结清日期,维修接待能否将正常工单删除？,4s店维修环节内部财务控制综合体系一正常维修,汽车流通企业4s店维修信用政策制度,维修环节内控制度之 信用政策制度,维修行业最大优点之一就是回款及时，正常结算坏帐损失近乎为零。所以对于公司维修业务人员来说培养客户按时结账习惯非常重要， 同时 企业在向客户提供商业信用时， 一般必须考虑三个问题： 1、客户是否会拖欠或拒付企业的账款，程度如何； 2、企业怎样最大限度地防止客户拖欠或拒付账款； 3、客户拖欠或拒付账款时，企业该怎么办。 前两个问题，有赖于企业对客户资信状况的深入了解，以及企业所制定的合理信用标准和信用条件。第三个问题，则需通过企业制定科学的收账政策来加以解决。,4s店维修环节内部财务控制综合体系一正常维修,汽车流通企业4s店维修信用政策制度,作为企业财务政策的一个重要组成部分，采用定期结账信用政策应首先确定信用标准、信用条件和收帐政策三方面。,维修环节内控制度之 信用政策制度,4s店维修环节内部控制综合体系一正常维修,补充： 个人客户赊销结账规定 （单独制定制度，必须注明权限金额、信用期限） 单次维修赊账放车的，需客户签写欠条，由维修顾问将欠条、本人有效身份证复印件与维修结算单（客户签字）一并提交财务中心维修结算人员，方可放车。 一般来说，维修顾问给与客户累计的信用额度以不超过其一个月的工资为宜。,第五讲 4s店维修环节内部控制综合体系一索赔（理赔）,4s店维修环节内部控制综合体系一厂家索赔,厂家索赔环节财务控制点,维修系统索赔工单与索赔系统录入工单数量对比 维修系统每单索赔金额与索赔系统对应录入金额对比（上传金额与结算单金额不一致) 这是某4s店财务总监给老板的部分报告内容：,关于删除维修项目具体管理索赔人员是否应该有权限，如果索赔人员为了上海能够理陪删除维修项目是否造成已维修过的车辆（应该未出配件的）无法收回收入。而且此部分损失不太好统计，只能由车间主任额外工时部分参考。如果索赔人员无上述权限是必造成工作不便？各个4s店是否应该统一？如何做好？,4s店维修系统内部控制点一厂家索赔,到底索赔系统在哪体现利润损失额？是否厂家接收了就表示一定能回款？索赔在几个环节会出现利润流失？,4s店维修环节内部控制综合体系一厂家索赔,厂家索赔环节财务控制对接,1.每月10日前报索赔月报表（格式同保险，建议采用图表形式） 2.对于当月厂家未核准通过的索赔单，将明细附在报表后一并递交财务。 3.超过三个月厂家未核准通过的索赔单，需做出书面说明，并由主管负责人