工作计划专题讲座ppt.ppt

做好工作计划专题讲座,在工作计划中会遇到哪些问题？,关于培训的几点要求,冷藏手机,学会思考,勇于发言,做好笔记,关于培训的几点建议及承诺,1、空杯心态 2、学会三至五个课程知识点； 3、使用一到三点到你的工作中； 4、听后给同事讲一次课程内容； 5、讲师有三讲三不讲,队 名 ：不超过五个字 队 长 ：推荐一个队长 口 号 ：要有自已团队特色 标 识 ：代表团队形象,组建好我们自己的团队,交流内容,一,做计划的好处是什么,什么是计划,计划的含义 是基于可能发生的各种假定情况，所规划的通盘对策； 是将来采取行动时所需的步骤； 是必须用书面写出来的东西。,计划在现代管理中的地位及作用,管理是企业各种活动中的由管理者协调被管理者活动的一种活动。包括计划、组织、指挥、协调和控制等。,计划迫使领导认真思考干什么和怎么干，搞清这两个问题本身就具有很重要的价值，这本身就叫做战略思考； 认真进行计划的管理者将会有明确的方向和目的，将使偏离方向的损失减至最小，这就是计划过程本身的价值； 计划的制定可以有效预测变化和制定应变措施。如果能够有效地控制问题，你就能够有效地控制整个局面； 由于计划是被推敲过的和清楚地衔接在一起的，它比只存在于领导脑子里的模糊的方案、步骤更容易贯彻实施，也更容易修改。,对于计划有三种错误认识,不准确的计划是在浪费时间 正是计划不准确，所以就没有必要浪费时间去做计划。 计划可以消除变化 我们总认为，由于变化存在，所以没必要制定计划； 或认为只要计划做好了，所有变化都在我们掌握之中； 计划降低灵活性 计划已经把我们匡住了，没有了自己的主见。,计划要素必须包括四个层次,必须对每一件工作或任务说清楚、说明白，否则无法获得预期的结果。,只要缺少一个，整个计划就无法控制。,我们也可以称之为最终的目的 。,1、为什么要做这个工作？ 2、何时开始做？何时停？ 3、动用多少资源去做？ 4、做到什么程度？怎样验收？ 5、派谁去做主管？ 6、操作的步骤是什么？ 7、信息如何沟通？ 8、有哪些风险，如何应对？ 9、事情做砸了怎么办？ 10、成果的分享范围是什么？ 11、结束后现有人员的分配？ 12 、重点培养谁，措施如何？,计划的内容：6w2h,一定要回答的基本问题,计划管理有效工具：pdca循环,做计划的好处,使工作目标更为明确，使下属更为了解目标，使工作目标的设定更为符合实际情况； 好的计划能够减少不可预见到的障碍或者危机出现的可能性，能更为轻松地处理突发事件和问题，并使绩效表现和结果更加可控制和预测； 工作更加有效率，因为每一个成员都能直接投入工作，不需要浪费时间； 将会鼓励团队精神，并且增强组织的形象； 将会有助于组织不断前进，达成组织目标； 开始工作之前所制定的工作计划，有助于帮助员工更为仔细地了解所要完成的工作目标，采取方式和方法，进行日常的工作，应对可能出现的问题；,有效工作追踪的好处,确信工作按照工作计划进行； 确信可以达到预计的工作成果； 确信组织的政策和程序规定被执行和遵守； 及时发现潜在的危险和问题，并做好准备，采取必要的补救措施； 必要的时候，经授权采取特别的措施，如何保证授权的有效性 授权时要考虑到下属的特点及培养方向 多辅导，少命令 培养下属的自我控制的意识 保留获取过程活动状况的信息渠道 要求下属及时汇报过程中异常事态，并预告可能发生的重大问题 评价成果（若有必要，可在过程中设置评审点）,计划工作的关键注意事项,计划要素一定要想清楚、写清楚、说清楚，特别是目标、成果、责任、指标等； 力争调动所有相关者参与制定计划； 确定计划前要充分沟通； 每个计划事项必须确定要求和标准，特别是对成本的考虑； 计划制定过程要有高层主管全程参与； 计划管理要提倡表单化、模块化管理,案例分享： u盘 招聘计划,老馆,新 馆,搬迁费 350万英镑 资 金 150万英镑 缺 口 200万英镑 策 划 泰晤士报一则广告，为庆祝新馆成立，自即日起，大不列颠图书馆向市民无限量借阅，条件是：3个月内请送回新馆。 结 果 花费50万英镑,案例分享：大英图书馆迁址,交流内容,一,做计划的好处是什么,5步法,制定成功计划,2明确成果和责任,3拟定工作策略,4寻找必要资源,5沟通并颁布计划,计划制定五步法,第一步：陈述使命1/2,目的,目标,主要阐述为什么要做这件事？ 目的可以帮助我们判断工作或问题的性质，以使我们有针对性地考虑后面的解决方法。 目的更能够表明我们做事或解决问题的决心。,目的,第一步：陈述使命2/2,目的,目标,目标就是在一个特定的时间和特定成本约束下所要实现的特定的、可衡量的成果； 目标指明了我们付出努力的终点，且终点是可以觉察到的，清晰的； 目标要关注四个方面的内容： 一种被实现的成果 成果是可衡量的 时间 成本,目标,第二步：明确成果和责任,结果,责任,指标,结果是完成计划所要达到的具体成果，它是用来衡量目标和计划的重要因素。 结果是目标具体化的内容，使执行者能够清晰工作要求，或执行者向管理者汇报工作时必须达到的规定要求。 所以，计划的结果必须是明确的，也是可以看到的，能为执行提供指导或依据。 结果可用数字、图形、表格、模型、报告、产品来呈现 。,结果,第二步：明确成果和责任,结果,责任,指标,责任是管理者明确各项成果的具体内容和要求，并划定具体执行者的范围，也即考虑“如果达不到预期的结果，相应责任人应如何负责哪些关键内容？” 结果必须与责任相对应，否则计划的结果就难以控制或落实到人。 一要确定制定计划的责任；二要划定执行者的责任；三要确定结果的责任，也即能为组织解决哪些问题。,责任,第二步：明确成果和责任,结果,责任,指标,指标是衡量结果是否达到预期目标的关键因素，以及判断结果或过程是否在划定的责任范围内。所以，指标必须得到执行者与计划者的双方认可。 如果没有指标来衡量结果或目标，那工作只能是盲目的。如果指标制定合理，也就给执行者提供了标准。 指标必须量化，且必须符合目标的要求，否则将歪曲事实，影响结果。,指标,第三步：拟定工作策略,思路,控制,评估,改进,思路是为了完成目标及指定成果的整体解决方法，它是计划实现的整体规划。 思路将我们脑中的想法以目标为线索串在一起，逐步分解，并将各项工作细化至可操作的各项步骤。 而且，我们还必须清晰哪几个过程对目标的实现起着举足轻重的作用。 思路必须明确各项操作的成果，更要制定判断这些成果的依据。 思路可以通过“工作分解图”或“树状图”呈现。,思路,内部环境,策略,外部环境,制定工作策略的常用方法：swot分析,工作分解图wbs举例：新设备安装,新设备安装运行 1000,总体设计 1100,设备调试 1400,布局设计 1200,设备安装 1300,厂址 分析 1110,选择 设计 1120,机器 布局 1210,工艺流 程设计 1220,加工 1310,装配 1320,安装 设备 1330,测试 设备 1410,试生产 1420,把零件 运往 工地 1321,组装 部件 1322,测试 建筑物 1323,0级,1级,2级,3级,第三步：拟定工作策略,常见的控制方法 里程碑与甘特图 任务书 常见的控制点：进度/质量/成本/满意度,第三步：拟定工作策略,思路,控制,评估,改进,评估是预先估计计划实施过程中和结束后的各项风险，并将由这些风险导致的结果与预期的成果相比较，找出差距，并适时、适地调整操作思路的方法。 首先，要预测关键过程产生的风险或问题，并将其进行排序；然后再确定相应的评价指标和内容。 评估在制定计划中很重要，必须提前做好评估的准备工作。,评估,第三步：拟定工作策略,思路,控制,评估,改进,改进是针对评估得出的风险或预计出现的问题与预期结果的差距而制定弥补的方法和措施。 也即提前做好“出现问题时的应对措施”。 可以对结果、方法做进一步解释，或对某些方法制定几种行动方案。,改进,第四步：寻找必要资源,为了完成计划所要达到的目标及成果，我们必须配备相关资源或支持，并调动组织内相关的力量共同完成任务。 所以，我们要界定需要什么样的工具、要多少时间、这些时间如何分配、需要何种类型的执行者、要花多少费用等内容，将这些理想的标准要求说清楚，才可以找到实现计划的差距。,第四步：寻找必要资源,工具,谁,时间,费用,过程成果,工具是帮助完成计划的方法和指南，能为达成目标提供支持。 找到正确的工具，能为计划实施及统一思想创造良好的条件，但也不能完全依赖于这些现成的工具，而必须找到或开发与目标及成果一致的工具。 工具可以包括历史经验、外部咨询机构、内部专家、参考文献等。,第四步：寻找必要资源,工具,谁,时间,费用,过程成果,谁并不是指定某个人去完成指定的任务，而是制定完成任务的执行者标准和要求，包括人的技能要求、执行者的阅历等，即需要什么样的人来完成任务。 管理者必须严格按照制定的标准在组织内外选人、用人、管人，并根据责任与成果的对应关系确定合适的执行者。,第四步：寻找必要资源,工具,谁,时间,费用,过程成果,必须对计划指定的所有工作的时间做一张日程表，如果你没有制定一份日程表来指导你的行动，那么你的计划将会是无谓的徒劳。 落实指定的任务得以完成的确切日期(日、周、月或年)，使或大或小的成绩都建立在一个有序的基础之上。 最后期限应该是具体确切的。,时间表-计划甘特图（横道图）,第一阶段汇报,启动会,最终报告,第二阶段汇报,第三阶段汇报,示 例,第四步：寻找必要资源,工具,谁,时间,费用,过程成果,您对该计划所应花费的成本虽然还没有清晰的概念，但仍应针对计划做出预算。 估计出每项任务及完成时间，您就可计算出各种成本和相关费用，并制订详细预算。 制订预算是一项琐碎而细致的工作，也是一件非常重要的工作。它既是保证计划顺利实现的关键，因为资源的分配是根据预算来进行的，同时也是管理者控制计划的主要方式。,第四步：寻找必要资源,工具,谁,时间,费用,阶段成果,阶段成果是指在计划进行中各阶段所达到的成果，如相关资料研究结果原型设计成果及模型/客户反馈等。 阶段成果是计划有所进展的最有力证据。 提出阶段成果的要求也能有效控制计划、监督计划的执行。 阶段成果有助于减轻高层主管、执行者、或制定计划者对该计划所持的疑虑。,第五步：沟通并颁布计划,计划制定者在沟通中的责任 寻求并获得高层主管的支持与赞助，为计划执行提供政策支持； 提升计划在组织中的形象，保证计划的出发点和计划事项对组织发展起到促进作用； 符合执行者的期望，以获得执行者对计划的认同，并可以调动执行者参与计划的制定； 取得其他部门的协助及配合。,第五步：沟通并颁布计划,综合平衡：与多方沟通后，必须平衡各自的意见，包括目标平衡、部门平衡、能力平衡 目标平衡指组织在各时期的任务是否相互衔接和协调，可以时间和组织空间两个方面去考虑； 部门平衡是分析组织能否在适当的时间筹集到适当品种和数量的资源，从而能否保证计划事项的连续性； 能力平衡是研究组织的各个部分是否能够保证在任何时间都有足够的能力去完成规定的任务。所以，在任务和能力平衡的同时，还须留有一定的余地，以保证这种将会产生的调整在必要时可能进行。,第五步：沟通并颁布计划,颁布计划 在颁布前，必须确定是否与计划事项相关人都沟通过，他们对成果和责任是否都很清楚； 所有事项都确定完毕后，计划制定者还要制定责任书，要求所有相关方签字确认，以保证计划的资源充足、责任明确； 将相关的责任书和完整的计划交由上级主管签字批准和确认； 最后，以通过计划会议等形式，颁布计划，并按照时间要求做实施计划的准备。,交流内容,一,做计划的好处是什么,课程小结：在工作计划中会遇到哪些问题？,课程小结：什么是计划,计划的含义 是基于可能发生的各种假定情况，所规划的通盘对策； 是将来采取行动时所需的步骤； 是必须用书面写出来的东西。,1、为什么要做这个工作？ 2、何时开始做？何时停？ 3、动用多少资源去做？ 4、做到什么程度？怎样验收？ 5、派谁去做主管？ 6、操作的步骤是什么？ 7、信息如何沟通？ 8、有哪些风险，如何应对？ 9、事情做砸了怎么办？ 10、成果的分享范围是什么？ 11、结束后现有人员的分配？ 12 、重点培养谁，措施如何？,课程小结：计划的内容：6w2h,一定要回答的基本问题,课程小结：做计划的好处,使工作目标更为明确，使下属更为了解目标，使工作目标的设定更为符合实际情况； 好的计划能够